發(fā)票領(lǐng)用與管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司發(fā)票管理，規(guī)范發(fā)票領(lǐng)用、開(kāi)具、保管及核銷(xiāo)等行為，確保公司財(cái)務(wù)活動(dòng)的合法、合規(guī)、準(zhǔn)確，根據(jù)《中華人民共和國(guó)發(fā)票管理辦法》及其實(shí)施細(xì)則等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)涉及發(fā)票領(lǐng)用與管理的所有部門(mén)和人員，包括但不限于財(cái)務(wù)部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家發(fā)票管理法律法規(guī)及相關(guān)稅收政策，確保發(fā)票管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確及時(shí)原則保證發(fā)票領(lǐng)用、開(kāi)具、記錄等信息準(zhǔn)確無(wú)誤，并及時(shí)處理相關(guān)業(yè)務(wù)，避免因發(fā)票問(wèn)題導(dǎo)致財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。3.安全保密原則加強(qiáng)發(fā)票保管，確保發(fā)票安全，防止發(fā)票丟失、被盜、損毀等情況發(fā)生。同時(shí)，對(duì)涉及發(fā)票的各類(lèi)信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、發(fā)票種類(lèi)及適用范圍（一）增值稅專(zhuān)用發(fā)票適用于公司作為增值稅一般納稅人，銷(xiāo)售貨物、提供應(yīng)稅勞務(wù)或應(yīng)稅服務(wù)時(shí)，開(kāi)具給購(gòu)買(mǎi)方用于抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額的發(fā)票。（二）增值稅普通發(fā)票（含電子普通發(fā)票）1.開(kāi)具給不能抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額的購(gòu)買(mǎi)方，如小規(guī)模納稅人、消費(fèi)者個(gè)人等。2.公司發(fā)生的部分業(yè)務(wù)，根據(jù)稅收法規(guī)規(guī)定不得開(kāi)具增值稅專(zhuān)用發(fā)票的，應(yīng)開(kāi)具增值稅普通發(fā)票。（三）機(jī)動(dòng)車(chē)銷(xiāo)售統(tǒng)一發(fā)票用于公司銷(xiāo)售機(jī)動(dòng)車(chē)時(shí)開(kāi)具給購(gòu)買(mǎi)方。（四）其他發(fā)票根據(jù)公司實(shí)際業(yè)務(wù)需要，涉及的其他特定種類(lèi)發(fā)票，如通用機(jī)打發(fā)票、定額發(fā)票等，按照相關(guān)規(guī)定使用。三、發(fā)票領(lǐng)用管理（一）領(lǐng)用申請(qǐng)1.各部門(mén)因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用發(fā)票時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《發(fā)票領(lǐng)用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明領(lǐng)用發(fā)票的種類(lèi)、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字，確保領(lǐng)用發(fā)票的用途合理、數(shù)量準(zhǔn)確。（二）審批流程1.《發(fā)票領(lǐng)用申請(qǐng)表》提交至財(cái)務(wù)部門(mén)后，財(cái)務(wù)人員應(yīng)根據(jù)公司發(fā)票庫(kù)存情況、業(yè)務(wù)需求及相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核。2.對(duì)于領(lǐng)用金額較大或特殊業(yè)務(wù)的發(fā)票領(lǐng)用申請(qǐng)，需經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批同意。3.審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)人員在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并注明可領(lǐng)用發(fā)票的具體信息。（三）領(lǐng)用方式1.現(xiàn)場(chǎng)領(lǐng)用申請(qǐng)人憑審批通過(guò)的《發(fā)票領(lǐng)用申請(qǐng)表》到財(cái)務(wù)部門(mén)指定地點(diǎn)，當(dāng)面領(lǐng)取發(fā)票。財(cái)務(wù)人員應(yīng)與申請(qǐng)人共同核對(duì)發(fā)票的種類(lèi)、數(shù)量、號(hào)碼等信息，并做好領(lǐng)用登記。2.郵寄送達(dá)對(duì)于距離較遠(yuǎn)或其他特殊情況，經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)同意，可采用郵寄方式將發(fā)票送達(dá)申請(qǐng)人。財(cái)務(wù)人員應(yīng)在發(fā)票寄出后，及時(shí)告知申請(qǐng)人單號(hào)等物流信息，并要求申請(qǐng)人在收到發(fā)票后進(jìn)行確認(rèn)。（四）領(lǐng)用數(shù)量限制1.每次領(lǐng)用發(fā)票的數(shù)量應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)實(shí)際需求和以往發(fā)票使用情況合理確定，原則上不超過(guò)一個(gè)月的使用量。2.