江蘇商旅管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范江蘇地區(qū)商旅活動(dòng)管理，提高商旅資源利用效率，控制商旅成本，確保公司/組織各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于江蘇地區(qū)內(nèi)公司/組織及其所屬各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)的員工因公務(wù)出差、商務(wù)洽談、培訓(xùn)學(xué)習(xí)等涉及的商旅活動(dòng)管理。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保商旅活動(dòng)合法合規(guī)。2.預(yù)算控制原則：加強(qiáng)商旅費(fèi)用預(yù)算管理，合理安排商旅支出，杜絕浪費(fèi)，確保費(fèi)用支出在預(yù)算范圍內(nèi)。3.效率優(yōu)先原則：在保證商旅活動(dòng)質(zhì)量的前提下，優(yōu)化流程，提高商旅安排效率，減少對(duì)業(yè)務(wù)的影響。4.服務(wù)保障原則：為員工提供優(yōu)質(zhì)、便捷的商旅服務(wù)，確保員工在商旅過(guò)程中的安全與舒適。二、商旅活動(dòng)申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)流程1.員工因公務(wù)需要進(jìn)行商旅活動(dòng)，應(yīng)提前填寫(xiě)《江蘇商旅活動(dòng)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明出差/商務(wù)活動(dòng)的目的地、時(shí)間、事由、預(yù)計(jì)費(fèi)用等信息。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對(duì)申請(qǐng)的必要性、合理性進(jìn)行審核，并簽署意見(jiàn)。3.初審?fù)ㄟ^(guò)后，申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至上級(jí)分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從整體工作安排和費(fèi)用預(yù)算等方面進(jìn)行綜合考量，做出審批決定。（二）審批標(biāo)準(zhǔn)1.出差/商務(wù)活動(dòng)必須與公司/組織的業(yè)務(wù)緊密相關(guān)，具有明確的工作目標(biāo)和任務(wù)。2.出差時(shí)間應(yīng)根據(jù)工作需要合理安排，避免不必要的延長(zhǎng)。對(duì)于長(zhǎng)時(shí)間的出差任務(wù)，應(yīng)提前制定詳細(xì)的工作計(jì)劃和行程安排。3.費(fèi)用預(yù)算應(yīng)合理、準(zhǔn)確，符合公司/組織的財(cái)務(wù)制度和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于超出預(yù)算的申請(qǐng)，需詳細(xì)說(shuō)明原因及解決措施，并經(jīng)特殊審批流程通過(guò)。（三）特殊情況處理如遇緊急商務(wù)活動(dòng)或突發(fā)事件需要臨時(shí)出差，無(wú)法提前履行申請(qǐng)審批流程的，員工應(yīng)在出差前電話向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，說(shuō)明情況，并在出差歸來(lái)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)辦申請(qǐng)審批手續(xù)。三、交通管理（一）交通工具選擇1.根據(jù)出差的距離、時(shí)間要求以及工作性質(zhì)等因素，合理選擇交通工具。優(yōu)先選擇公共交通出行，如高鐵、動(dòng)車(chē)、長(zhǎng)途客車(chē)等，以降低交通成本。2.對(duì)于確實(shí)因工作需要乘坐飛機(jī)的，應(yīng)選擇經(jīng)濟(jì)艙位，并提前預(yù)訂機(jī)票，以獲取較為優(yōu)惠的價(jià)格。（二）交通費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)1.員工應(yīng)保留好交通票據(jù)，如機(jī)票、火車(chē)票、汽車(chē)票等，作為報(bào)銷(xiāo)憑證。票據(jù)上應(yīng)注明出行日期、出發(fā)地、目的地、票價(jià)等信息，確保清晰、完整。2.交通費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)應(yīng)按照公司/組織的財(cái)務(wù)制度執(zhí)行，嚴(yán)格審核票據(jù)的真實(shí)性、合法性和有效性。對(duì)于不符合規(guī)定的票據(jù)，不予報(bào)銷(xiāo)。3.乘坐飛機(jī)的，如因工作需要乘坐商務(wù)艙或頭等艙的，需提前經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在報(bào)銷(xiāo)時(shí)注明批準(zhǔn)情況。未經(jīng)批準(zhǔn)乘坐商務(wù)艙或頭等艙的，超出經(jīng)濟(jì)艙票價(jià)部分由個(gè)人承擔(dān)。（三）市內(nèi)交通1.在江蘇地區(qū)內(nèi)出差，因工作需要乘坐市內(nèi)公共交通或出租車(chē)的，應(yīng)保留好相應(yīng)票據(jù)，按照公司/組織規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)。2.