認(rèn)證合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司認(rèn)證合同管理，規(guī)范認(rèn)證合同的簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司與認(rèn)證機(jī)構(gòu)簽訂的各類認(rèn)證合同，包括但不限于質(zhì)量管理體系認(rèn)證、環(huán)境管理體系認(rèn)證、職業(yè)健康安全管理體系認(rèn)證等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則認(rèn)證合同的簽訂、履行等活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同合法有效。2.平等自愿原則合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得強(qiáng)迫另一方簽訂合同。3.公平公正原則合同條款應(yīng)公平合理，不得損害雙方的合法權(quán)益，體現(xiàn)公平公正的原則。4.誠(chéng)實(shí)守信原則合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得隱瞞或欺詐對(duì)方。二、合同簽訂（一）合同主體資格審查1.在簽訂認(rèn)證合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)對(duì)認(rèn)證機(jī)構(gòu)的主體資格進(jìn)行審查，確保其具備合法的認(rèn)證資質(zhì)。審查認(rèn)證機(jī)構(gòu)的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、認(rèn)證機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)書等相關(guān)證照是否有效。了解認(rèn)證機(jī)構(gòu)的經(jīng)營(yíng)范圍是否包含所需的認(rèn)證服務(wù)。2.同時(shí)，還應(yīng)審查認(rèn)證機(jī)構(gòu)的信譽(yù)和業(yè)績(jī)，可通過查詢相關(guān)行業(yè)網(wǎng)站、咨詢其他企業(yè)等方式進(jìn)行了解。（二）合同條款擬定1.合同條款應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括但不限于認(rèn)證服務(wù)的范圍、標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用、時(shí)間安排、認(rèn)證流程、雙方的違約責(zé)任等。認(rèn)證服務(wù)的范圍應(yīng)具體明確，包括對(duì)哪些產(chǎn)品、過程或管理體系進(jìn)行認(rèn)證。認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，并明確具體的條款和指標(biāo)。費(fèi)用條款應(yīng)詳細(xì)列出認(rèn)證費(fèi)用的金額、支付方式、支付時(shí)間等。時(shí)間安排應(yīng)明確認(rèn)證項(xiàng)目的啟動(dòng)時(shí)間、審核時(shí)間、證書頒發(fā)時(shí)間等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。認(rèn)證流程應(yīng)清晰描述，包括申請(qǐng)受理、文件審查、現(xiàn)場(chǎng)審核、不符合項(xiàng)整改、認(rèn)證決定等環(huán)節(jié)。違約責(zé)任條款應(yīng)明確雙方在合同履行過程中如出現(xiàn)違約行為應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和賠償方式。2.合同條款應(yīng)使用準(zhǔn)確、規(guī)范的語(yǔ)言，避免模糊不清或歧義的表述。對(duì)于重要條款，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)說明和解釋。（三）合同審批1.擬好的認(rèn)證合同應(yīng)提交給相關(guān)部門進(jìn)行審批。審批部門應(yīng)包括業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)審查合同是否符合業(yè)務(wù)需求，認(rèn)證服務(wù)的范圍、標(biāo)準(zhǔn)等是否與實(shí)際情況相符。法務(wù)部門負(fù)責(zé)審查合同的合法性、合規(guī)性，對(duì)合同條款進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，提出修改意見。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審查合同的費(fèi)用條款是否合理，支付方式和時(shí)間是否符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。2.各審批部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成審批，并簽署審批意見。如發(fā)現(xiàn)合同條款存在問題，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通修改，直至合同符合要求。（四）合同簽訂1.經(jīng)審批通過的認(rèn)證合同，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與認(rèn)證機(jī)構(gòu)簽訂。簽訂合同時(shí)，應(yīng)確保合同文本的完整性和準(zhǔn)確性，雙方簽字蓋章應(yīng)清晰、有效。2.合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門存檔，以便各部門了解合同內(nèi)容，做好后續(xù)的配合工作。三、合同履行（一）公司義務(wù)履行1.公司應(yīng)按照合同約定，及時(shí)向認(rèn)證機(jī)構(gòu)提供所需的文件、資料等，配合認(rèn)證機(jī)構(gòu)開展認(rèn)證工作。提供的文件、資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)的要求。按照認(rèn)證機(jī)構(gòu)的要求，安排相關(guān)人員接受訪談、提供證據(jù)等。2.公司應(yīng)按照合同約定的時(shí)間和方式支付認(rèn)證費(fèi)用，確保認(rèn)證工作的順利進(jìn)行。（二）認(rèn)證機(jī)構(gòu)義務(wù)履行1.認(rèn)證機(jī)構(gòu)應(yīng)按照合同約定的認(rèn)證服務(wù)范圍、標(biāo)準(zhǔn)、流程等，認(rèn)真履行認(rèn)證職責(zé)，確保認(rèn)證工作的公正性、客觀性和有效性。制定詳細(xì)的認(rèn)證計(jì)劃，并提前通知公司相關(guān)安排。派出具備相應(yīng)資質(zhì)和經(jīng)驗(yàn)的審核人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核。對(duì)審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)與公司溝通，并提出整改要求。2.認(rèn)證機(jī)構(gòu)應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成認(rèn)證工作，并及時(shí)向公司頒發(fā)認(rèn)證證書。