園林處合同管理辦法一、總則（一）目的為加強園林處合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險，維護園林處合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合園林處實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于園林處對外簽訂的各類合同，包括但不限于工程建設(shè)合同、苗木采購合同、養(yǎng)護服務(wù)合同、租賃合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、解除等活動必須遵守國家法律法規(guī)，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益。2.平等自愿原則合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，合理確定雙方的權(quán)利和義務(wù)，不得顯失公平。4.誠實守信原則合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。二、合同管理職責(zé)（一）合同管理部門及職責(zé)1.園林處合同管理辦公室負責(zé)制定和完善合同管理制度，并組織實施。對合同簽訂、履行、變更、解除等過程進行指導(dǎo)和監(jiān)督。參與重大合同的談判、起草、審核等工作。負責(zé)合同文本的歸檔管理，建立合同臺賬。定期對合同管理情況進行統(tǒng)計分析，提出改進建議。2.業(yè)務(wù)部門負責(zé)本部門合同的起草、談判、簽訂、履行、變更、解除等具體工作。配合合同管理辦公室做好合同審核、備案等工作。及時向合同管理辦公室報告合同履行過程中出現(xiàn)的問題。（二）合同承辦人職責(zé)1.負責(zé)合同的具體經(jīng)辦工作，包括合同的起草、談判、簽訂、履行、變更、解除等。2.對合同的真實性、合法性、完整性負責(zé)。3.及時向本部門負責(zé)人和合同管理辦公室匯報合同履行情況。4.妥善保管合同相關(guān)資料，在合同履行完畢后及時歸檔。（三）審核部門及職責(zé)1.法務(wù)部門對合同的合法性進行審核，提出法律意見。參與重大合同的談判，提供法律支持。處理合同糾紛，維護園林處合法權(quán)益。2.財務(wù)部門對合同的資金條款進行審核，提出財務(wù)意見。協(xié)助合同管理辦公室做好合同款項的收付管理。3.審計部門對合同的簽訂、履行情況進行審計監(jiān)督。對重大合同進行專項審計。三、合同簽訂（一）合同訂立前的準(zhǔn)備1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要，提出簽訂合同的申請，填寫《合同簽訂申請表》，詳細說明合同的名稱、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、地點、方式等內(nèi)容，并附上相關(guān)背景資料。2.合同管理辦公室對申請進行初步審核，審核通過后交業(yè)務(wù)部門辦理。3.業(yè)務(wù)部門對合同相對方的主體資格、信用狀況、履約能力等進行調(diào)查了解，必要時可委托專業(yè)機構(gòu)進行調(diào)查。（二）合同文本的起草1.合同文本一般由業(yè)務(wù)部門負責(zé)起草。合同文本應(yīng)符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，內(nèi)容完整、條款清晰、權(quán)利義務(wù)明確。2.涉及重大事項或復(fù)雜業(yè)務(wù)的合同，可由合同管理辦公室組織相關(guān)部門共同起草。3.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，避免使用模糊、歧義或容易引起爭議的表述。（三）合同的審核1.業(yè)務(wù)部門起草的合同文本應(yīng)提交本部門負責(zé)人審核，審核通過后送合同管理辦公室。2.合同管理辦公室對合同文本進行形式審查，重點審查合同的格式、條款完整性、簽字蓋章等是否符合要求。3.合同管理辦公室將合同文本送法務(wù)部門、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)審核部門進行實質(zhì)性審核。審核部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提出審核意見，明確指出合同存在的問題及修改建議。4.業(yè)務(wù)部門根據(jù)審核意見對合同文本進行修改完善，再次提交審核，直至審核通過。（四）合同的簽訂1.合同文本審核通過后，由業(yè)務(wù)部門與合同相對方進行談判，協(xié)商一致后簽訂合同。2.合同簽訂應(yīng)使用園林處統(tǒng)一印制的合同文本，不得使用未經(jīng)審核的自制合同文本。3.合同簽字蓋章應(yīng)符合規(guī)定要求，法定代表人或授權(quán)代表簽字，并加蓋園林處公章或合同專用章。4.合同一式多份，由合同管理辦公室負責(zé)編號、登記，并分發(fā)給相關(guān)部門和人員。