檔案歸類管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案的科學(xué)管理，提高檔案利用效率，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，特制定本檔案歸類管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織各部門形成的各類檔案的歸類、整理、保管、利用等工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管和利用。2.分類科學(xué)原則：根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、時(shí)間順序等因素，進(jìn)行科學(xué)合理的分類，便于檔案的查找和利用。3.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)。4.方便利用原則：以方便公司/組織各項(xiàng)工作開展為出發(fā)點(diǎn)，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率。二、檔案分類標(biāo)準(zhǔn)（一）行政檔案1.公司文件公司章程、制度、規(guī)定等規(guī)范性文件。公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)等會(huì)議文件。公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。2.行政事務(wù)公司證照、資質(zhì)證書等相關(guān)文件。公司印章使用記錄、介紹信存根等。公司辦公設(shè)備采購、維修、報(bào)廢等相關(guān)文件。公司辦公場地租賃、裝修等相關(guān)文件。3.人力資源員工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、晉升、獎(jiǎng)懲等相關(guān)文件。員工勞動(dòng)合同、薪酬福利、社會(huì)保險(xiǎn)等相關(guān)文件。員工人事檔案、考勤記錄等。（二）財(cái)務(wù)檔案1.會(huì)計(jì)憑證：包括原始憑證和記賬憑證。2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等。3.財(cái)務(wù)報(bào)表：資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。4.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告：內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、外部審計(jì)報(bào)告等。5.稅務(wù)資料：納稅申報(bào)表、稅務(wù)發(fā)票等。（三）業(yè)務(wù)檔案1.市場營銷市場調(diào)研、分析報(bào)告。產(chǎn)品推廣方案、宣傳資料?？蛻粜畔?、銷售合同、訂單等。2.生產(chǎn)管理生產(chǎn)計(jì)劃、調(diào)度指令。生產(chǎn)工藝文件、操作規(guī)程。產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、不合格品處理記錄。3.研發(fā)創(chuàng)新研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告。研發(fā)過程中的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)文檔。專利申請文件、技術(shù)成果鑒定報(bào)告。（四）項(xiàng)目檔案1.項(xiàng)目前期文件：項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。2.項(xiàng)目實(shí)施文件：項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、招投標(biāo)文件、合同協(xié)議等。3.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件：竣工驗(yàn)收報(bào)告、工程決算報(bào)告等。（五）其他檔案1.聲像檔案：照片、錄音、錄像等。2.電子檔案：以電子形式存儲(chǔ)的各類文件、數(shù)據(jù)等。三、檔案收集（一）收集范圍各部門應(yīng)按照本辦法規(guī)定的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)收集本部門形成的各類檔案。（二）收集要求1.檔案應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)格式規(guī)范，元數(shù)據(jù)齊全。3.聲像檔案應(yīng)圖像清晰，聲音清楚，標(biāo)注準(zhǔn)確。（三）收集時(shí)間1.年度檔案應(yīng)在次年上半年收集整理完畢。2.項(xiàng)目檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)收集整理完畢。（四）收集程序1.各部門指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，定期將收集的檔案移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)，對(duì)不符合要求的檔案，退回原部門補(bǔ)充完善。四、檔案整理（一）整理原則遵循檔案形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。（二）整理方法1.分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集的檔案進(jìn)行分類。2.編號(hào)：為每一類檔案編制唯一的編號(hào)，便于管理和查找。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。（三）整理流程1.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行初步分類。2.按照分類要求，對(duì)檔案進(jìn)行詳細(xì)的整理、編號(hào)、裝訂、編目。3.將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)注檔案編號(hào)、題名、保管期限等信息。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防蟲藥品等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序排列上架存放。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，異地存放。3.聲像檔案應(yīng)按照類別、時(shí)間順序等整理存放，并建立相應(yīng)的檢索目錄。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案期限分為30年、10年。3.檔案保管期限的劃分，按照國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況確定。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少一次。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。3.對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。六、檔案利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和公司/組織的保密制度。2.本著方便利用的原則，為公司/組織各項(xiàng)工作提供服務(wù)。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱檔案，須經(jīng)公司/組織相關(guān)部門批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。（三）利用程序1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等信息。2.《檔案查閱申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審核。3.檔案管理部門根據(jù)審核意見，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱記錄。4.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容，須經(jīng)檔案管理部門同意。（四）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、污損、丟失檔案。4.借閱期滿，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查核對(duì)。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.堅(jiān)持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。2.嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映公司/組織的主要職能活動(dòng)和歷史面貌。2.檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值。3.檔案的保管期限是否符合規(guī)定。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，提出鑒定意見。2.檔案鑒定小組對(duì)檔案管理部門提出的鑒定意見進(jìn)行審核。3.經(jīng)鑒定小組審核同意銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》。（五）銷毀程序1.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后