會場租賃管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司/組織會場租賃管理工作，提高會場使用效率，確保各類會議、活動的順利進行，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內部各部門以及外部合作單位租賃公司/組織所屬會場的相關活動。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則公司/組織對會場租賃實行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一調度、統(tǒng)一管理，確保會場資源的合理配置和高效利用。2.公平公正原則在會場租賃過程中，遵循公平、公正的原則，對待所有租賃申請，按照規(guī)定的流程和標準進行審批和安排。3.高效服務原則以滿足租賃方需求為出發(fā)點，提供優(yōu)質、高效的服務，確保會場設施設備完好，服務人員專業(yè)，為各類會議、活動提供良好的保障。二、會場資源管理（一）會場分類與設施1.會場分類根據會場的規(guī)模、功能、設施等條件，將公司/組織的會場分為大型會議室、中型會議室、小型會議室以及多功能廳等不同類型，以滿足不同規(guī)模和形式的會議、活動需求。2.設施配備各類型會場應配備相應的會議設備，如投影儀、音響系統(tǒng)、麥克風、燈光設備等，并確保設備定期維護和更新，以保證正常使用。同時，會場應提供舒適的桌椅、通風良好的環(huán)境以及必要的茶水、文具等服務用品。（二）會場資源信息管理1.建立完善的會場資源信息數據庫，詳細記錄每個會場的基本信息，包括會場名稱、類型、面積、容納人數、設施設備清單、租賃價格、使用時間限制等內容。2.定期對會場資源信息進行更新和維護，確保信息的準確性和及時性。同時，根據實際使用情況和市場需求變化，適時調整會場的租賃價格和使用規(guī)則。（三）會場資源維護與更新1.制定會場設施設備維護計劃，定期對會場的各類設施設備進行檢查、保養(yǎng)和維修，確保設備處于良好的運行狀態(tài)。對于出現故障的設備，應及時安排維修人員進行搶修，確保不影響正常的租賃使用。2.根據公司/組織發(fā)展和業(yè)務需求變化，適時對會場進行升級改造和功能優(yōu)化。如更新會議設備、改善會場裝修、增加智能化設施等，以提升會場的整體品質和競爭力。三、租賃申請與審批（一）租賃申請流程1.租賃方如需使用公司/組織的會場，應提前填寫《會場租賃申請表》，詳細說明租賃時間、會議/活動主題、預計參會人數、特殊需求等信息。2.將填寫完整的申請表提交至公司/組織指定的會場管理部門或相關負責人。（二）審批流程1.會場管理部門收到租賃申請后，首先對申請信息進行初步審核，檢查申請內容是否完整、合理，以及與公司/組織的會議、活動安排是否存在沖突。2.對于符合基本要求的申請，根據會場資源的使用情況進行統(tǒng)籌安排。如申請的會場資源可用，則提交至相關領導進行審批；如申請時間與其他重要活動沖突或會場資源緊張無法滿足需求，應及時與租賃方溝通協(xié)商，提出合理的解決方案。3.領導審批通過后，會場管理部門向租賃方發(fā)出《會場租賃確認函》，明確租賃的會場名稱、時間、價格、相關注意事項等內容，并要求租賃方在規(guī)定時間內確認回復。（三）特殊情況處理1.對于緊急情況下的會場租賃申請，如因突發(fā)會議、重要接待等原因急需使用會場，租賃方應在第一時間與會場管理部門取得聯系，并簡要說明情況。會場管理部門應在確保不影響其他正常安排的前提下，優(yōu)先協(xié)調安排會場，并按照簡化流程進行快速審批。2.若租賃方在申請過程中提供虛假信息或違反相關規(guī)定，一經發(fā)現，取消其本次租賃申請資格，并視情節(jié)輕重給予相應的處罰。同時，將該租賃方列入公司/組織會場租賃黑名單，限制其未來一定期限內再次申請租賃。四、租賃費用管理（一）收費標準1.根據會場的類型、使用時間、服務內容等因素，制定合理的租賃收費標準。收費標準應明確公示，接受公司/組織內部各部門以及外部租賃方的監(jiān)督。2.對于不同時間段、不同規(guī)模的會議、活動，可實行差異化的收費政策。如高峰期租賃費用適當上浮，非高峰期給予一定的優(yōu)惠等，以充分發(fā)揮價格杠桿作用，調節(jié)會場資源的供需平衡。（二）費用結算方式1.租賃方應在簽訂《會場租賃合同》時，按照合同約定的支付方式和時間節(jié)點支付租賃費用。