保健公司采購審批流程辦法

一、總則本辦法旨在規(guī)范保健公司采購審批流程，確保采購活動的高效、透明、合規(guī)，以滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求，同時控制成本、防范風(fēng)險。公司秉持“關(guān)愛健康，品質(zhì)至上”的企業(yè)文化，在采購審批過程中，始終將產(chǎn)品質(zhì)量和客戶需求放在首位，遵循公正、公平、公開的原則，實行扁平化管理模式，力求簡化流程、提高效率。本辦法的制定與執(zhí)行，致力于實現(xiàn)公司經(jīng)濟(jì)效益與社會效益的平衡發(fā)展，保障公司穩(wěn)健運營。二、適用范圍本辦法適用于保健公司全體員工涉及的所有采購活動，包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、辦公用品采購、服務(wù)采購等。同時，對于與公司有合作關(guān)系的供應(yīng)商及相關(guān)外部合作伙伴，在涉及公司采購業(yè)務(wù)的溝通與協(xié)作中，也需遵循本辦法的相關(guān)規(guī)定。對于公司的客戶，雖不直接參與采購審批流程，但公司的采購活動應(yīng)始終以滿足客戶對保健產(chǎn)品和服務(wù)的高質(zhì)量需求為導(dǎo)向。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)采購計劃的制定與執(zhí)行，依據(jù)公司各部門需求，綜合考慮市場情況、庫存狀況等因素，合理安排采購任務(wù)。2.篩選、評估和管理供應(yīng)商，建立并維護(hù)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核與評價，確保供應(yīng)商提供的產(chǎn)品和服務(wù)符合公司質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和要求。3.負(fù)責(zé)采購合同的起草、談判和簽訂工作，確保合同條款清晰、明確，保護(hù)公司合法權(quán)益。4.跟進(jìn)采購訂單的執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保采購物資按時、按質(zhì)、按量到貨。（二）需求部門1.提出采購需求，詳細(xì)說明所需采購物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交付時間等關(guān)鍵信息。2.協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商評估和采購方案論證，提供專業(yè)意見和建議。3.負(fù)責(zé)對采購物資或服務(wù)進(jìn)行驗收，確保符合本部門提出的需求標(biāo)準(zhǔn)。（三）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算和采購費用，確保采購活動在預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行，控制采購成本。2.對采購合同的財務(wù)條款進(jìn)行審核，防范財務(wù)風(fēng)險。3.負(fù)責(zé)采購款項的支付與結(jié)算工作，按照合同約定及時支付貨款，并做好相關(guān)財務(wù)記錄。（四）審批部門1.根據(jù)公司授權(quán)和采購金額大小，對采購申請進(jìn)行審批，確保采購活動符合公司戰(zhàn)略、政策和規(guī)定。2.對重大采購項目進(jìn)行決策，綜合考慮采購的必要性、可行性、經(jīng)濟(jì)性等因素，做出科學(xué)合理的審批決定。四、管理內(nèi)容與流程（一）采購需求提出1.需求部門根據(jù)工作需要，填寫《采購需求申請表》，詳細(xì)注明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計使用時間、預(yù)算金額等信息。2.需求部門負(fù)責(zé)人對《采購需求申請表》進(jìn)行審核，確認(rèn)需求的合理性和必要性，簽字后提交至采購部門。（二）采購計劃制定1.采購部門收到需求部門提交的《采購需求申請表》后，進(jìn)行匯總分析。結(jié)合公司庫存情況、市場供應(yīng)情況以及采購周期等因素，制定詳細(xì)的《采購計劃》。2.《采購計劃》應(yīng)明確采購項目、采購時間、采購預(yù)算、供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。采購部門負(fù)責(zé)人對《采購計劃》進(jìn)行審核，確保計劃的科學(xué)性和可行性，簽字后提交審批部門審批。（三）供應(yīng)商選擇與評估1.采購部門根據(jù)《采購計劃》，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商候選名單。2.采購部門組織需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員，對候選供應(yīng)商進(jìn)行實地考察或綜合評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。3.根據(jù)評估結(jié)果，采購部門確定合格供應(yīng)商名單，并與合格供應(yīng)商進(jìn)行初步商務(wù)洽談，獲取報價、交貨期、付款方式等詳細(xì)信息。（四）采購申請審批1.采購部門根據(jù)供應(yīng)商報價和采購計劃，填寫《采購申請單》，注明采購項目、供應(yīng)商名稱、采購金額、交貨時間等信息，并附上相關(guān)資料，如供應(yīng)商報價單、評估報告、采購合同草案等。2.《采購申請單》按照公司審批權(quán)限規(guī)定，依次提交需求部門負(fù)責(zé)人、采購部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人、審批部門進(jìn)行審批。3.審批部門根據(jù)采購金額大小和公司授權(quán)，進(jìn)行分級審批：-對于金額較小的常規(guī)采購項目，由采購部門負(fù)責(zé)人和財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批后即可執(zhí)行。-對于金額較大的重要采購項目，除采購部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批外，還需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。-對于重大采購項目，需經(jīng)過公司管理層集體決策后，方可進(jìn)行采購。（五）采購合同簽訂1.采購申請獲得批準(zhǔn)后，采購部門與選定的供應(yīng)商就采購合同條款進(jìn)行詳細(xì)談判，確保合同條款符合公司利益和要求。2.采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。3.采購合同草案經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門審核通過后，由公司授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂正式合同。合同簽訂后，采購部門將合同副本分發(fā)給需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門備案。