對(duì)于業(yè)務(wù)量較大、發(fā)票使用頻繁的部門(mén)，可適當(dāng)增加領(lǐng)用數(shù)量，但需提前向財(cái)務(wù)部門(mén)提出申請(qǐng)并說(shuō)明理由。（五）發(fā)票交接1.現(xiàn)場(chǎng)領(lǐng)用發(fā)票時(shí)，財(cái)務(wù)人員與申請(qǐng)人應(yīng)在發(fā)票交接清單上簽字確認(rèn)，明確交接時(shí)間、發(fā)票種類(lèi)、數(shù)量、號(hào)碼等內(nèi)容。2.采用郵寄方式送達(dá)發(fā)票的，以快遞簽收記錄作為交接依據(jù)。財(cái)務(wù)人員應(yīng)妥善保存快遞單據(jù)及簽收記錄，以備查詢。四、發(fā)票開(kāi)具管理（一）開(kāi)具要求1.發(fā)票開(kāi)具應(yīng)按照真實(shí)的業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額、客戶信息等如實(shí)填寫(xiě)，確保發(fā)票內(nèi)容與實(shí)際交易相符。2.發(fā)票上的各項(xiàng)信息應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，不得涂改、挖補(bǔ)。如填寫(xiě)錯(cuò)誤，應(yīng)按照規(guī)定作廢并重新開(kāi)具。3.開(kāi)具發(fā)票應(yīng)使用中文，民族自治地方可以同時(shí)使用當(dāng)?shù)赝ㄓ玫囊环N民族文字。外商投資企業(yè)和外國(guó)企業(yè)可以同時(shí)使用一種外國(guó)文字。（二）開(kāi)具流程1.業(yè)務(wù)部門(mén)在與客戶達(dá)成交易后，應(yīng)及時(shí)將開(kāi)票信息傳遞給財(cái)務(wù)部門(mén)。開(kāi)票信息包括客戶名稱(chēng)、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開(kāi)戶行及賬號(hào)等。2.財(cái)務(wù)人員根據(jù)業(yè)務(wù)部門(mén)提供的開(kāi)票信息及實(shí)際交易情況，在開(kāi)票系統(tǒng)中錄入相關(guān)數(shù)據(jù)，經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后開(kāi)具發(fā)票。3.發(fā)票開(kāi)具后，應(yīng)加蓋公司發(fā)票專(zhuān)用章。發(fā)票專(zhuān)用章應(yīng)按照規(guī)定刻制、使用和保管，確保印章清晰、有效。（三）作廢與紅沖1.當(dāng)月開(kāi)具的發(fā)票發(fā)現(xiàn)有誤的，可即時(shí)作廢。作廢發(fā)票應(yīng)全聯(lián)次留存，并在各聯(lián)次上注明“作廢”字樣。2.跨月或已抄報(bào)稅的發(fā)票需要作廢的，應(yīng)開(kāi)具紅字發(fā)票進(jìn)行沖銷(xiāo)。開(kāi)具紅字發(fā)票應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定的流程辦理，確保手續(xù)完備、合規(guī)。（四）發(fā)票開(kāi)具時(shí)間1.原則上應(yīng)在交易完成并確認(rèn)收入實(shí)現(xiàn)時(shí)及時(shí)開(kāi)具發(fā)票。如客戶有特殊要求，需提前或延遲開(kāi)具發(fā)票的，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)同意，并按照相關(guān)規(guī)定處理。2.對(duì)于分期付款業(yè)務(wù)，應(yīng)按照合同約定的收款時(shí)間分期開(kāi)具發(fā)票。五、發(fā)票保管管理（一）保管責(zé)任1.公司財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)發(fā)票的統(tǒng)一保管工作，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)發(fā)票的日常管理，確保發(fā)票安全、完整。2.各部門(mén)領(lǐng)用發(fā)票后，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)發(fā)票的保管，不得擅自將發(fā)票轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開(kāi)或丟失。（二）保管場(chǎng)所1.發(fā)票應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的專(zhuān)用場(chǎng)所，配備必要的防火、防盜、防潮等設(shè)施。2.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的發(fā)票保險(xiǎn)柜，用于存放空白發(fā)票、已開(kāi)具未核銷(xiāo)發(fā)票及發(fā)票存根聯(lián)等。（三）保管期限1.已開(kāi)具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應(yīng)當(dāng)保存5年。保存期滿，報(bào)經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗(yàn)后銷(xiāo)毀。2.發(fā)票領(lǐng)用記錄、發(fā)票開(kāi)具清單等相關(guān)資料應(yīng)長(zhǎng)期保存，以備稅務(wù)機(jī)關(guān)檢查和公司內(nèi)部審計(jì)等需要。（四）盤(pán)點(diǎn)與核對(duì)1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)發(fā)票進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤(pán)點(diǎn)工作可每月或每季度進(jìn)行一次，盤(pán)點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告。2.