小企業(yè)外貿管理辦法一、總則（一）目的為加強小企業(yè)外貿業(yè)務管理，規(guī)范外貿業(yè)務流程，提高外貿業(yè)務運作效率，防范外貿業(yè)務風險，保障企業(yè)合法權益，促進企業(yè)外貿業(yè)務健康、穩(wěn)定發(fā)展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司從事外貿業(yè)務的所有部門、崗位及相關人員。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則嚴格遵守國家法律法規(guī)、國際貿易慣例以及相關行業(yè)標準，確保外貿業(yè)務活動合法合規(guī)。2.風險防控原則建立健全風險識別、評估和防控機制，有效防范和化解外貿業(yè)務中的各類風險，包括市場風險、信用風險、匯率風險、政策風險等。3.效益優(yōu)先原則在確保業(yè)務合規(guī)和風險可控的前提下，追求外貿業(yè)務效益最大化，提高企業(yè)的經濟效益和市場競爭力。4.協(xié)同合作原則加強公司內部各部門之間的協(xié)同合作，形成工作合力，共同推進外貿業(yè)務順利開展。二、外貿業(yè)務部門及職責（一）業(yè)務部門1.負責市場調研，收集、分析國際市場信息，尋找潛在客戶和業(yè)務機會。2.制定外貿業(yè)務拓展計劃，積極開拓國際市場，建立和維護客戶關系。3.與客戶進行商務洽談，簽訂外貿合同，確保合同條款明確、合理、合法。4.負責外貿訂單的跟蹤和管理，協(xié)調生產、采購、物流等部門，確保訂單按時、按質、按量完成。5.及時處理客戶投訴和糾紛，維護公司良好的市場形象。（二）采購部門1.根據(jù)外貿訂單需求，制定采購計劃，選擇合適的供應商進行采購。2.與供應商進行商務談判，簽訂采購合同，確保采購物資的質量、價格、交貨期等符合要求。3.負責采購物資的催交、檢驗、入庫等工作，確保采購物資及時、準確地供應到生產部門。4.建立供應商評估和管理體系，定期對供應商進行評估和考核，確保供應商的供貨能力和質量穩(wěn)定。（三）生產部門1.根據(jù)外貿訂單要求，制定生產計劃，合理安排生產進度，確保產品按時生產完成。2.組織生產過程的實施，嚴格控制產品質量，確保產品符合國際標準和客戶要求。3.加強生產現(xiàn)場管理，提高生產效率，降低生產成本。4.配合業(yè)務部門做好客戶驗廠等工作，確保生產過程符合客戶要求。（四）物流部門1.根據(jù)外貿訂單的交貨期要求，選擇合適的物流方式，安排貨物運輸。2.負責辦理貨物的報關、報檢、運輸保險等手續(xù)，確保貨物順利出口。3.跟蹤貨物運輸過程，及時掌握貨物動態(tài)，確保貨物按時、安全到達目的地。4.建立物流成本核算體系，合理控制物流成本。（五）財務部門1.負責外貿業(yè)務的財務管理和會計核算，及時、準確地記錄和反映外貿業(yè)務的財務狀況和經營成果。2.制定外貿業(yè)務資金預算計劃，合理安排資金，確保外貿業(yè)務資金需求。3.負責外貿業(yè)務的成本核算和分析，為企業(yè)決策提供財務支持。4.加強對外貿業(yè)務應收賬款的管理，及時催收貨款，防范壞賬風險。5.負責外貿業(yè)務的稅務申報和繳納，確保企業(yè)稅務合規(guī)。三、外貿業(yè)務流程管理（一）業(yè)務開發(fā)1.市場調研業(yè)務部門應定期開展國際市場調研，收集、分析市場信息，包括市場需求、競爭狀況、政策法規(guī)等，為業(yè)務開發(fā)提供依據(jù)。2.客戶開發(fā)通過多種渠道積極開發(fā)客戶，如參加國際展會、利用網絡平臺、行業(yè)協(xié)會推薦等方式，建立潛在客戶數(shù)據(jù)庫。對潛在客戶進行篩選和評估，確定重點開發(fā)對象，并制定相應的開發(fā)計劃。