特殊采購計劃管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司特殊采購計劃的管理，確保特殊采購活動合法、合規(guī)、高效進(jìn)行，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營及項目需求，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門涉及特殊采購計劃的制定、審批、執(zhí)行及監(jiān)督等相關(guān)活動。（三）基本原則1.合法性原則：特殊采購計劃的制定與實施必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.合規(guī)性原則：各項采購活動應(yīng)符合公司內(nèi)部的規(guī)章制度和流程要求。3.效益性原則：在確保采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的合理性和采購效益的最大化。4.保密性原則：對于特殊采購計劃涉及的敏感信息和商業(yè)機(jī)密，應(yīng)嚴(yán)格保密。二、特殊采購計劃的定義與范圍（一）定義特殊采購計劃是指因公司生產(chǎn)經(jīng)營的特殊需求、緊急情況或其他特殊原因，無法按照常規(guī)采購流程和方式進(jìn)行的采購計劃。（二）范圍1.因生產(chǎn)工藝特殊要求，需采購特定規(guī)格、型號、材質(zhì)的物資或設(shè)備。2.應(yīng)對突發(fā)緊急事件，如自然災(zāi)害、公共衛(wèi)生事件等，所需的應(yīng)急物資采購。3.涉及公司重大項目、重點工程，有特殊時間節(jié)點要求的物資或服務(wù)采購。4.因技術(shù)創(chuàng)新、新產(chǎn)品研發(fā)等需要，采購尚未在市場廣泛流通的特殊物資或技術(shù)服務(wù)。三、特殊采購計劃的制定（一）需求部門提出1.各部門根據(jù)自身業(yè)務(wù)需求，識別屬于特殊采購計劃范疇的項目，并填寫《特殊采購計劃申請表》，詳細(xì)說明采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)要求、用途、預(yù)計采購時間等信息。2.對于因緊急情況提出的特殊采購計劃，需在申請表中注明緊急原因及對生產(chǎn)經(jīng)營可能造成的影響。（二）技術(shù)部門審核1.技術(shù)部門收到《特殊采購計劃申請表》后，對采購項目的技術(shù)要求進(jìn)行審核。2.確認(rèn)技術(shù)要求的合理性、可行性，如有必要，提供技術(shù)支持和建議，確保采購的物資或服務(wù)能夠滿足公司實際需求。（三）財務(wù)部門評估1.財務(wù)部門根據(jù)需求部門提供的信息，對特殊采購計劃的預(yù)算進(jìn)行評估。2.審核采購項目的成本預(yù)算是否合理，是否符合公司財務(wù)制度和資金安排，提出預(yù)算調(diào)整建議或資金保障措施。（四）采購部門匯總與初步審核1.采購部門負(fù)責(zé)收集各部門提交的《特殊采購計劃申請表》，進(jìn)行匯總整理。2.對申請表中的信息進(jìn)行初步審核，包括采購項目的必要性、采購時間的合理性等，確保申請內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。（五）計劃制定1.采購部門根據(jù)審核結(jié)果，結(jié)合公司庫存情況、市場供應(yīng)狀況等因素，制定特殊采購計劃草案。2.特殊采購計劃草案應(yīng)明確采購項目的具體內(nèi)容、采購方式、采購進(jìn)度安排、責(zé)任部門及責(zé)任人等。四、特殊采購計劃的審批（一）審批流程1.一般特殊采購計劃：采購金額在[X]元以下的特殊采購計劃，由采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報分管采購的副總經(jīng)理審批。2.重大特殊采購計劃：采購金額在[X]元及以上的特殊采購計劃，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管采購的副總經(jīng)理審核后，提交總經(jīng)理審批。（二）審批要點1.合規(guī)性審查：審批人員應(yīng)重點審查特殊采購計劃是否符合法律法規(guī)、公司制度及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，采購方式的選擇是否合理合規(guī)。2.必要性審查：判斷采購項目是否確屬公司生產(chǎn)經(jīng)營或項目實施的必要需求，是否存在可替代方案。3.預(yù)算審查：審核采購預(yù)算的準(zhǔn)確性和合理性，確保資金安排能夠滿足采購需求。（三）審批結(jié)果反饋1.審批通過的特殊采購計劃，由審批部門出具審批意見，并反饋給采購部門。2.審批未通過的特殊采購計劃，審批部門應(yīng)明確指出問題所在及整改要求，采購部門根據(jù)審批意見進(jìn)行修改完善后，重新提交審批。五、特殊采購計劃的執(zhí)行（一）采購方式選擇1.招標(biāo)采購：對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、競爭充分的特殊采購項目，采用招標(biāo)方式進(jìn)行采購。采購部門應(yīng)按照公司招標(biāo)管理辦法的規(guī)定，編制招標(biāo)文件，組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等活動。2.競爭性談判：適用于招標(biāo)條件不具備或緊急采購的情況。采購部門應(yīng)與不少于三家符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商。3.單一來源采購：符合下列情形之一的，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采用單一來源采購方式的，采購部門應(yīng)提供充分的理由和相關(guān)證明材料，按照公司規(guī)定的審批程序進(jìn)行審批。4.詢價采購：對于采購金額較小、規(guī)格型號簡單、市場貨源充足的特殊采購項目，可采用詢價采購方式。