超市商品自采管理辦法一、總則（一）目的為加強超市商品自采管理，規(guī)范自采流程，確保采購商品的質(zhì)量、價格和供應(yīng)穩(wěn)定性，提高超市的經(jīng)濟效益和市場競爭力，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于超市所有自采商品的采購活動，包括但不限于食品、日用品、生鮮產(chǎn)品、服裝、家電等各類商品。（三）基本原則1.質(zhì)量第一原則：嚴格把控采購商品的質(zhì)量，確保所采購商品符合國家相關(guān)質(zhì)量標準和超市的質(zhì)量要求，保障消費者的健康和安全。2.價格合理原則：在保證商品質(zhì)量的前提下，通過合理的采購渠道和談判技巧，爭取最優(yōu)惠的采購價格，降低采購成本，提高超市的盈利能力。3.供應(yīng)穩(wěn)定原則：建立穩(wěn)定的供應(yīng)商合作關(guān)系，確保商品的及時供應(yīng)，避免因供應(yīng)短缺或中斷影響超市的正常運營。4.合規(guī)合法原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和超市的各項規(guī)章制度，確保采購行為合法合規(guī)。二、采購組織與職責（一）采購部門1.采購部經(jīng)理全面負責采購部門的日常管理工作，制定采購計劃和預算，確保采購任務(wù)的順利完成。建立和維護供應(yīng)商關(guān)系，組織供應(yīng)商評估和選擇，簽訂采購合同。監(jiān)督采購流程的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。定期向上級領(lǐng)導匯報采購工作進展和采購成本控制情況。2.采購專員根據(jù)采購計劃，負責具體商品的采購工作，包括尋找供應(yīng)商、詢價、比價、議價等。收集市場信息，分析商品價格走勢和市場需求變化，為采購決策提供參考依據(jù)。協(xié)助采購部經(jīng)理進行供應(yīng)商管理，跟進采購合同的執(zhí)行情況，確保商品按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。負責采購文件的整理和歸檔工作，包括采購申請、報價單、采購合同等。（二）其他相關(guān)部門1.銷售部門定期向采購部門提供銷售數(shù)據(jù)和市場需求信息，協(xié)助采購部門制定采購計劃。根據(jù)市場銷售情況，提出商品采購建議，參與采購商品的評估和選擇。2.質(zhì)量控制部門負責對采購商品進行質(zhì)量檢驗和驗收，確保所采購商品符合質(zhì)量標準。對采購過程中的質(zhì)量問題進行跟蹤和處理，提出改進措施和建議。3.財務(wù)部門負責審核采購預算和采購合同，確保采購資金的合理使用。對采購成本進行核算和分析，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持和決策建議。三、采購流程（一）采購申請1.各部門根據(jù)銷售情況、庫存狀況和市場需求預測，填寫《采購申請表》，詳細說明采購商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計采購時間等信息。2.《采購申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購計劃制定1.采購部門收到采購申請后，進行匯總和分析，結(jié)合超市的庫存水平、銷售計劃和市場動態(tài)，制定采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確采購商品的種類、數(shù)量、采購時間、采購預算等內(nèi)容，并報采購部經(jīng)理審核批準。（三）供應(yīng)商選擇與評估1.根據(jù)采購計劃，采購專員通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會、供應(yīng)商推薦等。2.對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，收集供應(yīng)商的相關(guān)信息，如營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證、價格水平、供應(yīng)能力、售后服務(wù)等。3.組織相關(guān)部門對篩選后的供應(yīng)商進行實地考察和評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)環(huán)境、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)能力、信譽狀況等。4.根據(jù)評估結(jié)果，建立供應(yīng)商檔案，對合格供應(yīng)商進行分類管理，并定期對供應(yīng)商進行重新評估和調(diào)整。（四）采購談判與合同簽訂1.采購專員與選定的供應(yīng)商進行采購談判，就商品價格、質(zhì)量標準、交貨期、付款方式等條款進行協(xié)商，爭取達成雙方滿意的合作協(xié)議。2.談判達成一致后，采購專員起草采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)包括合同編號、簽訂日期、雙方名稱、商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨地點、交貨期、付款方式、質(zhì)量標準、違約責任等條款。3.采購合同經(jīng)采購部經(jīng)理審核后，提交至法務(wù)部門進行合法性審查。法務(wù)部門審查通過后，由超市法定代表人或授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂采購合同。（五）采購訂單下達1.采購合同簽訂后，采購專員根據(jù)合同條款，及時下達采購訂單給供應(yīng)商。采購訂單應(yīng)明確采購商品的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息。2.采購訂單下達后，采購專員應(yīng)跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保訂單按時、按質(zhì)、按量完成。（六）商品驗收1.商品到貨前，采購專員應(yīng)提前通知質(zhì)量控制部門和倉庫做好驗收準備工作。2.商品到貨時，質(zhì)量控制部門按照相關(guān)質(zhì)量標準對采購商品進行檢驗和驗收，檢查商品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、包裝等是否符合要求。3.驗收合格的商品，倉庫辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的商品，采購專員應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商更換或退貨，并跟蹤處理結(jié)果。（七）付款結(jié)算1.