檔案管理辦法附件一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本檔案管理辦法附件。（二）適用范圍本附件適用于本公司/組織各部門及所屬單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。2.真實(shí)性原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則。全面收集、整理公司/組織在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.規(guī)范性原則。檔案的整理、分類、編號(hào)、裝訂等應(yīng)符合國(guó)家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及本公司/組織的規(guī)定，確保檔案管理的規(guī)范化。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員。檔案管理部門可根據(jù)工作需要，在各部門或下屬單位設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門或本單位檔案的收集、整理和初步保管工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理本公司/組織的各類檔案，包括文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案等，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫(kù)房的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性和保密性。6.積極開(kāi)展檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供檔案信息支持，如提供檔案查閱、出具證明、編研檔案資料等。7.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司/組織全體員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。8.負(fù)責(zé)與上級(jí)檔案管理部門及相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與交流，及時(shí)報(bào)送檔案工作情況和統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（三）兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門或本單位檔案的收集、整理工作，確保檔案的齊全完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開(kāi)展檔案的查閱、利用等工作，提供相關(guān)檔案信息。4.負(fù)責(zé)本部門或本單位檔案的日常保管和安全防護(hù)工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告。5.積極參加檔案管理部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動(dòng)，不斷提高自身的檔案管理業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書(shū)檔案：包括公司/組織的各類文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議、工作計(jì)劃與總結(jié)等。2.科技檔案：涵蓋科研項(xiàng)目檔案、工程建設(shè)檔案、設(shè)備儀器檔案等，如科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究成果報(bào)告、工程設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、設(shè)備采購(gòu)合同及技術(shù)資料等。3.人事檔案：包含員工的個(gè)人履歷、學(xué)歷學(xué)位證書(shū)、職稱評(píng)定材料、工資變動(dòng)記錄、考核獎(jiǎng)懲材料等。4.財(cái)務(wù)檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)預(yù)決算資料等。5.聲像檔案：如照片、錄音帶、錄像帶、光盤等，記錄公司/組織重大活動(dòng)、重要會(huì)議、項(xiàng)目建設(shè)等方面的影像資料。6.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件、資料、報(bào)表等，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的電子文件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)文件等。（二）收集要求1.各部門及所屬單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集上來(lái)。2.檔案形成部門在文件材料形成后，應(yīng)按照檔案管理的要求，及時(shí)進(jìn)行整理、分類，并定期移交至檔案管理部門。3.對(duì)于重要活動(dòng)、重大項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)實(shí)行跟蹤收集，確保檔案的全面性和準(zhǔn)確性。4.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀檔案材料。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.文書(shū)檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類，編制歸檔文件目錄，裝訂成冊(cè)。2.科技檔案：按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類，建立項(xiàng)目檔案卷冊(cè)，編制檔案目錄和備考表。3.人事檔案：按照檔案內(nèi)容的類別進(jìn)行分類整理，建立個(gè)人檔案袋，編制檔案目錄。4.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)年度、類別進(jìn)行分類，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。5.聲像檔案：按照內(nèi)容、時(shí)間等進(jìn)行分類，標(biāo)注相關(guān)信息，整理成冊(cè)或存儲(chǔ)于電子介質(zhì)中。6.電子檔案：按照文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄，并進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄。四、檔案的分類與編號(hào)（一）分類方案1.文書(shū)檔案分類：采用年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類法。即先按年度將檔案分為不同年份，再按保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期，最后按機(jī)構(gòu)或問(wèn)題進(jìn)行細(xì)分。2.科技檔案分類：根據(jù)項(xiàng)目性質(zhì)和專業(yè)特點(diǎn)，采用項(xiàng)目分類法。如科研項(xiàng)目檔案可按項(xiàng)目名稱、研究階段進(jìn)行分類；工程建設(shè)檔案可按工程名稱、單項(xiàng)工程、單位工程等進(jìn)行分類。3.人事檔案分類：按照檔案內(nèi)容的類別分為履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、工資待遇材料、出國(guó)（境）材料、其他材料等十大類。4.財(cái)務(wù)檔案分類：按照會(huì)計(jì)核算的內(nèi)容分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資料等四大類。5.聲像檔案分類：根據(jù)內(nèi)容分為照片檔案、錄音檔案、錄像檔案等，照片檔案可按事件、人物、時(shí)間等進(jìn)一步細(xì)分；錄音、錄像檔案可按主題、時(shí)間等分類。6.電子檔案分類：參照紙質(zhì)檔案的分類方案進(jìn)行分類，同時(shí)結(jié)合電子文件的特點(diǎn)，建立電子檔案分類體系。（二）編號(hào)規(guī)則1.文書(shū)檔案編號(hào)：由年度、保管期限代碼、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼、順序號(hào)組成。例如：2023YJG01001，其中“2023”表示年度，“Y”表示永久保管期限代碼，“JG01”表示機(jī)構(gòu)代碼，“001”表示順序號(hào)。2.科技檔案編號(hào)：以項(xiàng)目編號(hào)為基礎(chǔ)，按照項(xiàng)目?jī)?nèi)檔案的分類層次進(jìn)行編號(hào)。