電子行程單管理辦法總則制定目的為了加強(qiáng)電子行程單的管理，規(guī)范電子行程單的使用和操作流程，保障相關(guān)業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展，維護(hù)公司及客戶的合法權(quán)益，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本管理辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及電子行程單的開(kāi)具、使用、保管、核銷等相關(guān)業(yè)務(wù)的部門和人員。電子行程單是指公司為客戶提供的用于證明其行程安排的電子文檔，涵蓋航空、鐵路、公路等多種交通方式的行程信息。管理原則電子行程單的管理遵循合法性、準(zhǔn)確性、安全性、規(guī)范性的原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保電子行程單內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整；采取有效的安全措施，保障電子行程單信息的安全；規(guī)范電子行程單的操作流程，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。電子行程單的開(kāi)具開(kāi)具條件客戶在與公司簽訂相關(guān)服務(wù)合同，并完成相應(yīng)的費(fèi)用支付后，公司方可為其開(kāi)具電子行程單。開(kāi)具電子行程單的信息應(yīng)與客戶實(shí)際行程信息一致，包括但不限于出發(fā)地、目的地、出發(fā)時(shí)間、到達(dá)時(shí)間、交通工具、座位號(hào)等。開(kāi)具流程1.信息收集：業(yè)務(wù)部門在與客戶溝通確定行程安排后，及時(shí)收集客戶的相關(guān)信息，包括姓名、證件號(hào)碼、聯(lián)系方式等，并錄入公司的業(yè)務(wù)系統(tǒng)。2.行程確認(rèn)：業(yè)務(wù)部門根據(jù)客戶提供的信息和需求，制定詳細(xì)的行程方案，并與客戶進(jìn)行確認(rèn)。確認(rèn)無(wú)誤后，將行程信息提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行費(fèi)用核算。3.費(fèi)用支付：財(cái)務(wù)部門根據(jù)行程方案核算費(fèi)用，并通知客戶進(jìn)行支付?？蛻敉瓿芍Ц逗?，財(cái)務(wù)部門在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中標(biāo)記費(fèi)用已支付。4.電子行程單生成：業(yè)務(wù)部門在確認(rèn)費(fèi)用已支付后，通過(guò)公司指定的電子行程單系統(tǒng)生成電子行程單。電子行程單應(yīng)包含公司名稱、客戶信息、行程信息、費(fèi)用明細(xì)等內(nèi)容。5.審核與發(fā)送：電子行程單生成后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，將電子行程單發(fā)送至客戶指定的電子郵箱或手機(jī)短信。特殊情況處理1.行程變更：如客戶在行程安排確定后需要變更行程，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，并根據(jù)變更情況重新生成電子行程單。變更后的電子行程單應(yīng)注明“變更”字樣，并重新發(fā)送給客戶。2.重復(fù)開(kāi)具：原則上，同一行程只開(kāi)具一次電子行程單。如客戶因特殊原因需要重復(fù)開(kāi)具電子行程單，業(yè)務(wù)部門應(yīng)核實(shí)情況，并在電子行程單上注明“重復(fù)開(kāi)具”字樣。電子行程單的使用使用范圍電子行程單是客戶行程安排的重要憑證，可用于客戶登機(jī)、乘車、入住酒店等相關(guān)業(yè)務(wù)的辦理?？蛻魬?yīng)妥善保管電子行程單，避免泄露行程信息。使用要求1.真實(shí)性：客戶在使用電子行程單時(shí)，應(yīng)確保行程信息的真實(shí)性。如發(fā)現(xiàn)客戶提供虛假行程信息，公司有權(quán)取消其行程安排，并追究其相應(yīng)的法律責(zé)任。2.完整性：電子行程單應(yīng)完整無(wú)缺，不得涂改、偽造。如電子行程單出現(xiàn)損壞或丟失，客戶應(yīng)及時(shí)聯(lián)系公司進(jìn)行補(bǔ)發(fā)。3.有效期：電子行程單具有一定的有效期，客戶應(yīng)在有效期內(nèi)使用。超過(guò)有效期的電子行程單將自動(dòng)失效，客戶需重新申請(qǐng)開(kāi)具。與其他憑證的關(guān)系電子行程單與紙質(zhì)行程單具有同等法律效力。在實(shí)際使用中，客戶可根據(jù)需要選擇使用電子行程單或紙質(zhì)行程單。如客戶同時(shí)持有電子行程單和紙質(zhì)行程單，以電子行程單為準(zhǔn)。電子行程單的保管公司保管公司應(yīng)建立電子行程單保管制度，指定專人負(fù)責(zé)電子行程單的保管工作。電子行程單應(yīng)按照時(shí)間順序和業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)具備安全可靠的特點(diǎn)，如服務(wù)器、硬盤等。保管期限電子行程單的保管期限按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，電子行程單的保管期限為[X]年。在保管期限內(nèi)，公司應(yīng)確保電子行程單的完整性和可查閱性。保密要求公司員工在保管電子行程單過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露客戶的行程信息和個(gè)人隱私。如因工作需要查閱電子行程單，應(yīng)經(jīng)過(guò)相關(guān)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)，并做好查閱記錄。電子行程單的核銷核銷流程1.業(yè)務(wù)部門核銷：業(yè)務(wù)部門在客戶行程結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)對(duì)電子行程單進(jìn)行核銷。核銷時(shí)，應(yīng)核對(duì)電子行程單的行程信息和費(fèi)用信息是否與實(shí)際情況相符。2.財(cái)務(wù)部門審核：業(yè)務(wù)部門完成核銷后，將電子行程單提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)后，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中標(biāo)記電子行程單已核銷。3.存檔：電子行程單核銷完成后，由保管人員將其存檔保存。核銷標(biāo)準(zhǔn)電子行程單的核銷應(yīng)符合以下標(biāo)準(zhǔn)：1.行程信息與實(shí)際情況一致；2.費(fèi)用信息準(zhǔn)確無(wú)誤；3.電子行程單已按規(guī)定發(fā)送給客戶。未核銷處理如電子行程單在規(guī)定時(shí)間內(nèi)未核銷，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。如因客戶原因?qū)е挛春虽N，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與客戶溝通，督促其完成行程并進(jìn)行核銷。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督公司應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)電子行程單的管理情況進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括電子行程單的開(kāi)具、使用、保管、核銷等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。外部監(jiān)督公司應(yīng)積極配合國(guó)家相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供電子行程單的相關(guān)資料和信息。如發(fā)現(xiàn)公司存在違反本辦法的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。違規(guī)處理對(duì)于違反本辦法規(guī)定的部門和人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。情節(jié)較輕的，給予警告、批評(píng)教育；情節(jié)嚴(yán)重的，給予記過(guò)、降職、辭退等處分。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。附則解釋權(quán)本辦法由公司[