部門文件管理辦法一、總則（一）目的為加強本部門文件管理，確保文件的規(guī)范、完整、有效，提高工作效率，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本部門實際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本部門內部各類文件的起草、審核、發(fā)布、使用、保管、修訂及廢止等全過程管理。（三）文件分類1.行政文件：包括部門發(fā)布的各類通知、決定、通報、報告等，用于傳達工作要求、部署工作任務、溝通工作信息等。2.業(yè)務文件：涉及部門業(yè)務工作的各類規(guī)范、流程、標準、方案等，指導業(yè)務操作，保障業(yè)務順利開展。3.技術文件：有關技術研發(fā)、工藝設計、產品標準等方面的文件，是技術工作的重要依據(jù)。4.合同文件：部門對外簽訂的各類合同、協(xié)議等，明確雙方權利義務，保障業(yè)務合作的合法性和規(guī)范性。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：部門文件管理工作由綜合管理部門統(tǒng)一負責，確保文件管理的規(guī)范性和一致性。2.分級負責原則：根據(jù)文件的性質和涉及范圍，明確各級人員在文件管理中的職責，做到責任到人。3.高效實用原則：文件管理應注重提高工作效率，滿足實際工作需要，避免繁瑣的程序和形式主義。4.安全保密原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司保密制度，確保文件的安全與保密，防止文件泄露、丟失或損壞。二、文件起草（一）起草職責1.根據(jù)工作需要，由相關業(yè)務人員或指定專人負責文件的起草工作。起草人員應熟悉業(yè)務，具備較強的文字表達能力和邏輯思維能力。2.涉及多個部門的文件，由主辦部門負責牽頭起草，相關部門配合提供資料和意見。（二）起草要求1.內容準確：文件內容應符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司政策要求，數(shù)據(jù)準確、事實清楚、表述嚴謹。2.格式規(guī)范：按照本辦法規(guī)定的文件格式進行起草，確保文件的規(guī)范性和一致性。3.語言簡潔：文字表達應簡潔明了，避免冗長、復雜的表述，便于理解和執(zhí)行。4.邏輯清晰：文件結構應合理，層次分明，各部分之間邏輯連貫，重點突出。（三）起草流程1.明確主題：起草人員首先應明確文件的主題和目的，確定文件的核心內容和重點要求。2.收集資料：廣泛收集與文件主題相關的法律法規(guī)、政策文件、業(yè)務資料等，為文件起草提供充分的依據(jù)。3.擬定提綱：根據(jù)文件主題和內容要求，擬定文件提綱，明確文件的結構框架和各部分的主要內容。4.撰寫初稿：按照提綱進行文件初稿的撰寫，確保內容完整、表述準確。5.征求意見：初稿完成后，應及時征求相關部門和人員的意見，對意見進行認真分析和研究，對初稿進行修改完善。三、文件審核（一）審核職責1.文件審核工作由綜合管理部門負責組織，相關業(yè)務部門和專業(yè)人員參與。2.審核人員應具備較高的政策水平、業(yè)務能力和文字功底，對文件內容的準確性、規(guī)范性、合法性進行全面審核。（二）審核內容1.合法性審核：文件內容是否符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司政策要求，是否存在違法違規(guī)行為。2.準確性審核：文件中的數(shù)據(jù)、事實、表述等是否準確無誤，是否存在歧義或矛盾之處。3.規(guī)范性審核：文件格式、字體、排版等是否符合本辦法規(guī)定，語言表達是否規(guī)范、簡潔。4.完整性審核：文件內容是否完整，是否涵蓋了應涉及的各個方面，是否存在遺漏或缺失。（三）審核流程1.初審：綜合管理部門收到文件初稿后，首先進行初審，對文件的格式、完整性等進行初步審核，提出初審意見。2.會審：對于重要文件或涉及多個部門的文件，組織相關業(yè)務部門和專業(yè)人員進行會審。會審人員應認真閱讀文件初稿，發(fā)表審核意見，起草人員對審核意見進行記錄和整理。3.修改完善：起草人員根據(jù)審核意見對文件初稿進行修改完善，形成送審稿。4.終審：送審稿經綜合管理部門負責人審核后，報部門主管領導進行終審。終審通過后，文件方可發(fā)布。四、文件發(fā)布（一）發(fā)布方式1.