環(huán)衛(wèi)公司辦公用品分類規(guī)定

一、總則本規(guī)定旨在對環(huán)衛(wèi)公司辦公用品進行科學、合理的分類，以實現辦公用品的有效管理與使用，提升公司運營效率，降低運營成本。本規(guī)定適用于環(huán)衛(wèi)公司全體員工。環(huán)衛(wèi)公司秉持“清潔城市，服務社會，創(chuàng)新發(fā)展，追求卓越”的經營理念，在辦公用品管理方面，也要體現這一理念，通過規(guī)范分類，確保辦公用品能精準服務于公司各項工作，助力公司實現社會效益與經濟效益的雙豐收。同時，公司實行扁平化管理，旨在減少管理層次，提高信息傳遞效率，在辦公用品分類規(guī)定的執(zhí)行上也要貫徹這一管理理念，讓規(guī)定能夠迅速、準確地傳達至每一位員工并有效執(zhí)行。二、辦公用品分類原則（一）功能用途原則根據辦公用品的實際功能和使用場景進行分類。例如，用于書寫記錄的工具歸為一類，用于文件整理收納的物品歸為另一類等，以便員工能快速找到所需物品，提高工作效率。（二）性質材質原則按照辦公用品的材質和性質進行區(qū)分。如紙質類、塑料類、金屬類等，這種分類有助于對不同材質的辦公用品進行針對性的采購、存儲和維護。（三）使用頻率原則考慮辦公用品的使用頻率，將常用辦公用品與不常用辦公用品分開歸類。對于常用辦公用品要保證充足的庫存，以滿足日常工作需求；對于不常用的辦公用品，則可根據實際需求進行采購和管理。三、辦公用品分類明細（一）辦公文具類1.書寫工具-各類筆具，包括中性筆、圓珠筆、鉛筆、鋼筆等。中性筆按粗細規(guī)格進一步細分，如0.5mm、0.7mm等；圓珠筆按顏色分類，如黑色、藍色等；鉛筆根據硬度不同分為2B、HB等；鋼筆則根據品牌和款式進行區(qū)分。-筆芯，與各類筆具相匹配的筆芯，如中性筆芯、圓珠筆芯等，同樣按照規(guī)格和顏色進行分類。-修正用品，如修正液、修正帶等，用于修改書寫錯誤。2.紙張本冊-打印紙，根據紙張規(guī)格，如A4、A3、B5等進行分類，同時考慮紙張的質量和用途，如普通辦公打印紙、照片打印紙等。-筆記本，按大小、材質和用途分類，有硬皮筆記本、軟皮筆記本，以及用于會議記錄、工作筆記等不同用途的筆記本。-便簽紙，包括各種形狀、顏色和大小的便簽紙，方便員工隨時記錄信息。3.文件管理用品-文件夾，有塑料文件夾、金屬文件夾，按尺寸大小和夾頁數量進行細分，用于整理和存放文件。-文件袋，包括普通文件袋、拉鏈文件袋等，根據材質和規(guī)格分類，用于保護和運輸文件。-檔案盒，通常為紙質或塑料材質，按容量和用途分類，用于長期保存重要文件和檔案。-分頁紙、標簽紙等，用于文件的分頁標記和標識。（二）辦公設備類1.電腦及周邊設備-臺式電腦，根據配置、品牌和用途分類，如辦公用臺式電腦、設計用高性能臺式電腦等。-筆記本電腦，同樣按配置、品牌和尺寸進行分類，滿足員工不同的移動辦公需求。-打印機，包括噴墨打印機、激光打印機、針式打印機等，根據打印功能和速度進一步細分，用于打印文件、報表等。-復印機，根據復印速度、功能（如彩色復印、黑白復印）等進行分類，方便員工復印文件資料。-掃描儀，按掃描分辨率、幅面大小等參數分類，用于將紙質文件轉換為電子文件。-電腦配件，如鼠標、鍵盤、耳機、攝像頭等，根據接口類型、品牌和功能進行區(qū)分。2.通訊設備-固定電話，根據功能和型號分類，如普通辦公固定電話、帶傳真功能的固定電話等。-移動電話，為滿足公司業(yè)務溝通需求配備的手機，按品牌、型號和套餐進行管理。-對講機，用于環(huán)衛(wèi)作業(yè)現場的實時通訊，根據頻道、功率等參數分類。3.