采購部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，比較各供應(yīng)商的報價，選擇價格合理、交貨期合適的供應(yīng)商成交。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選：采購部門根據(jù)特殊采購計劃的要求，從公司合格供應(yīng)商名錄或通過市場調(diào)研等方式，篩選出潛在供應(yīng)商。2.供應(yīng)商評估：對潛在供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。3.供應(yīng)商確定：根據(jù)評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商，并與其簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、采購項目的規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。4.供應(yīng)商管理：采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商的供貨情況進(jìn)行跟蹤評價，定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫剟?；對于出現(xiàn)質(zhì)量問題、交貨延遲等不良行為的供應(yīng)商，采取警告、暫停合作、取消合格供應(yīng)商資格等措施。（三）采購合同簽訂與履行1.合同簽訂：采購部門在確定供應(yīng)商后，應(yīng)按照公司合同管理辦法的規(guī)定，與供應(yīng)商簽訂采購合同。合同簽訂前，應(yīng)進(jìn)行合同評審，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理、明確清晰。2.合同履行：采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的履行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時間、地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求履行交貨義務(wù)，采購部門應(yīng)按照合同約定及時支付貨款。（四）采購進(jìn)度跟蹤與協(xié)調(diào)1.采購部門應(yīng)建立特殊采購計劃進(jìn)度跟蹤機(jī)制，定期對采購項目的進(jìn)展情況進(jìn)行檢查和通報。2.對于采購過程中出現(xiàn)的問題，如供應(yīng)商交貨延遲、質(zhì)量不合格等，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取有效的解決措施，確保采購項目按時、按質(zhì)、按量完成。3.涉及多個部門的特殊采購項目，采購部門應(yīng)加強(qiáng)與相關(guān)部門的溝通協(xié)作，共同推進(jìn)采購工作順利進(jìn)行。六、特殊采購計劃的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對特殊采購計劃的執(zhí)行情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購活動是否符合法律法規(guī)、公司制度及相關(guān)流程要求。2.審計內(nèi)容包括采購計劃的制定、審批、執(zhí)行、合同簽訂與履行等環(huán)節(jié)，重點審查采購過程的合規(guī)性、采購成本的合理性、采購效益的實現(xiàn)情況等。3.對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，內(nèi)部審計部門應(yīng)提出整改意見和建議，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改，并跟蹤整改落實情況。（二）采購部門自查1.采購部門應(yīng)定期對特殊采購計劃的執(zhí)行情況進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正采購過程中存在的問題。2.自查內(nèi)容包括采購項目的完成情況、采購合同的執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理情況等，形成自查報告，上報公司管理層。（三）監(jiān)督檢查結(jié)果處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，公司將按照相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任部門和責(zé)任人的責(zé)任。2.對因違規(guī)行為給公司造成損失的，責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.針對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，相關(guān)部門應(yīng)及時進(jìn)行整改，完善采購管理制度和流程，防止類似問題再次發(fā)生。七、特殊采購計劃的變更與終止（一）變更1.在特殊采購計劃執(zhí)行過程中，如因市場變化、技術(shù)要求調(diào)整、項目需求變更等原因，需要對采購計劃進(jìn)行變更的，需求部門應(yīng)填寫《特殊采購計劃變更申請表》，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容及對采購進(jìn)度和成本的影響。2.《特殊采購計劃變更申請表》經(jīng)技術(shù)部門、財務(wù)部門審核，采購部門匯總后，按照原審批流程進(jìn)行審批。3.采購部門根據(jù)審批通過的變更申請，及時與供應(yīng)商協(xié)商調(diào)整采購合同條款，并跟蹤變更后的采購計劃執(zhí)行情況。（二）終止1.特殊采購計劃因以下原因可予以終止：采購項目已完成，不再需要繼續(xù)采購；因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因，導(dǎo)致采購項目