小公司庫存管理辦法一、總則（一）目的為加強本公司庫存管理，規(guī)范庫存管理流程，提高庫存管理效率，確保公司資產(chǎn)安全，降低庫存成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司所有與庫存管理相關(guān)的部門和人員，包括采購部門、銷售部門、倉庫管理部門、財務(wù)部門等。（三）庫存管理原則1.準確性原則：確保庫存數(shù)據(jù)的準確記錄，賬實相符，為公司決策提供可靠依據(jù)。2.及時性原則：及時處理庫存的出入庫、盤點等業(yè)務(wù)，避免積壓和短缺。3.安全性原則：保障庫存物資的安全，防止損壞、變質(zhì)、丟失等情況發(fā)生。4.成本效益原則：在保證庫存滿足生產(chǎn)經(jīng)營需要的前提下，合理控制庫存水平，降低庫存成本。二、庫存分類與編碼（一）庫存分類1.原材料庫存：指用于生產(chǎn)產(chǎn)品的各種基本原料，如鋼材、木材、塑料顆粒等。2.在產(chǎn)品庫存：指處于生產(chǎn)過程中的未完工產(chǎn)品。3.產(chǎn)成品庫存：指已經(jīng)完成生產(chǎn)過程，等待銷售的產(chǎn)品。4.備品備件庫存：為保證生產(chǎn)設(shè)備正常運行而儲備的零部件和備用設(shè)備。5.低值易耗品庫存：單位價值較低、使用期限較短的勞動資料，如工具、量具、辦公用品等。（二）庫存編碼1.為便于庫存管理和信息系統(tǒng)操作，對各類庫存進行統(tǒng)一編碼。編碼采用[X]位數(shù)字或字母組合，其中前[X]位表示庫存類別，后[X]位為順序號。2.原材料庫存編碼：第一位為“Y”，表示原材料；第二位至第四位根據(jù)原材料所屬大類進行細分編碼，如“Y001”表示金屬材料，“Y002”表示化工原料等；第五位至第八位為該類原材料的順序號。3.在產(chǎn)品庫存編碼：第一位為“Z”，表示在產(chǎn)品；第二位至第三位根據(jù)產(chǎn)品生產(chǎn)階段進行編碼，如“Z01”表示加工初期，“Z02”表示加工中期等；第四位至第八位為產(chǎn)品型號或批次號。4.產(chǎn)成品庫存編碼：第一位為“C”，表示產(chǎn)成品；第二位至第四位根據(jù)產(chǎn)品類別進行編碼，如“C001”表示電子產(chǎn)品，“C002”表示機械產(chǎn)品等；第五位至第八位為產(chǎn)品型號或批次號。5.備品備件庫存編碼：第一位為“B”，表示備品備件；第二位至第四位根據(jù)設(shè)備類型進行編碼，如“B001”表示機床備件，“B002”表示電氣設(shè)備備件等；第五位至第八位為備件型號或規(guī)格。6.低值易耗品庫存編碼：第一位為“D”，表示低值易耗品；第二位至第三位根據(jù)低值易耗品類別進行編碼，如“D01”表示工具類，“D02”表示辦公用品類等；第四位至第八位為具體品種的順序號。三、庫存管理職責分工（一）采購部門1.根據(jù)生產(chǎn)計劃和銷售訂單，制定合理的采購計劃，確保庫存物資的及時供應(yīng)。2.選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同，跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，確保采購物資的質(zhì)量和交貨期。3.負責采購物資的到貨驗收工作，對不合格物資及時辦理退貨或換貨手續(xù)。（二）銷售部門1.及時了解市場需求和客戶訂單情況，準確預(yù)測產(chǎn)品銷售量，為生產(chǎn)部門提供銷售信息。2.負責產(chǎn)品的銷售發(fā)貨工作，確保發(fā)貨的準確性和及時性，同時協(xié)調(diào)處理客戶的退貨、換貨等問題。3.定期分析銷售數(shù)據(jù)，為庫存管理提供參考，協(xié)助優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)。（三）倉庫管理部門1.負責庫存物資的收、發(fā)、存管理工作，嚴格執(zhí)行庫存管理制度和操作流程。2.對庫存物資進行分類存放、標識管理，確保庫存物資擺放整齊、有序，便于查找和盤點。3.定期對庫存物資進行盤點，編制盤點報告，及時發(fā)現(xiàn)和處理庫存盤盈、盤虧等問題。4.負責庫存物資的保管和維護工作，采取必要的防護措施，防止庫存物資損壞、變質(zhì)、丟失等情況發(fā)生。（四）財務(wù)部門1.負責庫存物資的賬務(wù)處理，準確記錄庫存物資的增減變動情況，定期與倉庫管理部門核對賬目，確保賬賬相符。2.參與庫存盤點工作，對盤點結(jié)果進行審核和監(jiān)督，協(xié)助分析庫存成本和資金占用情況。