國外發(fā)票管理辦法一、總則（一）目的為加強公司在國外業(yè)務(wù)活動中的發(fā)票管理，規(guī)范發(fā)票開具、取得、使用和保管行為，保障公司合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及國外業(yè)務(wù)所在國家或地區(qū)的稅收法規(guī)和財務(wù)制度，結(jié)合本公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在國外開展業(yè)務(wù)涉及的各類發(fā)票管理活動，包括但不限于與國外供應商交易取得的發(fā)票、向國外客戶開具的發(fā)票等。（三）基本原則1.合法性原則嚴格遵守中國及業(yè)務(wù)所在國家或地區(qū)的法律法規(guī)、稅收政策以及財務(wù)會計準則，確保發(fā)票管理活動合法合規(guī)。2.真實性原則發(fā)票所反映的經(jīng)濟業(yè)務(wù)必須真實發(fā)生，內(nèi)容與實際交易相符，不得虛開發(fā)票。3.完整性原則發(fā)票的各項要素填寫齊全、準確，字跡清晰，印章齊全，確保發(fā)票的完整性和有效性。4.及時性原則按照業(yè)務(wù)發(fā)生時間及時開具或取得發(fā)票，并在規(guī)定時間內(nèi)進行處理和歸檔，不得拖延。二、發(fā)票的種類與要求（一）國外發(fā)票的種類1.商業(yè)發(fā)票（CommercialInvoice）是出口商應進口商的要求，將貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總值等開立的一種非正式的參考性發(fā)票。它是進出口雙方記賬的依據(jù)，也是進口商報關(guān)交稅的總說明。2.形式發(fā)票（ProformaInvoice）也稱預開發(fā)票。出口商應進口商的要求，將準備出口貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、估計總值等開立的一種非正式的參考性發(fā)票。形式發(fā)票不是一種正式發(fā)票，不能用于托收和議付，它所列的單價等，也僅僅是出口商根據(jù)當時情況所作的估計，對雙方都無最終的約束力，所以說形式發(fā)票只是一種估價單，正式成交發(fā)貨后還要另外重新繕制商業(yè)發(fā)票。3.領(lǐng)事發(fā)票（ConsularInvoice）有些國家法令規(guī)定，進口貨物必須要領(lǐng)取進口國在出口國或其鄰近地區(qū)的領(lǐng)事簽證的發(fā)票，交進口商作為有關(guān)貨物報關(guān)和繳納關(guān)稅的前提條件之一。領(lǐng)事發(fā)票和商業(yè)發(fā)票是平行的單據(jù)，領(lǐng)事發(fā)票是一份官方的單證，有些國家規(guī)定了領(lǐng)事發(fā)票的固定格式，這種格式可以從領(lǐng)事館獲得。4.海關(guān)發(fā)票（CustomsInvoice）是根據(jù)某些進口國海關(guān)的規(guī)定，由出口商填制的一種特定格式的發(fā)票，它可供進口商憑以向海關(guān)辦理進口報關(guān)、納稅等手續(xù)。海關(guān)發(fā)票的主要作用是作為進口國海關(guān)估價定稅的依據(jù)，核定貨物的原產(chǎn)地，查核進口商品在出口國市場的銷售價格，確定出口商是否有低價傾銷行為，以便征收反傾銷稅，以及作為進口國海關(guān)編制統(tǒng)計資料之用。（二）發(fā)票的基本要求1.內(nèi)容準確發(fā)票應清晰、準確地反映交易雙方的信息，包括公司名稱、地址、聯(lián)系方式等；貨物或服務(wù)的詳細描述，如名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額等；交易日期、發(fā)票編號等關(guān)鍵信息。2.格式規(guī)范不同國家或地區(qū)可能對發(fā)票格式有特定要求，應按照當?shù)匾?guī)定的格式進行開具或取得。發(fā)票上的文字、數(shù)字應清晰可辨，不得涂改、刮擦或挖補。如有錯誤，應按照規(guī)定的方法進行更正，并加蓋更正章或相關(guān)責任人簽字確認。3.印章齊全發(fā)票必須加蓋公司公章、財務(wù)專用章或發(fā)票專用章等有效印章，印章應清晰、完整，與公司在當?shù)刈詡浒傅挠≌乱恢?。對于需要由稅?wù)機關(guān)或其他相關(guān)部門監(jiān)制的發(fā)票，還應加蓋相應的監(jiān)制章。三、發(fā)票的開具（一）開具流程1.業(yè)務(wù)部門發(fā)起業(yè)務(wù)部門在與國外客戶簽訂合同或達成交易意向后，應及時將交易信息傳遞給財務(wù)部門，包括交易內(nèi)容、金額、付款方式、客戶信息等。2.財務(wù)審核財務(wù)部門收到業(yè)務(wù)部門提供的信息后，對交易的真實性、合法性、完整性進行審核。審核內(nèi)容包括合同條款、信用額度、付款條件等。