教材樣書管理辦法一、總則（一）目的為加強公司教材樣書的管理，規(guī)范教材樣書的采購、使用、保管、報廢等流程，確保教材樣書的安全、完整，提高教材樣書的使用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及教材樣書管理的所有部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：教材樣書的管理應符合國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求。2.規(guī)范性原則：建立健全教材樣書管理的各項規(guī)章制度，規(guī)范操作流程，確保管理工作的標準化、規(guī)范化。3.安全性原則：加強教材樣書的安全保護措施，防止教材樣書的丟失、損壞、被盜等情況發(fā)生。4.效益性原則：合理配置教材樣書資源，提高教材樣書的使用效率，降低管理成本。二、職責分工（一）教材管理部門1.負責制定教材樣書采購計劃，組織教材樣書的采購工作。2.負責教材樣書的驗收、入庫、登記、保管等工作。3.負責建立教材樣書管理臺賬，定期對教材樣書進行盤點清查。4.負責教材樣書的調(diào)配、出借、歸還等工作。5.負責教材樣書的報廢審核和處理工作。（二）使用部門1.根據(jù)教學、科研等工作需要，提出教材樣書的使用申請。2.負責本部門教材樣書的使用、保管和歸還等工作。3.配合教材管理部門做好教材樣書的盤點清查工作。（三）財務部門1.負責審核教材樣書采購費用的報銷。2.負責對教材樣書的管理情況進行財務監(jiān)督。（四）審計部門1.負責對教材樣書的采購、使用、保管等情況進行審計監(jiān)督。2.對發(fā)現(xiàn)的問題提出審計意見和建議。三、采購管理（一）采購計劃制定1.教材管理部門應根據(jù)公司教學、科研等工作的實際需要，結合教材的更新?lián)Q代情況，每年定期制定教材樣書采購計劃。2.采購計劃應明確教材樣書的名稱、版本、數(shù)量、預算等內(nèi)容，并報公司領導審批。（二）采購渠道選擇1.教材管理部門應選擇具有良好信譽、資質(zhì)齊全的出版社、書店等作為教材樣書的采購渠道。2.在采購過程中，應嚴格按照國家相關法律法規(guī)和公司的采購制度進行操作，確保采購行為的合法性、合規(guī)性。（三）采購合同簽訂1.教材管理部門與供應商簽訂采購合同前，應仔細審查合同條款，確保合同內(nèi)容符合雙方的約定和國家相關法律法規(guī)的要求。2.采購合同應明確教材樣書的名稱、版本、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式等內(nèi)容。3.采購合同簽訂后，應及時將合同副本交財務部門備案。（四）采購驗收1.教材樣書到貨后，教材管理部門應組織相關人員按照采購合同的要求進行驗收。2.驗收內(nèi)容包括教材樣書的數(shù)量、版本、質(zhì)量、包裝等方面。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與供應商聯(lián)系，要求其限期整改或退換貨。3.驗收合格后，教材管理部門應填寫教材樣書驗收單，并由驗收人員簽字確認。驗收單應包括教材樣書的名稱、版本、數(shù)量、供應商名稱、驗收日期等內(nèi)容。四、使用管理（一）使用申請1.使用部門因教學、科研等工作需要使用教材樣書時，應填寫教材樣書使用申請表，注明使用教材樣書的名稱、版本、數(shù)量、使用時間、使用目的等內(nèi)容，并報教材管理部門審批。2.教材管理部門應根據(jù)教材樣書的庫存情況和使用部門的申請，及時審批使用申請。如遇教材樣書庫存不足等情況，應及時與使用部門溝通協(xié)調(diào)。（二）領用登記1.使用部門憑教材管理部門審批通過的使用申請表到教材管理部門領用教材樣書。2.教材管理部門應在教材樣書領用登記表上詳細記錄教材樣書的名稱、版本、數(shù)量、領用時間、領用人姓名、使用部門等信息，并由領用人簽字確認。（三）使用保管1.使用部門應妥善保管領用的教材樣書，不得轉(zhuǎn)借他人或挪作他用。2.使用過程中，如發(fā)現(xiàn)教材樣書有損壞、丟失等情況，應及時向教材管理部門報告，并按照規(guī)定進行賠償。3.使用部門應定期對領用的教材樣書進行清理核對，確保教材樣書的安全、完整。