集團(tuán)例會(huì)管理辦法總則目的為了規(guī)范集團(tuán)例會(huì)管理，提高會(huì)議效率和質(zhì)量，確保集團(tuán)各項(xiàng)工作的順利開展和信息的有效溝通，特制定本管理辦法。適用范圍本辦法適用于集團(tuán)總部及各下屬子公司、分公司組織召開的各類例會(huì)，包括但不限于周例會(huì)、月例會(huì)、季度例會(huì)、年度例會(huì)等。例會(huì)定義例會(huì)是指按照規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)和程序定期召開的會(huì)議，旨在總結(jié)工作進(jìn)展、解決問題、部署任務(wù)、協(xié)調(diào)資源和傳達(dá)重要信息。例會(huì)分類與職責(zé)例會(huì)分類1.高層例會(huì)：由集團(tuán)高層管理人員參加，主要討論集團(tuán)戰(zhàn)略規(guī)劃、重大決策、重要項(xiàng)目進(jìn)展等全局性、方向性問題。2.中層例會(huì)：由集團(tuán)各部門中層管理人員參加，重點(diǎn)圍繞部門工作目標(biāo)、業(yè)務(wù)進(jìn)展、跨部門協(xié)作等事項(xiàng)進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)。3.基層例會(huì)：由各部門基層員工參加，主要用于匯報(bào)日常工作情況、解決工作中遇到的具體問題和安排近期工作任務(wù)。職責(zé)分工1.會(huì)議召集人：負(fù)責(zé)確定會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員，準(zhǔn)備會(huì)議資料，組織會(huì)議召開，并跟進(jìn)會(huì)議決議的執(zhí)行情況。2.參會(huì)人員：按時(shí)參加會(huì)議，積極參與討論，如實(shí)匯報(bào)工作情況，認(rèn)真落實(shí)會(huì)議決議。3.會(huì)議記錄人：負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，整理會(huì)議紀(jì)要，并及時(shí)將會(huì)議紀(jì)要分發(fā)給相關(guān)人員。例會(huì)組織與安排會(huì)議計(jì)劃1.各部門應(yīng)根據(jù)工作需要制定本部門的例會(huì)計(jì)劃，明確會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、主題和參會(huì)人員，并報(bào)集團(tuán)辦公室備案。2.集團(tuán)辦公室應(yīng)根據(jù)各部門的例會(huì)計(jì)劃，統(tǒng)籌安排集團(tuán)層面的例會(huì)，避免會(huì)議時(shí)間沖突。會(huì)議通知1.會(huì)議召集人應(yīng)至少提前[X]個(gè)工作日向參會(huì)人員發(fā)出會(huì)議通知，通知內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程和需準(zhǔn)備的資料等。2.如遇緊急情況需要臨時(shí)召開會(huì)議，會(huì)議召集人應(yīng)及時(shí)通知參會(huì)人員，并說明會(huì)議的緊急性和重要性。會(huì)議準(zhǔn)備1.會(huì)議召集人應(yīng)在會(huì)議召開前準(zhǔn)備好相關(guān)的會(huì)議資料，如工作報(bào)告、數(shù)據(jù)報(bào)表、問題分析等，并提前分發(fā)給參會(huì)人員。2.參會(huì)人員應(yīng)根據(jù)會(huì)議通知的要求，認(rèn)真準(zhǔn)備相關(guān)資料，以便在會(huì)議上進(jìn)行匯報(bào)和討論。會(huì)議簽到1.會(huì)議簽到是參會(huì)人員出席會(huì)議的重要依據(jù)，會(huì)議召集人應(yīng)在會(huì)議現(xiàn)場設(shè)置簽到表，要求參會(huì)人員在會(huì)議開始前簽到。2.對于未簽到的參會(huì)人員，會(huì)議召集人應(yīng)及時(shí)了解情況，并記錄在案。例會(huì)流程與要求會(huì)議開場1.會(huì)議召集人應(yīng)在會(huì)議開始時(shí)簡要介紹會(huì)議的主題、目的和議程，確保參會(huì)人員對會(huì)議內(nèi)容有清晰的了解。2.會(huì)議召集人應(yīng)強(qiáng)調(diào)會(huì)議紀(jì)律，要求參會(huì)人員遵守會(huì)議時(shí)間，不得隨意遲到、早退或中途離場。會(huì)議匯報(bào)1.參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議議程的安排，依次進(jìn)行工作匯報(bào)，匯報(bào)內(nèi)容應(yīng)簡潔明了、重點(diǎn)突出，避免冗長和繁瑣的敘述。2.匯報(bào)過程中，參會(huì)人員應(yīng)使用數(shù)據(jù)和事實(shí)說話，客觀反映工作進(jìn)展情況和存在的問題。會(huì)議討論1.對于匯報(bào)中提出的問題和事項(xiàng)，參會(huì)人員應(yīng)進(jìn)行充分的討論，提出切實(shí)可行的解決方案和建議。2.