辦公電器-空調，根據安裝位置和功率分類，如辦公室空調、會議室空調等，為員工提供舒適的辦公環(huán)境。-飲水機，有普通飲水機、冷熱飲水機等不同類型，按品牌和容量進行區(qū)分，保障員工飲用水供應。-投影儀，用于會議和培訓等場合，根據投影分辨率、亮度等參數分類。（三）辦公家具類1.桌椅-辦公桌，根據材質（如木質、鋼制、板式）、尺寸和功能（如帶抽屜、帶文件柜）等進行分類，滿足不同崗位員工的辦公需求。-辦公椅，包括普通辦公椅、人體工學辦公椅等，按材質、顏色和調節(jié)功能分類，注重員工的辦公舒適度。2.存儲設備-文件柜，有鐵皮文件柜、木質文件柜等，根據層數、容量和開門方式（如單開門、雙開門）進行分類，用于存放文件和資料。-儲物柜，為員工提供個人物品存儲空間，按材質、尺寸和分格數量分類。-貨架，用于存放辦公用品、工具等物資，根據承重能力和層數進行分類。（四）清潔用品類1.日常清潔工具-掃帚、拖把，按材質（如塑料、棉質）和尺寸分類，用于清掃地面灰塵和污漬。-抹布，根據材質和用途分類，如普通抹布、玻璃專用抹布等，用于擦拭各種物品表面。-垃圾桶，有不同材質（如塑料、不銹鋼）和容量的垃圾桶，放置在辦公區(qū)域收集垃圾。2.清潔藥劑-洗潔精、洗衣粉等，用于清潔辦公設備、餐具等。-消毒液，按消毒成分和用途分類，用于辦公區(qū)域的消毒殺菌，保障員工的健康安全。-玻璃清潔劑，專門用于清潔玻璃門窗，使其保持清潔明亮。（五）勞保用品類1.防護服裝-工作服，根據不同崗位需求，有環(huán)衛(wèi)作業(yè)工作服、行政辦公工作服等，按季節(jié)、尺碼和款式分類。-安全帽，為從事戶外作業(yè)和危險工作的員工提供頭部保護，按材質和防護等級分類。-反光背心，用于環(huán)衛(wèi)作業(yè)人員在道路上作業(yè)時的安全警示，按顏色和反光強度分類。2.防護用品-手套，包括橡膠手套、棉紗手套等，根據材質和用途分類，如用于清潔作業(yè)的橡膠手套、用于輕便勞動的棉紗手套。-口罩，有普通口罩、防塵口罩、醫(yī)用口罩等，按防護功能和型號分類，保護員工呼吸道健康。-護目鏡，為從事可能對眼睛造成傷害的工作的員工提供眼部防護，按防護類型和度數分類。（六）其他用品類1.會議用品-會議桌椅，根據會議室大小和會議形式進行配置，如大型會議室的會議桌、小型會議室的洽談桌等。-會議音響設備，包括音響、麥克風等，按功率和功能分類，保障會議的聲音效果。-會議記錄用品，如會議筆記本、筆、投影儀幕布等。2.綠植花卉-室內綠植，根據種類（如綠蘿、吊蘭、發(fā)財樹等）和大小分類，用于美化辦公環(huán)境，凈化空氣。-花卉養(yǎng)護用品，如花肥、噴壺等，保證綠植的健康生長。3.員工福利用品-節(jié)日禮品，根據不同節(jié)日定制的禮品，如春節(jié)禮品、中秋節(jié)禮品等。-生日禮品，為員工生日準備的禮品，體現公司對員工的人文關懷。四、辦公用品分類管理職責（一）行政部門行政部門作為辦公用品分類管理的主要責任部門，負責制定和完善辦公用品分類規(guī)定，并監(jiān)督執(zhí)行。定期對辦公用品進行盤點，根據分類情況統(tǒng)計各類辦公用品的庫存數量和使用情況，合理安排采購計劃。同時，負責辦公用品的發(fā)放管理，按照員工需求和規(guī)定標準進行發(fā)放，并做好登記工作。（二）采購部門采購部門依據行政部門提供的采購計劃，按照辦公用品分類要求進行采購。在采購過程中，要對不同類別辦公用品的供應商進行篩選和評估，確保采購的辦公用品質量合格、價格合理。對于新采購的辦公用品，要及時通知行政部門進行驗收和分類入庫。（三）使用部門各使用部門負責本部門辦公用品的日常管理，按照分類規(guī)定正確使用和存放辦公用品。