對(duì)于市內(nèi)交通費(fèi)用較高的情況，如多次往返機(jī)場(chǎng)、火車(chē)站等，可根據(jù)實(shí)際情況制定合理的包干標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)審批后按照包干標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)。四、住宿管理（一）住宿標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)出差目的地的不同，制定相應(yīng)的住宿標(biāo)準(zhǔn)。住宿標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)綜合考慮當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)水平、消費(fèi)水平以及公司/組織的實(shí)際情況等因素。2.一般情況下，員工應(yīng)選擇符合安全、衛(wèi)生要求的經(jīng)濟(jì)型酒店或快捷酒店住宿。對(duì)于因工作需要入住高檔酒店的，需提前經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）住宿安排1.員工應(yīng)通過(guò)公司/組織指定的商旅服務(wù)平臺(tái)或合作酒店進(jìn)行住宿預(yù)訂，以獲取優(yōu)惠價(jià)格和優(yōu)質(zhì)服務(wù)。2.在預(yù)訂住宿時(shí)，應(yīng)準(zhǔn)確填寫(xiě)入住日期、退房日期、房型等信息，并確保預(yù)訂信息與申請(qǐng)審批內(nèi)容一致。3.如因特殊原因無(wú)法通過(guò)指定平臺(tái)或合作酒店預(yù)訂住宿的，需提前向公司/組織相關(guān)部門(mén)說(shuō)明情況，并在住宿費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)時(shí)提供詳細(xì)的住宿發(fā)票及相關(guān)證明材料。（三）住宿費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)1.員工應(yīng)保留好住宿發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)注明入住日期、退房日期、房費(fèi)金額、酒店名稱(chēng)及地址等信息，確保發(fā)票真實(shí)、有效。2.住宿費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)應(yīng)按照公司/組織規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，超出標(biāo)準(zhǔn)部分由個(gè)人承擔(dān)。對(duì)于實(shí)際住宿費(fèi)用低于標(biāo)準(zhǔn)的，按照實(shí)際發(fā)生額報(bào)銷(xiāo)。3.如兩人或多人一同出差，原則上應(yīng)安排標(biāo)準(zhǔn)間住宿。如需單獨(dú)住宿的，需提前經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在報(bào)銷(xiāo)時(shí)注明批準(zhǔn)情況。五、餐飲管理（一）餐飲標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)出差目的地的不同，制定相應(yīng)的餐飲標(biāo)準(zhǔn)。餐飲標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)涵蓋早餐、午餐和晚餐，確保員工在出差期間能夠獲得合理的飲食保障。2.餐飲標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)考慮當(dāng)?shù)氐奈飪r(jià)水平和飲食習(xí)慣，同時(shí)也要體現(xiàn)勤儉節(jié)約的原則。（二）餐飲安排1.員工在出差期間應(yīng)盡量選擇公司/組織指定的合作餐廳就餐，以保證飲食質(zhì)量和安全。2.如因工作需要在非指定餐廳就餐的，應(yīng)保留好餐飲發(fā)票，并在發(fā)票上注明就餐日期、人數(shù)、餐費(fèi)金額等信息。（三）餐飲費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)1.餐飲費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)應(yīng)按照公司/組織規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，嚴(yán)格審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性和有效性。對(duì)于不符合規(guī)定的發(fā)票，不予報(bào)銷(xiāo)。2.如因特殊情況導(dǎo)致餐飲費(fèi)用超出標(biāo)準(zhǔn)的，需詳細(xì)說(shuō)明原因，并經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可報(bào)銷(xiāo)超出部分。3.對(duì)于出差期間的招待費(fèi)用，應(yīng)按照公司/組織的招待費(fèi)管理規(guī)定執(zhí)行，嚴(yán)格控制招待標(biāo)準(zhǔn)和范圍，并提前履行審批手續(xù)。六、商旅服務(wù)供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.建立江蘇地區(qū)商旅服務(wù)供應(yīng)商庫(kù)，通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式，選擇資質(zhì)良好、服務(wù)優(yōu)質(zhì)、價(jià)格合理的供應(yīng)商作為合作伙伴。