污損發(fā)票管理辦法一、總則（一）目的為了加強發(fā)票管理，規(guī)范污損發(fā)票的處理流程，保障國家稅收收入，維護經(jīng)濟秩序，根據(jù)《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》及相關法律法規(guī)，結合本公司/組織實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織在生產(chǎn)經(jīng)營活動中涉及的各類發(fā)票，包括增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、機動車銷售統(tǒng)一發(fā)票等，以及因各種原因導致發(fā)票污損的情況。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵循國家發(fā)票管理法律法規(guī)，確保污損發(fā)票處理過程合法合規(guī)。2.準確認定原則對污損發(fā)票進行準確認定，區(qū)分不同程度的污損情況，采取相應的處理措施。3.及時處理原則發(fā)現(xiàn)污損發(fā)票后，應及時進行處理，避免影響正常的財務核算和稅務申報。4.責任明確原則明確各部門和人員在污損發(fā)票管理中的職責，確保管理工作有序進行。二、污損發(fā)票的認定（一）污損情形1.票面出現(xiàn)油漬、水漬、墨漬等污漬，影響發(fā)票內容的清晰辨認。2.發(fā)票有褶皺、破損、撕裂等物理損壞，導致部分內容缺失或難以識別。3.發(fā)票上的字跡模糊不清，無法準確讀取發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、金額、稅額等關鍵內容。4.發(fā)票上加蓋的印章不清晰、不完整或與發(fā)票開具方不一致，影響發(fā)票的真實性和有效性。（二）認定程序1.財務部門在收到發(fā)票后，應首先對發(fā)票進行初步審核，檢查發(fā)票是否存在污損情況。如發(fā)現(xiàn)污損發(fā)票，應填寫《污損發(fā)票認定表》，詳細記錄污損發(fā)票的基本信息，包括發(fā)票號碼、開票日期、金額、污損情況等。2.財務部門將填寫好的《污損發(fā)票認定表》連同污損發(fā)票一并提交給公司/組織的發(fā)票管理小組。發(fā)票管理小組由財務負責人、稅務專員、審計人員等組成。3.發(fā)票管理小組對污損發(fā)票進行現(xiàn)場查驗，核實《污損發(fā)票認定表》中的信息是否準確，并根據(jù)污損程度進行綜合評估，確定污損發(fā)票的認定結果。4.對于認定為污損發(fā)票的，發(fā)票管理小組應出具書面認定意見，并在《污損發(fā)票認定表》上簽字確認。認定意見應明確污損發(fā)票的性質、處理方式及相關責任。三、污損發(fā)票的處理（一）可修復污損發(fā)票的處理1.對于票面污漬較輕、字跡仍可辨認的發(fā)票，財務部門可采取適當?shù)那鍧嵈胧┻M行修復。清潔時應使用干凈、柔軟的布或紙巾，避免刮傷發(fā)票票面。2.修復后的發(fā)票應再次進行審核，確保發(fā)票內容清晰、完整，各項信息準確無誤。審核通過后，按照正常發(fā)票進行賬務處理和稅務申報。3.在修復過程中，財務部門應做好記錄，包括清潔方法、修復時間、參與人員等，以備后續(xù)查詢和審計。（二）不可修復污損發(fā)票的處理1.對于票面污損嚴重，無法通過清潔等方式修復，且影響發(fā)票關鍵內容辨認的發(fā)票，應按照以下規(guī)定進行處理：屬于增值稅專用發(fā)票的，購買方應向銷售方取得原發(fā)票記賬聯(lián)復印件，并加蓋銷售方發(fā)票專用章。購買方憑銷售方提供的復印件及相關證明材料，經(jīng)主管稅務機關審核同意后，作為增值稅進項稅額的抵扣憑證。屬于增值稅普通發(fā)票的，購買方應要求銷售方重新開具發(fā)票。銷售方開具發(fā)票時，應在備注欄注明“補發(fā)XX號發(fā)票，原XX號發(fā)票污損作廢”字樣，并將原污損發(fā)票的發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)等收回，與重新開具發(fā)票的記賬聯(lián)一并保存。