外貿(mào)采購(gòu)崗管理辦法總則目的為了規(guī)范公司外貿(mào)采購(gòu)崗位的工作流程，提高采購(gòu)效率，保證采購(gòu)質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，加強(qiáng)采購(gòu)人員的管理和監(jiān)督，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有從事外貿(mào)采購(gòu)工作的崗位及人員。管理原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及國(guó)際貿(mào)易慣例和規(guī)則。2.效益性原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，努力降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。3.透明性原則：采購(gòu)流程和決策過(guò)程應(yīng)保持透明，防止暗箱操作。4.責(zé)任制原則：明確各崗位的職責(zé)和權(quán)限，實(shí)行責(zé)任追究制度。外貿(mào)采購(gòu)崗組織架構(gòu)與職責(zé)組織架構(gòu)公司外貿(mào)采購(gòu)部門設(shè)置采購(gòu)經(jīng)理、采購(gòu)專員、采購(gòu)助理等崗位。采購(gòu)經(jīng)理負(fù)責(zé)部門的整體管理和決策；采購(gòu)專員負(fù)責(zé)具體的采購(gòu)業(yè)務(wù)操作；采購(gòu)助理協(xié)助采購(gòu)專員完成各項(xiàng)工作。采購(gòu)經(jīng)理職責(zé)1.制定和完善外貿(mào)采購(gòu)管理制度和流程，確保采購(gòu)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.組織編制年度、季度和月度采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需求，合理安排采購(gòu)資金和采購(gòu)進(jìn)度。3.負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、評(píng)估和管理，建立和維護(hù)良好的供應(yīng)商關(guān)系，確保供應(yīng)商的供應(yīng)能力和產(chǎn)品質(zhì)量。4.審核采購(gòu)合同和采購(gòu)訂單，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。5.協(xié)調(diào)與公司內(nèi)部其他部門的工作關(guān)系，及時(shí)解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。6.監(jiān)督和考核采購(gòu)人員的工作績(jī)效，組織采購(gòu)人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高采購(gòu)團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)。采購(gòu)專員職責(zé)1.根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，負(fù)責(zé)尋找合適的供應(yīng)商，進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)等工作，選擇最優(yōu)的供應(yīng)商和采購(gòu)方案。2.與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，簽訂采購(gòu)合同和采購(gòu)訂單，確保合同條款清晰、明確，雙方權(quán)利義務(wù)對(duì)等。3.跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)掌握貨物的生產(chǎn)、運(yùn)輸和交付進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決訂單執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。4.負(fù)責(zé)采購(gòu)貨物的驗(yàn)收工作，確保貨物的數(shù)量、質(zhì)量和規(guī)格符合合同要求。5.整理和歸檔采購(gòu)文件和資料，建立采購(gòu)業(yè)務(wù)檔案，為公司的采購(gòu)決策提供數(shù)據(jù)支持。6.及時(shí)反饋市場(chǎng)信息和供應(yīng)商動(dòng)態(tài)，為公司的采購(gòu)策略調(diào)整提供參考。采購(gòu)助理職責(zé)1.協(xié)助采購(gòu)專員進(jìn)行供應(yīng)商的初步篩選和信息收集工作。2.負(fù)責(zé)采購(gòu)文件的打印、復(fù)印、傳真和郵寄等工作。3.跟蹤采購(gòu)訂單的物流信息，及時(shí)向采購(gòu)專員反饋貨物的運(yùn)輸情況。4.協(xié)助采購(gòu)專員進(jìn)行采購(gòu)貨物的驗(yàn)收和入庫(kù)工作。5.完成采購(gòu)經(jīng)理和采購(gòu)專員交辦的其他工作任務(wù)。采購(gòu)流程管理采購(gòu)需求確認(rèn)1.各部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和實(shí)際需求，填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》，注明采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途、交貨時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給采購(gòu)部門。2.采購(gòu)部門收到《采購(gòu)申請(qǐng)表》后，對(duì)采購(gòu)需求進(jìn)行審核，確認(rèn)需求的合理性和必要性。對(duì)于不符合公司規(guī)定或不合理的采購(gòu)需求，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與申請(qǐng)部門溝通，說(shuō)明原因并要求其重新提交申請(qǐng)。供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.采購(gòu)專員根據(jù)采購(gòu)需求，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會(huì)、供應(yīng)商推薦等渠道，尋找合適的供應(yīng)商，并收集供應(yīng)商的相關(guān)信息，包括公司簡(jiǎn)介、產(chǎn)品目錄、質(zhì)量認(rèn)證文件、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)等。2.