三會(huì)資料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織“三會(huì)”（股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)）資料的管理，規(guī)范資料的收集、整理、歸檔、保管和使用，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，提高公司治理水平和決策效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織總部及各下屬單位“三會(huì)”資料的管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確?！叭龝?huì)”資料管理工作合法合規(guī)。2.全面規(guī)范原則：涵蓋“三會(huì)”從籌備到結(jié)束全過程的各類資料，明確各環(huán)節(jié)的管理要求和流程。3.準(zhǔn)確及時(shí)原則：保證資料內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，按時(shí)完成資料的收集、整理和歸檔工作。4.保密安全原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的“三會(huì)”資料嚴(yán)格保密，防止信息泄露，確保資料安全。二、管理職責(zé)（一）董事會(huì)辦公室（或類似綜合管理部門）職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善“三會(huì)”資料管理辦法，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各下屬單位“三會(huì)”資料管理工作。3.負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔公司總部“三會(huì)”資料，建立健全資料檔案庫。4.按照規(guī)定向相關(guān)部門和人員提供“三會(huì)”資料查閱服務(wù)。5.定期對(duì)“三會(huì)”資料管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，提出改進(jìn)建議。（二）會(huì)議召集部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)“三會(huì)”會(huì)議的籌備工作，包括會(huì)議通知、議程安排、文件準(zhǔn)備等。2.組織會(huì)議資料的收集、整理和初步審核，確保資料內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。3.在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)將會(huì)議資料移交董事會(huì)辦公室。（三）參會(huì)人員職責(zé)1.按照會(huì)議要求準(zhǔn)備和提交相關(guān)資料，對(duì)資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。2.妥善保管會(huì)議期間收到的資料，不得擅自泄露或外傳。3.配合董事會(huì)辦公室做好資料的整理和歸檔工作。（四）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)為“三會(huì)”資料管理提供必要的檔案管理設(shè)施和技術(shù)支持。2.對(duì)“三會(huì)”資料檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保檔案安全。3.協(xié)助董事會(huì)辦公室做好資料的查閱、借閱等服務(wù)工作。三、資料收集與整理（一）股東會(huì)資料1.會(huì)議通知：包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員名單及相關(guān)要求等。2.會(huì)議議案：由董事會(huì)或其他有權(quán)機(jī)構(gòu)提出的需提交股東會(huì)審議的事項(xiàng)，應(yīng)詳細(xì)說明議案背景、內(nèi)容、依據(jù)及對(duì)公司的影響等。3.股東身份證明文件：股東的營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書等。4.股東發(fā)言記錄：股東在會(huì)議上的發(fā)言內(nèi)容、意見和建議。5.會(huì)議決議：股東會(huì)對(duì)各項(xiàng)議案審議通過的決議文件，應(yīng)明確決議內(nèi)容、表決結(jié)果等。6.會(huì)議記錄：詳細(xì)記錄會(huì)議召開的全過程，包括會(huì)議主持人、參會(huì)人員、討論內(nèi)容、表決情況等。（二）董事會(huì)資料1.會(huì)議通知：同股東會(huì)會(huì)議通知要求。2.會(huì)議議案：除常規(guī)議案外，還可能包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、重大投資決策、高級(jí)管理人員任免等議案，需提供詳細(xì)的分析報(bào)告和論證材料。3.董事身份證明文件：董事的任職文件、身份證明書等。4.董事會(huì)工作報(bào)告：總結(jié)董事會(huì)過去一段時(shí)間的工作情況，包括公司經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)、戰(zhàn)略執(zhí)行情況、重大事項(xiàng)決策等。5.財(cái)務(wù)報(bào)告：公司定期財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等，為董事會(huì)決策提供財(cái)務(wù)依據(jù)。6.獨(dú)立董事意見：獨(dú)立董事對(duì)相關(guān)事項(xiàng)發(fā)表的獨(dú)立意見。7.會(huì)議決議：董事會(huì)對(duì)各項(xiàng)議案審議通過的決議文件，明確決議事項(xiàng)、表決結(jié)果等。8.會(huì)議記錄：記錄董事會(huì)會(huì)議的詳細(xì)過程，包括議題討論、決策過程、董事意見分歧及協(xié)調(diào)情況等。（三）監(jiān)事會(huì)資料1.會(huì)議通知：同股東會(huì)、董事會(huì)會(huì)議通知要求。2.會(huì)議議案：主要涉及對(duì)公司財(cái)務(wù)狀況、內(nèi)部控制、董事及高級(jí)管理人員履職情況等的監(jiān)督檢查事項(xiàng)。3.監(jiān)事身份證明文件：監(jiān)事的任職文件、身份證明書等。4.監(jiān)事會(huì)工作報(bào)告：總結(jié)監(jiān)事會(huì)過去一段時(shí)間的監(jiān)督工作情況，包括發(fā)現(xiàn)的問題、提出的建議等。