文件存檔管理辦法一、總則（一）目的為加強公司文件存檔管理，確保文件的完整性、準確性和安全性，便于文件的查閱、利用和追溯，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在工作過程中形成的各類文件，包括但不限于紙質文件、電子文件、合同協(xié)議、會議紀要、工作報告等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文件由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一存檔，確保文件管理的規(guī)范性和一致性。2.分類管理原則：根據(jù)文件的性質、來源、時間等因素進行分類，便于查找和利用。3.安全保密原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司保密制度，確保文件的安全和保密。4.方便利用原則：建立科學合理的文件檢索系統(tǒng)，提高文件的查閱效率，滿足公司各部門及員工的工作需要。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報、報告、請示等。2.業(yè)務文件：與公司業(yè)務活動相關的文件，如市場調研報告、銷售合同、采購訂單、項目計劃書等。3.財務文件：涉及公司財務收支、預算、審計等方面的文件，如財務報表、發(fā)票、報銷憑證等。4.人事文件：關于員工招聘、培訓、考核、薪酬、福利等方面的文件，如員工檔案、勞動合同、考勤記錄等。5.技術文件：公司在技術研發(fā)、生產(chǎn)制造等過程中形成的文件，如設計圖紙、工藝文件、技術標準等。6.其他文件：不屬于上述分類的其他文件，如會議紀要、活動記錄、宣傳資料等。（二）文件編號1.文件編號采用“年份+部門代碼+類別代碼+順序號”的格式。2.年份：用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.部門代碼：根據(jù)公司各部門的名稱縮寫確定，如“行政部”為“XZ”，“市場部”為“SC”等。4.類別代碼：按照文件分類確定，如行政文件為“A”，業(yè)務文件為“B”等。5.順序號：從“001”開始依次編號，如“2023XZA001”表示行政部在2023年形成的第一份行政文件。三、文件形成與收集（一）文件形成1.各部門及員工在工作過程中應及時、準確地形成各類文件，并確保文件內容真實、完整、規(guī)范。2.文件的起草、審核、批準應按照公司規(guī)定的流程進行，確保文件質量。（二）文件收集1.文件形成后，文件起草部門應及時將文件原件或復印件提交給檔案管理部門。2.對于電子文件，應按照公司規(guī)定的格式和存儲方式進行整理，并上傳至公司文件管理系統(tǒng)。3.檔案管理部門應定期對各部門提交的文件進行核對，確保文件的完整性和準確性。四、文件整理與歸檔（一）文件整理1.檔案管理部門收到文件后，應按照文件分類和編號規(guī)則進行整理。2.對于紙質文件，應進行分類裝訂，并編制文件目錄。3.對于電子文件，應按照文件類別和時間順序進行存儲，并建立電子文件索引。（二）文件歸檔1.整理后的文件應及時歸檔，歸檔時間不得超過文件形成后的[X]個工作日。2.檔案管理部門應建立文件歸檔清單，記錄文件的名稱、編號、歸檔時間等信息。3.對于重要文件，應進行備份存儲，確保文件的安全性。五、文件保管與存儲（一）保管要求1.檔案管理部門應設置專門的文件保管場所，確保文件存放安全、整潔、通風良好。2.文件保管場所應配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保文件的完整性和安全性。3.檔案管理人員應定期對文件進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（二）存儲方式1.紙質文件應采用檔案盒、檔案柜等方式進行存儲，并按照文件類別和時間順序排列。2.電子文件應存儲在公司文件管理系統(tǒng)或專用的存儲設備中，并進行定期備份。3.對于重要的電子文件，應采用光盤、磁帶等存儲介質進行離線備份，并異地存放。六、文件查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內部員工因工作需要查閱文件的，應填寫《文件查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密的文件，查閱人應嚴格遵守公司保密制度，未經(jīng)批準不得擅自復印、摘抄或傳播。3.外部單位或個人因工作需要查閱公司文件的，應提前向公司提出書面申請，經(jīng)公司領導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。（二）借閱規(guī)定1.公司內部員工因工作需要借閱文件的，應填寫《文件借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應妥善保管借閱的文件，不得轉借他人，不得在文件上涂改、損壞或丟失。4.借閱人歸還文件時，檔案管理人員應認真核對文件的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)問題應及時查明原因并追究借閱人的責任。七、文件保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守公司保密制度，對涉及公司機密的文件進行嚴格管理。2.文件查閱和借閱場所應設置專門的區(qū)域，無關人員不得進入。3.對于涉及公司機密的文件，應采用加密存儲、密碼訪問等方式進行保護。（二）安全管理1.檔案管理部門應加強文件保管場所的安全管理，確保文件存放安全。2.定期對文件保管場所進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時整改。3.對于因自然災害、人為破壞等原因導致文件損壞或丟失的，應及時采取措施進行補救，并追究相關人員的責任。八、文件銷毀（一）銷毀范圍1.已過保管期限且無保存價值的文件。2.因工作失誤或其他原因形成的重復、無效文件。3.涉及公司機密但已不再需要保密的文件。（二）銷毀程序1.文件銷毀前，檔案管理部門應填寫《文件銷毀申請表》，注明文件名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)公司領導批準后，方可進行銷毀。2.文件銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，如粉碎、焚燒等，確保文件內容無法恢復。3.文件銷毀過程中，應安排專人負責監(jiān)督，并填寫《文件銷毀記錄》，記錄文件銷毀的時間、地點、方式、數(shù)量等信息。4.文件銷毀記錄應保存[X]年，以備查閱。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對各部門文件存檔管理情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.檔案管理部門應加強對文件形成、收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)的日常監(jiān)督，確保文件管理工作規(guī)范有序。（二）考核評價1.將文件存檔管理工作納入公司績效考核體