電子票據(jù)管理辦法課件一、總則（一）目的與依據(jù)1.目的本辦法旨在規(guī)范公司電子票據(jù)的管理，加強(qiáng)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制，提高財(cái)務(wù)管理效率，確保電子票據(jù)的真實(shí)性、完整性和安全性，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。2.依據(jù)本辦法依據(jù)《中華人民共和國(guó)票據(jù)法》、《電子商業(yè)匯票業(yè)務(wù)管理辦法》以及國(guó)家有關(guān)財(cái)務(wù)、稅務(wù)等法律法規(guī)制定，并結(jié)合公司實(shí)際情況。（二）適用范圍本辦法適用于公司及其所屬各部門(mén)在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中涉及的電子票據(jù)的管理，包括電子發(fā)票、電子商業(yè)匯票等各類電子票據(jù)的開(kāi)具、取得、保管、使用、核銷等環(huán)節(jié)。（三）定義與術(shù)語(yǔ)1.電子票據(jù)指公司在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中依法取得或開(kāi)具的，以電子數(shù)據(jù)形式存儲(chǔ)的票據(jù)，包括但不限于電子發(fā)票、電子商業(yè)匯票等。電子票據(jù)具有與紙質(zhì)票據(jù)同等的法律效力。2.電子發(fā)票指在購(gòu)銷商品、提供或者接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，開(kāi)具、收取的以電子方式存儲(chǔ)的收付款憑證。3.電子商業(yè)匯票指出票人依托電子商業(yè)匯票系統(tǒng)，以數(shù)據(jù)電文形式制作的，委托付款人在指定日期無(wú)條件支付確定的金額給收款人或者持票人的票據(jù)。電子商業(yè)匯票分為電子銀行承兌匯票和電子商業(yè)承兌匯票。（四）基本原則1.合法性原則電子票據(jù)的管理必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定，確保票據(jù)活動(dòng)合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則電子票據(jù)應(yīng)真實(shí)反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，不得虛構(gòu)、偽造電子票據(jù)。3.完整性原則電子票據(jù)的信息應(yīng)完整無(wú)缺，包括票據(jù)的基本信息、業(yè)務(wù)內(nèi)容、簽章等，確保票據(jù)的有效性。4.安全性原則加強(qiáng)電子票據(jù)的安全管理，采取有效措施防止電子票據(jù)信息泄露、篡改或丟失，保障電子票據(jù)的安全存儲(chǔ)和傳輸。5.及時(shí)性原則及時(shí)處理電子票據(jù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，確保電子票據(jù)的開(kāi)具、取得、使用等環(huán)節(jié)符合規(guī)定的時(shí)間要求，避免逾期產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)。二、電子票據(jù)的開(kāi)具與取得（一）電子發(fā)票開(kāi)具1.開(kāi)票信息管理財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)建立健全開(kāi)票信息數(shù)據(jù)庫(kù)，準(zhǔn)確記錄客戶的開(kāi)票信息，包括名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開(kāi)戶行及賬號(hào)等。開(kāi)票信息如有變更，客戶應(yīng)及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行更新。2.開(kāi)票流程（1）業(yè)務(wù)部門(mén)在完成經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)后，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)業(yè)務(wù)信息傳遞給財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)信息和開(kāi)票信息，在電子發(fā)票系統(tǒng)中開(kāi)具電子發(fā)票。（2）開(kāi)具電子發(fā)票時(shí)，應(yīng)確保發(fā)票內(nèi)容與實(shí)際業(yè)務(wù)相符，包括貨物或服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等信息準(zhǔn)確無(wú)誤。（3）電子發(fā)票開(kāi)具成功后，系統(tǒng)自動(dòng)生成電子發(fā)票版式文件。