2.對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、服務(wù)質(zhì)量、價(jià)格水平等進(jìn)行綜合評(píng)估，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，確保供應(yīng)商能夠持續(xù)滿足公司/組織的商旅服務(wù)需求。（二）合作協(xié)議簽訂與選定的供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)、結(jié)算方式、違約責(zé)任等條款，確保合作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。（三）供應(yīng)商監(jiān)督與管理1.定期對(duì)供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督檢查，收集員工對(duì)供應(yīng)商服務(wù)的反饋意見(jiàn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。2.對(duì)于違反合作協(xié)議或服務(wù)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)采取警告、整改、暫停合作直至終止合作等措施，維護(hù)公司/組織的利益。七、費(fèi)用結(jié)算與報(bào)銷(xiāo)（一）費(fèi)用結(jié)算1.員工在完成商旅活動(dòng)后，應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)票據(jù)，并按照公司/組織的財(cái)務(wù)制度要求填寫(xiě)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單。2.費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單應(yīng)詳細(xì)注明出差日期、目的地、事由、各項(xiàng)費(fèi)用明細(xì)及金額等信息，確保內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.將費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單及相關(guān)票據(jù)提交至所在部門(mén)的財(cái)務(wù)人員進(jìn)行初審，財(cái)務(wù)人員應(yīng)按照公司/組織的財(cái)務(wù)制度和審批流程對(duì)報(bào)銷(xiāo)內(nèi)容進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后簽署意見(jiàn)。（二）報(bào)銷(xiāo)審批1.初審?fù)ㄟ^(guò)后的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單流轉(zhuǎn)至上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重點(diǎn)對(duì)費(fèi)用的合理性、必要性以及是否符合公司/組織的規(guī)定等方面進(jìn)行審核，并簽署審批意見(jiàn)。2.對(duì)于金額較大的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)，需經(jīng)公司/組織的財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審，確保費(fèi)用支出的合規(guī)性和準(zhǔn)確性。（三）報(bào)銷(xiāo)支付1.經(jīng)審批通過(guò)的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)，由公司/組織的財(cái)務(wù)部門(mén)按照規(guī)定的結(jié)算方式進(jìn)行支付。一般情況下，采用銀行轉(zhuǎn)賬的方式將報(bào)銷(xiāo)款項(xiàng)支付至員工指定的銀行賬戶。2.對(duì)于不符合報(bào)銷(xiāo)規(guī)定的費(fèi)用，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知員工，并說(shuō)明原因。員工應(yīng)按照要求進(jìn)行整改或補(bǔ)充相關(guān)材料，直至報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)符合規(guī)定。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司/組織的內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)江蘇地區(qū)的商旅活動(dòng)及費(fèi)用支出情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查是否符合本辦法及相關(guān)財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）日常檢查各部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門(mén)員工商旅活動(dòng)的日常管理和監(jiān)督，定期檢查員工的出差申請(qǐng)、審批手續(xù)、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)等情況，確保商旅活動(dòng)規(guī)范有序進(jìn)行。（三）違規(guī)處理對(duì)于違反本辦法規(guī)定的員工，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款、扣減績(jī)效獎(jiǎng)金等處