紙質文件：對于需要正式印發(fā)的文件，采用紙質文件形式發(fā)布。文件印發(fā)前，應進行編號、排版、印刷等工作，確保文件質量。2.電子文件：通過公司內部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式發(fā)布電子文件。電子文件應確保格式正確、內容完整，便于查閱和下載。（二）發(fā)布范圍根據(jù)文件的性質和內容，確定文件的發(fā)布范圍。發(fā)布范圍應明確、具體，避免文件傳播范圍過寬或過窄。（三）發(fā)布流程1.編號登記：文件發(fā)布前，綜合管理部門應按照文件分類和編號規(guī)則進行編號登記，建立文件臺賬，記錄文件的名稱、編號、起草部門、發(fā)布時間、發(fā)布范圍等信息。2.印發(fā)蓋章：紙質文件經排版印刷后，加蓋部門印章，按照規(guī)定的發(fā)布范圍進行發(fā)放。3.電子發(fā)布：電子文件通過公司內部辦公系統(tǒng)或電子郵件等方式發(fā)布，并通知相關人員查閱。五、文件使用（一）使用權限1.根據(jù)文件的性質和內容，明確不同人員對文件的使用權限。一般情況下，文件分為公開文件、內部文件和機密文件，不同級別的文件對應不同的使用人員。2.公開文件可供部門全體人員查閱和使用；內部文件僅限相關部門和人員查閱和使用；機密文件嚴格限定知悉范圍，未經批準不得查閱和使用。（二）使用要求1.使用人員應妥善保管文件，不得擅自轉借、復印、傳播文件內容。如需復印或傳播文件，應按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。2.在文件使用過程中，如發(fā)現(xiàn)文件存在錯誤或疑問，應及時向綜合管理部門反饋，不得擅自修改文件內容。六、文件保管（一）保管職責1.綜合管理部門負責本部門文件的集中保管工作，設立專門的文件檔案室或文件柜，對文件進行分類存放。2.各業(yè)務部門應指定專人負責本部門文件的保管工作，確保文件的安全與完整。（二）保管方式1.紙質文件：按照文件類別、年度、編號等順序進行分類裝訂，存放在文件檔案室或文件柜中。文件應擺放整齊，便于查閱。2.電子文件：建立電子文件存儲系統(tǒng)，按照文件類別、年度、編號等進行分類存儲。電子文件應定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本部門實際情況，確定文件的保管期限。文件保管期限分為短期、中期和長期。2.短期保管期限一般為13年，中期保管期限為310年，長期保管期限為10年以上。（四）檔案整理1.定期對保管的文件進行整理，按照檔案管理要求進行分類、編號、編目等工作，建立檔案目錄索引，便于查閱和檢索。2.對于超過保管期限的文件，應按照規(guī)定進行鑒定和銷毀，確保檔案的真實性和完整性。七、文件修訂（一）修訂原因1.國家法律法規(guī)、行業(yè)標準發(fā)生變化，文件內容需要進行相應修訂。2.公司政策調整，文件相關內容與公司政策不符。3.業(yè)務發(fā)展需要，文件內容已不能滿足實際工作要求。4.文件在執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)問題，需要進行修訂完善。（二）修訂流程1.提出修訂申請：由相關業(yè)務部門或人員根據(jù)文件修訂原因，提出文件修訂申請，填寫《文件修訂申請表》，說明修訂的內容、原因及修訂后的文件要點。2.審核修訂申請：綜合管理部門收到修訂申請后，對申請進行審核，確定是否需要修訂。對于需要修訂的文件，組織相關人員進行修訂。3.修訂文件：修訂人員按照審核意見對文件進行修訂，形成修訂稿。修訂稿的審核、發(fā)布流程與原文件相同。4.更新文件：文件修訂后，綜合管理部門應及時對文件檔案室和電子文件存儲系統(tǒng)中的文件進行更新，確保文件的準確性和有效性。八、文件廢止（一）廢止原因1.文件所依據(jù)的法律法規(guī)、行業(yè)標準已廢止或失效。2.文件內容與現(xiàn)行政策、制度不符，且已不再適用。3.文件所涉及的業(yè)務已停止或變更，文件失去存在意義。（二）廢止流程1.提出廢止申請：由相關業(yè)務部門或人員根據(jù)文件廢止原因，提出文件廢止申請，填寫《文件廢止申請表》，說明廢止的文件名稱、編號、廢止原因等。2.審核廢止申請：綜合管理部門收到廢止申請后，對申請進行審核，確定是否需要廢止。對于需要廢止的文件，報部門主管領導批準。3.發(fā)布廢止通知：經批準后，綜合管理部門發(fā)布文件廢止通知，