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將電子發(fā)票版式文件發(fā)送給客戶，可通過(guò)郵件、短信、電子發(fā)票服務(wù)平臺(tái)等方式進(jìn)行傳遞。3.發(fā)票紅沖與作廢（1）如發(fā)生銷貨退回、開(kāi)票有誤、應(yīng)稅服務(wù)中止等情形，需要開(kāi)具紅字電子發(fā)票的，應(yīng)按照國(guó)家稅務(wù)總局的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作。由業(yè)務(wù)部門(mén)提出申請(qǐng)，說(shuō)明原因，經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)審核后，在電子發(fā)票系統(tǒng)中開(kāi)具紅字電子發(fā)票。（2）電子發(fā)票開(kāi)具后，如發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤且符合作廢條件的，可即時(shí)作廢。作廢的電子發(fā)票應(yīng)在系統(tǒng)中進(jìn)行標(biāo)記，并妥善保存相關(guān)記錄。（二）電子商業(yè)匯票開(kāi)具1.出票申請(qǐng)公司因業(yè)務(wù)需要使用電子商業(yè)匯票進(jìn)行結(jié)算時(shí)，由業(yè)務(wù)部門(mén)提出出票申請(qǐng)，填寫(xiě)《電子商業(yè)匯票出票申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明匯票金額、出票日期、到期日、收款人信息、用途等內(nèi)容。2.審批流程（1）財(cái)務(wù)部門(mén)收到出票申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合理性以及匯票的金額、期限等是否符合公司規(guī)定。（2）審核通過(guò)后，將出票申請(qǐng)?zhí)峤唤o公司管理層審批。管理層根據(jù)公司資金狀況、業(yè)務(wù)需求等因素進(jìn)行審批決策。3.出票操作經(jīng)審批同意出票后，財(cái)務(wù)部門(mén)在電子商業(yè)匯票系統(tǒng)中進(jìn)行出票操作。出票人應(yīng)按照系統(tǒng)提示準(zhǔn)確錄入?yún)R票信息，并完成電子簽名。電子商業(yè)匯票出票成功后，系統(tǒng)自動(dòng)生成電子商業(yè)匯票，并發(fā)送至收款人指定的電子商業(yè)匯票系統(tǒng)賬戶。（三）電子票據(jù)取得1.取得要求公司在取得電子票據(jù)時(shí)，應(yīng)確保票據(jù)的真實(shí)性、合法性和完整性。取得的電子票據(jù)應(yīng)具備以下條件：（1）電子票據(jù)來(lái)源合法，由依法設(shè)立并取得相應(yīng)資質(zhì)的單位或個(gè)人開(kāi)具。（2）電子票據(jù)的格式、內(nèi)容符合國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求。（3）電子票據(jù)上的簽章真實(shí)有效，符合法律法規(guī)規(guī)定的形式和要求。2.審核與簽收（1）業(yè)務(wù)部門(mén)在收到電子票據(jù)后，應(yīng)及時(shí)將票據(jù)傳遞給財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)電子票據(jù)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核票據(jù)的真實(shí)性、完整性、合規(guī)性以及與業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性。（2）審核無(wú)誤后，財(cái)務(wù)部門(mén)在電子票據(jù)系統(tǒng)中進(jìn)行簽收操作。簽收后的電子票據(jù)應(yīng)妥善保存，作為公司記賬和核算的依據(jù)。三、電子票據(jù)的保管（一）存儲(chǔ)方式1.電子發(fā)票電子發(fā)票應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的電子發(fā)票管理系統(tǒng)中，按照發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)票日期、客戶名稱等進(jìn)行分類存儲(chǔ)。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子發(fā)票數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并分別存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.電子商業(yè)匯票電子商業(yè)匯票應(yīng)存儲(chǔ)在電子商業(yè)匯票系統(tǒng)中，公司應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)電子商業(yè)匯票的管理和維護(hù)。