5.財(cái)務(wù)檢查報(bào)告：監(jiān)事會(huì)對(duì)公司財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行檢查后形成的報(bào)告。6.對(duì)董事及高級(jí)管理人員的監(jiān)督意見：監(jiān)事會(huì)對(duì)董事及高級(jí)管理人員履職情況的評(píng)價(jià)和監(jiān)督意見。7.會(huì)議決議：監(jiān)事會(huì)對(duì)各項(xiàng)議案審議通過的決議文件，明確決議內(nèi)容、表決結(jié)果等。8.會(huì)議記錄：記錄監(jiān)事會(huì)會(huì)議的詳細(xì)過程，包括監(jiān)督事項(xiàng)討論、意見形成過程等。（四）資料整理要求1.資料應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，確保條理清晰。2.每份資料應(yīng)注明標(biāo)題、日期、來源等關(guān)鍵信息。3.對(duì)重要資料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，便于查找和管理。4.資料應(yīng)保持原件的完整性，如有復(fù)印件，應(yīng)注明原件存放處，并確保復(fù)印件與原件一致。四、資料歸檔與保管（一）歸檔流程1.會(huì)議召集部門在會(huì)議結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的“三會(huì)”資料移交董事會(huì)辦公室。2.董事會(huì)辦公室對(duì)接收的資料進(jìn)行再次審核和整理，確認(rèn)無誤后進(jìn)行歸檔。3.歸檔資料應(yīng)按照年度、會(huì)議類別分別存放，建立電子和紙質(zhì)檔案。（二）保管期限1.股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)的會(huì)議通知、會(huì)議記錄、會(huì)議決議等重要資料應(yīng)永久保存。2.其他一般性資料的保管期限為[X]年，自會(huì)議結(jié)束之日起計(jì)算。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案管理要求進(jìn)行分類存放，并定期進(jìn)行盤點(diǎn)和清查。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，進(jìn)行備份，并設(shè)置訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。3.檔案存放地點(diǎn)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案安全。五、資料查閱與借閱（一）查閱流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱“三會(huì)”資料，應(yīng)填寫《“三會(huì)”資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交董事會(huì)辦公室。2.董事會(huì)辦公室對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合查閱條件的，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱資料，不得擅自將資料帶出或進(jìn)行復(fù)制、拍照等操作。如需復(fù)制部分資料，應(yīng)另行填寫《“三會(huì)”資料復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)董事會(huì)辦公室負(fù)責(zé)人審批后，按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。（二）借閱流程1.公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱“三會(huì)”資料，應(yīng)提前向公司提出書面申請(qǐng)，說明借閱目的、借閱期限等，并提供相關(guān)證明材料。2.申請(qǐng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱人需與董事會(huì)辦公室簽訂《“三會(huì)”資料借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在資料上涂改、標(biāo)記或損壞。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還資料。（三）查閱與借閱記錄董事會(huì)辦公室應(yīng)建立“三會(huì)”資料查閱與借閱登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄查閱和借閱的時(shí)間、人員、內(nèi)容、審批情況、歸還時(shí)間等信息，以備查詢和追溯。六、保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的“三會(huì)”資料，嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，限制知悉范圍。2.接觸和處理“三會(huì)”資料的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.在資料查閱、借閱過程中，采取必要的保密措施，防止資料泄露。（二）安全管理1.加強(qiáng)對(duì)檔案存放地點(diǎn)的安全保衛(wèi)工作，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保24小時(shí)監(jiān)控。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案實(shí)體安全。3.對(duì)電子檔案采取加密存儲(chǔ)、訪問控制等安全技術(shù)措施，防止數(shù)據(jù)被非法獲取或篡改。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.董事會(huì)辦公室定期對(duì)各下屬單位“三會(huì)”資料管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括資料收集、整理、歸檔、保管、查閱與借閱等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)單位限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.將“三會(huì)”資料管理工作納入公司/組織對(duì)各部門和下屬單位的績(jī)效考核體系，設(shè)定合理的考核指標(biāo)和權(quán)重。2.對(duì)資料管理