高校檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)高校檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高學(xué)校管理水平和教育質(zhì)量，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》以及國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，結(jié)合本校實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本校各部門、各單位以及全體教職員工和學(xué)生形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。學(xué)校檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.真實(shí)性原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的歷史面貌和發(fā)展過(guò)程。3.完整性原則。全面收集、整理學(xué)校在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的各類檔案。4.保密性原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。5.服務(wù)性原則。充分開(kāi)發(fā)利用檔案資源，為學(xué)校的教學(xué)、科研、管理和社會(huì)服務(wù)提供支持。二、檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)（一）檔案管理部門學(xué)校設(shè)立綜合檔案室，作為全校檔案管理的職能部門，歸口管理全校檔案工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本校檔案工作規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全校檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查全校各部門、各單位的檔案工作。4.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)研究活動(dòng)。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。（二）檔案工作人員檔案工作人員應(yīng)具備檔案專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉學(xué)校各項(xiàng)工作，熱愛(ài)檔案事業(yè)，忠于職守，遵守紀(jì)律。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作。2.按照學(xué)校檔案管理部門的要求，及時(shí)移交檔案。3.協(xié)助學(xué)校檔案管理部門開(kāi)展檔案利用工作。4.參與檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)研究活動(dòng)。（三）各部門、各單位職責(zé)1.各部門、各單位應(yīng)明確一名負(fù)責(zé)人分管檔案工作，配備專（兼）職檔案人員，負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的日常管理工作。2.建立健全本部門、本單位的檔案管理制度，確保檔案工作的正常開(kāi)展。3.按照學(xué)校檔案管理部門的要求，做好檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并及時(shí)移交學(xué)校綜合檔案室。4.積極支持和配合學(xué)校檔案管理部門開(kāi)展檔案工作，提供必要的工作條件。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨群類檔案：包括學(xué)校黨組織在工作中形成的文件材料，如黨委會(huì)議記錄、組織建設(shè)、宣傳工作、紀(jì)檢工作等方面的文件。2.行政類檔案：包括學(xué)校行政機(jī)構(gòu)在行政管理活動(dòng)中形成的文件材料，如校長(zhǎng)辦公會(huì)議記錄、學(xué)校規(guī)劃、規(guī)章制度、人事管理、財(cái)務(wù)管理等方面的文件。3.教學(xué)類檔案：包括學(xué)校教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)研究等活動(dòng)中形成的文件材料，如教學(xué)計(jì)劃、課程標(biāo)準(zhǔn)、教案、試卷、學(xué)生成績(jī)等。4.科研類檔案：包括學(xué)?？蒲许?xiàng)目管理、科研成果、學(xué)術(shù)交流等方面形成的文件材料，如科研項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、研究報(bào)告、論文著作、科研獎(jiǎng)勵(lì)等。5.基本建設(shè)類檔案：包括學(xué)?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收等全過(guò)程形成的文件材料，如項(xiàng)目審批文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.儀器設(shè)備類檔案：包括學(xué)校購(gòu)置、自制、調(diào)撥、報(bào)廢等儀器設(shè)備過(guò)程中形成的文件材料，如設(shè)備申購(gòu)單、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說(shuō)明書(shū)等。7.財(cái)會(huì)類檔案：包括學(xué)校財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等文件材料。8.學(xué)生類檔案：包括學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)全過(guò)程形成的文件材料，如招生錄取材料、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲材料、畢業(yè)鑒定等。9.聲像類檔案：包括學(xué)校在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等聲像材料。10.電子類檔案：包括學(xué)校在信息化建設(shè)過(guò)程中形成的電子文件、數(shù)據(jù)等。（二）收集要求1.各部門、各單位應(yīng)按照檔案收集范圍的要求，及時(shí)收集本部門、本單位在工作中形成的各類檔案，并進(jìn)行初步整理。2.對(duì)于重要活動(dòng)、重大事件形成的檔案，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。3.檔案收集應(yīng)保持文件材料的原始性和真實(shí)性，不得擅自涂改、偽造檔案。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合國(guó)家有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（四）整理方法1.