例如：項(xiàng)目編號(hào)為“KJ2023001”，其下的科研報(bào)告檔案編號(hào)為“KJ202300101”，工程圖紙檔案編號(hào)為“KJ202300102”等。3.人事檔案編號(hào)：采用個(gè)人身份證號(hào)碼作為檔案編號(hào)，確保一人一號(hào)，便于管理和查詢。4.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)：按照會(huì)計(jì)年度和檔案類別進(jìn)行編號(hào)。例如：2023年的會(huì)計(jì)憑證編號(hào)為“2023KZPZ001”，會(huì)計(jì)賬簿編號(hào)為“2023KZCB001”等。5.聲像檔案編號(hào)：照片檔案編號(hào)由年度、照片主題代碼、順序號(hào)組成，如“2023ZP01001”；錄音、錄像檔案編號(hào)由年度、主題代碼、順序號(hào)組成，如“2023LY01001”。6.電子檔案編號(hào)：在紙質(zhì)檔案編號(hào)的基礎(chǔ)上，添加電子檔案標(biāo)識(shí)代碼。例如：文書(shū)電子檔案編號(hào)為“2023YJG01001DZ”，科技電子檔案編號(hào)為“KJ202300101DZ”等。五、檔案的保管與保護(hù)（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的位置，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵等設(shè)施，如安裝火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、防盜門窗、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥品投放裝置、防鼠板等。3.庫(kù)房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存儲(chǔ)區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。4.檔案存儲(chǔ)區(qū)應(yīng)配備標(biāo)準(zhǔn)的檔案密集架或檔案柜，按照檔案的分類和編號(hào)順序進(jìn)行排列，便于檔案的存放和查找。（二）檔案保管措施1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、完好無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。2.對(duì)不同載體的檔案應(yīng)采取不同的保管方法。紙質(zhì)檔案應(yīng)保持清潔、干燥，防止霉變、蟲(chóng)蛀；電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)于安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)中，并做好防病毒、防數(shù)據(jù)丟失等工作；聲像檔案應(yīng)注意防潮、防曬、防磁，定期進(jìn)行播放檢查，確保音像資料的質(zhì)量。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。檔案管理人員應(yīng)每天記錄庫(kù)房的溫濕度情況，如溫濕度超出范圍，應(yīng)及時(shí)采取調(diào)節(jié)措施。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，確因工作需要進(jìn)入的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由檔案管理人員陪同。（三）檔案保護(hù)技術(shù)1.采用先進(jìn)的檔案保護(hù)技術(shù)和設(shè)備，如檔案消毒設(shè)備、脫酸處理設(shè)備等，對(duì)檔案進(jìn)行預(yù)防性保護(hù)。2.對(duì)破損或褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的可讀性和完整性。修復(fù)檔案應(yīng)遵循修舊如舊的原則，使用專業(yè)的修復(fù)材料和工具。3.加強(qiáng)對(duì)檔案保護(hù)技術(shù)的研究和應(yīng)用，不斷提高檔案保護(hù)的水平，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。六、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。檔案的利用應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和本公司/組織的相關(guān)規(guī)定。2.服務(wù)為本原則。以滿足公司/組織各項(xiàng)工作需要為出發(fā)點(diǎn)，積極為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。3.安全保密原則。在檔案利用過(guò)程中，嚴(yán)格遵守檔案保密制度，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，須填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[具體期限]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.出具證明：檔案管理部門可根據(jù)利用者的要求，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行核實(shí)后，出具檔案證明材料。證明材料應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明用途和有效期限。4.檔案編研：檔案管理部門應(yīng)根據(jù)公司/組織的工作需要，開(kāi)展檔案編研工作，如編寫(xiě)大事記、組織沿革、專題匯編等，為公司/組織提供有價(jià)值的檔案信息產(chǎn)品。（三）借閱管理1.借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)向借閱者當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量，核對(duì)檔案的完整性，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱登記內(nèi)容包括借閱日期、借閱人姓名、部門、檔案名稱、數(shù)量、借閱期限、歸還日期等。2.借閱者應(yīng)妥善保管所借檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，借閱者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.借閱者應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)。逾期未還的，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)催還，并暫停其再次借閱檔案的權(quán)限。4.借閱檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和質(zhì)量，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與借閱者核實(shí)并處理。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合本公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面綜合分析檔案的價(jià)值。3.確保鑒定工作的公正性和客觀性，防止隨意銷毀檔案。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定方案，組織實(shí)施檔案鑒定工作，并對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行審核。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的內(nèi)容是否涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私。3.檔案的保存價(jià)值，包括現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史研究?jī)r(jià)值。4.檔案的保管期限是否符合規(guī)定。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件、逐頁(yè)進(jìn)行審查，判斷其價(jià)值和保管期限。2.分析比較法：將檔案與同類型、同內(nèi)容的其他檔案進(jìn)行比較，分析其價(jià)值差異。3.專家咨詢法：對(duì)于專業(yè)性較強(qiáng)或價(jià)值難以判斷的檔案，咨詢相關(guān)領(lǐng)域的專家，聽(tīng)取專家意見(jiàn)。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。2.檔案銷