采購(gòu)專員對(duì)收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行初步篩選，選擇符合基本要求的供應(yīng)商進(jìn)行進(jìn)一步的評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的信譽(yù)、實(shí)力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等方面。3.采購(gòu)專員可以通過(guò)實(shí)地考察、樣品測(cè)試、供應(yīng)商問(wèn)卷調(diào)查等方式對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，并填寫《供應(yīng)商評(píng)估表》。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，將供應(yīng)商分為合格供應(yīng)商、潛在供應(yīng)商和不合格供應(yīng)商，并建立供應(yīng)商檔案。4.采購(gòu)經(jīng)理對(duì)采購(gòu)專員提交的供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果進(jìn)行審核，確定合格供應(yīng)商名單，并定期對(duì)合格供應(yīng)商進(jìn)行重新評(píng)估和更新。采購(gòu)詢價(jià)與議價(jià)1.采購(gòu)專員根據(jù)采購(gòu)需求，向合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品的報(bào)價(jià)、規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、付款方式等信息。詢價(jià)函應(yīng)明確詢價(jià)的截止日期和報(bào)價(jià)有效期。2.供應(yīng)商在收到詢價(jià)函后，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)回復(fù)報(bào)價(jià)。采購(gòu)專員對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行整理和分析，比較不同供應(yīng)商的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期等因素，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià)。3.采購(gòu)專員與供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià)時(shí)，應(yīng)遵循公平、公正、合理的原則，爭(zhēng)取獲得最優(yōu)的采購(gòu)價(jià)格和采購(gòu)條件。議價(jià)過(guò)程中，采購(gòu)專員應(yīng)記錄議價(jià)的內(nèi)容和結(jié)果，并填寫《采購(gòu)議價(jià)記錄表》。采購(gòu)合同簽訂1.采購(gòu)專員根據(jù)議價(jià)結(jié)果，與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購(gòu)合同應(yīng)由采購(gòu)專員起草，經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理審核后，報(bào)公司法務(wù)部門進(jìn)行法律審查。法律審查通過(guò)后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。3.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)專員應(yīng)及時(shí)將合同副本發(fā)送給供應(yīng)商，并將合同原件存檔備案。采購(gòu)訂單執(zhí)行與跟蹤1.采購(gòu)專員根據(jù)采購(gòu)合同的約定，向供應(yīng)商發(fā)出采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)等信息，并與采購(gòu)合同的條款一致。2.采購(gòu)專員應(yīng)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通，了解貨物的生產(chǎn)、運(yùn)輸和交付進(jìn)度。對(duì)于可能影響交貨期的問(wèn)題，采購(gòu)專員應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行協(xié)調(diào)解決。3.采購(gòu)專員應(yīng)定期向采購(gòu)經(jīng)理匯報(bào)采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，包括訂單的進(jìn)度、存在的問(wèn)題及解決措施等。采購(gòu)貨物驗(yàn)收1.貨物到達(dá)公司后，采購(gòu)專員應(yīng)及時(shí)通知倉(cāng)庫(kù)管理人員和質(zhì)量檢驗(yàn)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括貨物的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號(hào)等方面。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)采購(gòu)訂單和送貨單，對(duì)貨物的數(shù)量和外觀進(jìn)行驗(yàn)收。質(zhì)量檢驗(yàn)人員根據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)規(guī)范，對(duì)貨物的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。3.驗(yàn)收合格的貨物，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)辦理入庫(kù)手續(xù)，并填寫《入庫(kù)單》。驗(yàn)收不合格的貨物，采購(gòu)專員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商進(jìn)行換貨、補(bǔ)貨或退貨處理，并按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。采購(gòu)付款1.采購(gòu)專員根據(jù)采購(gòu)合同的約定和貨物驗(yàn)收情況，填寫《付款申請(qǐng)表》，注明付款金額、付款方式、付款時(shí)間等信息，并附上采購(gòu)合同、發(fā)票、入庫(kù)單等相關(guān)文件，經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理審核后，報(bào)財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審批。