定期向行政部門反饋辦公用品的使用情況和需求，協(xié)助行政部門做好辦公用品的盤點工作。對于損壞或報廢的辦公用品，要及時向行政部門報備，按照規(guī)定進行處理。五、辦公用品分類與績效考核（一）考核指標設定將辦公用品的合理使用和分類管理納入員工績效考核體系。設定以下考核指標：1.辦公用品節(jié)約率，通過統(tǒng)計員工實際使用的辦公用品數量與標準用量的對比，計算節(jié)約率，鼓勵員工節(jié)約使用辦公用品。2.辦公用品分類準確率，考核員工對辦公用品分類規(guī)定的執(zhí)行情況，確保辦公用品正確分類存放。3.辦公用品損壞率，統(tǒng)計因員工人為原因導致辦公用品損壞的數量，降低辦公用品的損耗。（二）考核方式與周期考核方式采用日常檢查與定期評估相結合。行政部門定期對各部門辦公用品的使用和分類情況進行檢查，記錄相關數據。每月或每季度對員工進行一次績效考核評估，將考核結果反饋給員工，并與員工的績效獎金掛鉤。（三）激勵措施對于在辦公用品合理使用和分類管理方面表現優(yōu)秀的員工和部門，給予一定的獎勵。如頒發(fā)“辦公用品節(jié)約之星”榮譽證書，給予物質獎勵；對于部門則可在公司內部進行表彰，提高部門的績效分數，激勵員工和部門積極遵守辦公用品分類規(guī)定。六、信息管理與辦公用品分類（一）建立辦公用品信息管理系統(tǒng)公司建立一套完善的辦公用品信息管理系統(tǒng)，將各類辦公用品的詳細信息錄入系統(tǒng)，包括名稱、規(guī)格、型號、采購日期、供應商、庫存數量、領用記錄等。通過信息管理系統(tǒng)，實現對辦公用品的實時監(jiān)控和動態(tài)管理，方便各部門查詢和統(tǒng)計相關信息。（二）信息更新與共享行政部門負責及時更新辦公用品信息管理系統(tǒng)的數據，確保信息的準確性和及時性。同時，將系統(tǒng)開放給相關部門，實現信息共享。采購部門可以根據庫存信息制定采購計劃，使用部門可以查詢辦公用品的領用情況和庫存數量，提高工作效率和協(xié)同性。（三）數據分析與決策支持利用辦公用品信息管理系統(tǒng)收集的數據，進行數據分析。通過分析各類辦公用品的使用頻率、采購成本、庫存周轉率等指標，為公司的辦公用品采購、管理和決策提供支持。例如，根據數據分析結果，優(yōu)化辦公用品的采購周期和數量，降低庫存積壓，提高資金使用效率。七、安全與辦公用品分類（一）安全存放要求不同類別的辦公用品應按照安全規(guī)定進行存放。例如，清潔藥劑等具有腐蝕性或毒性的物品要單獨存放，放在專門的儲存柜中，并做好標識，防止誤食或誤用。辦公電器設備要按照說明書的要求進行擺放和使用，避免因擺放不當引發(fā)安全事故。（二）安全使用培訓公司定期組織員工進行辦公用品安全使用培訓，特別是對于一些具有危險性的辦公用品，如勞保用品、清潔藥劑等。培訓內容包括正確的使用方法、注意事項和應急處理措施等，提高員工的安全意識和自我保護能力。（三）安全檢查與維護行政部門定期對辦公用品的存放和使用情況進行安全檢查，重點檢查安全隱患部位。對于發(fā)現的問題，及時通知相關部門進行整改。同時，對辦公設備等進行定期維護保養(yǎng)，確保其安全運行，延長使用壽命。八、企業(yè)文化與辦公用品分類（一）辦公用品體現企業(yè)文化在辦公用品的采購和設計上，要充分體現環(huán)衛(wèi)公司的企業(yè)文化。例如，工作服、辦公用品的標識等要融入公司的標志和文化元素，展示公司的形象和特色。通過辦公用品的視覺傳達，增強員工的歸屬感和認同感。（二）辦公用品管理與企業(yè)文化建設辦公用品的分類管理過程也是企業(yè)文化建設的一部分。倡導員工節(jié)約使用辦公用品，體現