檔案分級(jí)管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.分級(jí)分類管理原則：根據(jù)檔案的來源、內(nèi)容、形式和保管期限等因素，對(duì)檔案進(jìn)行分級(jí)分類管理，確保檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全保密工作，采取必要的安全保密措施，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案分級(jí)（一）一級(jí)檔案1.定義：反映公司重大決策、重要業(yè)務(wù)活動(dòng)、核心技術(shù)和商業(yè)秘密等方面的檔案，對(duì)公司的生存和發(fā)展具有重要影響。2.范圍公司年度工作報(bào)告、發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃、重大決策文件等。公司重要業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件等。公司核心技術(shù)資料、研發(fā)成果、專利文件等。公司財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。公司人事檔案、薪酬福利資料、員工培訓(xùn)記錄等。公司商業(yè)秘密文件、客戶信息資料、市場調(diào)研報(bào)告等。其他對(duì)公司具有重要價(jià)值的檔案。（二）二級(jí)檔案1.定義：反映公司一般性業(yè)務(wù)活動(dòng)、管理工作和專業(yè)技術(shù)等方面的檔案，對(duì)公司的正常運(yùn)營具有重要作用。2.范圍公司各部門年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。公司一般性業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、文件等。公司專業(yè)技術(shù)資料、技術(shù)方案、操作規(guī)程等。公司行政管理文件、會(huì)議紀(jì)要、通知等。公司黨群工作文件、宣傳資料、活動(dòng)記錄等。其他對(duì)公司具有一定價(jià)值的檔案。（三）三級(jí)檔案1.定義：反映公司日常工作中形成的一般性文件和資料，對(duì)公司的工作參考具有一定作用。2.范圍公司各部門一般性工作文件、報(bào)表、記錄等。公司員工個(gè)人工作記錄、考勤記錄、請(qǐng)假條等。公司一般性業(yè)務(wù)資料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、數(shù)據(jù)分析報(bào)告等。公司行政管理資料、辦公用品采購記錄、車輛使用記錄等。公司黨群工作資料、黨員檔案、工會(huì)活動(dòng)記錄等。其他對(duì)公司具有一定參考價(jià)值的檔案。三、檔案分類（一）行政管理類1.定義：公司在行政管理活動(dòng)中形成的各類文件和資料。2.范圍公司行政管理制度、規(guī)定、辦法等。公司行政公文、函件、通知、通報(bào)等。公司會(huì)議紀(jì)要、決議、記錄等。公司印章管理文件、證照管理文件等。公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)文件、電子文檔等。其他行政管理類文件和資料。（二）黨群工作類1.定義：公司在黨群工作中形成的各類文件和資料。2.范圍公司黨組織建設(shè)文件、黨員管理文件等。公司紀(jì)檢監(jiān)察工作文件、廉政建設(shè)文件等。公司工會(huì)工作文件、職工代表大會(huì)文件等。公司共青團(tuán)工作文件、青年活動(dòng)記錄等。公司企業(yè)文化建設(shè)文件、宣傳資料、活動(dòng)記錄等。其他黨群工作類文件和資料。（三）人力資源類1.定義：公司在人力資源管理活動(dòng)中形成的各類文件和資料。2.范圍公司人力資源管理制度、規(guī)定、辦法等。公司員工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、晉升、獎(jiǎng)懲等文件和資料。公司員工薪酬福利、社會(huì)保險(xiǎn)、住房公積金等文件和資料。公司員工勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、競業(yè)禁止協(xié)議等文件和資料。公司人事檔案、員工信息管理文件等。其他人力資源類文件和資料。（四）財(cái)務(wù)審計(jì)類1.定義：公司在財(cái)務(wù)管理和審計(jì)監(jiān)督活動(dòng)中形成的各類文件和資料。2.范圍公司財(cái)務(wù)管理制度、規(guī)定、辦法等。公司財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表等。公司資金管理文件、財(cái)務(wù)收支記錄、成本核算文件等。公司稅務(wù)管理文件、納稅申報(bào)資料、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告等。公司內(nèi)部審計(jì)文件、審計(jì)報(bào)告、審計(jì)工作底稿等。其他財(cái)務(wù)審計(jì)類文件和資料。（五）業(yè)務(wù)合同類1.定義：公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營活動(dòng)中簽訂的各類合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件等。2.范圍公司銷售合同、采購合同、租賃合同、服務(wù)合同等。公司工程建設(shè)合同、項(xiàng)目合作協(xié)議、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同等。公司招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、合同談判記錄等。公司合同變更、解除、終止等文件和資料。其他業(yè)務(wù)合同類文件和資料。（六）技術(shù)研發(fā)類1.定義：公司在技術(shù)研發(fā)活動(dòng)中形成的各類文件和資料。2.范圍公司技術(shù)研發(fā)管理制度、規(guī)定、辦法等。公司技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目計(jì)劃、方案、報(bào)告等。公司技術(shù)研發(fā)成果、專利文件、軟件著作權(quán)登記證書等。公司技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程、工藝文件等。公司技術(shù)交流、合作文件、技術(shù)引進(jìn)資料等。其他技術(shù)研發(fā)類文件和資料。（七）市場營銷類1.定義：公司在市場營銷活動(dòng)中形成的各類文件和資料。2.范圍公司市場營銷管理制度、規(guī)定、辦法等。公司市場調(diào)研報(bào)告、市場分析報(bào)告、市場策劃方案等。公司產(chǎn)品宣傳資料、廣告策劃方案、促銷活動(dòng)記錄等。公司客戶信息資料、客戶關(guān)系管理文件等。公司銷售業(yè)績報(bào)表、銷售統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告等。其他市場營銷類文件和資料。（八）其他類1.定義：不屬于上述分類范圍的其他各類文件和資料。2.范圍公司外事活動(dòng)文件、出國（境）人員審批文件等。公司法律事務(wù)文件、訴訟案件資料、法律咨詢記錄等。公司檔案管理工作文件、檔案整理記錄、檔案利用統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。公司其他臨時(shí)性、階段性工作形成的文件和資料。其他無法歸入上述分類的文件和資料。四、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定公司檔案管理辦法和規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。3.負(fù)責(zé)公司檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。4.負(fù)責(zé)公司檔案信息化建設(shè)，建立和完善公司檔案管理信息系統(tǒng)。5.負(fù)責(zé)公司檔案安全保密工作，制定檔案安全保密制度，采取必要的安全保密措施。6.負(fù)責(zé)組織公司檔案管理人員的培訓(xùn)和考核工作。7.負(fù)責(zé)與上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門等相關(guān)單位的溝通協(xié)調(diào)工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)和管理，指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔等工作。2.按照公司檔案管理辦法和規(guī)章制度的要求，及時(shí)將本部門形成的各類文件和資料移交公司綜合管理部門歸檔。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和利用工作，確保檔案的安全和完整。