3.根據(jù)庫存管理情況，編制相關(guān)財務(wù)報表和分析報告，為公司決策提供財務(wù)支持。四、庫存采購管理（一）采購計劃制定1.采購部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)計劃、銷售訂單、庫存狀況等因素，綜合考慮采購提前期、安全庫存等，制定月度采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計到貨時間等信息，并經(jīng)相關(guān)部門審核批準后執(zhí)行。3.在執(zhí)行采購計劃過程中，如因市場變化、生產(chǎn)計劃調(diào)整等原因需要變更采購計劃，采購部門應(yīng)及時提出變更申請，經(jīng)審批后調(diào)整采購計劃。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評估和選擇機制，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期等方面進行綜合評估，選擇合格的供應(yīng)商。2.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等條款。3.定期對供應(yīng)商進行評估和考核，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商合作策略，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時采取措施進行整改或淘汰。（三）采購訂單下達與跟蹤1.根據(jù)采購計劃，采購部門及時下達采購訂單給供應(yīng)商。采購訂單應(yīng)明確采購物資的詳細信息、交貨時間、交貨地點等要求。2.建立采購訂單跟蹤機制，定期與供應(yīng)商溝通采購訂單執(zhí)行情況，及時掌握物資的生產(chǎn)進度、運輸情況等，確保物資按時、按質(zhì)、按量到貨。3.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商未能按時交貨或物資質(zhì)量不符合要求，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，必要時采取相應(yīng)的違約責任追究措施。（四）采購驗收1.采購物資到貨后，采購部門應(yīng)及時通知倉庫管理部門進行驗收。倉庫管理部門應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標準對物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進行驗收。2.驗收合格的物資，倉庫管理部門應(yīng)辦理入庫手續(xù)，并在入庫單上簽字確認；驗收不合格的物資，倉庫管理部門應(yīng)及時通知采購部門，采購部門負責與供應(yīng)商協(xié)商退貨、換貨或補貨等事宜。3.采購部門應(yīng)建立采購驗收記錄檔案，記錄采購物資的驗收情況，包括驗收時間、驗收人員、驗收結(jié)果等信息，以備查閱。五、庫存入庫管理（一）入庫流程1.采購物資到貨后，倉庫管理人員應(yīng)首先核對送貨單與采購訂單的一致性，包括物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。2.對物資進行外觀檢查，查看是否有損壞、變質(zhì)等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與送貨人員確認，并做好記錄。3.經(jīng)核對和檢查無誤后，倉庫管理人員按照庫存編碼規(guī)則對物資進行分類存放，并在庫存管理系統(tǒng)中錄入入庫信息，生成入庫單。4.入庫單應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、入庫時間、倉庫名稱、入庫單號等內(nèi)容，并由倉庫管理人員、送貨人員簽字確認。5.倉庫管理人員將入庫單的一聯(lián)交財務(wù)部門作為記賬憑證，一聯(lián)留存?zhèn)}庫作為庫存管理記錄，一聯(lián)交采購部門作為采購業(yè)務(wù)完成的依據(jù)。（二）入庫驗收標準1.物資的數(shù)量應(yīng)與送貨單和采購訂單一致，誤差應(yīng)在規(guī)定的范圍內(nèi)。2.物資的質(zhì)量應(yīng)符合采購合同和相關(guān)標準的要求，包括外觀質(zhì)量、內(nèi)在質(zhì)量等。對于有質(zhì)量檢驗要求的物資，應(yīng)提供質(zhì)量檢驗報告。3.