電子商業(yè)匯票的相關(guān)信息應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)和檢查，確保票據(jù)信息的準(zhǔn)確性和完整性。（二）安全措施1.網(wǎng)絡(luò)安全加強(qiáng)電子票據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。對(duì)訪問(wèn)電子票據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)的用戶進(jìn)行身份認(rèn)證和授權(quán)管理，嚴(yán)格限制用戶的操作權(quán)限。2.數(shù)據(jù)加密對(duì)存儲(chǔ)在電子票據(jù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中的安全性。采用先進(jìn)的加密算法對(duì)電子票據(jù)信息進(jìn)行加密，加密密鑰應(yīng)妥善保管，嚴(yán)格控制密鑰的使用和分發(fā)。3.人員安全管理對(duì)涉及電子票據(jù)管理的人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和操作技能。要求相關(guān)人員嚴(yán)格遵守公司的安全管理制度，不得擅自泄露電子票據(jù)信息。定期對(duì)電子票據(jù)管理人員進(jìn)行背景審查，確保人員的可靠性。（三）保管期限1.電子發(fā)票電子發(fā)票的保管期限按照國(guó)家稅務(wù)總局的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為5年。保管期限屆滿后，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)，可以按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.電子商業(yè)匯票電子商業(yè)匯票的保管期限應(yīng)至票據(jù)到期兌付后5年。在保管期限內(nèi)，應(yīng)妥善保存電子商業(yè)匯票的相關(guān)信息，以備查詢和審計(jì)。四、電子票據(jù)的使用（一）報(bào)銷使用1.報(bào)銷流程員工在進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，應(yīng)將取得的電子票據(jù)作為報(bào)銷憑證一并提交給財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)在審核報(bào)銷單據(jù)時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)審核電子票據(jù)的真實(shí)性、完整性、合規(guī)性以及與報(bào)銷業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性。（1）員工登錄公司報(bào)銷系統(tǒng)，上傳電子票據(jù)版式文件，并填寫(xiě)報(bào)銷相關(guān)信息。（2）財(cái)務(wù)部門(mén)通過(guò)報(bào)銷系統(tǒng)對(duì)電子票據(jù)進(jìn)行查驗(yàn)，與電子票據(jù)管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行比對(duì)，核實(shí)票據(jù)的真實(shí)性和有效性。（3）審核通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)按照公司報(bào)銷制度進(jìn)行報(bào)銷處理，將報(bào)銷款項(xiàng)支付給員工。2.重復(fù)報(bào)銷防范建立電子票據(jù)報(bào)銷查重機(jī)制，財(cái)務(wù)部門(mén)在收到員工報(bào)銷的電子票據(jù)時(shí)，應(yīng)通過(guò)報(bào)銷系統(tǒng)或其他專門(mén)的查重工具對(duì)電子票據(jù)進(jìn)行查重。如發(fā)現(xiàn)重復(fù)報(bào)銷的電子票據(jù)，應(yīng)拒絕報(bào)銷，并及時(shí)通知相關(guān)人員進(jìn)行核實(shí)處理。（二）背書(shū)轉(zhuǎn)讓（電子商業(yè)匯票）1.背書(shū)轉(zhuǎn)讓條件公司持有的電子商業(yè)匯票在滿足以下條件時(shí)，可以進(jìn)行背書(shū)轉(zhuǎn)讓：（1）電子商業(yè)匯票必須是合法有效的，背書(shū)轉(zhuǎn)讓行為應(yīng)符合法律法規(guī)的規(guī)定。（2）背書(shū)人應(yīng)在電子商業(yè)匯票上進(jìn)行真實(shí)、有效、連續(xù)的電子簽名。（3）背書(shū)轉(zhuǎn)讓的金額不得超過(guò)電子商業(yè)匯票的票面金額。2.背書(shū)轉(zhuǎn)讓流程（1）公司因業(yè)務(wù)需要進(jìn)行電子商業(yè)匯票背書(shū)轉(zhuǎn)讓時(shí)，由業(yè)務(wù)部門(mén)提出申請(qǐng)，填寫(xiě)《電子商業(yè)匯票背書(shū)轉(zhuǎn)讓申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明背書(shū)轉(zhuǎn)讓的原因、被背書(shū)人信息等內(nèi)容。