基建合同章管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司基建合同章的管理，規(guī)范合同章的使用流程，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在基建項(xiàng)目中涉及的各類合同、協(xié)議、意向書等法律文件（以下統(tǒng)稱“合同”）的簽訂、變更、解除及相關(guān)用章事宜。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同章的使用符合法律規(guī)定。2.風(fēng)險(xiǎn)防控原則強(qiáng)化合同章使用過程中的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)估和控制，保障公司利益不受損害。3.規(guī)范操作原則明確合同章使用的流程和要求，做到操作規(guī)范、流程嚴(yán)謹(jǐn)。4.責(zé)任追究原則對(duì)違反本辦法的行為，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、合同章的保管（一）保管部門及人員合同章由公司[具體保管部門]指定專人負(fù)責(zé)保管。保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉合同管理相關(guān)法律法規(guī)和公司制度。（二）保管要求1.合同章應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的印章保管設(shè)施內(nèi)，確保印章安全。2.保管人員不得擅自將合同章轉(zhuǎn)借他人使用，不得在空白合同、協(xié)議等文件上加蓋合同章。3.如因工作需要暫時(shí)離開崗位，應(yīng)將合同章妥善交接給指定的臨時(shí)保管人員，并做好交接記錄。三、合同章的使用（一）使用范圍1.公司與外部單位簽訂的基建工程承包合同、材料采購合同、設(shè)備租賃合同、技術(shù)服務(wù)合同等各類合同。2.公司內(nèi)部因基建項(xiàng)目需要簽訂的相關(guān)協(xié)議、意向書等文件。（二）使用流程1.合同起草由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草合同文本，合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)和公司利益，條款清晰、明確、完整。2.合同審核業(yè)務(wù)部門將起草好的合同提交至法務(wù)部門進(jìn)行法律審核，法務(wù)部門應(yīng)重點(diǎn)審查合同的合法性、合規(guī)性、風(fēng)險(xiǎn)防范條款等內(nèi)容，并出具審核意見。同時(shí)，合同還需提交至財(cái)務(wù)、審計(jì)等相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)簽，各部門應(yīng)從專業(yè)角度對(duì)合同進(jìn)行審核，提出意見和建議。3.合同審批經(jīng)審核通過的合同，按照公司內(nèi)部審批流程提交各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，在合同上加蓋“合同審批專用章”，以確認(rèn)合同已完成審批流程。4.用章申請(qǐng)合同審批通過后，業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人員填寫《基建合同章使用申請(qǐng)表》（以下簡稱“申請(qǐng)表”），詳細(xì)注明合同名稱、編號(hào)、簽訂日期、對(duì)方單位名稱、合同金額、用章內(nèi)容等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。5.用章審核申請(qǐng)表提交至合同章保管部門，保管人員對(duì)申請(qǐng)表內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核合同是否已經(jīng)完成審批流程、申請(qǐng)用章內(nèi)容與合同條款是否一致等。審核通過后，在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并注明擬用章日期。6.印章加蓋保管人員根據(jù)審核通過的申請(qǐng)表，在合同指定位置加蓋合同章。蓋章應(yīng)清晰、端正，確保印章與文字內(nèi)容相互對(duì)應(yīng)。同時(shí)，應(yīng)對(duì)蓋章過程進(jìn)行登記，記錄蓋章時(shí)間、蓋章人等信息。7.合同存檔合同蓋章后，業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)將合同原件及相關(guān)附件進(jìn)行整理、歸檔，按照公司檔案管理規(guī)定妥善保存。同時(shí)，將合同副本交至財(cái)務(wù)、法務(wù)等相關(guān)部門備案。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況需要立即簽訂合同并加蓋合同章，業(yè)務(wù)部門應(yīng)通過電話、郵件等方式向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦用章申請(qǐng)手續(xù)。2.對(duì)于涉及金額較大、風(fēng)險(xiǎn)較高的合同，在加蓋合同章前，應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)或授權(quán)代表進(jìn)行再次審核確認(rèn)。四、合同章的變更與注銷（一）變更1.如因公司名稱變更、印章?lián)p壞等原因需要更換合同章，由公司[具體負(fù)責(zé)部門]提出申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照相關(guān)規(guī)定辦理印章變更手續(xù)。2.印章變更后，應(yīng)及時(shí)通知公司各部門及外部合作單位，并對(duì)原合同章進(jìn)行妥善保管和處理。（二）注銷1.合同章因磨損、遺失、被盜等原因需要注銷時(shí)，保管人員應(yīng)立即向公司[具體負(fù)責(zé)部門]報(bào)告，并采取相應(yīng)的掛失、聲明作廢等措施。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照相關(guān)規(guī)定辦理合同章注銷手續(xù)，并對(duì)注銷情況進(jìn)行記錄存檔。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)合同章的使用情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查合同章使用流程是否規(guī)范、合同簽訂是否符合規(guī)定、印章保管是否安全等內(nèi)容。2.對(duì)于審計(jì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)資料和信息。2.對(duì)于外部監(jiān)督檢查中提出的意見和建議，應(yīng)認(rèn)真研究并及時(shí)整改，不斷完善公司合同章管理工作。六、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因保管人員保管不善，導(dǎo)致合同章遺失、被盜或擅自使用，給公司造成損失的，由保管人員承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。如構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。2.因業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人員違反合同章使用流程，擅自加蓋合同章或提供虛假用章申請(qǐng)信息，給公司造成損失的，由業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人員承擔(dān)主要責(zé)任，同時(shí)追究部門負(fù)責(zé)人的管理責(zé)任。3.因?qū)徍瞬块T審核不嚴(yán)，導(dǎo)致合同存在重大風(fēng)險(xiǎn)或錯(cuò)誤蓋章，給公司造成損失的，由審核部門相關(guān)人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）責(zé)任追究方式1.責(zé)令改正，要求相關(guān)責(zé)任人立即采取措施糾正錯(cuò)誤行為，消除不良影響。2.經(jīng)濟(jì)處罰，根據(jù)損失情況對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行罰款，罰款金額視情節(jié)輕重而定。3.紀(jì)律處分，對(duì)違反本辦法情節(jié)嚴(yán)重的責(zé)任人，給予警告、記過、記大過、降級(jí)、撤職、開除等紀(jì)律處分。4.法律追究，如因合同章使用問題給公司造成重大經(jīng)濟(jì)損失或涉嫌違法犯罪的，依法追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任。七、