學(xué)籍信息管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織的學(xué)籍信息管理工作，保障學(xué)籍信息的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，維護(hù)公司/組織正常的教學(xué)秩序和管理秩序，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)涉及學(xué)籍信息管理的所有部門、崗位及相關(guān)人員。（三）基本原則1.合法性原則：學(xué)籍信息管理工作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)教育政策，確保各項管理活動合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：確保學(xué)籍信息的錄入、存儲、更新等環(huán)節(jié)準(zhǔn)確無誤，為教學(xué)管理、學(xué)生服務(wù)等提供可靠依據(jù)。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)學(xué)生的學(xué)籍信息安全，防止信息泄露，維護(hù)學(xué)生的合法權(quán)益。4.及時性原則：及時處理學(xué)籍信息的各項業(yè)務(wù)，保證信息的時效性，滿足教學(xué)和管理工作的需要。二、學(xué)籍信息管理機構(gòu)及職責(zé)（一）學(xué)籍信息管理部門設(shè)立專門的學(xué)籍信息管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司/組織的學(xué)籍信息管理工作。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善學(xué)籍信息管理制度和流程。2.負(fù)責(zé)學(xué)籍信息系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理。3.組織開展學(xué)籍信息的錄入、審核、更新、查詢等工作。4.對學(xué)籍信息管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。5.與其他部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，確保學(xué)籍信息管理工作與公司/組織整體業(yè)務(wù)的順暢銜接。（二）相關(guān)部門職責(zé)1.教學(xué)部門負(fù)責(zé)提供學(xué)生的課程注冊、成績錄入等教學(xué)相關(guān)信息。協(xié)助學(xué)籍信息管理部門進(jìn)行學(xué)生學(xué)籍異動（如休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)等）的審核工作。2.學(xué)生管理部門負(fù)責(zé)學(xué)生基本信息的收集、整理和報送。處理學(xué)生的獎懲情況記錄，并及時反饋給學(xué)籍信息管理部門。參與學(xué)生學(xué)籍異動的審核工作，負(fù)責(zé)學(xué)生異動后的相關(guān)管理工作。3.財務(wù)部門提供學(xué)生的繳費信息，協(xié)助學(xué)籍信息管理部門進(jìn)行欠費學(xué)生的管理。對涉及學(xué)籍信息變更的費用調(diào)整進(jìn)行審核和確認(rèn)。4.其他部門：按照各自職責(zé)，配合學(xué)籍信息管理部門做好相關(guān)工作，如提供涉及學(xué)籍信息的證明材料等。三、學(xué)籍信息內(nèi)容及分類（一）學(xué)生基本信息包括姓名、性別、出生日期、民族、身份證號碼、家庭住址、聯(lián)系電話等。（二）學(xué)習(xí)信息1.入學(xué)信息：入學(xué)時間、入學(xué)年級、專業(yè)、學(xué)制等。2.課程信息：所修課程名稱、課程代碼、學(xué)分、成績等。3.學(xué)籍異動信息：休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等記錄。（三）獎懲信息包括獲得的獎勵（如獎學(xué)金、榮譽稱號等）和受到的處分（如警告、記過、留校察看等）。（四）畢業(yè)信息畢業(yè)時間、畢業(yè)去向、學(xué)歷證書編號等。四、學(xué)籍信息采集與錄入（一）信息采集1.新生入學(xué)時，學(xué)生管理部門負(fù)責(zé)組織學(xué)生填寫《學(xué)生基本信息采集表》，并收集相關(guān)證明材料（如身份證復(fù)印件、戶口本復(fù)印件等）。2.采集過程中，工作人員應(yīng)向?qū)W生說明信息采集的重要性和準(zhǔn)確性要求，指導(dǎo)學(xué)生如實填寫各項信息。3.對于學(xué)生提供的證明材料，要進(jìn)行認(rèn)真核對，確保其真實性和有效性。（二）信息錄入1.