3.商務洽談與潛在客戶進行商務洽談，了解客戶需求，介紹公司產品和服務優(yōu)勢，爭取達成合作意向。在商務洽談過程中，應注意談判技巧和策略，確保談判結果符合公司利益。（二）合同簽訂1.合同起草業(yè)務部門根據(jù)商務洽談結果，起草外貿合同。合同應明確雙方的權利和義務，包括產品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、付款方式、質量標準、包裝要求、運輸方式、違約責任等條款。2.合同審核合同起草完成后，應提交給公司內部相關部門進行審核。審核內容包括合同條款的合法性、合理性、完整性，以及與公司業(yè)務政策和風險防控要求的一致性。審核部門應提出審核意見，業(yè)務部門根據(jù)審核意見對合同進行修改完善。3.合同簽訂經審核通過的合同，由公司法定代表人或其授權代表與客戶簽訂。簽訂后的合同應及時歸檔保存，作為業(yè)務執(zhí)行和結算的依據(jù)。（三）訂單執(zhí)行1.生產安排業(yè)務部門根據(jù)合同要求，制定訂單生產計劃，并將訂單信息傳遞給生產部門。生產部門根據(jù)生產計劃組織生產，確保產品按時生產完成。2.采購管理采購部門根據(jù)生產計劃和訂單要求，制定采購計劃，選擇合適的供應商進行采購。采購過程中應嚴格控制采購質量、價格和交貨期，確保采購物資符合生產需求。3.質量控制生產部門應建立完善的質量管理體系，加強生產過程中的質量控制，確保產品質量符合合同要求和國際標準。質量檢驗部門應按照相關標準和程序對產品進行檢驗，合格后方可入庫或發(fā)貨。4.物流安排物流部門根據(jù)合同交貨期要求，選擇合適的物流方式，安排貨物運輸。在貨物運輸過程中，應及時辦理報關、報檢、運輸保險等手續(xù)，確保貨物順利出口。同時，應跟蹤貨物運輸動態(tài)，及時向客戶反饋貨物運輸信息。（四）貨款結算1.結算方式選擇業(yè)務部門應根據(jù)客戶信用狀況、交易金額、交易風險等因素，與客戶協(xié)商確定合適的貨款結算方式。常見的結算方式包括電匯（T/T）、信用證（L/C）、托收（D/P、D/A）等。2.結算流程財務部門應按照選定的結算方式，及時辦理貨款結算手續(xù)。對于電匯結算，應在收到客戶匯款后及時確認到賬，并通知業(yè)務部門；對于信用證結算，應嚴格按照信用證條款進行操作，確保單證相符；對于托收結算，應及時向銀行辦理托收手續(xù)，并跟蹤托收進展情況。3.應收賬款管理財務部門應建立應收賬款臺賬，定期對應收賬款進行核對和清理，及時催收逾期賬款。業(yè)務部門應積極配合財務部門做好應收賬款催收工作，對于長期拖欠貨款的客戶，應采取相應的措施，如暫停供貨、法律訴訟等，以維護公司的合法權益。（五）售后服務1.客戶反饋處理業(yè)務部門應及時收集客戶反饋信息，包括產品質量問題、使用問題、服務問題等。對于客戶反饋的問題，應認真分析原因，及時采取措施進行處理，并將處理結果及時反饋給客戶。2.質量問題處理對于客戶提出的產品質量問題，生產部門應負責組織調查和分析，制定整改措施，并及時進行整改。整改完成后，應再次對產品進行檢驗，確保產品質量符合要求。同時，應向客戶提供質量問題處理報告，說明問題原因、整改措施及處理結果。3.客戶投訴處理對于客戶投訴，業(yè)務部門應及時受理，并組織相關部門進行調查和處理。在處理客戶投訴過程中，應保持耐心和誠懇的態(tài)度，積極與客戶溝通協(xié)商，爭取客戶的理解和滿意。處理結果應及時反饋給客戶，并跟蹤客戶滿意度。四、外貿風險管理（一）風險識別與評估1.建立風險識別機制各業(yè)務部門應定期對本部門涉及的外貿業(yè)務風險進行識別，包括市場風險、信用風險、匯率風險、政策風險、法律風險等。同時，應關注宏觀經濟形勢、行業(yè)動態(tài)、國際政治局勢等因素對公司外貿業(yè)務的影響，及時發(fā)現(xiàn)潛在風險。