采購商品驗收合格且發(fā)票收到后，采購專員填寫《付款申請表》，附上采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)憑證，提交至財務(wù)部門審核。2.財務(wù)部門按照公司的財務(wù)管理制度和采購合同約定，對付款申請進行審核，審核通過后辦理付款手續(xù)。3.采購專員應(yīng)定期與財務(wù)部門核對采購付款情況，確保付款信息的準確性和及時性。四、采購成本控制（一）價格控制1.采購專員應(yīng)通過市場調(diào)研、供應(yīng)商報價比較、談判協(xié)商等方式，爭取最優(yōu)惠的采購價格。2.建立價格監(jiān)控機制，定期收集市場價格信息，分析價格走勢，及時調(diào)整采購策略，確保采購價格的合理性和競爭力。3.與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，通過批量采購、戰(zhàn)略合作等方式，爭取更有利的價格條款。（二）成本分析與控制1.采購部門定期對采購成本進行分析，包括采購價格、運輸成本、倉儲成本、損耗成本等，找出成本控制的關(guān)鍵點和存在的問題。2.根據(jù)成本分析結(jié)果，制定相應(yīng)的成本控制措施，如優(yōu)化采購渠道、降低運輸費用、合理控制庫存水平等，不斷降低采購成本。3.建立采購成本考核機制，將采購成本控制指標納入采購專員的績效考核體系，激勵采購專員積極采取措施降低采購成本。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準入管理1.制定供應(yīng)商準入標準，明確供應(yīng)商應(yīng)具備的資質(zhì)條件、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、信譽狀況等要求。2.供應(yīng)商申請準入時，應(yīng)提交相關(guān)證明材料，如營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證、稅務(wù)登記證等。采購部門對供應(yīng)商提交的材料進行審核，符合準入標準的供應(yīng)商納入供應(yīng)商檔案管理。（二）供應(yīng)商日常管理1.建立供應(yīng)商溝通機制，定期與供應(yīng)商進行溝通交流，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況、產(chǎn)品質(zhì)量狀況、供應(yīng)能力變化等信息。2.對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進行跟蹤評估，發(fā)現(xiàn)問題及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取改進措施。3.定期對供應(yīng)商進行考核評價，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)、合作配合度等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對不符合要求的供應(yīng)商進行警告、整改或淘汰處理。（三）供應(yīng)商激勵與約束機制1.建立供應(yīng)商激勵機制，對在產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格等方面表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予一定的獎勵，如增加采購量、優(yōu)先付款、合作項目支持等，激勵供應(yīng)商不斷提高合作水平。2.建立供應(yīng)商約束機制，對違反采購合同約定、產(chǎn)品質(zhì)量不合格、交貨期延誤等問題的供應(yīng)商，采取相應(yīng)的懲罰措施，如扣除貨款、減少采購量、暫停合作、終止合同等，約束供應(yīng)商的行為。六、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，包括市場風險、質(zhì)量風險、供應(yīng)風險、合同風險、法律風險等。2.分析各種風險可能對采購活動和超市經(jīng)營造成的影響程度，確定風險等級，為制定風險應(yīng)對措施提供依據(jù)。（二）風險應(yīng)對措施1.市場風險應(yīng)對措施加強市場調(diào)研和分析，及時掌握市場動態(tài)和價格走勢，合理制定采購計劃和采購策略，降低市場波動對采購成本的影響。與供應(yīng)商簽訂價格調(diào)整條款，約定在市場價格波動較大時，雙方可協(xié)商調(diào)整采購價格。2.質(zhì)量風險應(yīng)對措施嚴格供應(yīng)商選擇和評估流程，確保所采購商品的質(zhì)量符合要求。加強商品驗收環(huán)節(jié)的管理，嚴格按照質(zhì)量標準進行檢驗和驗收，對不合格商品及時處理。建立質(zhì)量追溯機制，對出現(xiàn)質(zhì)量問題的商品，能夠及時追溯到供應(yīng)商和生產(chǎn)批次，采取相應(yīng)的措施進行處理。3.供應(yīng)風險應(yīng)對措施與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，避免過度依賴單一供應(yīng)商，降低供應(yīng)中斷的風險。定期對供應(yīng)商進行評估和溝通，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況和供應(yīng)能力變化情況，提前做好應(yīng)對準備。建立應(yīng)急采購機制，在供應(yīng)商出現(xiàn)供應(yīng)問題時，能夠及時通過其他渠道采購商品，確保超市的正常運營。4.合同風險應(yīng)對措施加強采購合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同的合法性、完整性和有效性。明確合同雙方的權(quán)利和義務(wù)，特別是關(guān)于質(zhì)量標準、交貨期、付款方式、違約責任等條款，避免合同糾紛。定期對采購合同的執(zhí)行情況進行跟蹤和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。5.法律風險應(yīng)對措施加強采購人員的法律法規(guī)培訓，提高法律意識，確保采購行為合法合規(guī)。在采購活動中，嚴格遵守國家法律法規(guī)和超市的各項規(guī)章制度，避免因違法違規(guī)行為給超市帶來法律風險。對于重大采購項目，及時咨詢法務(wù)部門的意見，確保采購合同和采購行為符合法律要求。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.超市內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購成本控制情況、供應(yīng)商管理情況等。2.審計部門根據(jù)審計結(jié)果，提出審計意見和建議，督促采購部門整改存在的問題，規(guī)范采購行為。（二）日常監(jiān)督檢查1.采購部門負責人定期對采購專員的工作