（四）歸還交接1.使用部門使用完畢后，應及時將教材樣書歸還教材管理部門。2.教材管理部門在接收歸還的教材樣書時，應認真檢查教材樣書的數(shù)量、版本、質(zhì)量、包裝等情況，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與使用部門溝通協(xié)調(diào)。3.教材管理部門應在教材樣書歸還登記表上詳細記錄教材樣書的名稱、版本、數(shù)量、歸還時間、歸還人姓名、使用部門等信息，并由歸還人簽字確認。五、保管管理（一）倉庫設置1.教材管理部門應設置專門的教材樣書倉庫，用于存放教材樣書。2.倉庫應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保教材樣書的安全存放。（二）分類存放1.教材樣書應按照類別、學科、版本等進行分類存放，便于查找和管理。2.教材樣書應擺放整齊，標識清晰，確保倉庫內(nèi)整潔有序。（三）庫存盤點1.教材管理部門應定期對教材樣書進行庫存盤點，確保賬實相符。2.庫存盤點應至少每年進行一次，盤點結果應形成盤點報告，報公司領導和相關部門。3.如發(fā)現(xiàn)賬實不符等情況，應及時查明原因，并按照規(guī)定進行處理。（四）安全防護1.加強教材樣書倉庫的安全管理，配備必要的安全防護設備，如消防器材、監(jiān)控設備等。2.倉庫管理人員應嚴格遵守倉庫管理制度，不得擅自離崗，確保倉庫安全。3.定期對倉庫進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。六、報廢管理（一）報廢條件1.教材樣書已超過使用年限，且無法繼續(xù)使用的。2.教材樣書因損壞、丟失等原因，無法修復或找回的。3.教材樣書已被新的版本替代，且不再具有使用價值的。（二）報廢申請1.使用部門或教材管理部門發(fā)現(xiàn)教材樣書符合報廢條件時，應填寫教材樣書報廢申請表，注明報廢教材樣書的名稱、版本、數(shù)量、報廢原因等內(nèi)容，并報教材管理部門審核。2.教材管理部門應組織相關人員對報廢申請進行審核，審核通過后報公司領導審批。（三）報廢處理1.經(jīng)公司領導審批同意報廢的教材樣書，由教材管理部門負責組織處理。2.報廢教材樣書的處理方式可以采取出售、捐贈、銷毀等方式，但應確保處理過程符合國家相關法律法規(guī)和公司的規(guī)定。3.教材管理部門應在教材樣書報廢處理登記表上詳細記錄報廢教材樣書的名稱、版本、數(shù)量、處理方式、處理時間、處理人姓名等信息，并由處理人簽字確認。七、信息化管理（一）建立管理系統(tǒng)1.教材管理部門應建立教材樣書信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)教材樣書采購、使用、保管、報廢等流程的信息化管理。2.管理系統(tǒng)應具備教材樣書信息錄入、查詢、統(tǒng)計、報表生成等功能，提高管理工作的效率和準確性。（二）數(shù)據(jù)維護1.教材管理部門應定期對教材樣書信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護，確保數(shù)據(jù)的準確性、完整性和及時性。2.如遇數(shù)據(jù)變更等情況，應及時在管理系統(tǒng)中進行更新，并做好相關記錄。（三）信息安全1.加強教材樣書信息化管理系統(tǒng)的信息安全管理，采取必要的安全防護措施，如設置用戶權限、加密數(shù)據(jù)、定期備份等，防止信息泄露和數(shù)據(jù)丟失。2.系統(tǒng)操作人員應嚴格遵守信息安全管理制度，不得擅自泄露系統(tǒng)密碼和數(shù)據(jù)信息。八、監(jiān)督檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應定期對教材樣書的管理情況進行審計監(jiān)督，檢查采購、使用、保管、報廢等流程是否符合規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.教材管理部門應定期對本部門的教材樣書管理工作進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將自查