系統(tǒng)提單采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司系統(tǒng)提單采購流程，加強采購管理，提高采購效率，確保采購質(zhì)量，降低采購成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部通過系統(tǒng)提單進行的各類物資、服務(wù)采購活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，保障所有潛在供應(yīng)商平等參與競爭。3.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化，提高公司經(jīng)濟效益。4.誠信原則：采購雙方應(yīng)誠實守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)。二、采購申請與審批（一）采購申請1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫系統(tǒng)提單采購申請表：詳細說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)算金額、需求時間等信息，并附上相關(guān)技術(shù)要求和說明。2.申請表需經(jīng)部門負責人審核簽字：確保采購需求真實、合理、必要，符合部門業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃。（二）審批流程1.采購申請表提交至采購部門：采購部門對申請內(nèi)容進行初步審核，檢查信息完整性、準確性以及采購需求的合理性。2.對于金額較小的采購申請：由采購部門負責人直接審批；對于金額較大的采購申請（具體金額標準由公司另行規(guī)定），需提交至財務(wù)部門進行預(yù)算審核，再由分管領(lǐng)導審批；對于重大采購項目，還需經(jīng)過公司管理層會議審議通過。3.審批通過后的采購申請表返回采購部門：作為后續(xù)采購操作的依據(jù)。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息：包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商信息庫。2.對潛在供應(yīng)商進行評估：評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。可以通過實地考察、查閱供應(yīng)商資料、向其他合作企業(yè)咨詢等方式進行評估。3.根據(jù)評估結(jié)果：選擇合格的供應(yīng)商進入公司合格供應(yīng)商名錄，并定期對名錄進行更新和維護。（二）供應(yīng)商考核1.建立供應(yīng)商考核機制：定期（每季度或每年）對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格執(zhí)行情況、售后服務(wù)等方面進行考核評價。2.考核方式：可以采用定量考核與定性考核相結(jié)合的方式，如根據(jù)產(chǎn)品質(zhì)量合格率、交貨準時率、價格偏差率等指標進行定量打分，同時結(jié)合采購部門及使用部門的反饋意見進行定性評價。3.考核結(jié)果應(yīng)用：對于考核優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予一定的獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先合作等；對于考核不合格的供應(yīng)商，及時發(fā)出整改通知，要求其限期整改；若整改后仍不符合要求，將其從合格供應(yīng)商名錄中剔除。四、采購流程（一）采購訂單生成1.采購部門根據(jù)審批通過的采購申請表：在系統(tǒng)中選擇合適的供應(yīng)商，生成采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的詳細信息、價格、交貨期、交貨地點、付款方式等條款。2.采購訂單需經(jīng)采購部門負責人審核簽字：確保訂單內(nèi)容準確無誤，符合公司采購要求。（二）訂單發(fā)送與確認1.采購部門將采購訂單發(fā)送給供應(yīng)商：可以通過系統(tǒng)郵件、傳真、電子數(shù)據(jù)交換（EDI）等方式進行發(fā)送。2.供應(yīng)商收到采購訂單后：應(yīng)及時進行確認，如有異議，需在規(guī)定時間內(nèi)（如[X]個工作日）與采購部門溝通協(xié)商，雙方達成一致后對訂單進行修改或重新確認。（三）采購執(zhí)行與跟蹤1.供應(yīng)商按照采購訂單要求組織生產(chǎn)或提供服務(wù)：采購部門應(yīng)定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時掌握生產(chǎn)進度、質(zhì)量狀況、交貨期等信息。2.對于可能影響交貨期的問題：采購部門應(yīng)提前與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，共同采取措施解決，確保按時交貨。如因不可抗力等特殊原因?qū)е陆回浹舆t，供應(yīng)商應(yīng)及時通知采購部門，并提供相關(guān)證明文件。（四）到貨驗收1.物資到貨前：采購部門應(yīng)通知使用部門做好驗收準備工作。2.