職業(yè)衛(wèi)生歸檔管理辦法一、總則（一）目的為加強公司職業(yè)衛(wèi)生管理檔案工作，有效保護和利用檔案，保障員工職業(yè)健康，根據(jù)《中華人民共和國職業(yè)病防治法》等相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)與職業(yè)衛(wèi)生管理相關的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則職業(yè)衛(wèi)生歸檔管理遵循真實、完整、準確、及時、安全的原則，確保檔案能夠全面反映公司職業(yè)衛(wèi)生管理工作的全過程，為職業(yè)衛(wèi)生管理決策、監(jiān)督檢查、職業(yè)病診斷與鑒定等提供可靠依據(jù)。二、管理職責（一）職業(yè)衛(wèi)生管理部門1.負責制定職業(yè)衛(wèi)生歸檔管理工作計劃，并組織實施。2.指導、監(jiān)督各部門做好職業(yè)衛(wèi)生檔案資料的收集、整理、歸檔工作。3.負責對職業(yè)衛(wèi)生檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，并定期進行檢查和核對。4.負責建立職業(yè)衛(wèi)生檔案信息檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.按照規(guī)定向有關部門報送職業(yè)衛(wèi)生檔案相關資料。（二）各部門1.負責本部門職業(yè)衛(wèi)生檔案資料的收集、整理，并及時移交職業(yè)衛(wèi)生管理部門歸檔。2.明確專人負責職業(yè)衛(wèi)生檔案資料的管理，確保資料的完整性和準確性。3.配合職業(yè)衛(wèi)生管理部門做好職業(yè)衛(wèi)生檔案的查閱、借閱等工作。（三）檔案管理人員1.負責職業(yè)衛(wèi)生檔案的日常管理，包括檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等工作。2.嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，確保檔案的安全和保密。3.積極為公司各部門提供檔案利用服務，及時準確地提供所需檔案資料。三、歸檔范圍（一）法律法規(guī)及標準類1.國家和地方有關職業(yè)衛(wèi)生的法律法規(guī)、規(guī)章、規(guī)范性文件。2.職業(yè)衛(wèi)生相關的國家標準、行業(yè)標準、地方標準。（二）管理文件類1.公司職業(yè)衛(wèi)生管理制度、操作規(guī)程、應急預案等。2.職業(yè)衛(wèi)生管理工作的計劃、總結(jié)、報告、通知等文件。（三）職業(yè)衛(wèi)生申報資料類1.公司職業(yè)衛(wèi)生申報表及相關附件。2.職業(yè)病危害因素檢測與評價報告。（四）防護設施與用品管理類1.職業(yè)衛(wèi)生防護設施的設計、采購、安裝、驗收、運行、維護等資料。2.個人職業(yè)衛(wèi)生防護用品的采購、發(fā)放、使用、更換等記錄。（五）健康監(jiān)護資料類1.員工職業(yè)健康監(jiān)護檔案，包括職業(yè)健康檢查表、職業(yè)病診斷證明書等。2.職業(yè)健康體檢計劃、總結(jié)及相關統(tǒng)計報表。（六）教育培訓資料類1.職業(yè)衛(wèi)生培訓計劃、教案、教材、試卷等。2.員工職業(yè)衛(wèi)生培訓記錄及考核成績。（七）監(jiān)督檢查與隱患治理資料類1.職業(yè)衛(wèi)生監(jiān)督檢查計劃、檢查表、記錄及整改報告。2.職業(yè)病危害隱患排查治理臺賬、報告及相關資料。（八）應急管理資料類1.職業(yè)衛(wèi)生應急預案及演練方案、記錄、總結(jié)等。2.應急救援物資配備清單及維護記錄。（九）其他資料類1.職業(yè)衛(wèi)生工作中產(chǎn)生的其他有保存價值的文件、資料、記錄等。2.與職業(yè)衛(wèi)生管理相關的外部文件、函件、會議紀要等。四、歸檔要求（一）文件材料齊全完整歸檔的文件材料應齊全完整，能夠全面反映職業(yè)衛(wèi)生管理工作的實際情況。對于重要文件的草稿、修改稿等也應一并歸檔。（二）內(nèi)容真實準確文件材料的內(nèi)容應真實可靠，數(shù)據(jù)準確無誤。