貴陽(yáng)檔案管理辦法一、總則（一）目的與宗旨為加強(qiáng)貴陽(yáng)市各類(lèi)檔案的科學(xué)管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本市實(shí)際，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于貴陽(yáng)市行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱(chēng)單位）以及個(gè)人形成的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值或者應(yīng)當(dāng)保密的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案管理活動(dòng)。（三）基本原則檔案管理工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會(huì)各方面利用的原則。（四）職責(zé)分工貴陽(yáng)市檔案行政管理部門(mén)主管全市檔案工作，對(duì)全市檔案事業(yè)實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督和指導(dǎo)。各單位負(fù)責(zé)本單位檔案工作，并接受同級(jí)檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督和指導(dǎo)。二、檔案的形成與收集（一）文件材料的形成各單位應(yīng)建立健全文件材料形成、積累、整理和歸檔制度，確保文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，由承辦部門(mén)或承辦人員負(fù)責(zé)收集、整理，交本單位檔案部門(mén)集中管理。（二）歸檔范圍1.反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本單位工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料。2.本單位工作中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料。3.本單位需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料，下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料。4.其他對(duì)本單位具有查考價(jià)值的文件材料。具體歸檔范圍按照國(guó)家檔案局制定的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》以及各行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。（三）歸檔時(shí)間1.文書(shū)檔案一般在次年上半年歸檔。2.科技檔案、會(huì)計(jì)檔案等應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或年度終了后按規(guī)定及時(shí)歸檔。3.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，并保證兩者內(nèi)容的一致性。（四）收集要求1.檔案部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)文件材料的收集情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，確保應(yīng)歸檔文件材料及時(shí)、完整地收集到檔案部門(mén)。2.對(duì)重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目形成的檔案，檔案部門(mén)應(yīng)提前介入，進(jìn)行全程跟蹤收集，確保檔案的齊全、完整。3.涉及國(guó)家秘密的文件材料，應(yīng)按照國(guó)家保密規(guī)定進(jìn)行收集、整理和保管，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。三、檔案的整理與分類(lèi)（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.文書(shū)檔案應(yīng)按照年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限進(jìn)行分類(lèi)整理，編制歸檔文件目錄。2.科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目、專(zhuān)業(yè)進(jìn)行分類(lèi)整理，建立檔案案卷，編制卷內(nèi)目錄、備考表等。3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類(lèi)別進(jìn)行整理，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。4.電子檔案應(yīng)按照其存儲(chǔ)格式和內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并進(jìn)行有效的標(biāo)識(shí)和管理。（三）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.文書(shū)檔案分類(lèi)應(yīng)符合《歸檔文件整理規(guī)則》的要求，保管期限分為永久、定期（30年、10年）。2.科技檔案分類(lèi)應(yīng)結(jié)合本單位實(shí)際，按照科研項(xiàng)目、產(chǎn)品型號(hào)、工程建設(shè)等類(lèi)別進(jìn)行劃分。3.會(huì)計(jì)檔案分類(lèi)應(yīng)按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。4.電子檔案分類(lèi)應(yīng)與紙質(zhì)檔案分類(lèi)相對(duì)應(yīng)，便于查找和利用。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.各單位應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)符合防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲(chóng)藥品、防盜報(bào)警裝置等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。永久保管的檔案是對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有重大保存價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是保管期限為30年的檔案；短期保管的檔案是保管期限為10年的檔案。具體保管期限按照國(guó)家檔案局制定的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）檔案鑒定1.各單位應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案部門(mén)會(huì)同有關(guān)部門(mén)組成鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度等因素，確定檔案的存毀。對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，報(bào)經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀過(guò)程的安全和檔案信息的保密。監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字，并注明銷(xiāo)毀日期。（四）檔案保管制度1.建立健全檔案庫(kù)房管理制度，明確檔案管理人員的職責(zé)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫(kù)登記制度。2.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整和可讀。4.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的保管，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全、保密的原則，在確保檔案安全的前提下，為社會(huì)各方面提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。（二）利用范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.公民、法人和其他組織因特殊需要查閱、利用檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.本單位工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案部門(mén)辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，注明查閱、借閱的目的、范圍和期限，經(jīng)檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理查閱、借閱手續(xù)。3.公民、法人和其他組織查閱、利用檔案，應(yīng)持有效身份證件，填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案行政管理部門(mén)批準(zhǔn)后，到指定的檔案部門(mén)查閱、利用。（四）利用方式1.檔案部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的查閱場(chǎng)所，為利用者提供必要的設(shè)備和條件。利用者可在查閱場(chǎng)所查閱、摘抄、復(fù)印檔案。2.對(duì)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行利用，不得擅自擴(kuò)大利用范圍，不得泄露檔案內(nèi)容。3.檔案部門(mén)可根據(jù)利用者的需求，提供檔案數(shù)字化副本，方便利用者遠(yuǎn)程查閱。（五）利用反饋檔案部門(mén)應(yīng)建立檔案利用反饋機(jī)制，及時(shí)了解利用者對(duì)檔案利用工作的意見(jiàn)和建議，不斷改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量。對(duì)利用檔案過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，并做好記錄。六、檔案的信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供更加便捷高效的檔案信息服務(wù)。（二）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)1.各單位應(yīng)加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備必要的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件設(shè)施。2.建立檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所，配備檔案數(shù)字化加工設(shè)備，如掃描儀、圖像處理軟件等，確保檔案數(shù)字化工作的順利開(kāi)展。（三）檔案數(shù)字化1.按照國(guó)家檔案局制定的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。2.檔案數(shù)字化過(guò)程中，應(yīng)確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確、完整，圖像清晰可讀，數(shù)據(jù)安全可靠。3.建立檔案數(shù)字化質(zhì)量管理體系，對(duì)檔案數(shù)字化工作進(jìn)行全程質(zhì)量控制，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。（四）電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)1.各單位應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、安全審計(jì)、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等功能，確保電子檔案的安全和保密。3.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與本單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等進(jìn)行有效對(duì)接，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享和利用。（五）檔案信息化安全保障1.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，建立健全安全管理制度和技術(shù)措施，確保檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。2.對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行定期安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的信息化安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和操作技能。4.做好檔案信息的備份工作，定期將電子檔案數(shù)據(jù)備份到磁帶、光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體貴陽(yáng)市檔案行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)全市檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。各單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本單位檔案工作的內(nèi)部監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況。2.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。3.檔案的形成、收集、整理、保管、利用等工作情況。4.檔案信息化建設(shè)情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查與不定期抽查相結(jié)合。檔案行政管理部門(mén)每年對(duì)各單位檔案工作進(jìn)行一次定期檢查，不定期對(duì)重點(diǎn)單位、重點(diǎn)項(xiàng)目的檔案工作進(jìn)行抽查。2.專(zhuān)項(xiàng)檢查。根據(jù)檔案工作的實(shí)際情況，針對(duì)檔案管理中的突出問(wèn)題，開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)檢查。3.自查與互查相結(jié)合。各單位應(yīng)定期開(kāi)展檔案工作自查，同時(shí)可組織本系統(tǒng)內(nèi)單位進(jìn)行互查，相互學(xué)習(xí)，共同提高檔案管理水平。（四）檢查結(jié)果處理1.對(duì)監(jiān)督檢查中