（2）財(cái)務(wù)部門(mén)收到申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核背書(shū)轉(zhuǎn)讓的必要性、合規(guī)性以及被背書(shū)人信息的準(zhǔn)確性。（3）審核通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)在電子商業(yè)匯票系統(tǒng)中進(jìn)行背書(shū)轉(zhuǎn)讓操作。背書(shū)人應(yīng)按照系統(tǒng)提示準(zhǔn)確錄入被背書(shū)人信息，并完成電子簽名。電子商業(yè)匯票背書(shū)轉(zhuǎn)讓成功后，系統(tǒng)自動(dòng)更新票據(jù)狀態(tài)，并將背書(shū)轉(zhuǎn)讓信息發(fā)送至被背書(shū)人指定的電子商業(yè)匯票系統(tǒng)賬戶。五、電子票據(jù)的核銷（一）電子發(fā)票核銷1.核銷方式財(cái)務(wù)部門(mén)定期對(duì)已開(kāi)具的電子發(fā)票進(jìn)行核銷，核銷方式可采用電子發(fā)票系統(tǒng)自動(dòng)核銷和人工核銷相結(jié)合的方式。電子發(fā)票系統(tǒng)自動(dòng)核銷是指系統(tǒng)根據(jù)發(fā)票開(kāi)具、使用、作廢等情況，自動(dòng)對(duì)電子發(fā)票進(jìn)行核銷標(biāo)記；人工核銷是指財(cái)務(wù)人員對(duì)系統(tǒng)自動(dòng)核銷的結(jié)果進(jìn)行審核，并對(duì)特殊情況進(jìn)行人工處理。2.核銷流程（1）每月末，電子發(fā)票系統(tǒng)自動(dòng)生成當(dāng)月已開(kāi)具電子發(fā)票的核銷清單。財(cái)務(wù)人員對(duì)核銷清單進(jìn)行審核，核對(duì)發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)票日期、金額、稅額等信息是否與實(shí)際業(yè)務(wù)相符。（2）對(duì)于已使用的電子發(fā)票，財(cái)務(wù)人員在核銷清單上進(jìn)行標(biāo)記，并與相關(guān)的記賬憑證、報(bào)銷單據(jù)等進(jìn)行核對(duì)，確保發(fā)票已實(shí)際用于公司的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。（3）對(duì)于作廢的電子發(fā)票，財(cái)務(wù)人員應(yīng)在核銷清單上注明作廢原因，并核實(shí)作廢操作是否符合規(guī)定。（4）核銷完成后，財(cái)務(wù)人員將核銷清單存檔保管，作為電子發(fā)票管理的重要記錄。（二）電子商業(yè)匯票核銷1.到期兌付核銷電子商業(yè)匯票到期后，公司應(yīng)按照約定及時(shí)進(jìn)行兌付。財(cái)務(wù)部門(mén)在完成電子商業(yè)匯票的兌付操作后，在電子商業(yè)匯票系統(tǒng)中進(jìn)行核銷處理。核銷時(shí)，應(yīng)核對(duì)匯票號(hào)碼、金額、到期日、兌付日期、兌付金額等信息，確保匯票已正常兌付。2.提前結(jié)清核銷如電子商業(yè)匯票在到期前進(jìn)行提前結(jié)清，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)在完成結(jié)清操作后，在電子商業(yè)匯票系統(tǒng)中進(jìn)行核銷處理。核銷流程與到期兌付核銷類似，應(yīng)確保核銷信息的準(zhǔn)確性和完整性。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.定期檢查公司財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)電子票據(jù)的管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括電子票據(jù)的開(kāi)具、取得、保管、使用、核銷等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定，電子票據(jù)系統(tǒng)的運(yùn)行是否正常，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確完整等。2.專項(xiàng)檢查針對(duì)電子票據(jù)管理中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)或存在的問(wèn)題，公司可組織專項(xiàng)檢查。專項(xiàng)檢查應(yīng)制定詳細(xì)的檢查方案，明確檢查目的、范圍、方法和步驟，確保檢查工作的有效性。3.問(wèn)題整改對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并督促相關(guān)部門(mén)和人員進(jìn)行整改。整改完成后，