四、合同履行（一）合同履行的跟蹤與監(jiān)督1.業(yè)務(wù)部門負責(zé)合同的具體履行工作，應(yīng)按照合同約定的時間、地點、方式等要求履行義務(wù)，并及時向合同管理辦公室報告履行情況。2.合同管理辦公室對合同履行情況進行跟蹤與監(jiān)督，定期檢查合同履行進度，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。3.如發(fā)現(xiàn)合同相對方未按照合同約定履行義務(wù)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時采取措施，要求對方限期履行；如對方仍不履行，應(yīng)及時向合同管理辦公室報告，并按照合同約定追究對方的違約責(zé)任。（二）合同款項的收付管理1.財務(wù)部門負責(zé)合同款項的收付管理，嚴(yán)格按照合同約定的金額、時間、方式等辦理款項收付手續(xù)。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向財務(wù)部門提供合同履行情況的相關(guān)資料，財務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的資料進行款項收付核算。3.合同款項收付應(yīng)通過園林處指定的銀行賬戶進行，不得使用現(xiàn)金收付或通過其他非正規(guī)渠道進行款項結(jié)算。（三）合同變更與解除1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同相對方協(xié)商，簽訂書面變更協(xié)議，并按照合同簽訂程序進行審核、簽訂。2.如因不可抗力或其他法定事由需要解除合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知合同相對方，并按照合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定辦理解除手續(xù)。3.合同變更或解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將相關(guān)情況告知合同管理辦公室和財務(wù)部門，合同管理辦公室應(yīng)及時對合同臺賬進行更新。五、合同糾紛處理（一）糾紛的預(yù)防1.加強合同管理，嚴(yán)格按照合同簽訂、履行等程序操作，確保合同的合法性、有效性和可操作性。2.加強對合同承辦人的培訓(xùn)，提高其法律意識和業(yè)務(wù)水平，增強防范合同糾紛的能力。3.定期對合同履行情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決潛在的問題，避免糾紛的發(fā)生。（二）糾紛的處理1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向合同管理辦公室報告，并積極與合同相對方協(xié)商解決。2.協(xié)商不成的，可根據(jù)合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定，通過仲裁、訴訟等方式解決糾紛。3.合同管理辦公室應(yīng)協(xié)助業(yè)務(wù)部門做好糾紛處理工作，提供必要的法律支持和資料。4.糾紛處理完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將處理結(jié)果告知合同管理辦公室，并將相關(guān)資料歸檔。六、合同檔案管理（一）檔案的收集與整理1.合同承辦人在合同履行完畢后，應(yīng)及時將合同文本、相關(guān)附件、往來信函、會議紀(jì)要、變更協(xié)議、解除協(xié)議等資料收集齊全，并交本部門負責(zé)人審核。2.本部門負責(zé)人審核通過后，將合同檔案移交合同管理辦公室。3.合同管理辦公室對合同檔案進行整理，按照合同類別、簽訂時間等進行分類編號，建立合同臺賬。（二）檔案的保管與查閱1.合同管理辦公室應(yīng)指定專人負責(zé)合同檔案的保管，確保檔案的安全、完整。2.建立合同檔案查閱制度，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序辦理查閱手續(xù)。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、復(fù)印、摘抄合同檔案。3.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)合同管理辦公室負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱人員應(yīng)在指定地點查閱，不得將檔案帶出。4.查閱人員應(yīng)愛護合同檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還保管人員。（三）檔案的銷毀1.合同檔案保管期限屆滿后，由合同管理辦公室提出銷毀意見，報園林處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.合同檔案銷毀應(yīng)按照規(guī)定的程序進行，由合