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與業(yè)務(wù)部門溝通并協(xié)商解決。3.開具發(fā)票經(jīng)審核無誤后，財務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)信息和當?shù)匕l(fā)票管理規(guī)定，開具相應的發(fā)票。發(fā)票開具應按照規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫，確保信息準確、完整。開具完成后，應加蓋發(fā)票專用章或其他有效印章。4.發(fā)票交付財務(wù)部門將開具好的發(fā)票及時交付給業(yè)務(wù)部門，由業(yè)務(wù)部門負責將發(fā)票傳遞給國外客戶。交付方式可根據(jù)實際情況選擇郵寄、電子傳輸?shù)确绞?，并確保發(fā)票能夠安全、及時地送達客戶手中。（二）開具要求1.發(fā)票語言根據(jù)業(yè)務(wù)所在國家或地區(qū)的要求，發(fā)票可使用中文、英文或當?shù)毓俜秸Z言開具。如使用多種語言，應確保各語言版本的內(nèi)容一致。2.貨幣單位發(fā)票上應明確注明交易使用的貨幣單位，并按照匯率換算成當?shù)刎泿呕蛑付ㄘ泿盘顚懡痤~。匯率應按照交易發(fā)生日或發(fā)票開具日的市場匯率進行換算，并在發(fā)票上注明匯率依據(jù)。3.稅務(wù)信息如業(yè)務(wù)所在國家或地區(qū)有稅務(wù)相關(guān)要求，發(fā)票上應準確填寫稅務(wù)登記號、稅率、稅額等信息。對于需要繳納增值稅或其他稅費的交易，應按照規(guī)定計算并在發(fā)票上分別列示不含稅金額、稅額和含稅金額。四、發(fā)票的取得（一）取得流程1.業(yè)務(wù)經(jīng)辦業(yè)務(wù)部門在與國外供應商進行交易時，應要求供應商按照合同約定及時開具發(fā)票。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員負責收集發(fā)票，并對發(fā)票的基本信息進行初步審核，確保發(fā)票內(nèi)容與交易實際情況相符。2.財務(wù)審核業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員將收集到的發(fā)票提交給財務(wù)部門，財務(wù)部門對發(fā)票進行詳細審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實性、合法性、完整性、格式規(guī)范性、印章齊全性等。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問題，應及時與供應商溝通，要求其更正或重新開具發(fā)票。3.發(fā)票入賬經(jīng)審核無誤的發(fā)票，財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度進行入賬處理。將發(fā)票作為記賬憑證的附件，按照會計核算要求進行賬務(wù)記錄，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準確性和完整性。（二）取得要求1.發(fā)票真實性驗證財務(wù)部門應通過多種方式對取得的國外發(fā)票進行真實性驗證，如與供應商進行函證、查詢當?shù)囟悇?wù)機關(guān)網(wǎng)站或相關(guān)數(shù)據(jù)庫等。對于存在疑問的發(fā)票，應進一步核實交易的真實性，必要時可要求供應商提供相關(guān)證明材料。2.發(fā)票合規(guī)性審核嚴格審核發(fā)票是否符合業(yè)務(wù)所在國家或地區(qū)的稅收法規(guī)和財務(wù)制度要求。關(guān)注發(fā)票的格式、內(nèi)容、印章等是否符合規(guī)定，以及是否存在應繳納的稅費未正確計算或繳納等問題。對于不符合規(guī)定的發(fā)票，不得作為記賬憑證入賬，應及時要求供應商更正或重新開具。3.發(fā)票翻譯與存檔如取得的發(fā)票為外文版本，財務(wù)部門應根據(jù)需要進行專業(yè)翻譯，并將翻譯件與原始發(fā)票一并存檔。翻譯件應注明翻譯機構(gòu)或翻譯人員信息，并加蓋翻譯專用章或翻譯人員簽字確認，確保翻譯內(nèi)容準確無誤。五、發(fā)票的使用與保管（一）發(fā)票的使用1.用途說明公司取得的國外發(fā)票主要用于財務(wù)核算、稅務(wù)申報、進出口報關(guān)等業(yè)務(wù)活動。作為證明交易真實性和金額準確性的有效憑證，應妥善保存并按照規(guī)定用途使用。2.使用規(guī)范在使用發(fā)票時，應確保發(fā)票內(nèi)容與實際業(yè)務(wù)相符，不得擅自更改發(fā)票信息。如需對發(fā)票進行復印、掃描等操作，應保證復印件或掃描件清晰、完整，與原件一致，并注明用途和使用日期。（二）發(fā)票的保管1.保管責任公司應指定專人負責發(fā)票的保管工作，明確保管人員的職責和權(quán)限。