發(fā)票管理辦法英語一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范公司/組織的發(fā)票管理行為，加強財務管理，保障公司/組織合法權(quán)益，確保發(fā)票的開具、取得、使用、保管等環(huán)節(jié)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準要求，提高財務工作效率和質(zhì)量，防范稅務風險。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)涉及發(fā)票管理的所有部門和人員，包括但不限于財務部門、采購部門、銷售部門、行政部門等。（三）基本原則1.合法性原則發(fā)票管理必須嚴格遵守國家稅收法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保發(fā)票的開具、使用和取得合法合規(guī)。2.真實性原則發(fā)票所反映的經(jīng)濟業(yè)務必須真實發(fā)生，不得虛開發(fā)票或開具與實際業(yè)務不符的發(fā)票。3.完整性原則發(fā)票的各項內(nèi)容必須填寫完整、準確，包括發(fā)票抬頭、日期、金額、貨物或服務名稱、稅率、稅額等，不得遺漏或涂改。4.及時性原則應按照業(yè)務發(fā)生時間及時開具或取得發(fā)票，并及時進行賬務處理和歸檔保管，確保發(fā)票信息的時效性。5.安全性原則加強發(fā)票的保管和存儲，確保發(fā)票的安全，防止發(fā)票丟失、被盜、損毀等情況發(fā)生。二、發(fā)票的種類及適用范圍（一）增值稅專用發(fā)票適用于公司/組織作為增值稅一般納稅人，銷售貨物、提供應稅勞務或應稅服務時，向購買方開具的用于抵扣進項稅額的發(fā)票。（二）增值稅普通發(fā)票1.折疊票適用于公司/組織向增值稅小規(guī)模納稅人、消費者個人銷售貨物、提供應稅勞務或應稅服務時開具的發(fā)票。2.卷式發(fā)票適用于公司/組織在特定行業(yè)或業(yè)務場景下，如餐飲、住宿、娛樂等行業(yè)，為消費者開具的發(fā)票。（三）機動車銷售統(tǒng)一發(fā)票適用于公司/組織銷售機動車時開具的發(fā)票。（四）通用機打發(fā)票適用于公司/組織在某些特定業(yè)務領域，如從事貨物運輸、建筑安裝、金融保險等行業(yè)，根據(jù)當?shù)囟悇諜C關(guān)規(guī)定使用的發(fā)票。（五）其他發(fā)票根據(jù)國家稅收法律法規(guī)及地方稅務機關(guān)要求，公司/組織可能涉及使用的其他類型發(fā)票，如電子發(fā)票、定額發(fā)票等。具體適用范圍按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。三、發(fā)票的開具（一）開具要求1.發(fā)票開具人員應具備相應的資格和權(quán)限，熟悉發(fā)票管理規(guī)定和開票流程。2.必須按照實際銷售的貨物、提供的勞務或服務內(nèi)容如實開具發(fā)票，不得虛開、套開發(fā)票。3.發(fā)票開具的內(nèi)容應清晰、準確、完整，不得壓線、錯格。發(fā)票上的各項信息應與實際交易相符，包括購買方名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等信息。4.發(fā)票的字跡應清楚，不得涂改。如填寫有誤，應另行開具發(fā)票，并在誤填的發(fā)票上注明“誤填作廢”字樣。如發(fā)票開具后因購貨方不索取而成為廢票的，也應按填寫有誤辦理。5.開具發(fā)票應當按照規(guī)定的時限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實開具，并加蓋發(fā)票專用章。（二）開具流程1.銷售業(yè)務發(fā)生后，業(yè)務部門應及時將相關(guān)業(yè)務信息傳遞給財務部門，包括銷售合同、訂單、送貨單等。2.財務部門根據(jù)業(yè)務信息審核無誤后，確定發(fā)票開具內(nèi)容和金額。3.發(fā)票開具人員登錄開票系統(tǒng)，按照系統(tǒng)提示錄入發(fā)票信息，包括購買方信息、貨物或服務名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等。