常用商品管理辦法一、總則（一）目的為加強公司常用商品的管理，規(guī)范常用商品的采購、存儲、使用及處置等環(huán)節(jié)，確保常用商品的供應(yīng)滿足公司運營需求，同時提高資產(chǎn)使用效率，降低成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及常用商品管理的部門和人員，包括但不限于采購部門、倉儲部門、各使用部門以及財務(wù)部門等。常用商品指公司日常運營中經(jīng)常使用的各類物資，如辦公用品、勞保用品、小型設(shè)備及工具等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保常用商品管理活動合法合規(guī)。2.效益原則：以提高公司整體效益為目標(biāo)，優(yōu)化常用商品的采購、存儲和使用流程，降低運營成本。3.統(tǒng)一管理原則：對常用商品實行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一采購、統(tǒng)一存儲、統(tǒng)一調(diào)配，避免分散管理導(dǎo)致的資源浪費和管理混亂。4.責(zé)任明確原則：明確各部門和人員在常用商品管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，確保各項管理工作落實到位。二、管理職責(zé)（一）采購部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定常用商品的采購計劃，根據(jù)公司運營需求和庫存情況，合理安排采購數(shù)量和時間。2.選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商進(jìn)行定期評估和管理。3.執(zhí)行采購任務(wù)，簽訂采購合同，確保采購商品的質(zhì)量、價格和交貨期符合要求。4.負(fù)責(zé)采購商品的驗收工作，對驗收不合格的商品及時與供應(yīng)商溝通處理。（二）倉儲部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)常用商品的存儲管理，按照商品特性和類別進(jìn)行分類存放，確保商品存儲安全。2.建立庫存臺賬，準(zhǔn)確記錄常用商品的出入庫情況，定期進(jìn)行庫存盤點，保證賬實相符。3.對庫存商品進(jìn)行日常檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)并處理商品損壞、變質(zhì)等問題。4.根據(jù)使用部門的需求，及時辦理商品的出庫手續(xù)，確保商品供應(yīng)及時。（三）使用部門職責(zé)1.根據(jù)實際工作需要，合理提出常用商品的需求計劃，明確商品的規(guī)格、型號、數(shù)量等要求。2.負(fù)責(zé)本部門常用商品的領(lǐng)用、使用和保管工作，確保商品的正確使用和合理利用。3.定期對本部門常用商品的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，及時反饋使用過程中出現(xiàn)的問題。（四）財務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核常用商品的采購預(yù)算和費用支出，確保資金使用合理合規(guī)。2.對常用商品的采購成本、存儲成本和使用成本進(jìn)行核算和分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。3.參與常用商品的盤點工作，監(jiān)督盤點結(jié)果的處理。三、采購管理（一）采購計劃制定1.各使用部門應(yīng)于每月末根據(jù)下月工作安排，結(jié)合庫存情況，填寫《常用商品需求計劃表》，詳細(xì)列出所需商品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，提交至采購部門。2.采購部門匯總各使用部門的需求計劃后，結(jié)合庫存周轉(zhuǎn)率、市場供應(yīng)情況以及采購周期等因素，制定月度采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購商品的種類、數(shù)量、預(yù)計采購時間等內(nèi)容，并報部門負(fù)責(zé)人審核。3.對于臨時性或緊急性的常用商品需求，使用部門應(yīng)及時填寫《緊急采購申請表》，說明需求原因、商品信息等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交采購部門。采購部門應(yīng)優(yōu)先安排采購，確保滿足公司運營需求。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審查，包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、信譽狀況等方面，確保供應(yīng)商具備合法經(jīng)營資格和良好的供應(yīng)能力。2.根據(jù)常用商品的特點和采購需求，制定供應(yīng)商評估標(biāo)準(zhǔn)，從產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面對供應(yīng)商進(jìn)行定期評估。評估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。3.對于評估為優(yōu)秀和良好的供應(yīng)商，可給予優(yōu)先合作機會；對于評估為不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時終止合作，并在供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中予以標(biāo)注。同時，采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行動態(tài)管理，不斷優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)。（三）采購合同簽訂1.采購部門根據(jù)采購計劃和選定的供應(yīng)商，起草采購合同。