物資到貨時：由使用部門、采購部門等相關(guān)人員共同對物資進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面。對于重要物資或技術(shù)復(fù)雜的物資，還可邀請專業(yè)技術(shù)人員參與驗收。3.驗收合格的物資：填寫驗收報告，并辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物資，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其采取補貨、換貨、退貨等措施，直至驗收合格為止。（五）付款結(jié)算1.采購部門根據(jù)驗收報告和采購合同：在系統(tǒng)中發(fā)起付款申請流程。付款申請應(yīng)注明采購訂單號、供應(yīng)商名稱、付款金額、付款方式等信息，并附上相關(guān)發(fā)票、驗收報告等憑證。2.付款申請需經(jīng)采購部門負責人、財務(wù)部門審核：財務(wù)部門重點審核發(fā)票的真實性、合法性、準確性以及付款金額與合同約定是否一致等。審核通過后，提交至公司領(lǐng)導審批。3.公司領(lǐng)導審批通過后：財務(wù)部門按照合同約定的付款方式進行付款結(jié)算，并在系統(tǒng)中記錄付款信息。五、采購風險管理（一）風險識別1.采購部門定期對采購業(yè)務(wù)進行風險識別：分析可能存在的風險因素，如市場價格波動風險、供應(yīng)商違約風險、質(zhì)量風險、法律風險等。2.可以通過建立風險清單的方式：對識別出的風險進行詳細記錄，明確風險的表現(xiàn)形式、影響程度等。（二）風險評估1.采用定性與定量相結(jié)合的方法：對識別出的風險進行評估，確定風險的等級。例如，可以根據(jù)風險發(fā)生的可能性和影響程度，將風險分為高、中、低三個等級。2.對于高風險事項：應(yīng)制定專門的應(yīng)對措施，并重點關(guān)注和監(jiān)控。（三）風險應(yīng)對1.針對不同類型的風險：制定相應(yīng)的風險應(yīng)對策略，如風險規(guī)避、風險降低、風險轉(zhuǎn)移、風險接受等。2.對于市場價格波動風險：可以通過與供應(yīng)商簽訂價格調(diào)整條款、采用套期保值等方式進行應(yīng)對；對于供應(yīng)商違約風險，可以加強供應(yīng)商管理，增加備用供應(yīng)商，要求供應(yīng)商提供履約擔保等；對于質(zhì)量風險，可以加強驗收環(huán)節(jié)管理，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾等；對于法律風險，應(yīng)加強合同管理，確保合同條款合法合規(guī)，必要時咨詢專業(yè)法律顧問。六、信息管理（一）采購信息收集1.采購部門負責收集與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的各類信息：包括市場價格信息、供應(yīng)商信息、采購訂單執(zhí)行情況信息、驗收信息、付款信息等。2.信息收集渠道應(yīng)多元化：可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺、行業(yè)報告、供應(yīng)商反饋、內(nèi)部業(yè)務(wù)部門溝通等方式進行收集。（二）信息整理與分析1.采購部門定期對收集到的采購信息進行整理和分析：形成采購數(shù)據(jù)分析報告，為公司采購決策提供參考依據(jù)。2.分析內(nèi)容包括采購成本變動趨勢、供應(yīng)商績效分析、采購業(yè)務(wù)流程優(yōu)化建議等：通過數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)采購業(yè)務(wù)中存在的問題和潛在的改進機會。（三）信息共享1.建立采購信息共享平臺：實現(xiàn)采購部門與其他相關(guān)部門（如使用部門、財務(wù)部門等）之間的信息實時共享。2.各部門可以根據(jù)權(quán)限在平臺上查詢和使用采購信息：提高工作效率，促進部門之間的協(xié)同合作。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購業(yè)務(wù)進行審計監(jiān)督：檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.審計部門應(yīng)出具審計報告：對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。（二）紀檢監(jiān)察監(jiān)督1.公司紀檢監(jiān)察部門負責對采購業(yè)務(wù)中的廉潔自律情況進行監(jiān)督檢查：防止采購過程中出現(xiàn)違規(guī)違紀行為。2.對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)違紀問題：按照公司相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理。（三）日常檢查1.采購部門應(yīng)建立內(nèi)部日常檢查機制：定期對采購業(yè)務(wù)進行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。2.檢查內(nèi)容包括采購流程的規(guī)范性、采購文件的完整性、采購合同的