物資的規(guī)格、型號應(yīng)與采購訂單一致，如有不符，應(yīng)及時與采購部門溝通處理。4.對于貴重物資、易燃易爆物資等特殊物資，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行嚴格驗收和管理。（三）入庫異常處理1.如發(fā)現(xiàn)物資數(shù)量短缺、質(zhì)量不合格、規(guī)格型號不符等入庫異常情況，倉庫管理人員應(yīng)及時通知采購部門和相關(guān)部門。2.采購部門負責與供應(yīng)商協(xié)商解決入庫異常問題，如退貨、換貨、補貨等，并跟蹤處理結(jié)果。3.對于因入庫異常導致的延誤或損失，應(yīng)按照采購合同的約定追究供應(yīng)商的責任。同時，相關(guān)部門應(yīng)分析原因，采取措施避免類似問題再次發(fā)生。六、庫存存儲管理（一）庫存存放規(guī)劃1.根據(jù)庫存物資的類別、特性、用途等因素，對倉庫進行合理規(guī)劃，劃分不同的存儲區(qū)域，如原材料區(qū)、在產(chǎn)品區(qū)、產(chǎn)成品區(qū)、備品備件區(qū)、低值易耗品區(qū)等。2.每個存儲區(qū)域應(yīng)設(shè)置明顯的標識牌，標明區(qū)域名稱、庫存物資類別等信息，便于物資的存放和查找。3.對于有特殊存儲要求的物資，如易燃易爆物資、易腐蝕物資、貴重物資等，應(yīng)設(shè)置專門的存儲區(qū)域，并采取相應(yīng)的防護措施，確保物資安全。（二）庫存保管措施1.倉庫管理人員應(yīng)定期對庫存物資進行檢查和盤點，查看物資的存儲狀態(tài)是否良好，有無損壞、變質(zhì)、丟失等情況。2.對于易受潮、易生銹的物資，應(yīng)采取防潮、防銹措施，如密封包裝、放置干燥劑、涂防銹油等。3.對于易燃易爆物資，應(yīng)嚴格按照相關(guān)規(guī)定進行存儲和管理，設(shè)置明顯的警示標識，配備必要的消防器材和安全設(shè)施。4.對于貴重物資，應(yīng)實行專人專管，建立嚴格的出入庫登記制度，確保物資的安全和完整。5.倉庫應(yīng)保持整潔、通風良好，溫度、濕度應(yīng)符合物資存儲要求，防止因環(huán)境因素影響物資質(zhì)量。（三）庫存盤點1.倉庫管理部門應(yīng)定期組織庫存盤點工作，盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月、每季度或每年進行一次全面盤點。2.盤點前，倉庫管理人員應(yīng)做好準備工作，包括整理庫存物資、核對賬目、準備盤點工具等。3.盤點過程中，應(yīng)采用實地盤點的方法，對庫存物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進行逐一核對，確保賬實相符。4.盤點結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)編制盤點報告，詳細記錄盤點結(jié)果，包括盤盈、盤虧的物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、原因等信息。5.財務(wù)部門應(yīng)對盤點報告進行審核，對盤盈、盤虧情況進行賬務(wù)處理。對于盤盈的物資，應(yīng)及時調(diào)整庫存賬目；對于盤虧的物資，應(yīng)查明原因，屬于正常損耗的，經(jīng)審批后計入當期損益，屬于人為原因造成的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責任。七、庫存出庫管理（一）出庫流程1.銷售部門根據(jù)客戶訂單或發(fā)貨通知，開具銷售發(fā)貨單，并將發(fā)貨單傳遞給倉庫管理部門。2.倉庫管理人員接到銷售發(fā)貨單后，首先核對發(fā)貨單與庫存記錄的一致性，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。3.根據(jù)發(fā)貨單的要求，倉庫管理人員對庫存物資進行揀選、包裝，并辦理出庫手續(xù)。在庫存管理系統(tǒng)中錄入出庫信息，生成出庫單。4.出庫單應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、出庫時間、倉庫名稱、出庫單號、客戶名稱等內(nèi)容，并由倉庫管理人員、發(fā)貨人員簽字確認。5.倉庫管理人員將出庫單的一聯(lián)交財務(wù)部門作為記賬憑證，一聯(lián)留存?zhèn)}庫作為庫存管理記錄，一聯(lián)交銷售部門作為發(fā)貨依據(jù)。（二）出庫審批1.