運輸合同管理辦法一、總則（一）目的為加強公司運輸合同管理，規(guī)范運輸合同簽訂、履行、變更、終止等行為，維護公司合法權益，降低運輸風險，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司與各類運輸服務提供商簽訂的運輸合同，包括但不限于公路運輸合同、鐵路運輸合同、航空運輸合同、水路運輸合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：運輸合同的簽訂、履行等活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準。2.平等自愿原則：合同雙方在平等協商的基礎上，自愿簽訂運輸合同，任何一方不得強迫另一方簽訂合同。3.公平公正原則：合同條款應體現公平公正，保障雙方的合法權益，不得損害任何一方的利益。4.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，嚴格履行合同約定的義務，不得擅自變更或解除合同。二、運輸合同的簽訂（一）合同主體資格審查1.業(yè)務部門在選擇運輸服務提供商時，應首先對其主體資格進行審查，確保其具有合法的經營資質和運輸能力。2.審查內容包括但不限于營業(yè)執(zhí)照、道路運輸許可證、稅務登記證、法人身份證明等相關證件的真實性、有效性和合法性。3.對于新合作的運輸服務提供商，業(yè)務部門應要求其提供詳細的公司簡介、業(yè)績情況、信譽評價等資料，以便全面了解其經營狀況和信譽情況。（二）合同條款制定1.運輸合同應明確雙方的權利和義務，條款應具體、詳細、清晰，避免模糊不清或產生歧義。2.合同主要條款應包括但不限于運輸貨物的名稱、數量、規(guī)格、包裝、運輸起始地點、運輸目的地、運輸期限、運輸價格、付款方式、違約責任等。3.對于特殊貨物的運輸，如易燃易爆物品、危險化學品等，應在合同中明確運輸要求和安全保障措施。4.合同中應約定運輸服務提供商的服務標準，如運輸時間的準確性、貨物的完好率、運輸過程中的安全保障等。（三）合同簽訂流程1.業(yè)務部門根據運輸需求，擬定運輸合同初稿，并提交給法務部門進行審核。2.法務部門對合同初稿進行法律審查，重點審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風險，對合同內容提出修改意見和建議。3.業(yè)務部門根據法務部門的審核意見，對合同初稿進行修改完善，形成合同正式文本。4.合同正式文本經業(yè)務部門負責人、法務部門負責人、公司分管領導審核簽字后，加蓋公司公章或合同專用章。5.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同副本分發(fā)給相關部門，如財務部門、物流部門等，以便各部門做好相關工作。三、運輸合同的履行（一）貨物交付1.發(fā)貨部門應按照合同約定的時間、地點和要求，將貨物交付給運輸服務提供商，并辦理貨物交接手續(xù)。2.貨物交接手續(xù)應包括但不限于貨物清單、運輸單據、包裝狀況等的確認，雙方應在交接清單上簽字確認。3.運輸服務提供商應在接收貨物后，及時對貨物進行檢查，如發(fā)現貨物存在損壞、短缺等問題，應及時通知發(fā)貨部門，并協商解決辦法。（二）運輸過程跟蹤1.物流部門應建立運輸過程跟蹤機制，及時掌握貨物的運輸狀態(tài)，確保貨物按時、安全到達目的地。2.物流部門可通過運輸服務提供商提供的信息系統、GPS定位等方式，實時跟蹤貨物的運輸位置、運輸時間等信息。3.如發(fā)現運輸過程中出現異常情況，如運輸延誤、貨物丟失、損壞等，物流部門應及時通知運輸服務提供商，并要求其采取相應的措施進行處理。（三）貨物到達與驗收1.運輸服務提供商應按照合同約定的時間和地點，將貨物安全送達目的地，并及時通知收貨部門。2.收貨部門應在貨物到達后，及時組織對貨物進行驗收，驗收內容包括但不限于貨物的數量、規(guī)格、質量、包裝等是否符合合同約定。3.如發(fā)現貨物存在問題，收貨部門應及時與運輸服務提供商協商解決辦法，并做好記錄。如問題較為嚴重，應及時通知業(yè)務部門和法務部門，共同研究解決方案。（四）運輸費用結算1.財務部門應根據運輸合同約定的付款方式和結算周期，及時與運輸服務提供商進行運輸費用結算。2.結算時，財務部門應審核運輸服務提供商提供的運輸單據、發(fā)票等憑證是否真實、合法、有效，確保結算金額準確無誤。3.如發(fā)現運輸服務提供商提供的憑證存在問題，財務部門應及時與運輸服務提供商溝通，要求其提供正確的憑證或進行更正。四、運輸合同的變更與解除（一）變更條件1.