市場禮品管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司市場禮品的管理，確保禮品的合理使用，有效提升市場推廣效果，維護公司利益，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及市場禮品采購、發(fā)放、使用及管理的部門和人員。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保禮品管理活動合法合規(guī)。2.合理性原則：禮品的選擇、采購、發(fā)放應基于合理的市場推廣需求，避免浪費和過度支出。3.公正性原則：禮品管理過程應公開、公平、公正，確保所有符合條件的對象都有平等機會獲得禮品。4.記錄與可追溯原則：對禮品的采購、發(fā)放、使用等環(huán)節(jié)進行詳細記錄，以便查詢和追溯。二、禮品的定義與分類（一）定義本辦法所稱市場禮品，是指公司為開展市場推廣活動，向客戶、合作伙伴、潛在客戶等贈送的具有一定價值和紀念意義的物品。（二）分類1.品牌宣傳類禮品：印有公司品牌標識、名稱、宣傳口號等信息的禮品，如定制的筆記本、文件夾、鑰匙扣、徽章等，旨在提升公司品牌知名度和形象。2.產(chǎn)品體驗類禮品：與公司產(chǎn)品相關的禮品，如試用裝、樣品、小型產(chǎn)品模型等，用于讓客戶提前體驗公司產(chǎn)品，促進產(chǎn)品銷售。3.節(jié)日/活動紀念類禮品：在特定節(jié)日、公司周年慶、行業(yè)展會等活動期間贈送的具有紀念意義的禮品，如節(jié)日禮盒、紀念郵票、紀念幣等，增強與客戶、合作伙伴的情感聯(lián)系。4.商務社交類禮品：用于商務交往中的一般性禮品，如高檔茶葉、精美茶具、特色工藝品等，有助于維護良好的商務關系。三、禮品采購管理（一）采購計劃制定1.各部門根據(jù)市場推廣活動計劃和業(yè)務需求，提前制定禮品采購計劃，明確禮品的種類、數(shù)量、預算等信息。2.采購計劃應提交至公司市場部進行匯總審核，市場部結(jié)合公司整體市場策略和預算情況，對各部門的采購計劃進行綜合平衡和調(diào)整，形成公司年度禮品采購總計劃。（二）供應商選擇與管理1.建立合格供應商名錄，通過招標、詢價、比價、邀請報價等方式，從名錄中選擇優(yōu)質(zhì)供應商。選擇供應商時，應考慮其產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務等因素。2.與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括禮品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式等條款。3.定期對供應商進行評估和考核，根據(jù)評估結(jié)果決定是否繼續(xù)合作或調(diào)整合作策略。評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨及時性、價格合理性、售后服務等方面。（三）采購流程1.采購部門根據(jù)批準的采購計劃，向供應商發(fā)送采購訂單。采購訂單應詳細注明禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點等信息。2.供應商按照采購訂單要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨，并在規(guī)定時間內(nèi)將禮品送達公司指定地點。3.采購部門負責跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保禮品按時、按質(zhì)、按量交付。4.禮品到貨后，由公司相關部門進行驗收。驗收內(nèi)容包括禮品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等是否符合采購合同要求。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與供應商協(xié)商解決，并做好記錄。四、禮品發(fā)放管理（一）發(fā)放對象確定1.根據(jù)市場推廣活動的目標和對象，明確禮品的發(fā)放對象。發(fā)放對象應包括現(xiàn)有客戶、潛在客戶、合作伙伴、行業(yè)意見領袖等。2.對于不同類型的發(fā)放對象，應制定相應的發(fā)放標準和條件，確保禮品發(fā)放的針對性和有效性。（二）發(fā)放流程1.各部門負責收集本部門符合禮品發(fā)放條件的對象名單及相關信息，并提交至公司市場部進行審核。2.市場部對各部門提交的名單進行審核確認后，將禮品發(fā)放名單反饋給禮品管理部門。3.禮品管理部門根據(jù)審核通過的名單，組織禮品發(fā)放工作。發(fā)放方式可采用現(xiàn)場發(fā)放、郵寄、電子禮品卡等形式，具體方式根據(jù)實際情況確定。4.在禮品發(fā)放過程中，應要求領取人簽字確認，確保禮品發(fā)放記錄準確無誤。對于郵寄發(fā)放的禮品，應保留郵寄憑證等相關證據(jù)。（三）發(fā)放記錄與跟蹤1.建立禮品發(fā)放臺賬，詳細記錄禮品的發(fā)放時間、發(fā)放對象、禮品種類、數(shù)量等信息。發(fā)放臺賬應定期進行更新和核對，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.對禮品發(fā)放效果進行跟蹤和評估，收集領取人的反饋意見，了解禮品對市場推廣活動的促進作用。根據(jù)跟蹤評估結(jié)果，及時調(diào)整禮品發(fā)放策略和方式，提高禮品發(fā)放的效果。五、禮品使用管理（一）使用目的明確1.