書籍雜志管理辦法總則目的為加強(qiáng)公司/組織對(duì)書籍雜志的規(guī)范化管理，提高書籍雜志的使用效率，豐富員工知識(shí)儲(chǔ)備，營造良好的學(xué)習(xí)氛圍，特制定本管理辦法。適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有書籍雜志的采購、存儲(chǔ)、借閱、歸還、盤點(diǎn)及報(bào)廢等管理活動(dòng)。管理職責(zé)1.行政部門負(fù)責(zé)制定書籍雜志采購計(jì)劃，根據(jù)公司/組織需求及預(yù)算進(jìn)行采購。建立書籍雜志管理臺(tái)賬，記錄書籍雜志的基本信息、采購情況、借閱情況等。負(fù)責(zé)書籍雜志的存儲(chǔ)管理，確保存儲(chǔ)環(huán)境適宜，防止書籍雜志損壞、丟失。定期對(duì)書籍雜志進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)賬目與實(shí)際數(shù)量是否相符。辦理書籍雜志的報(bào)廢手續(xù)，對(duì)報(bào)廢的書籍雜志進(jìn)行妥善處理。2.各部門根據(jù)本部門業(yè)務(wù)需求，向行政部門提出書籍雜志采購申請(qǐng)。負(fù)責(zé)本部門員工書籍雜志的借閱管理，督促員工按時(shí)歸還。協(xié)助行政部門做好書籍雜志的盤點(diǎn)工作。采購管理采購計(jì)劃制定1.行政部門應(yīng)于每年年底收集各部門下一年度的書籍雜志采購需求，結(jié)合公司/組織發(fā)展戰(zhàn)略、員工培訓(xùn)計(jì)劃及企業(yè)文化建設(shè)等因素，制定下一年度書籍雜志采購計(jì)劃。2.采購計(jì)劃應(yīng)明確書籍雜志的名稱、數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容，并報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。供應(yīng)商選擇1.行政部門應(yīng)通過多種渠道選擇優(yōu)質(zhì)的書籍雜志供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、實(shí)地考察等。2.對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評(píng)估，建立供應(yīng)商檔案。3.優(yōu)先選擇具有良好口碑、提供正版書籍雜志、價(jià)格合理、交貨及時(shí)的供應(yīng)商。采購流程1.根據(jù)審批后的采購計(jì)劃，行政部門向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購訂單，明確采購書籍雜志的詳細(xì)信息、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等要求。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購訂單要求及時(shí)發(fā)貨，行政部門在收到貨物后，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)書籍雜志的名稱、數(shù)量、版本等信息，確保與采購訂單一致。3.如發(fā)現(xiàn)貨物存在質(zhì)量問題或與采購訂單不符，行政部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)更換或補(bǔ)貨。4.采購?fù)瓿珊?，行政部門應(yīng)及時(shí)辦理報(bào)銷手續(xù)，將采購發(fā)票、采購訂單、驗(yàn)收單等相關(guān)憑證整理齊全，按照公司/組織財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷。存儲(chǔ)管理存儲(chǔ)環(huán)境要求1.設(shè)立專門的書籍雜志存儲(chǔ)室，存儲(chǔ)室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、清潔，溫度和濕度適宜，防止書籍雜志受潮、發(fā)霉、蟲蛀。2.存儲(chǔ)室內(nèi)應(yīng)配備必要的書架、書柜等存儲(chǔ)設(shè)備，對(duì)書籍雜志進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.存儲(chǔ)室應(yīng)設(shè)置防火、防盜、防蟲、防潮等設(shè)施，確保書籍雜志的安全存儲(chǔ)。分類存放1.按照書籍雜志的類別、學(xué)科、主題等進(jìn)行分類，如文學(xué)類、經(jīng)濟(jì)管理類、科技類、生活類等。2.同一類別的書籍雜志應(yīng)按照字母順序或數(shù)字順序排列，便于查找和管理。3.對(duì)重要的、常用的書籍雜志應(yīng)設(shè)置專門的存放區(qū)域，方便員工借閱。標(biāo)識(shí)管理1.在書架、書柜及每本書籍雜志上應(yīng)標(biāo)明分類標(biāo)識(shí)，便于員工快速找到所需書籍雜志。2.分類標(biāo)識(shí)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、統(tǒng)一，易于識(shí)別。借閱管理借閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)所有員工均可借閱書籍雜志，但需遵守本管理辦法的相關(guān)規(guī)定。