對于正常的銷售出庫，倉庫管理人員可根據(jù)銷售發(fā)貨單直接辦理出庫手續(xù)。2.對于非銷售出庫，如生產(chǎn)領(lǐng)用、樣品贈送、內(nèi)部調(diào)撥等，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行審批。審批流程一般為：申請部門填寫出庫申請單，經(jīng)部門負責人審核后，報相關(guān)領(lǐng)導審批，審批通過后倉庫管理部門方可辦理出庫手續(xù)。3.出庫申請單應(yīng)明確出庫物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，并注明申請日期、申請部門、申請人等內(nèi)容。（三）出庫異常處理1.如發(fā)現(xiàn)庫存物資數(shù)量不足、質(zhì)量不合格等出庫異常情況，倉庫管理人員應(yīng)及時通知銷售部門或申請部門，并說明原因。2.銷售部門或申請部門負責與相關(guān)部門協(xié)調(diào)解決出庫異常問題，如調(diào)整訂單、補貨、更換物資等，并跟蹤處理結(jié)果。3.對于因出庫異常導致的延誤或損失，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理，分析原因，采取措施避免類似問題再次發(fā)生。八、庫存成本控制（一）庫存成本構(gòu)成庫存成本主要包括采購成本、存儲成本、缺貨成本等。1.采購成本：指為購買庫存物資而發(fā)生的費用，包括物資價格、運輸費、裝卸費、保險費等。2.存儲成本：指為存儲庫存物資而發(fā)生的費用，包括倉庫租金、倉儲設(shè)備折舊、物資保管費、庫存資金占用利息等。3.缺貨成本：指因庫存物資短缺而導致的損失，包括銷售損失、客戶流失、生產(chǎn)停滯等。（二）庫存成本控制措施1.優(yōu)化采購管理：通過合理選擇供應(yīng)商、談判采購價格、優(yōu)化采購批量等方式，降低采購成本。2.合理控制庫存水平：根據(jù)生產(chǎn)計劃、銷售預(yù)測等因素，科學確定安全庫存、經(jīng)濟訂貨量等庫存參數(shù)，避免庫存積壓或缺貨，降低存儲成本和缺貨成本。3.加強庫存管理：提高庫存管理效率，減少庫存物資的損耗、變質(zhì)等情況，降低庫存成本。4.定期進行庫存成本分析：財務(wù)部門定期對庫存成本進行分析，找出成本控制的關(guān)鍵點和存在的問題，提出改進措施和建議，為公司決策提供支持。九、庫存信息管理（一）庫存管理系統(tǒng)1.建立完善的庫存管理系統(tǒng)，實現(xiàn)庫存信息的實時錄入、查詢、統(tǒng)計、分析等功能。2.庫存管理系統(tǒng)應(yīng)與采購管理系統(tǒng)、銷售管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)等進行集成，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和協(xié)同，提高工作效率和管理水平。3.倉庫管理人員應(yīng)熟練掌握庫存管理系統(tǒng)的操作，及時準確地錄入庫存信息，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實際庫存一致。（二）庫存報表編制1.倉庫管理部門應(yīng)定期編制庫存報表，如庫存日報表、庫存月報表、庫存盤點表等，反映庫存物資的數(shù)量、金額、變動情況等信息。2.庫存報表應(yīng)經(jīng)倉庫管理人員審核簽字后，報送財務(wù)部門、采購部門、銷售部門等相關(guān)部門。3.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)庫存報表和相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)，編制庫存成本分析報表、資金占用報表等，為公司決策提供財務(wù)支持。（三）庫存信息安全管理1.加強庫存信息的安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作庫存管理系統(tǒng)。2.定期對庫存管理系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，做好數(shù)據(jù)的保密工作，防止庫存信息泄露。3.建立庫存信息安全審計機制，對庫存管理系統(tǒng)的操作記錄進行審計，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。十、庫存風險管理（一）風險識別與評估1.對庫存管理過程中可能面臨的風險進行識別，包括市