會(huì)議討論應(yīng)遵循民主、平等、開放的原則，鼓勵(lì)參會(huì)人員發(fā)表不同的意見和看法，但不得進(jìn)行人身攻擊和惡意批評(píng)。會(huì)議決策1.對于會(huì)議討論的事項(xiàng)，會(huì)議召集人應(yīng)根據(jù)討論結(jié)果做出決策，并明確決策的執(zhí)行部門和責(zé)任人。2.如遇重大決策事項(xiàng)，會(huì)議召集人應(yīng)及時(shí)向集團(tuán)高層領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，經(jīng)批準(zhǔn)后再做出決策。會(huì)議總結(jié)1.會(huì)議結(jié)束前，會(huì)議召集人應(yīng)總結(jié)會(huì)議的主要內(nèi)容和決議，強(qiáng)調(diào)會(huì)議決議的重要性和執(zhí)行要求。2.會(huì)議召集人應(yīng)感謝參會(huì)人員的參與和支持，并宣布會(huì)議結(jié)束。例會(huì)紀(jì)律與規(guī)范會(huì)議紀(jì)律1.參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議時(shí)間，不得遲到、早退或中途離場。如有特殊情況需要請假，應(yīng)提前向會(huì)議召集人請假，并獲得批準(zhǔn)。2.參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真傾聽他人的發(fā)言，不得交頭接耳、玩手機(jī)或做與會(huì)議無關(guān)的事情。3.參會(huì)人員應(yīng)尊重他人的意見和建議，不得進(jìn)行人身攻擊和惡意批評(píng)。會(huì)議保密1.對于會(huì)議中涉及的集團(tuán)機(jī)密信息和敏感內(nèi)容，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給任何外部人員。2.會(huì)議記錄人應(yīng)妥善保管會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要，不得隨意傳播或泄露。會(huì)議秩序1.會(huì)議現(xiàn)場應(yīng)保持安靜、整潔，不得大聲喧嘩、亂扔垃圾。2.會(huì)議設(shè)備和設(shè)施應(yīng)得到妥善使用和維護(hù)，如有損壞應(yīng)及時(shí)報(bào)告。會(huì)議紀(jì)要與跟進(jìn)會(huì)議紀(jì)要1.會(huì)議記錄人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的整理工作，并提交給會(huì)議召集人審核。2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確記錄會(huì)議的主要內(nèi)容和決議，包括問題分析、解決方案、責(zé)任人和完成時(shí)間等。3.會(huì)議召集人應(yīng)在審核通過后及時(shí)將會(huì)議紀(jì)要分發(fā)給相關(guān)人員，并要求相關(guān)人員按照會(huì)議紀(jì)要的要求認(rèn)真落實(shí)。決議跟進(jìn)1.會(huì)議召集人應(yīng)定期跟進(jìn)會(huì)議決議的執(zhí)行情況，及時(shí)了解執(zhí)行過程中遇到的問題和困難，并協(xié)調(diào)解決。2.對于未按時(shí)完成會(huì)議決議的部門和責(zé)任人，會(huì)議召集人應(yīng)進(jìn)行督促和提醒，并要求其說明原因和提出改進(jìn)措施。3.集團(tuán)辦公室應(yīng)定期對各部門的例會(huì)決議執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，并將檢查結(jié)果納入部門績效考核。例會(huì)評(píng)估與改進(jìn)會(huì)議評(píng)估1.每次例會(huì)結(jié)束后，會(huì)議召集人應(yīng)組織參會(huì)人員對會(huì)議的效果進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括會(huì)議的組織安排、會(huì)議議程、討論效果、決策質(zhì)量等。2.參會(huì)人員應(yīng)根據(jù)自己的實(shí)際感受，客觀公正地對會(huì)議進(jìn)行評(píng)估，并提出改進(jìn)意見和建議。改進(jìn)措施1.會(huì)議召集人應(yīng)根據(jù)會(huì)議評(píng)估的結(jié)果，認(rèn)真分析會(huì)議存在的問題和不足，并制定相應(yīng)的改進(jìn)措施。2.對于一些共性的問題和不足，集團(tuán)辦公室應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行專題研究，提出系統(tǒng)性的解決方案。持續(xù)改進(jìn)1.例會(huì)管理是一個(gè)不斷完善和改進(jìn)的過程，各部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議評(píng)估和改進(jìn)措施的實(shí)施情況，持續(xù)優(yōu)化例會(huì)管理流程和方法，提高會(huì)議效率和質(zhì)量。2.集團(tuán)辦公室應(yīng)定期對例會(huì)管理辦法進(jìn)行修訂和完善，確保其符合集團(tuán)的發(fā)展需要和管理要求。