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)《付款申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，確認(rèn)付款金額和付款條件符合合同約定后，按照公司的財(cái)務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)。采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)1.采購(gòu)人員應(yīng)密切關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)掌握原材料價(jià)格、匯率、政策法規(guī)等因素的變化情況，分析其對(duì)采購(gòu)成本和采購(gòu)進(jìn)度的影響。2.對(duì)于市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)較大的原材料，采購(gòu)部門可以采取簽訂長(zhǎng)期合同、套期保值等方式進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避。供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)1.加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，及時(shí)淘汰不合格的供應(yīng)商。2.與供應(yīng)商簽訂合同時(shí)，應(yīng)明確雙方的違約責(zé)任和賠償條款，以降低供應(yīng)商違約帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。3.建立供應(yīng)商應(yīng)急機(jī)制，當(dāng)主要供應(yīng)商出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，能夠及時(shí)切換到備用供應(yīng)商，確保采購(gòu)業(yè)務(wù)的正常進(jìn)行。合同風(fēng)險(xiǎn)1.采購(gòu)合同應(yīng)嚴(yán)格按照法律法規(guī)和公司的合同管理制度進(jìn)行簽訂，確保合同條款合法、合規(guī)、明確、清晰。2.采購(gòu)人員應(yīng)認(rèn)真審查合同條款，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或?qū)静焕臈l款。3.合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)跟蹤合同的執(zhí)行情況，確保雙方嚴(yán)格履行合同義務(wù)。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)1.加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)貨物的質(zhì)量檢驗(yàn)和控制，建立嚴(yán)格的質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程。2.要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品的質(zhì)量認(rèn)證文件和檢測(cè)報(bào)告，對(duì)重要的采購(gòu)貨物進(jìn)行樣品測(cè)試和檢驗(yàn)。3.對(duì)于質(zhì)量不合格的貨物，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其進(jìn)行換貨、補(bǔ)貨或退貨處理，并追究其違約責(zé)任。采購(gòu)人員行為規(guī)范職業(yè)道德1.采購(gòu)人員應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司的規(guī)章制度，誠(chéng)實(shí)守信，廉潔奉公，不得利用職務(wù)之便謀取私利。2.采購(gòu)人員應(yīng)保守公司的商業(yè)秘密，不得泄露公司的采購(gòu)計(jì)劃、供應(yīng)商信息、采購(gòu)價(jià)格等機(jī)密信息。3.采購(gòu)人員應(yīng)尊重供應(yīng)商的合法權(quán)益，不得與供應(yīng)商串通，損害公司利益。工作紀(jì)律1.采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的工作時(shí)間和考勤制度，不得遲到、早退、曠工。2.采購(gòu)人員應(yīng)認(rèn)真履行工作職責(zé)，按時(shí)完成采購(gòu)任務(wù)，不得拖延或推諉工作。3.采購(gòu)人員應(yīng)積極參加公司組織的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動(dòng)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。廉潔自律1.采購(gòu)人員不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣、禮品、宴請(qǐng)等不正當(dāng)利益。2.采購(gòu)人員不得在供應(yīng)商處報(bào)銷個(gè)人費(fèi)用或謀取其他私利。3.采購(gòu)人員應(yīng)自覺(jué)接受公司的監(jiān)督和檢查，如實(shí)報(bào)告?zhèn)€人的工作情況和廉潔自律情況。績(jī)效評(píng)估與考核評(píng)估指標(biāo)1.采購(gòu)成本：包括采購(gòu)價(jià)格、運(yùn)輸費(fèi)用、倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用等，評(píng)估采購(gòu)人員在降低采購(gòu)成本方面的表現(xiàn)。2.采購(gòu)質(zhì)量：以采購(gòu)貨物的合格率、退貨率等指標(biāo)來(lái)衡量采購(gòu)人員對(duì)采購(gòu)質(zhì)量的控制能力。3.采購(gòu)交貨期：考核采購(gòu)人員是否能夠按時(shí)完成采購(gòu)任務(wù)，確保貨物按時(shí)交付。4.供應(yīng)商管理：評(píng)估采購(gòu)人員在供應(yīng)商開發(fā)、評(píng)估、維護(hù)等方面的工作表現(xiàn)。5.工作態(tài)度：包括責(zé)任心、團(tuán)隊(duì)合作精神、工作積極性等方面。評(píng)估方法1.采用定量與定性相結(jié)合的評(píng)估方法，對(duì)采購(gòu)人員的工作績(jī)效進(jìn)行綜合評(píng)估。2.定期（季度或年度）對(duì)采購(gòu)人員的工作績(jī)效進(jìn)行評(píng)估，并填寫《采購(gòu)人員績(jī)效評(píng)估表》。3.評(píng)估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格和不合格四個(gè)等級(jí)，并與采購(gòu)人員的薪酬、晉