（六）采購訂單執(zhí)行與跟蹤1.采購部門根據(jù)簽訂的采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》，明確采購物品或服務(wù)的詳細(xì)信息、交貨時間、交貨地點等要求。2.采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，定期與供應(yīng)商溝通，了解訂單進(jìn)度，及時協(xié)調(diào)解決可能出現(xiàn)的問題，確保采購物資按時、按質(zhì)、按量到貨。3.如因特殊原因?qū)е虏少徲唵螣o法按時執(zhí)行，采購部門應(yīng)及時通知需求部門，并與供應(yīng)商協(xié)商解決方案，如調(diào)整交貨時間、變更采購數(shù)量等。協(xié)商結(jié)果需記錄在案，并及時匯報給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。（七）采購驗收1.采購物資到貨前，采購部門通知需求部門做好驗收準(zhǔn)備工作。需求部門按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對采購物資進(jìn)行驗收。2.驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等方面。驗收人員應(yīng)填寫《采購驗收報告》，詳細(xì)記錄驗收情況。如驗收合格，驗收人員簽字確認(rèn)；如驗收不合格，應(yīng)注明不合格原因，并及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。3.對于采購的服務(wù)項目，需求部門應(yīng)在服務(wù)完成后，按照合同約定的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收，填寫《服務(wù)驗收報告》，并提交給采購部門和財務(wù)部門。（八）采購付款與結(jié)算1.財務(wù)部門根據(jù)采購合同、《采購驗收報告》或《服務(wù)驗收報告》等相關(guān)資料，審核采購款項支付申請。審核無誤后，按照合同約定的付款方式和時間，辦理付款手續(xù)。2.采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商核對采購金額、發(fā)票等信息，確保付款金額準(zhǔn)確無誤。在收到供應(yīng)商開具的發(fā)票后，及時提交給財務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。3.財務(wù)部門定期對采購付款情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決付款過程中出現(xiàn)的問題，確保公司資金的合理使用和安全。五、權(quán)利與義務(wù)（一）員工權(quán)利1.員工有權(quán)根據(jù)工作需要，按照規(guī)定流程提出采購需求，以保障工作的順利開展。2.員工有權(quán)對采購過程中的不合理現(xiàn)象提出意見和建議，公司將認(rèn)真對待并及時處理。3.員工有權(quán)了解采購審批的進(jìn)展情況，采購部門應(yīng)及時提供相關(guān)信息。（二）員工義務(wù)1.員工應(yīng)按照公司規(guī)定的流程和要求，準(zhǔn)確、詳細(xì)地填寫采購需求申請表，不得虛報、瞞報采購需求。2.員工應(yīng)積極配合采購部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門的工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.員工有義務(wù)保守公司采購活動中的商業(yè)秘密，不得向外部泄露供應(yīng)商信息、采購價格、合同條款等敏感信息。（三）公司權(quán)利1.公司有權(quán)對員工提出的采購需求進(jìn)行審核和調(diào)整，確保采購活動符合公司整體利益和戰(zhàn)略規(guī)劃。2.公司有權(quán)對采購供應(yīng)商進(jìn)行選擇、評估和管理，以保證采購物資和服務(wù)的質(zhì)量和價格優(yōu)勢。3.公司有權(quán)對采購審批流程進(jìn)行監(jiān)督和檢查，對違反規(guī)定的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（四）公司義務(wù)1.公司有義務(wù)為員工提供必要的采購支持和資源保障，確保員工的合理采購需求得到及時滿足。2.公司有義務(wù)按照合同約定，及時向供應(yīng)商支付采購款項，維護(hù)公司良好的商業(yè)信譽。3.公司有義務(wù)對采購活動中的相關(guān)信息進(jìn)行保密，保護(hù)員工和供應(yīng)商的合法權(quán)益。六、監(jiān)督與考核機制（一）監(jiān)督機制1.公司建立內(nèi)部監(jiān)督體系，由審計部門、紀(jì)檢部門等對采購審批流程進(jìn)行定期和不定期的監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括采購需求的合理性、采購計劃的執(zhí)行情況、供應(yīng)商選擇與評估的公正性、采購合同的簽訂與履行情況、采購款項的支付與結(jié)算等方面。2.審計部門定期對采購活動進(jìn)行專項審計，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。紀(jì)檢部門對采購過程中可能存在的違規(guī)違紀(jì)行為進(jìn)行調(diào)查處理，嚴(yán)肅追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.鼓勵員工和供應(yīng)商對采購過程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報，公司將對舉報信息進(jìn)行嚴(yán)格保密，并及時進(jìn)行調(diào)查核實。對于經(jīng)查證屬實的舉報，公司將給予舉報人一定的獎勵。（二）考核機制1.建立采購績效評估體系，對采購部門和相關(guān)人員的工作績效進(jìn)行考核?？己酥笜?biāo)包括采購成本控制、采購物資質(zhì)量、采購交貨期、供應(yīng)商管理、采購流程合規(guī)性等方面。2.采購部門負(fù)責(zé)人的績效與采購任務(wù)完成情況、成本節(jié)約情況、供應(yīng)商滿意度等指標(biāo)掛鉤。采購人員的績效根據(jù)其個人承擔(dān)的采購項目完成質(zhì)量、工作效率、團(tuán)隊協(xié)作等方面進(jìn)行評價。3.需求部門的考核主要圍繞采購需求的準(zhǔn)確性、及時性以及對采購物資和服務(wù)的驗收情況等方面進(jìn)行。財務(wù)部門的考核重點在于采購預(yù)算的審核準(zhǔn)確性、付款及時性以及財務(wù)風(fēng)險控制等方面。4.根據(jù)績效考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進(jìn)行表彰和獎勵，如發(fā)放獎金、晉升職務(wù)、給予榮譽稱號等。對績效不達(dá)標(biāo)的部門和個人，進(jìn)行批評教育、績效面談，并根據(jù)情況制定改進(jìn)計劃，督促其提高工作績效。七、附則（