支付方式可包括現金、支票、銀行轉賬等。2.會場管理部門在收到租賃費用后，應及時開具正規(guī)發(fā)票，并做好費用入賬和記錄工作。對于逾期未支付租賃費用的租賃方，按照合同約定收取相應的滯納金。（三）費用調整1.根據市場物價波動、會場設施設備更新維護成本增加等因素，適時對租賃收費標準進行調整。調整前應提前公示，廣泛征求公司/組織內部各部門以及外部租賃方的意見和建議。2.在調整租賃收費標準時，應充分考慮各方利益，確保調整方案合理、公平、公正。同時，要做好與租賃方的溝通解釋工作，爭取各方的理解和支持。五、會場使用管理（一）使用前準備1.租賃方在會議/活動開始前[X]個工作日，應再次與會場管理部門確認會場的使用情況，并提交詳細的會議/活動議程安排、參會人員名單等信息。2.會場管理部門根據租賃方提供的信息，提前安排好會場的布置工作，如擺放桌椅、調試設備、準備茶水等。對于有特殊要求的會議/活動，如舞臺搭建、燈光效果設計等，應按照租賃方的要求進行精心布置，確保會場環(huán)境符合活動需求。3.在會議/活動開始前[X]小時，安排專人對會場進行全面檢查，確保設施設備正常運行、環(huán)境整潔衛(wèi)生、服務用品齊全等。如發(fā)現問題，應及時進行整改，確保會議/活動順利進行。（二）使用期間管理1.租賃方應按照申請批準的時間、人數和內容使用會場，不得擅自更改或擴大使用范圍。如需變更，應提前向會場管理部門提出申請，并經批準后方可實施。2.會場管理部門應安排專人負責會場的現場服務工作，包括引導參會人員入場、協(xié)助維護會場秩序、提供必要的技術支持等。服務人員應著裝整齊、態(tài)度熱情、服務周到，及時解決租賃方在使用過程中遇到的問題。3.在會議/活動期間，租賃方應愛護會場設施設備，不得隨意損壞或拆卸。如因使用不當造成設施設備損壞，租賃方應照價賠償。同時，租賃方應保持會場環(huán)境整潔，不得在會場內吸煙、亂扔垃圾等。（三）使用后清理1.會議/活動結束后，租賃方應組織參會人員及時清理會場，將桌椅擺放整齊，關閉設備電源，清理垃圾雜物等。確保會場恢復到使用前的狀態(tài)。2.會場管理部門在租賃方清理完畢后，安排專人對會場進行再次檢查，如發(fā)現問題及時通知租賃方進行整改。對于符合要求的會場，做好記錄并進行后續(xù)的維護和管理工作。六、安全與衛(wèi)生管理（一）安全管理1.公司/組織應建立健全會場安全管理制度，明確安全責任，加強對會場設施設備、消防、用電等方面的安全管理。2.在會場內配備必要的消防器材和安全警示標識，并確保其處于良好的備用狀態(tài)。定期組織開展消防安全培訓和演練，提高員工和租賃方的消防安全意識和應急處置能力。3.加強對會場用電設備的管理，嚴禁私拉亂接電線，確保用電安全。同時，對會場的電器設備進行定期檢查和維護，防止因設備老化、故障等原因引發(fā)安全事故。4.在會議/活動期間，安排專人負責會場的安全巡查工作，及時發(fā)現和處理各類安全隱患。如遇突發(fā)事件，應按照應急預案迅速采取措施，確保參會人員的生命財產安全。（二）衛(wèi)生管理1.制定會場衛(wèi)生管理制度，明確衛(wèi)生標準和清潔要求。定期對會場進行全面清潔消毒，包括地面、桌椅、門窗、衛(wèi)生間等區(qū)域，確保會場環(huán)境整潔衛(wèi)生。2.在會場內設置垃圾桶，并及時清理垃圾。對于會議/活動期間產生的垃圾，應分類收集，統(tǒng)一處理，避免造成環(huán)境污染。3.加強對會場飲用水衛(wèi)生的管理，確保飲用水符合國家衛(wèi)生標準。提供的茶水、飲料等應干凈衛(wèi)生，無異味。七、違約責任與爭議解決（一）違約責任1.租賃方如有下列情形之一，應承擔相應的違約責任：未按照合同約定支付租賃費用的，除支付拖欠的費用外，應按照合同約定支付滯納金。擅自更改或擴大使用范圍的，應按照合同約定支付違約金，并承擔由此給公司/組織造成的損失。損壞會場設施設備的，應照價賠償，并承擔相應的維修費用。違反會場安全、衛(wèi)生管理規(guī)定，造成不良影響或安全事故的，應承擔相應的法律責任和經濟賠償責任。2.公司/組織如有下列情形之一，應承擔相應的違約責任：未按照合同約定提供會場或服務的，應按照合同約定支付違約金，并采取措施彌補租賃方的損失。因公司/組織原因導致會場設施設備故障，影響租賃方正常使用的，應按照合同約定給予租賃方一定的補償。（二）爭議解決1.在合同履行過程中，如雙方發(fā)生爭議，應首先通過友好協(xié)商解決。協(xié)商不