復印件應與原件核對一致，并注明出處。（三）格式規(guī)范統(tǒng)一歸檔文件應采用統(tǒng)一的格式，如紙張大小、字體、字號、排版等。文件標題應簡潔明了，能夠準確反映文件的主要內(nèi)容。（四）簽字蓋章手續(xù)完備文件材料應有相關人員的簽字、蓋章，確保文件的有效性和合法性。（五）及時歸檔各部門應在職業(yè)衛(wèi)生管理工作完成后及時將相關文件材料移交職業(yè)衛(wèi)生管理部門歸檔，不得積壓或拖延。五、歸檔流程（一）收集1.各部門按照歸檔范圍的要求，負責收集本部門產(chǎn)生的職業(yè)衛(wèi)生檔案資料。2.職業(yè)衛(wèi)生管理部門定期對各部門的檔案收集情況進行檢查和督促，確保檔案資料的及時收集。（二）整理1.職業(yè)衛(wèi)生管理部門對收集到的檔案資料進行分類整理，按照檔案的形成時間、內(nèi)容等進行排序。2.對每份檔案資料進行編號、編目，填寫檔案目錄清單，注明檔案的名稱、編號、日期、保管期限等信息。3.對檔案資料進行裝訂，確保整齊、牢固，便于保管和查閱。（三）歸檔1.整理好的檔案資料按照檔案類別和保管期限分別存入檔案柜或檔案庫房。2.建立檔案索引，方便快速查找和利用檔案。六、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的職業(yè)衛(wèi)生檔案保管庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度和濕度應符合國家有關規(guī)定。（二）保管期限1.職業(yè)衛(wèi)生檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括法律法規(guī)及標準類、公司職業(yè)衛(wèi)生管理制度等重要文件；長期保管的檔案主要包括職業(yè)衛(wèi)生申報資料、健康監(jiān)護資料等；短期保管的檔案主要包括教育培訓資料、監(jiān)督檢查記錄等。3.具體保管期限按照國家有關規(guī)定和公司實際情況確定。（三）檔案清點與核對1.檔案管理人員應定期對檔案進行清點和核對，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。七、檔案利用（一）查閱1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱職業(yè)衛(wèi)生檔案的，應填寫《職業(yè)衛(wèi)生檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到職業(yè)衛(wèi)生管理部門查閱。2.職業(yè)衛(wèi)生管理部門應指定專人負責檔案查閱工作，按照查閱申請表的要求提供檔案資料，并做好查閱記錄。3.查閱人員應在檔案查閱室內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室，嚴禁在檔案上涂改、標記、抽換、損毀等。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱職業(yè)衛(wèi)生檔案的，應填寫《職業(yè)衛(wèi)生檔案借閱申請表》，經(jīng)職業(yè)衛(wèi)生管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應及時歸還檔案。（三）復印1.因工作需要復印職業(yè)衛(wèi)生檔案的，應填寫《職業(yè)衛(wèi)生檔案復印申請表》，經(jīng)職業(yè)衛(wèi)生管理部門負責人簽字同意后，由檔案管理人員負責復印。2.復印的檔案應與原件核對一致，并加蓋職業(yè)衛(wèi)生管理部門公章。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理人員應定期對保管期滿的職業(yè)衛(wèi)生檔案進行鑒定，提出存毀意見。2.鑒定工作應由職業(yè)衛(wèi)生管理部門負責人、檔案管理人員及相關專業(yè)人員組成鑒定小組進行。3.鑒定小組應根據(jù)檔案的價值和保管期限，對檔案進行全面審查，確定檔案的存毀。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應編制