學(xué)籍信息管理部門負(fù)責(zé)將采集到的學(xué)生信息錄入學(xué)籍信息系統(tǒng)。錄入人員應(yīng)嚴(yán)格按照系統(tǒng)要求進(jìn)行操作，確保信息錄入的準(zhǔn)確性和完整性。2.在錄入過程中，要對錄入的信息進(jìn)行初步審核，發(fā)現(xiàn)問題及時與學(xué)生管理部門或?qū)W生本人核實更正。3.對于重要信息（如身份證號碼、姓名等）的錄入，要進(jìn)行雙人核對，確保無誤。五、學(xué)籍信息審核與確認(rèn)（一）初審1.學(xué)籍信息錄入完成后，由學(xué)籍信息管理部門進(jìn)行初審。初審內(nèi)容包括信息的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。2.初審人員應(yīng)仔細(xì)核對錄入的各項信息，與原始采集表及相關(guān)證明材料進(jìn)行比對，發(fā)現(xiàn)問題及時標(biāo)記并反饋給錄入人員進(jìn)行修改。（二）復(fù)審1.初審?fù)ㄟ^后的學(xué)籍信息，提交給相關(guān)部門進(jìn)行復(fù)審。復(fù)審部門根據(jù)各自職責(zé)對涉及本部門業(yè)務(wù)的信息進(jìn)行審核。2.教學(xué)部門負(fù)責(zé)審核學(xué)生的課程注冊、成績等信息；學(xué)生管理部門負(fù)責(zé)審核學(xué)生基本信息、獎懲情況等；財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核繳費信息等。3.復(fù)審人員應(yīng)認(rèn)真履行審核職責(zé)，對審核結(jié)果負(fù)責(zé)。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與學(xué)籍信息管理部門溝通，提出修改意見。（三）確認(rèn)1.經(jīng)過初審和復(fù)審無誤的學(xué)籍信息，由學(xué)籍信息管理部門進(jìn)行最終確認(rèn)。確認(rèn)后的學(xué)籍信息作為正式檔案保存。2.確認(rèn)后的學(xué)籍信息原則上不得隨意修改。如因特殊原因需要修改，必須按照規(guī)定的流程進(jìn)行申請和審批。六、學(xué)籍信息變更與異動管理（一）變更類型1.基本信息變更：學(xué)生因姓名、性別、出生日期、民族、身份證號碼等基本信息發(fā)生變化，需要進(jìn)行變更。2.學(xué)習(xí)信息變更：包括專業(yè)調(diào)整、課程重修、成績更正等。3.其他信息變更：如家庭住址、聯(lián)系電話等非關(guān)鍵信息的變更。（二）變更流程1.學(xué)生申請：學(xué)生本人填寫《學(xué)籍信息變更申請表》，并提交相關(guān)證明材料。2.所在部門審核：學(xué)生所在部門對申請進(jìn)行審核，簽署意見后報學(xué)籍信息管理部門。3.學(xué)籍信息管理部門審批：學(xué)籍信息管理部門對變更申請進(jìn)行審批，必要時進(jìn)行實地核實。審批通過后，在學(xué)籍信息系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)變更，并更新相關(guān)檔案。（三）學(xué)籍異動管理1.休學(xué)學(xué)生因特殊原因需要休學(xué)的，應(yīng)填寫《休學(xué)申請表》，并提交相關(guān)證明材料。所在部門審核后報學(xué)籍信息管理部門審批。審批通過后，辦理休學(xué)手續(xù)，學(xué)籍信息系統(tǒng)中標(biāo)記為休學(xué)狀態(tài)。休學(xué)期間，學(xué)生不享受在校學(xué)習(xí)學(xué)生的待遇。2.復(fù)學(xué)休學(xué)期滿，學(xué)生應(yīng)填寫《復(fù)學(xué)申請表》，并提交相關(guān)證明材料。所在部門審核后報學(xué)籍信息管理部門審批。審批通過后，辦理復(fù)學(xué)手續(xù)，恢復(fù)學(xué)籍，學(xué)籍信息系統(tǒng)中更新為復(fù)學(xué)狀態(tài)。3.轉(zhuǎn)學(xué)學(xué)生因特殊原因需要轉(zhuǎn)學(xué)的，應(yīng)填寫《轉(zhuǎn)學(xué)申請表》，并提交相關(guān)證明材料。轉(zhuǎn)出學(xué)校和轉(zhuǎn)入學(xué)校分別進(jìn)行審核，審核通過后報學(xué)籍信息管理部門審批。審批通過后，辦理轉(zhuǎn)學(xué)手續(xù)，學(xué)籍信息系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。4.退學(xué)學(xué)生因各種原因需要退學(xué)的，應(yīng)填寫《退學(xué)申請表》，并提交相關(guān)證明材料。所在部門審核后報學(xué)籍信息管理部門審批。審批通過后，辦理退學(xué)手續(xù)，學(xué)籍信息系統(tǒng)中標(biāo)記為退學(xué)狀態(tài)。