會議使用管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會議的使用管理，提高會議效率，確保會議的順利進行，充分發(fā)揮會議在公司管理和決策中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各類會議的使用管理，包括但不限于董事會會議、管理層會議、部門例會、項目會議、培訓(xùn)會議等。（三）基本原則1.高效原則：確保會議能夠及時、有效地傳達信息，解決問題，提高工作效率。2.規(guī)范原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)組織會議，保證會議的規(guī)范性和嚴(yán)肅性。3.節(jié)約原則：合理安排會議資源，避免浪費，降低會議成本。4.保密原則：對于涉及公司機密的會議內(nèi)容，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。二、會議申請與審批（一）申請流程1.會議發(fā)起部門：各部門根據(jù)工作需要發(fā)起會議申請，填寫《會議申請表》，詳細說明會議的主題、時間、地點、參會人員、議程安排等信息。2.審批流程：部門負責(zé)人審批：會議申請表提交至部門負責(zé)人，部門負責(zé)人對會議的必要性、議程合理性等進行審核，并簽署意見。分管領(lǐng)導(dǎo)審批：對于涉及重要事項或跨部門的會議，需提交至分管領(lǐng)導(dǎo)進行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)情況進行審批，并簽署意見?？偨?jīng)理審批：對于特別重大的會議，需提交至總經(jīng)理進行審批?？偨?jīng)理審批通過后，會議申請方可生效。（二）審批要求1.必要性審核：審批人需對會議的必要性進行審核，確保會議能夠解決實際問題，避免不必要的會議。2.議程合理性審核：審批人需對會議議程的合理性進行審核，確保議程緊湊、有序，能夠涵蓋會議主題的各個方面。3.參會人員審核：審批人需對參會人員的范圍進行審核，確保參會人員與會議主題相關(guān)，能夠有效參與會議討論和決策。（三）特殊情況處理1.緊急會議：對于緊急情況下需要召開的會議，可先電話或口頭向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，經(jīng)同意后立即組織會議，并在會議結(jié)束后及時補辦會議申請手續(xù)。2.臨時會議：對于因工作需要臨時召開的會議，會議發(fā)起部門應(yīng)提前與相關(guān)參會人員溝通，確保參會人員能夠按時參加會議，并在會議結(jié)束后及時補辦會議申請手續(xù)。三、會議組織與安排（一）會議準(zhǔn)備1.會議通知：會議發(fā)起部門根據(jù)審批通過的會議申請表，提前[X]個工作日向參會人員發(fā)送會議通知。會議通知應(yīng)包括會議的主題、時間、地點、議程安排、參會要求等信息。2.會議資料準(zhǔn)備：會議發(fā)起部門根據(jù)會議議程，準(zhǔn)備相關(guān)的會議資料，如報告、文件、數(shù)據(jù)等。會議資料應(yīng)提前發(fā)放給參會人員，以便參會人員提前了解會議內(nèi)容，做好準(zhǔn)備。3.會議場地布置：根據(jù)會議的規(guī)模和類型，選擇合適的會議場地，并進行布置。會議場地應(yīng)整潔、舒適，配備必要的設(shè)備，如投影儀、音響、麥克風(fēng)等。（二）會議主持1.主持人職責(zé)：會議主持人負責(zé)會議的組織和引導(dǎo)，確保會議按照議程進行，達到預(yù)期的效果。主持人應(yīng)具備良好的溝通能力、組織能力和協(xié)調(diào)能力，能夠有效地引導(dǎo)參會人員進行討論和決策。2.主持人選擇：根據(jù)會議的主題和性質(zhì)，選擇合適的主持人。一般情況下，由會議發(fā)起部門負責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任主持人。對于涉及多個部門的會議，可選擇具有豐富經(jīng)驗和協(xié)調(diào)能力的人員擔(dān)任主持人。（三）會議記錄1.記錄人員職責(zé)：會議記錄人員負責(zé)會議的記錄工作，確保會議內(nèi)容準(zhǔn)確、完整地記錄下來。記錄人員應(yīng)具備良好的文字記錄能力和歸納總結(jié)能力，能夠及時、準(zhǔn)確地記錄會議討論的內(nèi)容和決策結(jié)果。2.記錄要求：會議記錄應(yīng)包括會議的基本信息、參會人員名單、會議議程、會議討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。記錄應(yīng)使用統(tǒng)一的格式和模板，確保記錄的規(guī)范性和一致性。會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后及時整理，并形成會議紀(jì)要。（四）會議時間控制1.議程安排：會議主持人應(yīng)根據(jù)會議的主題和重要性，合理安排會議議程，確保每個議程都有足夠的時間進行討論和決策。2.時間提醒：會議主持人應(yīng)在會議過程中適時提醒參會人員注意時間，確保會議能夠按照預(yù)定的時間結(jié)束。對于超時的議程，主持人應(yīng)及時調(diào)整，確保會議的效率。（五）會議秩序維護1.參會人員要求：參會人員應(yīng)按時參加會議，遵守會議紀(jì)律，不得遲到、早退、缺席。參會人員應(yīng)將手機調(diào)至靜音或關(guān)機狀態(tài)，不得在會議期間接聽電話或發(fā)送短信。