公司協(xié)調費管理辦法總則目的為加強公司協(xié)調費的管理，規(guī)范協(xié)調費的使用行為，確保公司各項工作的順利開展，提高公司運營效率，依據國家相關法律法規(guī)及公司實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位在經營活動中涉及的協(xié)調費管理。基本原則1.合法性原則：協(xié)調費的使用必須符合國家法律法規(guī)和政策要求，嚴禁任何違法違規(guī)行為。2.必要性原則：協(xié)調費應基于實際工作需要，用于解決與公司經營活動相關的必要協(xié)調事項，避免不合理支出。3.合理性原則：協(xié)調費的支出應合理、適度，與協(xié)調事項的性質、難度和效果相匹配，確保資源的有效利用。4.透明性原則：協(xié)調費的管理應公開透明，建立健全審批、公示和監(jiān)督機制，確保費用使用情況可追溯、可監(jiān)督。協(xié)調費的定義與范圍定義協(xié)調費是指公司在經營活動中，為協(xié)調與政府部門、合作伙伴、相關單位或個人等關系，以促進公司業(yè)務順利開展而支付的費用。范圍1.政府關系協(xié)調：包括但不限于與政府職能部門溝通協(xié)調項目審批、政策支持、資質辦理等事宜所產生的費用。2.合作伙伴協(xié)調：如與供應商、客戶、合作方等進行業(yè)務合作過程中，為解決合作中的問題、促進合作順利進行而支付的協(xié)調費用。3.其他關系協(xié)調：涉及與社區(qū)、行業(yè)協(xié)會、周邊單位等相關方協(xié)調關系，保障公司正常運營環(huán)境所發(fā)生的費用。協(xié)調費的預算管理預算編制1.各部門應根據年度工作計劃和業(yè)務需求，在每年[具體時間]前編制下一年度協(xié)調費預算。預算編制應詳細列出協(xié)調事項的內容、預計協(xié)調費用金額及費用明細，并說明費用支出的必要性和合理性。2.預算編制應遵循“自上而下、自下而上”相結合的原則。公司管理層根據公司戰(zhàn)略目標和業(yè)務發(fā)展規(guī)劃，提出年度協(xié)調費預算控制指標；各部門結合自身實際工作，將預算指標細化分解到具體項目和月份，并上報公司財務部門匯總審核。3.財務部門對各部門上報的協(xié)調費預算進行審核，重點審查預算的合理性、準確性以及與公司整體預算的一致性。對于不符合要求的預算，返回相關部門進行調整和完善。預算執(zhí)行1.協(xié)調費預算一經批準，必須嚴格執(zhí)行。各部門應按照預算安排使用協(xié)調費，不得超預算支出。如遇特殊情況需要調整預算，應按照規(guī)定的程序進行審批。2.財務部門應建立協(xié)調費預算執(zhí)行監(jiān)控機制，定期對預算執(zhí)行情況進行分析和通報。對于預算執(zhí)行偏差較大的部門，及時督促其查找原因并采取措施加以糾正。預算調整1.在預算執(zhí)行過程中，如因政策變化、市場環(huán)境變動、業(yè)務調整等原因導致原預算無法滿足實際工作需要，確需調整協(xié)調費預算的，由相關部門提出書面申請，詳細說明調整的原因、調整金額及調整后的預算安排。2.申請部門將調整申請?zhí)峤恢凉矩攧詹块T審核，財務部門審核通過后，報公司管理層審批。經公司管理層批準后的預算調整申請，作為預算執(zhí)行的依據。協(xié)調費的審批管理審批流程1.一般協(xié)調事項：涉及金額在[具體金額]以下的協(xié)調費支出，由部門負責人審批。部門負責人應嚴格審核協(xié)調事項的真實性、必要性和費用合理性，并在審批單上簽署意見。2.重要協(xié)調事項：涉及金額在[具體金額]以上至[另一具體金額]的協(xié)調費支出，經部門負責人審核后，報公司分管領導審批。公司分管領導應對協(xié)調事項進行全面評估，確保費用支出符合公司利益和整體戰(zhàn)略，并在審批單上簽署審批意見。3.重大協(xié)調事項：涉及金額在[具體金額]以上的協(xié)調費支出，由部門負責人、公司分管領導審核后，提交公司總經理審批。