4.核對發(fā)票信息無誤后，點擊“打印”按鈕，將發(fā)票內(nèi)容打印在發(fā)票專用紙張上。5.在發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)加蓋發(fā)票專用章，并按照規(guī)定的順序進行編號、裝訂。6.將開具好的發(fā)票及時交付給購買方，并做好發(fā)票交付記錄。（三）特殊情況開具1.折扣銷售如果銷售貨物涉及折扣，應在同一張發(fā)票上分別注明銷售額和折扣額；未在同一張發(fā)票“金額”欄注明折扣額，而僅在發(fā)票的“備注”欄注明折扣額的，折扣額不得從銷售額中減除。2.銷售退回發(fā)生銷售退回的，應在開具紅字發(fā)票后，將退回的發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)等聯(lián)次粘貼在紅字發(fā)票存根聯(lián)后面，并在上面注明原發(fā)票號碼、金額、稅額等內(nèi)容。同時，在開具的紅字發(fā)票上注明“銷售退回”字樣，并按照規(guī)定的程序進行稅務處理。3.代開發(fā)票如公司/組織需要代開發(fā)票，應按照稅務機關(guān)的要求提供相關(guān)資料，經(jīng)稅務機關(guān)審核批準后，由稅務機關(guān)代開。代開發(fā)票時，應確保代開信息真實、準確，并按照規(guī)定繳納相關(guān)稅費。四、發(fā)票的取得（一）取得要求1.公司/組織在購買貨物、接受勞務或服務時，應向銷售方索取合法有效的發(fā)票。發(fā)票應符合國家稅收法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準要求，發(fā)票內(nèi)容應與實際交易相符。2.取得的發(fā)票應加蓋銷售方的發(fā)票專用章，發(fā)票專用章應清晰、完整，不得加蓋其他印章或財務專用章等。3.對于增值稅專用發(fā)票，應在規(guī)定的認證期限內(nèi)進行認證抵扣。認證期限為自發(fā)票開具之日起360天內(nèi)。（二）取得流程1.采購業(yè)務發(fā)生前，采購部門應與銷售方明確發(fā)票開具要求，包括發(fā)票類型、內(nèi)容、開具時間等。2.采購人員在取得貨物、接受勞務或服務后，應及時向銷售方索取發(fā)票，并對發(fā)票的真實性、完整性進行初步審核。3.審核無誤后，將發(fā)票傳遞給財務部門。財務部門收到發(fā)票后，應再次進行審核，重點審核發(fā)票的合法性、合規(guī)性以及與采購業(yè)務的一致性。4.對于符合要求的發(fā)票，財務部門應及時進行賬務處理，并按照規(guī)定進行認證抵扣（如為增值稅專用發(fā)票）。5.如發(fā)現(xiàn)取得的發(fā)票存在問題，如發(fā)票內(nèi)容不實、未加蓋發(fā)票專用章等，應及時與銷售方聯(lián)系，要求其重新開具發(fā)票或進行更正。（三）特殊情況取得1.無法取得發(fā)票如果因特殊原因無法取得發(fā)票，如銷售方為依法無需辦理稅務登記的單位或者從事小額零星經(jīng)營業(yè)務的個人，應取得銷售方開具的收款憑證及內(nèi)部憑證，并注明收款單位名稱、個人姓名及身份證號、支出項目、收款金額等相關(guān)信息。收款憑證應載明收款單位名稱、個人姓名及身份證號、支出項目、收款金額等相關(guān)信息。2.取得異常發(fā)票取得的發(fā)票如被稅務機關(guān)認定為異常發(fā)票，應按照稅務機關(guān)的要求進行處理。如涉及進項稅額抵扣的，應及時作進項稅額轉(zhuǎn)出處理，并配合稅務機關(guān)進行調(diào)查核實。五、發(fā)票的使用（一）使用范圍公司/組織應按照發(fā)票的種類和適用范圍，正確使用發(fā)票。增值稅專用發(fā)票僅用于增值稅一般納稅人之間的銷售業(yè)務，不得用于其他非增值稅應稅項目；增值稅普通發(fā)票適用于向增值稅小規(guī)模納稅人、消費者個人銷售貨物、提供應稅勞務或服務等業(yè)務。（二）使用規(guī)范1.發(fā)票應按照規(guī)定的用途使用，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開發(fā)票，不得拆本使用發(fā)票，不得自行擴大專業(yè)發(fā)票使用范圍。2.