2.會議秩序維護：會議組織部門應(yīng)安排專人負責(zé)會議秩序的維護，確保會議期間的安靜和秩序。對于違反會議紀(jì)律的參會人員，會議組織部門應(yīng)及時進行提醒和制止。四、會議內(nèi)容管理（一）會議討論1.討論原則：會議討論應(yīng)遵循民主、平等、開放的原則，鼓勵參會人員積極發(fā)言，充分發(fā)表自己的意見和建議。2.討論方式：會議討論可采用集中討論、分組討論、自由發(fā)言等方式進行。會議主持人應(yīng)根據(jù)會議的主題和性質(zhì)，選擇合適的討論方式，確保討論的效果。3.討論記錄：會議記錄人員應(yīng)及時記錄會議討論的內(nèi)容，包括參會人員的發(fā)言、觀點、建議等。對于重要的討論內(nèi)容，應(yīng)進行詳細記錄，并在會議紀(jì)要中進行體現(xiàn)。（二）會議決策1.決策原則：會議決策應(yīng)遵循科學(xué)、民主、合法的原則，確保決策的科學(xué)性、合理性和合法性。2.決策方式：會議決策可采用投票表決、舉手表決、協(xié)商一致等方式進行。會議主持人應(yīng)根據(jù)會議的主題和性質(zhì)，選擇合適的決策方式，確保決策的公正性和有效性。3.決策記錄：會議記錄人員應(yīng)及時記錄會議決策的結(jié)果，包括決策的內(nèi)容、決策的方式、決策的時間等。對于重要的決策結(jié)果，應(yīng)形成決議文件，并由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認。（三）會議跟蹤與落實1.責(zé)任明確：對于會議決策的事項，應(yīng)明確責(zé)任部門和責(zé)任人，并制定詳細的工作計劃和時間表。2.跟蹤檢查：會議組織部門應(yīng)定期對會議決策的事項進行跟蹤檢查，確保責(zé)任部門和責(zé)任人按時、按質(zhì)、按量完成工作任務(wù)。3.結(jié)果反饋：責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)及時將會議決策事項的落實情況反饋給會議組織部門，會議組織部門應(yīng)將落實情況及時向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報。五、會議資源管理（一）會議場地管理1.場地預(yù)訂：會議發(fā)起部門根據(jù)會議的規(guī)模和類型，提前向公司行政部門預(yù)訂合適的會議場地。行政部門應(yīng)根據(jù)公司的實際情況，合理安排會議場地，并確保場地的整潔、舒適和設(shè)備的正常運行。2.場地使用：會議組織部門應(yīng)按照預(yù)訂的時間和地點使用會議場地，不得擅自更改。如需更改會議場地，應(yīng)提前向行政部門申請，并經(jīng)同意后方可更改。3.場地維護：會議結(jié)束后，會議組織部門應(yīng)負責(zé)會議場地的清理和維護工作，確保場地的整潔和設(shè)備的完好。（二）會議設(shè)備管理1.設(shè)備配備：公司行政部門應(yīng)根據(jù)會議的需要，配備必要的會議設(shè)備，如投影儀、音響、麥克風(fēng)、電腦等。2.設(shè)備使用：會議組織部門應(yīng)按照設(shè)備的操作規(guī)程使用會議設(shè)備，不得擅自拆卸、改裝設(shè)備。如需借用設(shè)備，應(yīng)提前向行政部門申請，并經(jīng)同意后方可借用。3.設(shè)備維護：公司行政部門應(yīng)定期對會議設(shè)備進行維護和保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運行。對于出現(xiàn)故障的設(shè)備，應(yīng)及時進行維修或更換。（三）會議資料管理1.資料收集：會議發(fā)起部門應(yīng)負責(zé)會議資料的收集和整理工作，確保會議資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.資料歸檔：會議結(jié)束后，會議組織部門應(yīng)將會議資料進行整理和歸檔，以便日后查閱和參考。3.資料保密：對于涉及公司機密的會議資料，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，妥善保管，防止信息泄露。六、會議費用管理（一）費用預(yù)算1.預(yù)算編制：會議發(fā)起部門應(yīng)根據(jù)會議的規(guī)模和類型，編制會議費用預(yù)算。會議費用預(yù)算應(yīng)包括會議場地租賃費用、會議設(shè)備租賃費用、會議資料印刷費用、餐飲費用、交通費用等。2.預(yù)算審批：會議費用預(yù)算提交至部門負責(zé)人進行審核，部門負責(zé)人審核通過后，提交至財務(wù)部門進行審批。財務(wù)部門根據(jù)公司的財務(wù)制度和預(yù)算安排，對會議費用預(yù)算進行審批。（二）費用報銷1.報銷流程：會議結(jié)束后，會議組織部門應(yīng)及時整理會議費用報銷憑證，并按照公司的財務(wù)制度進行報銷。報銷憑證應(yīng)包括發(fā)票、收據(jù)、清單等，確保報銷憑證的真實性、合法性和完整性。2.報銷審批：會議費用報銷憑證提交至部門負責(zé)人進行審核，部門負責(zé)人審核通過后，提交至財務(wù)部門進行審批。財務(wù)部門根據(jù)公司的財務(wù)制度和預(yù)算安排，對會議費用報銷進行審批。（三）費用控制1.費用監(jiān)控：財務(wù)部門應(yīng)定期對會議費用進行監(jiān)控，確保會議費用不超過預(yù)算。對于超預(yù)算的會議