公司總經理作為協(xié)調費支出的最終審批人，應綜合考慮公司整體利益、風險因素等，做出審慎的審批決策。審批要求1.審批人應認真履行審批職責，對協(xié)調費支出的真實性、合法性、合理性進行嚴格審查。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時要求申請部門做出解釋或補充相關資料，必要時可進行實地核實。2.審批人應在規(guī)定的時間內完成審批工作，不得拖延。對于緊急協(xié)調事項，應特事特辦，確保協(xié)調工作的順利進行。協(xié)調費的支付管理支付申請1.協(xié)調費支出前，由具體承辦協(xié)調事項的部門或人員填寫《協(xié)調費支付申請表》，詳細說明協(xié)調事項的內容、協(xié)調對象、支付金額、支付方式等信息，并附上相關證明材料，如合同協(xié)議、發(fā)票、會議紀要等。2.《協(xié)調費支付申請表》應按照審批流程依次經部門負責人、公司分管領導、公司總經理審批簽字后，提交至公司財務部門。支付審核1.財務部門收到《協(xié)調費支付申請表》及相關證明材料后，應進行嚴格審核。審核內容包括申請表填寫是否完整、審批手續(xù)是否齊全、費用支出是否符合預算安排、發(fā)票等證明材料是否真實有效等。2.對于審核通過的支付申請，財務部門按照公司財務管理制度和相關支付流程辦理支付手續(xù)。對于審核不通過的支付申請，財務部門應及時通知申請部門，說明原因并要求其進行整改。支付方式1.協(xié)調費的支付方式應根據實際情況選擇合適的方式，如銀行轉賬、支票、現(xiàn)金等。原則上，金額較大的協(xié)調費應采用銀行轉賬方式支付，以確保資金安全和支付的可追溯性。2.采用現(xiàn)金支付的，應嚴格遵守國家現(xiàn)金管理規(guī)定，確保現(xiàn)金支付的合規(guī)性和安全性。協(xié)調費的核算與賬務處理核算原則協(xié)調費應按照權責發(fā)生制原則進行核算，即在費用發(fā)生時確認支出，確保費用核算的準確性和及時性。賬務處理1.財務部門應根據審核通過的《協(xié)調費支付申請表》及支付憑證，按照公司會計制度進行賬務處理。協(xié)調費應計入相關成本費用科目，如“管理費用協(xié)調費”、“銷售費用協(xié)調費”等。2.對于涉及多個部門共同承擔的協(xié)調費，應按照合理的分攤方法進行分攤核算，確保各部門費用負擔的合理性。協(xié)調費的監(jiān)督與檢查內部審計監(jiān)督1.公司內部審計部門應定期對協(xié)調費的管理情況進行審計監(jiān)督，檢查協(xié)調費的預算編制、審批、支付、核算等環(huán)節(jié)是否符合本辦法及公司相關財務管理制度的規(guī)定。2.內部審計部門應通過查閱相關文件資料、實地走訪、詢問相關人員等方式，對協(xié)調費的使用情況進行全面審查。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤督促整改落實情況。日常監(jiān)督檢查1.公司財務部門應加強對協(xié)調費的日常監(jiān)督檢查，定期對協(xié)調費的支出情況進行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)和糾正不合理的費用支出行為。2.各部門應配合財務部門和內部審計部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供相關資料和信息，不得隱瞞或拒絕。違規(guī)處理違規(guī)行為界定1.未經審批擅自支付協(xié)調費的。2.虛報、冒領協(xié)調費的。3.超預算支出協(xié)調費且未按規(guī)定程序調整預算的。4.其他違反本辦法及公司相關規(guī)定的行為。處理措施1.對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重，采取責令改正、追回違規(guī)資金、通報批評、扣減績效獎金、給予紀律處分等措施。2.對于涉嫌違法犯罪的行為，將依法移送司