公司/組織應建立發(fā)票使用登記制度，設置發(fā)票登記簿，詳細記錄發(fā)票的購買、開具、取得、使用、保管等情況。發(fā)票登記簿應保存5年。3.已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應保存5年。保存期滿，報經(jīng)稅務機關(guān)查驗后銷毀。（三）發(fā)票的作廢與紅沖1.作廢發(fā)票在開具發(fā)票當月，發(fā)生銷貨退回、開票有誤等情形，收到退回的發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)符合作廢條件的，按作廢處理；開具時發(fā)現(xiàn)有誤的，可即時作廢。作廢發(fā)票應在防偽稅控系統(tǒng)中將相應的數(shù)據(jù)電文按“作廢”處理，在紙質(zhì)發(fā)票（含未打印的發(fā)票）各聯(lián)次上注明“作廢”字樣，全聯(lián)次留存。2.紅沖發(fā)票跨月發(fā)生銷貨退回、開票有誤等情形，需要開具紅字發(fā)票的，應按照稅務機關(guān)的規(guī)定開具紅字發(fā)票。開具紅字發(fā)票時，應先在防偽稅控系統(tǒng)中填開《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》或《開具紅字增值稅普通發(fā)票信息表》，經(jīng)稅務機關(guān)系統(tǒng)校驗通過后，方可開具紅字發(fā)票。紅字發(fā)票應與《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》或《開具紅字增值稅普通發(fā)票信息表》一一對應。六、發(fā)票的保管（一）保管要求1.公司/組織應設立專門的發(fā)票保管場所，配備必要的安全設施，如保險柜、防火設備、防潮設備等，確保發(fā)票的安全存放。2.發(fā)票應按照種類、號碼順序存放，不得混放。已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿應妥善保管，不得擅自銷毀。3.發(fā)票保管人員應定期對發(fā)票進行盤點，確保發(fā)票的數(shù)量、號碼與發(fā)票登記簿記錄一致。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票丟失、被盜、損毀等情況，應及時報告財務部門和稅務機關(guān)，并按照規(guī)定進行處理。（二）保管期限已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應保存5年。保存期滿，報經(jīng)稅務機關(guān)查驗后銷毀。（三）發(fā)票的銷毀1.發(fā)票銷毀前，應編制發(fā)票銷毀清冊，詳細記錄發(fā)票的種類、號碼、數(shù)量、銷毀時間等信息。發(fā)票銷毀清冊應經(jīng)財務部門負責人和公司/組織負責人審核簽字。2.按照稅務機關(guān)的要求，在指定的地點進行發(fā)票銷毀。銷毀過程應有專人負責監(jiān)督，確保發(fā)票徹底銷毀，防止發(fā)票流失。3.發(fā)票銷毀后，應將發(fā)票銷毀清冊存檔保管，以備稅務機關(guān)檢查。七、發(fā)票的檢查與監(jiān)督（一）內(nèi)部檢查1.財務部門應定期對公司/組織的發(fā)票管理情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括發(fā)票的開具、取得、使用、保管等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.檢查方式可采用實地盤點、查閱發(fā)票登記簿、核對發(fā)票存根聯(lián)與記賬憑證等。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監(jiān)督1.接受稅務機關(guān)的監(jiān)督檢查。稅務機關(guān)有權(quán)對公司/組織的發(fā)票管理情況進行檢查，公司/組織應積極配合，如實提供相關(guān)資料和信息。2.對于稅務機關(guān)提出的問題，應按照要求及時整改，并將整改情況反饋給稅務機關(guān)。（三）責任追究1.對于違反發(fā)票管理規(guī)定的行為，公司/組織將按照內(nèi)部管理制度進行責任追究。對直接責任人員給予批評教育、警告、罰款等處