在運輸合同履行過程中，如有下列情形之一的，經雙方協商一致，可以變更合同：運輸貨物的名稱、數量、規(guī)格、包裝等發(fā)生變化；運輸起始地點、運輸目的地發(fā)生變化；運輸期限發(fā)生變化；運輸價格發(fā)生變化；其他需要變更合同的情形。2.變更合同應當采用書面形式，由雙方簽字（蓋章）確認，并作為原合同的補充協議。（二）解除條件1.在運輸合同履行過程中，如有下列情形之一的，一方可以解除合同：因不可抗力致使不能實現合同目的；在履行期限屆滿之前，一方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務；一方遲延履行主要債務，經催告后在合理期限內仍未履行；一方遲延履行債務或者有其他違約行為致使不能實現合同目的；法律規(guī)定的其他情形。2.解除合同應當采用書面形式，通知對方，并說明解除合同的原因和依據。合同自通知到達對方時解除。對方有異議的，可以請求人民法院或者仲裁機構確認解除合同的效力。（三）變更與解除程序1.合同變更或解除的提出方應填寫《運輸合同變更/解除申請表》，詳細說明變更或解除的原因、內容等，并提交給業(yè)務部門。2.業(yè)務部門收到申請表后，應組織相關部門進行審核，評估變更或解除合同對公司業(yè)務的影響，并提出審核意見。3.如審核通過，業(yè)務部門應與運輸服務提供商進行協商，達成一致意見后，簽訂《運輸合同變更/解除協議》。4.《運輸合同變更/解除協議》簽訂后，業(yè)務部門應及時將相關情況通知財務部門、物流部門等相關部門，以便做好后續(xù)工作。五、運輸合同的違約責任（一）運輸服務提供商違約責任1.運輸服務提供商未按照合同約定的時間、地點和要求運輸貨物的，應承擔違約責任，向公司支付違約金。違約金的金額按照合同約定執(zhí)行，如合同未約定的，按照實際損失計算。2.運輸服務提供商在運輸過程中造成貨物損壞、丟失、短缺等損失的，應承擔賠償責任，賠償金額按照合同約定執(zhí)行，如合同未約定的，按照貨物的實際價值計算。3.運輸服務提供商擅自將貨物轉包給第三方運輸的，公司有權解除合同，并要求運輸服務提供商承擔違約責任。4.運輸服務提供商違反合同約定的其他義務的，應承擔相應的違約責任，賠償公司因此遭受的損失。（二）公司違約責任1.公司未按照合同約定的時間、方式支付運輸費用的，應承擔違約責任，向運輸服務提供商支付違約金。違約金的金額按照合同約定執(zhí)行，如合同未約定的，按照銀行同期貸款利率計算。2.公司因自身原因導致運輸合同無法履行或變更的，應承擔相應的違約責任，賠償運輸服務提供商因此遭受的損失。3.公司違反合同約定的其他義務的，應承擔相應的違約責任，賠償運輸服務提供商因此遭受的損失。（三）違約責任的承擔方式1.雙方應按照合同約定承擔違約責任，如一方違約給對方造成損失的，應及時賠償對方的損失。2.違約責任的承擔方式包括但不限于支付違約金、賠償損失、繼續(xù)履行合同等。雙方可根據實際情況協商確定具體的承擔方式。3.如雙方在違約責任的承擔上發(fā)生爭議，應首先通過友好協商解決；協商不成的，可依法向有管轄權的人民法院提起訴訟或向仲裁機構申請仲裁。六、運輸合同的檔案管理（一）檔案收集1.業(yè)務部門負責收集運輸合同簽訂、履行、變更、解除等過程中形成的各類文件資料，包括合同文本、運輸單據、發(fā)票、交接清單、變更/解除協議等。2.檔案管理人員應定期對業(yè)務部門收集的文件資料進行檢查，確保資料的完整性和準確性。（二）檔案整理1.檔案管理人員應按照檔案管理的要求，對收集到的文件資料進行分類整理，建立檔案目錄，便于查詢和管理。2.檔案整理應遵循文件形成的規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（三）檔案保管1.運輸合同檔案應妥善保管，確保檔案的安全和完整。檔案保管期限按照國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定執(zhí)行。2.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和維護，如發(fā)現檔案損壞、丟失等情況，應及時采取措施進行處理。3.檔案保管應采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式，電子檔案應進行備份，并確保備份數據的安全和可恢復性。（四）檔案查閱與借閱1.公司內部人員因工作需要查閱運輸合同檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應按照申請表的要求，提供相應的檔案資料，并做好查閱記錄。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復制檔案資料。3.公司外部人員因工作需要查閱運輸合同檔案的，應持有單位介紹信或相關證明文件，經公司分管領導批準后，方