如因認(rèn)證機(jī)構(gòu)原因?qū)е抡J(rèn)證工作延誤或無(wú)法完成，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。（三）溝通與協(xié)調(diào)1.在合同履行過程中，雙方應(yīng)保持密切溝通，及時(shí)解決出現(xiàn)的問題。對(duì)于重大問題或爭(zhēng)議，應(yīng)通過協(xié)商或其他合法途徑解決。2.公司應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)與認(rèn)證機(jī)構(gòu)的溝通協(xié)調(diào)工作，及時(shí)向公司內(nèi)部相關(guān)部門反饋認(rèn)證工作進(jìn)展情況，確保各部門能夠協(xié)同配合，推進(jìn)認(rèn)證工作順利進(jìn)行。四、合同變更（一）變更情形1.在認(rèn)證合同履行過程中，如因以下情形需要變更合同條款的，雙方應(yīng)協(xié)商一致并簽訂書面變更協(xié)議：認(rèn)證服務(wù)范圍發(fā)生變化，如增加或減少認(rèn)證產(chǎn)品、過程等。認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變更，如國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)更新等。合同履行期限需要延長(zhǎng)或縮短。費(fèi)用調(diào)整，如因市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、服務(wù)內(nèi)容增加等原因?qū)е沦M(fèi)用變化。其他需要變更合同條款的情形。2.任何一方提出合同變更要求時(shí)，應(yīng)提前以書面形式通知對(duì)方，并說明變更的原因和內(nèi)容。（二）變更程序1.變更申請(qǐng)：提出變更要求的一方應(yīng)填寫《認(rèn)證合同變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明變更的事項(xiàng)、原因及對(duì)合同履行的影響等，并提交給對(duì)方。2.協(xié)商與審核：雙方應(yīng)就變更事項(xiàng)進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見后，由業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門對(duì)變更協(xié)議進(jìn)行審核，確保變更后的合同條款符合法律法規(guī)及公司利益。3.簽訂變更協(xié)議：經(jīng)審核通過后，雙方簽訂書面變更協(xié)議，變更協(xié)議作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。4.通知與存檔：變更協(xié)議簽訂后，雙方應(yīng)及時(shí)將變更情況通知相關(guān)部門，并將變更協(xié)議副本存檔。五、合同終止（一）終止情形1.認(rèn)證合同在以下情形下終止：合同期滿，雙方未續(xù)簽合同。雙方協(xié)商一致提前終止合同。因不可抗力等原因?qū)е潞贤瑹o(wú)法履行，雙方協(xié)商終止合同。認(rèn)證機(jī)構(gòu)違反合同約定，公司有權(quán)解除合同。公司違反合同約定，認(rèn)證機(jī)構(gòu)有權(quán)解除合同。2.合同終止前，雙方應(yīng)按照合同約定履行各自的義務(wù)，確保認(rèn)證工作的順利完成或妥善處理相關(guān)事宜。（二）終止程序1.合同終止時(shí)，提出終止的一方應(yīng)提前以書面形式通知對(duì)方，并說明終止的原因和時(shí)間。2.雙方應(yīng)在合同終止后，對(duì)合同履行情況進(jìn)行清理和結(jié)算，包括認(rèn)證費(fèi)用的支付、文件資料的交接、證書的處理等。3.如因合同終止給對(duì)方造成損失的，有過錯(cuò)的一方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、合同檔案管理（一）檔案建立1.公司應(yīng)建立認(rèn)證合同檔案管理制度，對(duì)認(rèn)證合同及相關(guān)文件資料進(jìn)行集中管理。2.合同檔案應(yīng)包括合同文本、審批文件、變更協(xié)議、終止協(xié)議、往來信函、審核報(bào)告、證書等相關(guān)資料。（二）檔案保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案的完整性和安全性。檔案保管期限應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般不少于[X]年。2.檔案保管地點(diǎn)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等條件，防止檔案損壞或丟失。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱認(rèn)證合同檔案的，應(yīng)填寫《認(rèn)證合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出保管地點(diǎn)。查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記或損壞。3.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部應(yīng)建立對(duì)認(rèn)證合同管理的監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)合同簽訂、履行、變更、終止等情況進(jìn)行檢查。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期向公司管理層匯報(bào)認(rèn)證合同的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)關(guān)注認(rèn)證機(jī)構(gòu)的監(jiān)管動(dòng)態(tài)，配合相關(guān)部門對(duì)認(rèn)證機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查工作。2.如發(fā)現(xiàn)認(rèn)證機(jī)構(gòu)存在違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)采取措施，維護(hù)公司的合法權(quán)益，并向相關(guān)部門報(bào)告。八、違約責(zé)任（一）公司違約責(zé)任1.如公司未按照合同約定履行義務(wù)，導(dǎo)致認(rèn)證工作延誤或無(wú)法完成，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任，包括但不限于支付違約金、賠償認(rèn)證機(jī)構(gòu)因此遭受的損失等。2.公司未按照合同約定支付認(rèn)證費(fèi)用的，應(yīng)按照合同約定支付逾期違約金，并承擔(dān)認(rèn)證機(jī)構(gòu)為追討費(fèi)用而產(chǎn)生的合理費(fèi)用。（二）認(rèn)證機(jī)構(gòu)違約責(zé)任1.如認(rèn)證機(jī)構(gòu)未按照合同約定履行義務(wù)，如未按時(shí)完成認(rèn)證工作、頒發(fā)的認(rèn)證證書不符合要求等，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的違約