屬于機動車銷售統(tǒng)一發(fā)票的，銷售方應按照《機動車發(fā)票使用辦法》的規(guī)定，在發(fā)票監(jiān)制章處按“V”形剪角作廢原發(fā)票，并重新開具發(fā)票。購買方憑重新開具的發(fā)票辦理車輛購置稅申報和機動車注冊登記等手續(xù)。2.對于因自然災害、意外事故等不可抗力因素導致發(fā)票污損的，應及時向主管稅務機關報告，并提供相關證明材料。經(jīng)稅務機關核實后，按照稅務機關的要求進行處理。3.在處理不可修復污損發(fā)票時，財務部門應填寫《污損發(fā)票處理情況表》，詳細記錄污損發(fā)票的處理過程，包括處理原因、處理方式、取得的相關證明材料等。同時，應將處理情況及時告知相關部門和人員，確保業(yè)務流程的順暢進行。四、相關部門職責（一）財務部門1.負責污損發(fā)票的初步審核和認定工作，填寫《污損發(fā)票認定表》，并提交給發(fā)票管理小組。2.對可修復污損發(fā)票進行修復處理，并做好修復記錄。3.按照規(guī)定對不可修復污損發(fā)票進行處理，填寫《污損發(fā)票處理情況表》，并負責與銷售方溝通協(xié)調，取得相關證明材料。4.負責污損發(fā)票的賬務處理和稅務申報工作，確保財務數(shù)據(jù)的準確性和合規(guī)性。（二）采購部門1.在收到發(fā)票后，應及時轉交財務部門，并協(xié)助財務部門對發(fā)票進行審核。2.對于因采購業(yè)務導致的污損發(fā)票，應積極配合財務部門與銷售方聯(lián)系，協(xié)商解決重新開具發(fā)票等問題。（三）銷售部門1.負責對銷售業(yè)務中涉及的污損發(fā)票進行跟蹤和處理。2.對于購買方提出的因污損要求重新開具發(fā)票的情況，應及時核實情況，并按照規(guī)定重新開具發(fā)票。3.協(xié)助財務部門做好污損發(fā)票的相關證明材料的提供工作。（四）發(fā)票管理小組1.負責對污損發(fā)票進行現(xiàn)場查驗和綜合評估，出具認定意見。2.對污損發(fā)票的處理情況進行監(jiān)督和檢查，確保處理過程符合規(guī)定。3.協(xié)調各部門之間的工作，解決污損發(fā)票管理過程中出現(xiàn)的問題。（五）審計部門1.定期對污損發(fā)票的管理情況進行審計，檢查污損發(fā)票的認定、處理是否符合規(guī)定，相關記錄是否完整。2.對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。五、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司/組織內部應建立健全污損發(fā)票管理的監(jiān)督機制，定期對污損發(fā)票的管理情況進行自查。2.財務部門應每月對污損發(fā)票的處理情況進行統(tǒng)計分析，檢查是否存在處理不及時、處理方式不當?shù)葐栴}。3.審計部門應每年至少開展一次對污損發(fā)票管理的專項審計，重點檢查污損發(fā)票的認定程序、處理流程、相關證明材料的真實性和完整性等。（二）外部監(jiān)督1.積極配合稅務機關等外部監(jiān)管部門的監(jiān)督檢查，如實提供污損發(fā)票的相關資料和情況。2.對于稅務機關提出的關于污損發(fā)票管理的問題和要求，應及時整改落實，并將整改情況反饋給稅務機關。六、責任追究（一）對于因工作失誤導致發(fā)票污損的人員，應根據(jù)情節(jié)輕重給予相應的批評教育或經(jīng)濟處罰。（二）對于故意污損發(fā)票、弄虛作假、逃避稅務監(jiān)管等違法行為，將依法追究相關人員的法律責任。（三）對于因污損發(fā)票管理不善，給公司/組織造成經(jīng)濟損失的，應追究相關部門和人員的賠償責任。七、培訓與宣傳（一）培訓1.定期組織財務人員、采購人員、銷售人員等相關人員參加污損發(fā)票管理培訓，提高其對污損發(fā)票管理規(guī)定的認識和業(yè)務處理能力。2.培訓內容包括發(fā)票管理法律法規(guī)、污損發(fā)票的認定標準、處理流程、相關證明材料的獲取等。3.通過案例分析、模擬操作等方式，增強培訓的實用性和針對性，確保相關人員能夠熟練掌握污損發(fā)票管理的各項要求。（二）宣傳1.利用公司/組織內部宣傳欄、網(wǎng)站、微信公眾號等渠道，宣傳污損發(fā)票管理的重要性和相關規(guī)定，提高全體員工的發(fā)票管理意識。2.