4.配合公司綜合管理部門做好檔案管理的各項(xiàng)工作，接受公司綜合管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等具體工作。2.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保檔案的安全和保密。3.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握檔案管理技能，不斷提高檔案管理工作水平。4.積極主動(dòng)為公司各部門提供檔案利用服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案資料。5.負(fù)責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的操作和維護(hù)，確保檔案信息的準(zhǔn)確錄入和及時(shí)更新。6.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。五、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照公司檔案管理辦法的要求，及時(shí)收集本部門形成的各類文件和資料，并定期移交公司綜合管理部門歸檔。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、完整、及時(shí)的原則，確保檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)實(shí)行專人負(fù)責(zé)收集，確保不遺漏、不丟失。（二）檔案整理1.公司綜合管理部門應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行整理。2.檔案整理應(yīng)遵循分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確的原則，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.檔案整理應(yīng)包括文件材料的分類、編號(hào)、裝訂、編目等工作，同時(shí)應(yīng)編制檔案目錄和檢索工具，方便檔案的查找和利用。六、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.各部門應(yīng)在文件材料形成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將整理好的檔案移交公司綜合管理部門歸檔。2.檔案歸檔應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)，確保檔案移交的準(zhǔn)確性和完整性。3.公司綜合管理部門應(yīng)按照檔案保管期限的要求，對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行分類存放，并建立檔案臺(tái)賬。（二）檔案保管1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全和完整。七、檔案利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全、保密的原則，確保檔案的正常使用和信息安全。2.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大利用范圍和降低利用標(biāo)準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱利用：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到公司綜合管理部門查閱。2.借閱利用：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和公司綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制利用：公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和公司綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到公司綜合管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)注明用途，并加蓋公司綜合管理部門公章。（三）利用登記1.公司綜合管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.檔案利用登記應(yīng)包括利用時(shí)間、利用人姓名、所在部門、利用內(nèi)容、利用方式、歸還時(shí)間等信息，確保檔案利用情況可追溯。八、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.公司綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。2.檔案鑒定應(yīng)成立鑒定小組，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。3.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理辦法的要求，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。（二）檔案銷毀1.對(duì)已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，經(jīng)公司綜合管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可實(shí)施。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在銷毀現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)銷，并做好記錄。銷毀記錄應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息。4.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀申請(qǐng)表、銷毀記錄等相關(guān)資料歸檔保存。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立和完善公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、自動(dòng)化和規(guī)范化。2.提高檔案管理工作效率，方便檔案的查找和利用，為公司各項(xiàng)工作提供更好的檔案服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息的安全和保密。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：包括檔案錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能模塊的開發(fā)和應(yīng)用。2.電子檔案管理：對(duì)電子文件進(jìn)行分類、整理、歸檔、存儲(chǔ)和利用，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.檔案數(shù)字化加工：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立數(shù)字化檔案資源庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線查詢和利用。4.信息安全保障：采取防火墻、加密技術(shù)、訪問控制等安全措施，確保檔案信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作規(guī)程進(jìn)行檔案管理工作。2.應(yīng)及時(shí)將檔案信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整和及時(shí)更新。3.應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止電子檔案丟失或損壞。4.應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案信息安全保密制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止檔案信息泄露。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.公司綜合管理部門負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集與整理情況、檔案歸檔與保管情況、檔案利用情況等。（二）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：公司綜合管理部門定期對(duì)公司各部門檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，檢查結(jié)果進(jìn)行通報(bào)。2.不定期抽查：公司綜合管理部門不定期對(duì)公司各部門檔案管理工作進(jìn)行抽查，