廳機關(guān)文件管理辦法總則目的與依據(jù)為加強廳機關(guān)文件管理，確保文件的規(guī)范、高效運轉(zhuǎn)，提高工作質(zhì)量和效率，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，結(jié)合本廳實際，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于廳機關(guān)各部門及所屬單位文件的起草、審核、印發(fā)、傳達、保管、歸檔、銷毀等全過程管理?；驹瓌t1.準確規(guī)范：文件內(nèi)容應(yīng)準確無誤，符合法律法規(guī)和政策要求，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.及時高效：確保文件的起草、審核、印發(fā)等環(huán)節(jié)及時進行，提高工作效率，不延誤工作。3.安全保密：嚴格遵守保密規(guī)定，確保文件信息安全，防止文件泄露。4.精簡實用：文件應(yīng)精簡扼要，注重實用性，避免冗長繁瑣。文件的起草與審核起草要求1.主題明確：文件應(yīng)圍繞明確的主題展開，主旨清晰，避免內(nèi)容分散。2.內(nèi)容準確：所涉及的事實、數(shù)據(jù)、政策等應(yīng)準確可靠，經(jīng)核實無誤。3.邏輯嚴謹：結(jié)構(gòu)合理，層次分明，段落銜接自然，邏輯連貫。4.語言規(guī)范：使用規(guī)范的漢字、標點符號和計量單位，語言表達簡潔明了。審核程序1.部門初審：文件起草部門完成初稿后，應(yīng)進行內(nèi)部初審，重點審核文件的內(nèi)容、格式、文字表述等是否符合要求。2.送審：初審通過后，將文件送相關(guān)部門或領(lǐng)導審核。送審時應(yīng)附上起草說明，注明起草背景、目的、主要內(nèi)容等。3.審核意見反饋：審核部門或領(lǐng)導應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提出審核意見，起草部門應(yīng)根據(jù)審核意見進行修改完善。文件的印發(fā)印發(fā)流程1.編號登記：文件經(jīng)審核通過后，由專人進行編號登記，建立文件印發(fā)臺賬。2.排版校對：按照規(guī)范格式進行排版，認真校對，確保文件無排版錯誤和文字差錯。3.印制分發(fā)：根據(jù)文件印發(fā)范圍和數(shù)量，安排印制，并及時分發(fā)到相關(guān)部門和人員。印發(fā)格式1.字體字號：標題、正文、落款等字體字號應(yīng)符合規(guī)定要求。2.頁面設(shè)置：合理設(shè)置頁邊距、行距等，保證文件頁面整潔、美觀。3.文號格式：文號編排應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，準確無誤。文件的傳達與閱讀傳達要求1.及時傳達：文件印發(fā)后，應(yīng)及時組織相關(guān)人員進行傳達，確保文件精神及時傳達到位。2.準確傳達：傳達人員應(yīng)準確理解文件內(nèi)容，如實傳達文件精神，不得擅自歪曲或遺漏。3.傳達范圍：嚴格按照文件規(guī)定的傳達范圍進行傳達，不得擅自擴大或縮小。閱讀管理1.借閱登記：因工作需要借閱文件的，應(yīng)辦理借閱登記手續(xù)，注明借閱時間、借閱人、文件名稱等。2.限期歸還：借閱人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還文件，不得逾期不還。3.閱讀權(quán)限：嚴格按照文件規(guī)定的閱讀權(quán)限進行閱讀，不得擅自擴大閱讀范圍。文件的保管保管責任1.專人負責：指定專人負責文件的保管工作，確保文件妥善保管。2.分類存放：按照文件的類別、年份、文號等進行分類存放，便于查找和管理。3.安全防護：采取必要的安全防護措施，如防火、防潮、防蟲等，確保文件安全。保管期限1.永久保管：對具有重要歷史價值、法律依據(jù)等文件，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他文件根據(jù)實際情況確定保管期限，一般分為30年、10年等。文件的歸檔歸檔范圍1.重要文件：包括上級文件、本廳印發(fā)的重要文件、會議文件等。2.業(yè)務(wù)文件：涉及本廳業(yè)務(wù)工作的各類文件、報表、合同等。3.其他文件：具有保存價值的其他文件資料。歸檔要求1.齊全完整：歸檔文件應(yīng)齊全完整，不得遺漏重要內(nèi)容。2.整理規(guī)范：按照檔案管理的要求進行整理，分類準確，編號清晰。3.及時歸檔：文件辦理完畢后，應(yīng)及時歸檔，不得積壓。文件的銷毀銷毀范圍1.已過保管期限：對保管期限已滿且無繼續(xù)保存價值的文件，應(yīng)進行銷毀。2.涉密文件：對已解密且無保存價值的涉密文件，應(yīng)按照保密規(guī)定進行銷毀。銷毀程序1.鑒定審批：由專人對擬銷毀文件進行鑒定，提出銷毀意見，報經(jīng)領(lǐng)導審批。2.銷毀實施：審批通過后，采用適當?shù)姆绞竭M行銷毀，如粉碎、焚燒等，并做好銷毀記錄。3.監(jiān)銷：銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)銷，確保銷毀徹底，防止文件泄露。電子文件管理電子文件生成與收集1.規(guī)范制作：電子文件應(yīng)按照規(guī)范格式制作，確保內(nèi)容準確、完整、可讀。2.及時收集：在文件辦理過程中，應(yīng)及時收集相關(guān)電子文件，與紙質(zhì)文件同步歸檔。電子文件存儲與管理1.存儲介質(zhì)：選擇安全可靠的存儲介質(zhì)，如硬盤、光盤等，并定期進行備份。2.分類存儲：按照電子文件的類別、年份、文號等進行分類存儲，建立電子文件目錄。3.權(quán)限管理：設(shè)置不同的訪問權(quán)限，確保電子文件的安全保密。電子文件利用與傳輸1.利用規(guī)定：嚴格按照規(guī)定的權(quán)限和程序利用電子文件，不得擅自更改或刪除。2.傳輸安全：在電子文件傳輸過程中，應(yīng)采取加密等安全措施，確保文件傳輸安全。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機制建立健全文件管理監(jiān)督機制，定期對文件管理工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。檢查內(nèi)容1.文件起草審核：檢查文件起草是否符合要求，審核程序是否規(guī)范。2.文件印發(fā)傳達：檢查文件印發(fā)是否及時、準確，傳達是否到位。3.文件保管歸檔：檢查文件保管是否