機械維修公司合同付款管理辦法一、總則1.為加強本機械維修公司合同付款管理，規(guī)范付款流程，合理安排資金，防范財務(wù)風險，保障公司和合作方的合法權(quán)益，特制定本辦法。2.本辦法適用于公司所有涉及機械維修業(yè)務(wù)的合同付款管理。二、職責分工1.業(yè)務(wù)部門-負責根據(jù)合同約定的維修進度、質(zhì)量要求等，對維修項目進行驗收，并向財務(wù)部門提交付款申請。-及時與合作方溝通，核對維修工作量、價格等相關(guān)信息，確保付款依據(jù)準確無誤。2.財務(wù)部門-審核付款申請，核對合同條款、發(fā)票、驗收報告等付款依據(jù)的完整性和合規(guī)性。-根據(jù)公司資金狀況安排付款計劃，確保資金的合理使用。-負責記錄和跟蹤合同付款情況，定期與業(yè)務(wù)部門核對。3.管理層-對重大合同付款進行審批，確保付款決策符合公司戰(zhàn)略和財務(wù)政策。-監(jiān)督合同付款管理辦法的執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決付款過程中的問題。三、付款依據(jù)1.合同文本-合同是付款的根本依據(jù)，業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門必須嚴格按照合同約定的付款條件、方式、時間和金額進行操作。-在簽訂合同時，應明確維修項目的范圍、價格、付款進度（如預付款、進度款、竣工款、質(zhì)保金等）、發(fā)票要求等關(guān)鍵條款。2.維修驗收報告-業(yè)務(wù)部門在每次申請付款前，需提交經(jīng)雙方簽字確認的維修驗收報告。驗收報告應詳細記錄維修項目的完成情況、質(zhì)量狀況、是否符合合同要求等內(nèi)容。-對于分階段驗收的大型維修項目，應按階段分別出具驗收報告，并依據(jù)報告申請相應階段的付款。3.發(fā)票-合作方提供的發(fā)票必須符合國家稅收法規(guī)和公司財務(wù)規(guī)定，包括發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票）、內(nèi)容（與合同維修項目一致）、金額（與合同約定和驗收情況相符）等。-財務(wù)部門在收到發(fā)票后，應進行嚴格的審核，確保發(fā)票真實、有效且可用于抵扣或入賬。四、付款流程1.預付款-業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同約定填寫預付款申請單，注明合同編號、合作方名稱、預付款金額、付款理由等信息。-申請單需附上經(jīng)審批的合同文本復印件，交業(yè)務(wù)部門負責人審核簽字。-財務(wù)部門收到經(jīng)業(yè)務(wù)部門負責人簽字的預付款申請單后，核對合同條款和公司資金狀況，審核通過后報管理層審批。-管理層審批同意后，財務(wù)部門辦理預付款支付手續(xù)，并及時通知業(yè)務(wù)部門和合作方。2.進度款-業(yè)務(wù)部門在維修項目達到合同約定的進度節(jié)點后，組織驗收并出具驗收報告。根據(jù)驗收結(jié)果填寫進度款申請單，內(nèi)容包括合同編號、合作方名稱、本次申請進度款金額、累計已付款金額、維修進度完成情況等。-申請單需附上合同復印件、本次驗收報告、已完成維修工作量清單及相關(guān)證明材料（如照片、測試數(shù)據(jù)等），交業(yè)務(wù)部門負責人審核。-業(yè)務(wù)部門負責人審核簽字后，將申請單交財務(wù)部門。財務(wù)部門核對合同條款、驗收報告、發(fā)票等資料，審核通過后報管理層審批。-管理層審批同意后，財務(wù)部門安排進度款支付。3.竣工款-維修項目竣工后，業(yè)務(wù)部門組織全面驗收，驗收合格后出具竣工報告。根據(jù)竣工情況填寫竣工款申請單，注明合同編號、合作方名稱、竣工款金額、質(zhì)保期起始時間等信息。-申請單需附上合同復印件、竣工報告、全部維修資料（包括維修記錄、更換零部件清單等）、發(fā)票等，由業(yè)務(wù)部門負責人審核簽字后交財務(wù)部門。-財務(wù)部門對申請單及相關(guān)資料進行嚴格審核，重點核對竣工內(nèi)容與合同約定的一致性、發(fā)票的合規(guī)性等。審核通過后報管理層審批。-管理層審批通過后，財務(wù)部門支付竣工款，但需按合同約定扣留質(zhì)保金。4.質(zhì)保金-在質(zhì)保期屆滿后，業(yè)務(wù)部門對維修項目進行質(zhì)量回訪和檢查，確認無質(zhì)量問題后填寫質(zhì)保金申請單。-申請單應注明合同編號、合作方名稱、質(zhì)保金金額、質(zhì)保期內(nèi)維修情況等信息，并附上質(zhì)保期內(nèi)質(zhì)量回訪記錄和檢查報告。-業(yè)務(wù)部門負責人審核簽字后，將質(zhì)保金申請單交財務(wù)部門。財務(wù)部門核對相關(guān)資料后，報管理層審批。-管理層審批同意后，財務(wù)部門支付質(zhì)保金。五、特殊情況處理1.合同變更導致的付款調(diào)整-若合同在執(zhí)行過程中發(fā)生變更，業(yè)務(wù)部門應及時將變更內(nèi)容通知財務(wù)部門。涉及付款條件、金額等變更的，需重新簽訂補充協(xié)議，并按本辦法規(guī)定的流程重新審批付款。-對于因變更導致已付款項與實際情況不符的，應在后續(xù)付款中進行調(diào)整，確保合同總付款金額與變更后的約定一致。2.爭議處理-在付款過程中若出現(xiàn)與合作方的爭議，如維修質(zhì)量問題、付款金額爭議等，業(yè)務(wù)部門應積極與合作方協(xié)商解決。-協(xié)商期間，財務(wù)部門暫停相關(guān)款項的支付，直至爭議解決并達成一致意見。爭議解決后，根據(jù)協(xié)商結(jié)果按本辦法規(guī)定的流程辦理付款。六、監(jiān)督與檢查1.財務(wù)部門定期對合同付款情況進行統(tǒng)計和分析，編制合同付款報表，向管理層匯報。報表內(nèi)容包括合同編號、合作方名稱、合同金額、已付款金額、未付款金額、付款進度等信息。2.公司內(nèi)部審計部門定期對合同付款管理進行審計，檢查付款流程的合規(guī)性、付款依據(jù)的真實性和完整性、資金使用的合理性等。對審計發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改建議，并監(jiān)督整改措施的落實情況。3.對