采購合同應(yīng)明確商品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式等條款，確保合同內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、合法。2.采購合同起草完成后，應(yīng)提交至法務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門重點審核合同條款的合法性、合規(guī)性以及風(fēng)險防范措施等內(nèi)容。經(jīng)審核通過的合同，由采購部門負(fù)責(zé)人與供應(yīng)商簽訂。3.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給倉儲部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。（四）采購驗收1.采購商品到貨前，采購部門應(yīng)提前通知倉儲部門做好驗收準(zhǔn)備工作。倉儲部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)驗收，并根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對商品的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀質(zhì)量等進(jìn)行核對。2.對于需要進(jìn)行質(zhì)量檢驗的常用商品，采購部門應(yīng)及時聯(lián)系質(zhì)量檢驗部門進(jìn)行檢驗。質(zhì)量檢驗部門應(yīng)按照規(guī)定的檢驗標(biāo)準(zhǔn)和方法對商品質(zhì)量進(jìn)行檢驗，并出具檢驗報告。3.驗收合格的商品，倉儲部門應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，并在庫存臺賬中記錄；驗收不合格的商品，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補貨、換貨或退貨等措施，并跟蹤處理結(jié)果。四、存儲管理（一）倉庫規(guī)劃與布局1.根據(jù)常用商品的類別、特性和出入庫頻率，對倉庫進(jìn)行合理規(guī)劃和布局。設(shè)置不同的存儲區(qū)域，如辦公用品區(qū)、勞保用品區(qū)、設(shè)備工具區(qū)等，并明確各區(qū)域的標(biāo)識。2.按照商品的存儲要求，配備相應(yīng)的存儲設(shè)備和設(shè)施，如貨架、貨柜、托盤、溫濕度控制設(shè)備等，確保商品存儲安全、整齊、有序。3.倉庫應(yīng)設(shè)置專門的待檢區(qū)、合格品區(qū)、不合格品區(qū)和退貨區(qū)，對不同狀態(tài)的商品進(jìn)行分類存放，防止混淆。（二）庫存管理1.倉儲部門應(yīng)建立詳細(xì)的庫存臺賬，對常用商品的出入庫情況進(jìn)行實時記錄。庫存臺賬應(yīng)包括商品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、入庫時間、出庫時間、庫存余額等信息，確保賬實相符。2.定期對庫存商品進(jìn)行盤點，盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點。盤點時，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)，采用實地盤點的方法，對庫存商品逐一進(jìn)行清點，并與庫存臺賬進(jìn)行核對。3.對于盤點中發(fā)現(xiàn)的賬實不符情況，應(yīng)及時查明原因，填寫《庫存盤點差異報告》，并按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行處理。屬于人為原因造成的差異，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任；屬于系統(tǒng)錯誤或其他不可抗力因素造成的差異，應(yīng)及時調(diào)整庫存臺賬和相關(guān)記錄。（三）商品保管1.根據(jù)商品的特性和存儲要求，采取相應(yīng)的保管措施。對于易受潮、易變質(zhì)的商品，應(yīng)存放在干燥通風(fēng)的環(huán)境中，并做好防潮、防蟲、防霉等工作；對于易燃易爆的商品，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨存放，并采取防火、防爆、防盜等安全措施。2.定期對庫存商品進(jìn)行檢查和維護(hù)，查看商品的存儲狀況、質(zhì)量狀況等。如發(fā)現(xiàn)商品有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時進(jìn)行處理，確保商品質(zhì)量不受影響。3.對庫存商品的存儲期限進(jìn)行監(jiān)控，對于超過存儲期限或有質(zhì)量隱患的商品，應(yīng)及時清理或報廢處理，避免造成浪費和損失。五、使用管理（一）領(lǐng)用管理1.使用部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)常用商品的領(lǐng)用工作。領(lǐng)用人員憑經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批的《常用商品領(lǐng)用申請表》到倉儲部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。2.倉儲部門根據(jù)《常用商品領(lǐng)用申請表》的內(nèi)容，核實領(lǐng)用商品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，確認(rèn)無誤后辦理出庫手續(xù)，并在庫存臺賬中記錄。3.對于貴重或限量領(lǐng)用的常用商品，應(yīng)建立領(lǐng)用登記制度，詳細(xì)記錄領(lǐng)用時間、領(lǐng)用人員、用途等信息，以便進(jìn)行跟蹤和管理。（二）使用監(jiān)督1.各使用部門應(yīng)加強對本部門常用商品使用情況的監(jiān)督，確保商品的正確使用和合理利用。