每年年末，應(yīng)對(duì)全年發(fā)票的領(lǐng)用、開(kāi)具、保管及核銷(xiāo)情況進(jìn)行全面核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。六、發(fā)票核銷(xiāo)管理（一）核銷(xiāo)申請(qǐng)1.各部門(mén)在發(fā)票使用完畢后，應(yīng)及時(shí)整理發(fā)票存根聯(lián)，填寫(xiě)《發(fā)票核銷(xiāo)申請(qǐng)表》，注明發(fā)票種類(lèi)、號(hào)碼、開(kāi)具金額、使用起止日期等信息。2.申請(qǐng)表需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財(cái)務(wù)部門(mén)。（二）核銷(xiāo)流程1.財(cái)務(wù)人員收到《發(fā)票核銷(xiāo)申請(qǐng)表》后，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)發(fā)票存根聯(lián)與申請(qǐng)表上的信息是否一致，并與開(kāi)票系統(tǒng)記錄進(jìn)行比對(duì)。2.對(duì)于發(fā)票開(kāi)具金額較大或存在疑問(wèn)的發(fā)票，財(cái)務(wù)人員應(yīng)進(jìn)行實(shí)地核實(shí)或要求業(yè)務(wù)部門(mén)提供相關(guān)證明材料。3.經(jīng)審核無(wú)誤后，財(cái)務(wù)人員在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并辦理發(fā)票核銷(xiāo)手續(xù)。核銷(xiāo)后的發(fā)票存根聯(lián)應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行裝訂、歸檔。（三）逾期未核銷(xiāo)處理1.對(duì)于超過(guò)規(guī)定期限未核銷(xiāo)的發(fā)票，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)進(jìn)行清理。如因特殊原因無(wú)法按時(shí)核銷(xiāo)的，應(yīng)書(shū)面說(shuō)明理由并報(bào)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.對(duì)逾期未核銷(xiāo)發(fā)票涉及的相關(guān)責(zé)任人，公司將按照規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的處罰。七、發(fā)票風(fēng)險(xiǎn)防控（一）稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控1.加強(qiáng)對(duì)稅收法規(guī)政策的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，確保財(cái)務(wù)人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員熟悉發(fā)票管理的各項(xiàng)規(guī)定，準(zhǔn)確把握稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。2.定期開(kāi)展稅務(wù)自查工作，對(duì)發(fā)票領(lǐng)用、開(kāi)具、保管及核銷(xiāo)等環(huán)節(jié)進(jìn)行全面檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問(wèn)題，避免稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。3.積極配合稅務(wù)機(jī)關(guān)的檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料，對(duì)于稅務(wù)機(jī)關(guān)提出的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)整改落實(shí)。（二）內(nèi)部管理風(fēng)險(xiǎn)防控1.建立健全發(fā)票管理制度和內(nèi)部控制流程，明確各部門(mén)及人員在發(fā)票管理中的職責(zé)和權(quán)限，加強(qiáng)相互監(jiān)督與制約。2.加強(qiáng)對(duì)發(fā)票管理人員的職業(yè)道德教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和業(yè)務(wù)水平，防止因人為因素導(dǎo)致發(fā)票管理風(fēng)險(xiǎn)。3.利用信息化手段加強(qiáng)發(fā)票管理，如建立發(fā)票管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)發(fā)票信息的實(shí)時(shí)監(jiān)控、查詢和統(tǒng)計(jì)分析，提高發(fā)票管理的效率和準(zhǔn)確性。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)發(fā)票領(lǐng)用與管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查發(fā)票管理制度的執(zhí)行情況、發(fā)票使用的合規(guī)性等。2.審計(jì)部門(mén)在審計(jì)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。對(duì)違反發(fā)票管理規(guī)定的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）外部檢查1.積極配合稅務(wù)機(jī)關(guān)、財(cái)政部門(mén)等外部監(jiān)管部門(mén)的檢查工作，如實(shí)提供發(fā)票管理相關(guān)資料，接受監(jiān)督檢查。2.對(duì)于外部監(jiān)管部門(mén)提出的問(wèn)題和整改要求，應(yīng)認(rèn)真對(duì)待