各部門在使用禮品時，應明確禮品的使用目的，確保禮品與市場推廣活動的目標相一致。禮品使用應圍繞拓展客戶關系、促進業(yè)務合作、提升品牌知名度等方面展開。2.在禮品使用前，應制定詳細的使用方案，明確禮品的使用場景、對象、方式等內(nèi)容，確保禮品使用的合理性和有效性。（二）使用過程監(jiān)督1.公司市場部負責對禮品的使用過程進行監(jiān)督和指導，確保禮品按照規(guī)定的使用方案進行發(fā)放和使用。2.各部門在禮品使用過程中，應及時向市場部反饋禮品使用情況，如發(fā)現(xiàn)問題或異常情況，應及時報告并采取相應措施進行處理。（三）使用效果評估1.禮品使用結(jié)束后，各部門應及時對禮品使用效果進行評估。評估內(nèi)容包括禮品對市場推廣活動目標的達成情況、領取人的滿意度、對業(yè)務合作的促進作用等方面。2.根據(jù)評估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗教訓，為今后的禮品管理工作提供參考和改進依據(jù)。對于效果顯著的禮品使用案例，應進行推廣和分享。六、禮品庫存管理（一）庫存盤點1.定期對禮品庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。2.在盤點過程中，應認真核對禮品的種類、數(shù)量、規(guī)格等信息，如實記錄盤點結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)盤盈、盤虧等情況，應及時查明原因，并進行相應的賬務處理。（二）庫存保管1.設立專門的禮品倉庫或儲存區(qū)域，確保禮品存放安全、整潔、有序。倉庫應具備防火、防潮、防蟲、防盜等基本條件，以保證禮品的質(zhì)量不受影響。2.對不同類型、規(guī)格的禮品應進行分類存放，并建立相應的標識和臺賬，便于管理和查找。3.定期對庫存禮品進行檢查和維護，及時清理過期、損壞、變質(zhì)的禮品，確保庫存禮品的質(zhì)量符合要求。（三）庫存預警1.設定禮品庫存預警指標，當庫存數(shù)量低于預警線時，及時發(fā)出預警信號。預警指標可根據(jù)禮品的采購周期、市場需求情況等因素進行設定。2.根據(jù)庫存預警信息，及時安排采購補貨，避免因庫存不足影響市場推廣活動的正常開展。七、禮品預算管理（一）預算編制1.公司財務部負責組織各部門編制年度禮品預算。各部門應根據(jù)市場推廣活動計劃和業(yè)務需求，結(jié)合歷史數(shù)據(jù)和市場行情，合理預計禮品采購、發(fā)放、使用等各項費用，并編制詳細的禮品預算表。2.禮品預算表應包括禮品的種類、數(shù)量、單價、金額、預算執(zhí)行時間等信息，確保預算內(nèi)容全面、準確、清晰。3.財務部對各部門提交的禮品預算進行匯總審核，結(jié)合公司年度財務預算和市場策略，對禮品預算進行綜合平衡和調(diào)整，形成公司年度禮品預算方案。（二）預算執(zhí)行與控制1.禮品預算方案經(jīng)公司管理層批準后，嚴格按照預算執(zhí)行。各部門應在預算范圍內(nèi)合理安排禮品采購、發(fā)放和使用活動，不得超預算支出。2.財務部負責對禮品預算執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，定期向公司管理層匯報預算執(zhí)行進度和差異情況。如發(fā)現(xiàn)預算執(zhí)行偏差較大，應及時查明原因，并采取相應措施進行調(diào)整和糾正。3.對于因市場變化、業(yè)務拓展等原因需要調(diào)整禮品預算的，應按照規(guī)定的程序進行申請和審批。調(diào)整后的禮品預算應重新報公司管理層批準后執(zhí)行。八、禮品賬務管理（一）賬務處理1.公司財務部負責禮品賬務的核算和管理，按照國家財務會計準則和公司財務制度的規(guī)定，對禮品采購、發(fā)放、使用等業(yè)務進行準確的賬務處理。2.禮品采購支出應按照實際發(fā)生額計入相關成本費用科目，并取得合法有效的發(fā)票等憑證。禮品發(fā)放和使用過程中涉及的相關費用，也應按照規(guī)定進行賬務處理。3.定期對禮品賬務進行核對和清理，確保賬賬相符、賬實相符。對于禮品庫存的增減變動情況，應及時進行賬務記錄和調(diào)整。（二）財務審計1.公司內(nèi)部審計部門定期對禮品管理情況進行審計，檢查禮品采購、發(fā)放、使用、庫存等環(huán)節(jié)的合規(guī)性和財務處理的準確性。2.審計部門應根據(jù)審計結(jié)果出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議。相關部門應按照審計報告的要求及時進行整改，確保禮品管理工作規(guī)范、有序。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司市場部負責對禮品管理工作進行日常監(jiān)督和檢查，定期對禮品采購、發(fā)放、使用、庫存等情況進行抽查，確保禮品管理工作符合本辦法的規(guī)定和公司的相關要求。2.各部門應配合市場部的監(jiān)督檢查工作，如實提供相關資料和信息。對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時整改落實。（二）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。處罰措施包括警告、通報批評、責令改正、扣減績效獎金、解除勞動合同等。2.對于因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，相關責任人