七、學(xué)籍信息查詢與使用（一）查詢權(quán)限1.學(xué)生本人有權(quán)查詢自己的學(xué)籍信息，包括基本信息、學(xué)習(xí)信息、獎懲信息等。2.學(xué)校/組織內(nèi)部相關(guān)部門因工作需要，經(jīng)授權(quán)后可以查詢學(xué)生的學(xué)籍信息。查詢?nèi)藛T應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露查詢到的信息。3.外部單位或個人因特殊原因需要查詢學(xué)生學(xué)籍信息的，必須按照規(guī)定的程序進(jìn)行申請和審批，經(jīng)同意后方可查詢。（二）查詢方式1.學(xué)生可以通過學(xué)籍信息系統(tǒng)的自助查詢功能查詢自己的學(xué)籍信息。2.學(xué)校/組織內(nèi)部相關(guān)部門可以通過學(xué)籍信息管理系統(tǒng)的授權(quán)查詢功能進(jìn)行查詢。3.外部單位或個人查詢學(xué)籍信息時，由學(xué)籍信息管理部門指定專人負(fù)責(zé)提供查詢服務(wù)，并做好查詢記錄。（三）信息使用1.學(xué)籍信息主要用于學(xué)校/組織的教學(xué)管理、學(xué)生服務(wù)、統(tǒng)計分析等工作。2.在使用學(xué)籍信息時，應(yīng)遵循合法、正當(dāng)、必要的原則，不得超出規(guī)定的使用范圍。3.涉及學(xué)生個人隱私的學(xué)籍信息，未經(jīng)學(xué)生本人同意，不得隨意公開或泄露。八、學(xué)籍信息安全與保密（一）安全措施1.建立健全學(xué)籍信息安全管理制度，加強對學(xué)籍信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止信息泄露、篡改、丟失等情況發(fā)生。2.對學(xué)籍信息系統(tǒng)的訪問進(jìn)行嚴(yán)格權(quán)限管理，設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作相關(guān)信息。3.定期對學(xué)籍信息系統(tǒng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)妥善保存，以備數(shù)據(jù)恢復(fù)之需。4.加強對機房等硬件設(shè)施的管理，確保設(shè)備安全穩(wěn)定運行，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е滦畔G失。（二）保密要求1.所有參與學(xué)籍信息管理工作的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.嚴(yán)格遵守保密制度，不得在非工作場合談?wù)搶W(xué)生的學(xué)籍信息，不得向無關(guān)人員泄露學(xué)籍信息。3.對于因工作需要接觸到的學(xué)籍信息，要妥善保管，不得擅自復(fù)制、傳播或用于其他非工作目的。九、學(xué)籍信息檔案管理（一）檔案內(nèi)容學(xué)籍信息檔案包括學(xué)生的基本信息采集表、學(xué)籍信息變更申請表、學(xué)籍異動申請表、成績表、獎懲記錄等相關(guān)資料。（二）檔案整理1.按照學(xué)生類別（如本科生、研究生等）和年級進(jìn)行分類整理。2.每學(xué)年結(jié)束后，對本學(xué)年的學(xué)籍信息檔案進(jìn)行裝訂成冊，編制檔案目錄，便于查詢和管理。（三）檔案保管1.設(shè)立專門的檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案安全存放。2.學(xué)籍信息檔案應(yīng)按照規(guī)定的保管期限進(jìn)行保存，不得擅自銷毀。保管期限屆滿后，按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。十、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.學(xué)籍信息管理部門定期對學(xué)籍信息管理工作進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.學(xué)校/組織內(nèi)部審計部門定期對學(xué)籍信息管理工作進(jìn)行審計，檢查信息管理的合規(guī)性和準(zhǔn)確性。（二）外部監(jiān)督接受教育主管部門等相關(guān)外部單位的監(jiān)督檢查，積極配合提供所需的學(xué)籍信息資料，對提出的問題及時整改。十一、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.違反學(xué)籍信息管理規(guī)定，擅自修改、刪除、泄露學(xué)籍信息的。2.在學(xué)籍信息采集、錄入、審核等環(huán)節(jié)中弄虛作假的。3.