保管人員應妥善保管發(fā)票，確保發(fā)票的安全、完整，防止發(fā)票丟失、損毀或被盜用。2.保管方式發(fā)票應按照類別、時間順序進行分類整理，并裝訂成冊。對于電子發(fā)票，應進行備份存儲，并建立電子檔案管理系統(tǒng)，確保電子發(fā)票的可查詢和可追溯性。發(fā)票保管期限應按照中國及業(yè)務(wù)所在國家或地區(qū)的法律法規(guī)要求執(zhí)行，一般不得少于規(guī)定年限。3.保管環(huán)境發(fā)票保管場所應具備安全、防潮、防火、防蟲等條件，確保發(fā)票不受損壞。對于重要發(fā)票或涉及金額較大的發(fā)票，應采取額外的安全措施，如存放在保險柜中或進行加密存儲。六、發(fā)票的核銷與歸檔（一）發(fā)票的核銷1.核銷流程財務(wù)部門在完成發(fā)票入賬后，應按照規(guī)定的核銷流程對發(fā)票進行核銷。核銷時，應核對發(fā)票號碼、金額、業(yè)務(wù)內(nèi)容等信息與記賬憑證是否一致，并在發(fā)票上加蓋“已核銷”章或進行相應標記。2.核銷記錄建立發(fā)票核銷臺賬，詳細記錄發(fā)票的核銷日期、發(fā)票號碼、業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額、核銷人員等信息。核銷臺賬應定期進行核對和清理，確保賬實相符。（二）發(fā)票的歸檔1.歸檔要求發(fā)票核銷后，應及時進行歸檔。歸檔資料應包括發(fā)票原件、記賬憑證、發(fā)票核銷臺賬等相關(guān)資料。歸檔資料應按照類別、時間順序進行整理，確保資料的完整性和可查閱性。2.歸檔期限發(fā)票歸檔期限應按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般不得少于規(guī)定年限。在歸檔期限內(nèi)，應妥善保管發(fā)票檔案，防止檔案丟失、損壞或擅自銷毀。七、發(fā)票的檢查與監(jiān)督（一）內(nèi)部檢查1.定期檢查公司財務(wù)部門應定期對發(fā)票管理情況進行內(nèi)部檢查，檢查內(nèi)容包括發(fā)票的開具、取得、使用、保管、核銷、歸檔等環(huán)節(jié)。檢查頻率一般為每年至少一次，對于發(fā)票管理風險較高的業(yè)務(wù)或部門，應適當增加檢查次數(shù)。2.專項檢查根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要或稅務(wù)機關(guān)等相關(guān)部門的要求，可開展發(fā)票管理專項檢查。專項檢查應針對特定的發(fā)票管理問題或業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進行深入調(diào)查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（二）外部監(jiān)督1.稅務(wù)檢查積極配合當?shù)囟悇?wù)機關(guān)的發(fā)票檢查工作，按照要求提供相關(guān)發(fā)票資料和信息。對于稅務(wù)機關(guān)提出的問題和整改要求，應及時進行整改，并將整改情況反饋給稅務(wù)機關(guān)。2.審計監(jiān)督接受公司內(nèi)部審計部門或外部審計機構(gòu)的審計監(jiān)督，對發(fā)票管理情況進行審計評價。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，應制定整改措施，限期整改，并將整改結(jié)果向?qū)徲嫴块T報告。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.虛開發(fā)票，包括為他人、為自己開具與實際經(jīng)營業(yè)務(wù)情況不符的發(fā)票，讓他人為自己開具與實際經(jīng)營業(yè)務(wù)情況不符的發(fā)票，介紹他人開具與實際經(jīng)營業(yè)務(wù)情況不符的發(fā)票等。2.未按照規(guī)定開具發(fā)票，如發(fā)票內(nèi)容填寫不完整、不準確，未加蓋有效印章，未按照規(guī)定的格式開具發(fā)票等。3.未按照規(guī)定取得發(fā)票，如取得的發(fā)票不符合真實性、合法性、完整性要求，未按照規(guī)定進行發(fā)票驗證和審核等。4.擅自銷毀發(fā)票或發(fā)票存根聯(lián)以及發(fā)票登記簿，未按照規(guī)定保管發(fā)票，導致發(fā)票丟失、損毀或被盜用等。5.其他違反發(fā)票管理規(guī)定的行為。（二）處理措施1.對于發(fā)現(xiàn)的發(fā)票違規(guī)行為，應立即責令相關(guān)責任人停止違規(guī)行為，并采取措施進行糾正。如要求重新開具發(fā)票、補充完整發(fā)票信息、追回丟失或被盜用的發(fā)票等。2.根據(jù)違規(guī)行為的情節(jié)輕重，對相關(guān)責任人給予相應的處罰，包括警告、罰款、降職、辭