嚴(yán)禁將常用商品挪作他用或浪費。2.財務(wù)部門和審計部門應(yīng)定期對常用商品的使用情況進(jìn)行檢查和審計，查看是否存在違規(guī)使用、浪費等現(xiàn)象。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時督促相關(guān)部門進(jìn)行整改，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。（三）使用效率分析1.各使用部門應(yīng)定期對本部門常用商品的使用效率進(jìn)行分析，如商品的使用頻率、使用周期、使用效果等。通過分析，找出存在的問題和不足，提出改進(jìn)措施和建議。2.采購部門和倉儲部門應(yīng)根據(jù)各使用部門的使用效率分析結(jié)果，結(jié)合公司整體運營情況，對常用商品的采購計劃和庫存管理進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，提高資源利用效率。六、處置管理（一）報廢管理1.對于已損壞無法修復(fù)、超過使用期限或因其他原因不再使用的常用商品，使用部門應(yīng)填寫《常用商品報廢申請表》，詳細(xì)說明報廢原因、商品信息等，并提交至倉儲部門。2.倉儲部門對申請報廢的商品進(jìn)行核實和鑒定，確認(rèn)符合報廢條件后，報財務(wù)部門審核。財務(wù)部門審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)報廢的常用商品，倉儲部門應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行處理，如變賣、拆解等。處理過程中應(yīng)做好記錄，并將處理結(jié)果及時反饋給財務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。（二）退貨管理1.因質(zhì)量問題、規(guī)格不符或其他原因需要退貨的常用商品，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，辦理退貨手續(xù)。退貨時，采購部門應(yīng)填寫《常用商品退貨申請表》，說明退貨原因、商品信息等，并附上相關(guān)證明材料。2.供應(yīng)商同意退貨后，采購部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)將退貨商品發(fā)回供應(yīng)商，并跟蹤退貨進(jìn)度。倉儲部門在收到退貨商品后，應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，并在庫存臺賬中進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。3.對于退貨產(chǎn)生的運輸費用、損失賠償?shù)葐栴}，應(yīng)按照采購合同的約定進(jìn)行處理。如因供應(yīng)商原因?qū)е峦素?，相關(guān)費用應(yīng)由供應(yīng)商承擔(dān)。七、信息化管理（一）建立常用商品管理信息系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立常用商品管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)采購、存儲、使用及處置等環(huán)節(jié)的信息化管理。通過信息系統(tǒng)，各部門可以實時查詢常用商品的庫存情況、采購進(jìn)度、使用記錄等信息，提高管理效率和透明度。2.常用商品管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備以下功能：采購計劃制定、供應(yīng)商管理、采購合同管理、庫存管理、領(lǐng)用管理、報廢管理、退貨管理、數(shù)據(jù)分析等。系統(tǒng)應(yīng)能夠自動生成各類報表和統(tǒng)計數(shù)據(jù)，為公司決策提供支持。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)與更新1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)常用商品管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)維護(hù)和更新工作。確保系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、及時、完整，與實際業(yè)務(wù)情況保持一致。2.定期對常用商品管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時，應(yīng)建立數(shù)據(jù)安全管理制度，加強對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全防護(hù)，防止數(shù)據(jù)泄露。八、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司應(yīng)建立健全常用商品管理內(nèi)部監(jiān)督機制，定期對常用商品的采購、存儲、使用及處置等環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查和監(jiān)督。內(nèi)部監(jiān)督可由審計部門牽頭，聯(lián)合采購部門、倉儲部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門共同開展。2.內(nèi)部監(jiān)督的內(nèi)容包括：采購計劃的執(zhí)行情況、供應(yīng)商的選擇和管理情況、采購合同的簽訂和履行情況、庫存管理情況、領(lǐng)用管理情況、報廢管理情況、退貨管理情況等。對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評價1.制定常用商品管理考核評價指標(biāo)體系，對各部門和人員在常用商品管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評價?？己嗽u價