2.行政部門根據(jù)員工崗位需求及工作實(shí)際情況，確定員工的借閱權(quán)限，如借閱數(shù)量、借閱期限等。借閱流程1.員工如需借閱書籍雜志，應(yīng)填寫《書籍雜志借閱申請(qǐng)表》，注明借閱書籍雜志的名稱、數(shù)量、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)員工工作需求及實(shí)際情況，對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審批，如同意借閱，在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。3.員工持審批通過的《書籍雜志借閱申請(qǐng)表》到行政部門辦理借閱手續(xù)，行政部門根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容，為員工辦理借閱登記，并發(fā)放書籍雜志。4.員工借閱書籍雜志后，應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在書籍雜志上涂寫、批注、污損。借閱期限1.行政部門根據(jù)書籍雜志的類型、重要性等因素，確定不同書籍雜志的借閱期限，一般為13個(gè)月。2.如員工因工作需要延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)在借閱期限屆滿前3天向行政部門提出續(xù)借申請(qǐng)，經(jīng)行政部門批準(zhǔn)后，可延長(zhǎng)借閱期限一次，延長(zhǎng)時(shí)間一般不超過1個(gè)月。歸還管理1.員工應(yīng)在借閱期限屆滿前歸還所借書籍雜志，如逾期未還，行政部門應(yīng)及時(shí)催還。2.員工歸還書籍雜志時(shí)，應(yīng)確保書籍雜志完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)按照本管理辦法的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賠償。3.行政部門在收到員工歸還的書籍雜志后，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)書籍雜志的名稱、數(shù)量、版本等信息，確認(rèn)無誤后，辦理歸還登記手續(xù)。盤點(diǎn)管理盤點(diǎn)周期1.行政部門應(yīng)定期對(duì)書籍雜志進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期一般為每半年一次。2.如遇公司/組織內(nèi)部審計(jì)、財(cái)務(wù)檢查等特殊情況，應(yīng)根據(jù)要求及時(shí)進(jìn)行盤點(diǎn)。盤點(diǎn)方法1.采用實(shí)地盤點(diǎn)法，對(duì)書籍雜志的實(shí)際數(shù)量進(jìn)行逐一清點(diǎn)。2.在盤點(diǎn)過程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)書籍雜志的名稱、數(shù)量、版本、存放位置等信息，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)結(jié)果處理1.如盤點(diǎn)結(jié)果與臺(tái)賬記錄相符，應(yīng)在盤點(diǎn)表上簽字確認(rèn)，并將盤點(diǎn)表存檔。2.如盤點(diǎn)結(jié)果與臺(tái)賬記錄不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，屬于正常損耗、丟失、損壞等情況的，應(yīng)按照本管理辦法的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理；屬于人為原因造成的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果，對(duì)書籍雜志管理臺(tái)賬進(jìn)行調(diào)整，確保賬實(shí)一致。報(bào)廢管理報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)1.書籍雜志出現(xiàn)以下情況之一的，可申請(qǐng)報(bào)廢：嚴(yán)重?fù)p壞，無法正常使用的。內(nèi)容陳舊，已無使用價(jià)值的。版本更新，原版本已不再適用的。因其他原因需要報(bào)廢的。2.行政部門應(yīng)定期對(duì)書籍雜志進(jìn)行檢查，對(duì)符合報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)的書籍雜志進(jìn)行清理，并填寫《書籍雜志報(bào)廢申請(qǐng)表》。報(bào)廢審批1.《書籍雜志報(bào)廢申請(qǐng)表》應(yīng)提交公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行報(bào)廢處理。2.審批通過后，行政部門應(yīng)將報(bào)廢的書籍雜志進(jìn)行妥善處理，如出售給廢品回收站等。報(bào)廢記錄1.行政部門應(yīng)建立書籍雜志報(bào)廢臺(tái)賬，記錄報(bào)廢書籍雜志的名稱、數(shù)量、報(bào)廢原因、報(bào)廢時(shí)間、處理方式等信息。2.