檔案委托管理辦法總則目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范性和安全性，提高檔案利用效率，保障公司/組織合法權(quán)益，特制定本檔案委托管理辦法。適用范圍本辦法適用于公司/組織將檔案管理工作委托給具備相應(yīng)資質(zhì)和能力的第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理的相關(guān)活動(dòng)?；驹瓌t1.合法性原則：檔案委托管理活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全性原則：保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。3.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案信息嚴(yán)格保密，不得擅自泄露。4.可追溯性原則：建立完善的檔案管理記錄，確保檔案管理活動(dòng)的全過(guò)程可追溯。委托方職責(zé)檔案提供1.按照與受托方約定的內(nèi)容和時(shí)間，向受托方提供完整、準(zhǔn)確的檔案資料。2.對(duì)提供的檔案資料進(jìn)行分類(lèi)、整理，并編制詳細(xì)的檔案清單。監(jiān)督檢查1.有權(quán)對(duì)受托方的檔案管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查，提出意見(jiàn)和建議。2.及時(shí)了解檔案管理工作進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。違約責(zé)任如因委托方原因?qū)е聶n案管理工作出現(xiàn)問(wèn)題，委托方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。受托方職責(zé)資質(zhì)要求1.具備合法的營(yíng)業(yè)執(zhí)照和檔案管理相關(guān)資質(zhì)證書(shū)。2.擁有專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，具備相應(yīng)的檔案管理知識(shí)和技能。3.具有良好的信譽(yù)和口碑，無(wú)違法違規(guī)記錄。檔案管理1.按照國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，建立健全檔案管理制度，確保檔案管理工作規(guī)范有序。2.配備必要的檔案管理設(shè)施和設(shè)備，保障檔案的實(shí)體安全。3.對(duì)接收的檔案進(jìn)行分類(lèi)、整理、編號(hào)、裝訂等工作，建立檔案目錄和索引。4.采用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和手段，對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，提高檔案利用效率。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤(pán)點(diǎn)，確保檔案賬實(shí)相符。信息安全1.建立嚴(yán)格的檔案信息安全管理制度，采取加密、備份等措施，保障檔案信息安全。2.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和防范能力。3.嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員接觸檔案信息，防止檔案信息泄露。檔案利用1.按照委托方的要求，為委托方提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。2.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。3.對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案信息，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。違約責(zé)任1.如因受托方原因?qū)е聶n案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生，受托方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.受托方應(yīng)按照合同約定的時(shí)間和質(zhì)量要求完成檔案管理工作，如未按時(shí)完成或質(zhì)量不符合要求，應(yīng)承擔(dān)違約責(zé)任。檔案交接交接準(zhǔn)備1.委托方和受托方應(yīng)在檔案交接前，共同制定檔案交接方案，明確交接的內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)等事項(xiàng)。2.委托方應(yīng)提前對(duì)檔案進(jìn)行整理、核對(duì)，確保檔案資料完整、準(zhǔn)確。交接程序1.雙方按照檔案交接方案進(jìn)行檔案交接，填寫(xiě)檔案交接清單，雙方簽字確認(rèn)。2.交接過(guò)程中，雙方應(yīng)對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性等進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如有問(wèn)題應(yīng)及時(shí)協(xié)商解決。3.交接完成后，受托方應(yīng)及時(shí)對(duì)接收的檔案進(jìn)行整理、分類(lèi)、編號(hào)等工作，并建立檔案管理臺(tái)賬。檔案保管保管場(chǎng)所1.受托方應(yīng)提供安全、適宜的檔案保管場(chǎng)所，確保檔案不受潮、防火、防蟲(chóng)、防盜等。2.保管場(chǎng)所應(yīng)配備必要的消防、防盜、防蟲(chóng)、防潮等設(shè)施和設(shè)備。保管期限1.檔案保管期限應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，同時(shí)結(jié)合公司/組織實(shí)際情況確定。2.對(duì)于重要檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限，確保檔案的完整性和可追溯性。檔案銷(xiāo)毀1.對(duì)于超過(guò)保管期限或已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀前，應(yīng)編制檔案銷(xiāo)毀清單，報(bào)委托方審核批準(zhǔn)。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)在受托方和委托方的共同監(jiān)督下進(jìn)行，確保銷(xiāo)毀過(guò)程安全、徹底。檔案利用利用申請(qǐng)1.委托方如需利用檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、利用范圍、利用時(shí)間等事項(xiàng)。2.申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)委托方相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。利用審批1.受托方收到檔案利用申請(qǐng)表后，應(yīng)進(jìn)行審核，對(duì)符合規(guī)定的申請(qǐng)予以批準(zhǔn)。2.對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密的檔案利用申請(qǐng)，應(yīng)報(bào)委托方保密部門(mén)審批。利用方式1.受托方應(yīng)根據(jù)檔案利用申請(qǐng)表的要求，為委托方提供檔案查閱、借閱、復(fù)印等服務(wù)。2.查閱檔案應(yīng)在受托方指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出保管場(chǎng)所。3.借閱檔案應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時(shí)間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.受托方應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。2.內(nèi)部監(jiān)督檢查情況應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，報(bào)委托方備案。外部監(jiān)督1.委托方有權(quán)對(duì)受托方的檔案管理工作進(jìn)行定期或不定期的外部監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案管理設(shè)施設(shè)備情況、檔案信息安全情況等。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，委托方應(yīng)及時(shí)向受托方提出整改意見(jiàn)，受托方應(yīng)按照要求進(jìn)行整改，并將整改情況及時(shí)反饋給委托方。培訓(xùn)與考核培訓(xùn)1.受托方應(yīng)定期組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其檔案管理知識(shí)和技能。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)等。考核1.委托方應(yīng)對(duì)受托方的檔案管理工作進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括檔案管理質(zhì)量、服務(wù)水平、信息安全等方面。2.考核結(jié)果作為支付服務(wù)費(fèi)用和是否續(xù)簽委托合同的重要依據(jù)。費(fèi)用與支付費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.檔案委托管理費(fèi)用應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)量、管理難度、服務(wù)內(nèi)容等因素確定，具體費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)在委托合同中明確。2.費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)合理、公平，符合市場(chǎng)行情。支付方式1.委托方應(yīng)按照委托合同約定的時(shí)間和方式向受托方支付檔案委托管理費(fèi)用。2.支付費(fèi)用前，受托方應(yīng)向委托方提供合法有效的發(fā)票。保密條款保密范圍1.雙方應(yīng)對(duì)在檔案委托管理過(guò)程中知悉的對(duì)方商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、檔案信息等予以保密。2.保密范圍包括但不限于公司/組織的業(yè)務(wù)信息、財(cái)務(wù)信息、客戶(hù)信息、檔案內(nèi)容等。保密措施1.雙方應(yīng)采取必要的保密措施，防止信息泄露。2.保密措施包括但不限于簽訂保密協(xié)議、限制接觸人員、加強(qiáng)信息安全管理等。保密期限保密期限自雙方簽訂檔案委托管理合同之日起[X]年。違約責(zé)任違約情形1.委托方未按照合同約定提供檔案資料或未按時(shí)支付費(fèi)用的。2.受托方未按照合同約定履行檔案管理職責(zé)，導(dǎo)致檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生的。3.雙方違反保密條款，泄露對(duì)方商業(yè)秘密或檔案信息的。違約賠償1.如一方違反合同約定，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任，賠償對(duì)方因此遭受的損失。2.損失賠償范圍包括直接損