2.風險評估成立風險評估小組，定期對識別出的風險進行評估。評估內容包括風險發(fā)生的可能性、影響程度、風險等級等。根據(jù)風險評估結果，制定相應的風險應對策略。（二）風險應對策略1.市場風險應對密切關注國際市場動態(tài)，加強市場調研和分析，及時調整業(yè)務策略，優(yōu)化產品結構，降低市場風險。同時，積極開拓多元化市場，分散市場風險。2.信用風險應對建立客戶信用評估體系，對客戶的信用狀況進行全面評估。在與客戶開展業(yè)務前，應嚴格審查客戶的信用資質，對于信用狀況不佳的客戶，應謹慎開展業(yè)務或采取相應的風險防范措施，如要求客戶提供擔保、增加預付款比例等。加強應收賬款管理，定期對客戶信用狀況進行跟蹤和評估，及時調整信用額度和結算方式。3.匯率風險應對合理選擇結算貨幣，盡量采用本幣結算或選擇匯率相對穩(wěn)定的貨幣進行結算。對于涉及外幣結算的業(yè)務，可通過外匯套期保值等金融工具進行匯率風險管理，降低匯率波動對公司利潤的影響。4.政策風險應對加強對國家外貿政策法規(guī)的學習和研究，及時了解政策變化動態(tài)。根據(jù)政策調整，合理調整業(yè)務策略，確保公司外貿業(yè)務符合政策要求。同時，積極關注國際政治局勢變化，及時評估其對公司外貿業(yè)務的影響，并采取相應的應對措施。5.法律風險應對加強對國際貿易法律法規(guī)的學習和培訓，提高員工的法律意識和風險防范能力。在業(yè)務操作過程中，嚴格遵守法律法規(guī)，確保合同條款合法合規(guī)。對于重大業(yè)務決策和合同簽訂，應咨詢專業(yè)法律意見，避免法律風險。（三）風險監(jiān)控與預警1.建立風險監(jiān)控體系各業(yè)務部門應定期對本部門涉及的外貿業(yè)務風險進行監(jiān)控，及時掌握風險變化情況。財務部門應加強對財務數(shù)據(jù)的分析和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)潛在的財務風險。風險管理部門應定期對公司整體外貿業(yè)務風險進行匯總分析，形成風險監(jiān)控報告。2.風險預警設定風險預警指標和閾值，當風險指標達到或超過預警閾值時，及時發(fā)出風險預警信號。各業(yè)務部門和相關部門應根據(jù)風險預警信號，及時采取相應的風險應對措施，降低風險損失。五、外貿業(yè)務內部控制（一）崗位設置與職責分離1.合理設置外貿業(yè)務崗位根據(jù)外貿業(yè)務流程和管理要求，合理設置業(yè)務開發(fā)、合同簽訂、訂單執(zhí)行、貨款結算、售后服務等崗位，并明確各崗位的職責和權限。2.職責分離嚴格實行崗位分離制度，確保不相容崗位相互分離、相互制約。例如，業(yè)務談判與合同簽訂崗位分離、合同審批與執(zhí)行崗位分離、采購與驗收崗位分離、貨款結算與賬務處理崗位分離等。（二）授權審批制度1.明確授權審批范圍制定明確的授權審批制度，規(guī)定各類外貿業(yè)務事項的審批權限和審批流程。授權審批范圍包括合同簽訂、訂單變更、貨款支付、費用報銷等。2.規(guī)范審批流程各類外貿業(yè)務事項應按照規(guī)定的審批流程進行審批，未經授權不得擅自辦理。審批人應嚴格按照授權范圍進行審批，對審批事項的真實性、合法性、合理性負責。（三）內部審計與監(jiān)督1.定期開展內部審計內部審計部門應定期對外貿業(yè)務進行內部審計，審查業(yè)務流程的合規(guī)性、內部控制制度的執(zhí)行情況、財務收支的真實性和合法性等。通過內部審計，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出整改建議，促進公司外貿業(yè)務規(guī)