分類：按照檔案的類別，將收集到的檔案進(jìn)行分類，如黨群類、行政類、教學(xué)類等。2.立卷：將同一類別的檔案按照一定的原則和方法進(jìn)行立卷，如按年度、問(wèn)題、保管期限等。3.編號(hào)：對(duì)立卷后的檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、卷內(nèi)文件目錄、備考表等，詳細(xì)記錄檔案的內(nèi)容和保管情況。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)學(xué)校和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)學(xué)校需要查考利用的檔案，應(yīng)列為長(zhǎng)期保管，保管期限一般為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)期內(nèi)學(xué)校需要查考利用的檔案，應(yīng)列為短期保管，保管期限一般為5年以下。（三）檔案保管要求1.建立健全檔案保管制度，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全和完整。4.嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理部門、有關(guān)業(yè)務(wù)部門和專家組成員參加。檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作計(jì)劃，組織開(kāi)展檔案鑒定工作。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全、完整，是否存在缺頁(yè)、漏項(xiàng)等情況。2.檔案的準(zhǔn)確性：核實(shí)檔案內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確，是否存在錯(cuò)誤、虛假信息。3.檔案的時(shí)效性：判斷檔案是否仍具有現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，是否已過(guò)保管期限。4.檔案的重復(fù)度：檢查檔案是否存在重復(fù)記錄，是否可以進(jìn)行合并或剔除。（三）鑒定程序1.檔案管理部門根據(jù)檔案保管期限表，對(duì)到期檔案進(jìn)行初步鑒定，提出銷毀意見(jiàn)。2.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組組織有關(guān)業(yè)務(wù)部門和專家對(duì)初步鑒定意見(jiàn)進(jìn)行審核，形成鑒定報(bào)告。3.經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀。（四）銷毀要求1.檔案銷毀應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的題名、年度、保管期限、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)審核簽字，并報(bào)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由兩人以上監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀清冊(cè)存檔。六、檔案的利用（一）利用范圍本校教職員工、學(xué)生及其他因工作需要查閱檔案的單位和個(gè)人，均可按規(guī)定利用學(xué)校檔案。（二）利用方式1.查閱：利用者可直接到學(xué)校綜合檔案室查閱檔案原件或復(fù)印件。2.借閱：對(duì)確需借出檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，注明借閱期限和歸還日期。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.出具證明：學(xué)校綜合檔案室可為利用者出具檔案證明材料，但應(yīng)嚴(yán)格審核，確保證明內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確。（三）利用手續(xù)1.本校教職員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱（借閱）登記表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)校綜合檔案室辦理手續(xù)。2.本校學(xué)生查閱檔案，應(yīng)持本人學(xué)生證，填寫(xiě)檔案查閱登記表，經(jīng)學(xué)生所在學(xué)院輔導(dǎo)員簽字同意后，到學(xué)校綜合檔案室辦理手續(xù)。3.校外單位和個(gè)人查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的和范圍，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。如需借閱檔案，還應(yīng)辦理借閱手續(xù)，并按規(guī)定繳納檔案利用費(fèi)用。（四）利用監(jiān)督學(xué)校檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案利用工作的監(jiān)督，定期檢查檔案利用情況，確保檔案利用工作規(guī)范、有序進(jìn)行。對(duì)違反檔案利用規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)予以制止，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)：建立檔案信息資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息在學(xué)校內(nèi)部的共享和交流。（三）建設(shè)要求1.檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案信息的安全和保密。2.加強(qiáng)檔案信息化人才培養(yǎng)，提高檔案工作人員的信息化技能和業(yè)務(wù)水平。3.建立健全檔案信息化管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。八、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰（一）獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門、單位和個(gè)人，學(xué)校將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。表彰和獎(jiǎng)勵(lì)的形式包括：通報(bào)表?yè)P(yáng)、頒發(fā)榮譽(yù)證書(shū)、給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)等。（二）處罰對(duì)違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的，由學(xué)校檔案管理部門責(zé)令限期改正；情節(jié)嚴(yán)重的，對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依