行政物品收納管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司行政物品的管理，規(guī)范行政物品的收納流程，提高行政物品的使用效率，保障公司各項工作的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有行政物品的收納管理，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、低值易耗品、禮品等。（三）基本原則1.分類管理原則：根據(jù)行政物品的類別、用途、性質(zhì)等進行分類，實施針對性管理。2.節(jié)約高效原則：合理配置行政物品，避免浪費，提高物品的使用效率。3.責任明確原則：明確各部門及相關(guān)人員在行政物品收納管理中的職責，確保管理工作落到實處。二、行政物品分類及管理職責（一）辦公用品1.定義：用于日常辦公的各類文具、紙張、文件夾、筆記本等。2.管理職責行政部門負責辦公用品的統(tǒng)一采購、驗收、入庫、發(fā)放及庫存管理。各部門根據(jù)實際需求，定期向行政部門提交辦公用品領(lǐng)用申請。行政部門應建立辦公用品領(lǐng)用臺賬，記錄領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、領(lǐng)用時間、領(lǐng)用物品及數(shù)量等信息。（二）辦公設(shè)備1.定義：包括電腦、打印機、復印機、傳真機、投影儀等用于辦公的設(shè)備。2.管理職責行政部門負責辦公設(shè)備的選型、采購、安裝調(diào)試及維護保養(yǎng)計劃的制定。使用部門負責辦公設(shè)備的日常使用及保管，發(fā)現(xiàn)問題及時通知行政部門維修。行政部門應建立辦公設(shè)備檔案，記錄設(shè)備的型號、配置、購買時間、維修記錄等信息。（三）低值易耗品1.定義：價值較低、使用期限較短的各類物品，如掃帚、拖把、垃圾袋、電池等。2.管理職責行政部門負責低值易耗品的采購、驗收、入庫及發(fā)放管理。各部門根據(jù)實際需求領(lǐng)用低值易耗品，并做好使用記錄。行政部門定期對低值易耗品的庫存進行盤點，及時補充短缺物品。（四）禮品1.定義：用于公司對外交往、商務活動、員工福利等的各類禮品。2.管理職責行政部門負責禮品的選型、采購、保管及發(fā)放管理。禮品的發(fā)放應遵循公司相關(guān)規(guī)定，明確發(fā)放對象、發(fā)放事由及發(fā)放標準。行政部門應建立禮品發(fā)放臺賬，記錄禮品的發(fā)放情況。三、行政物品采購管理（一）采購計劃1.各部門應根據(jù)工作需要，提前制定行政物品采購計劃，詳細列出所需物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算等信息，并提交至行政部門。2.行政部門匯總各部門采購計劃后，結(jié)合庫存情況，制定公司整體行政物品采購計劃。（二）采購流程1.供應商選擇行政部門應建立合格供應商名錄，選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理的供應商。對于新的采購項目，行政部門應通過招標、詢價、談判等方式，選擇合適的供應商。2.采購實施行政部門根據(jù)采購計劃，向選定的供應商下達采購訂單，明確采購物品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間等要求。供應商應按照采購訂單要求及時供貨，行政部門負責對采購物品進行驗收。3.驗收標準辦公用品、低值易耗品等應按照合同約定的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準進行驗收。辦公設(shè)備應按照產(chǎn)品說明書及相關(guān)標準進行驗收，包括外觀檢查、性能測試等。驗收合格的物品，行政部門應辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物品，應及時與供應商溝通退換貨事宜。（三）采購審批1.行政物品采購金額在[X]元以下的，由行政部門負責人審批。2.采購金額在[X]元至[X]元之間的，由分管領(lǐng)導審批。3.采購金額超過[X]元的，需經(jīng)總經(jīng)理審批。四、行政物品入庫管理（一）入庫流程1.采購物品到貨后，采購人員應及時通知行政部門倉庫管理人員進行驗收。2.倉庫管理人員根據(jù)采購訂單及驗收標準，對采購物品進行逐一核對、清點。3.驗收合格的物品，倉庫管理人員應填寫入庫單，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應商等信息，并簽字確認。4.入庫單應一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交采購人員作為付款憑證，一聯(lián)交財務部門入賬。（二）入庫登記1.倉庫管理人員應建立行政物品入庫臺賬，詳細記錄入庫物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時間、供應商等信息。2.入庫臺賬應定期更新，確保賬物相符。（三）庫存管理1.行政物品應分類存放，擺放整齊，便于查找和取用。2.倉庫應保持通風、干燥、清潔，防止物品受潮、損壞、變質(zhì)。3.倉庫管理人員應定期對庫存物品進行盤點，每月至少盤點一次，確保賬物相符。4.對于盤點中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧情況，應及時查明原因，并填寫盤點報告，報行政部門負責人及財務部門審批處理。五、行政物品發(fā)放管理（一）發(fā)放原則1.按需發(fā)放原則：各部門及員工應根據(jù)實際工作需要領(lǐng)用行政物品，不得超量領(lǐng)用。2.定額管理原則：對于部分辦公用品，如筆、筆記本等，實行定額發(fā)放制度，每人每月發(fā)放數(shù)量不得超過規(guī)定標準。3.審批制度原則：行政物品的發(fā)放應嚴格履行審批手續(xù)，未經(jīng)審批不得發(fā)放。（二）發(fā)放流程1.各部門及員工如需領(lǐng)用行政物品，應填寫領(lǐng)用申請表，注明領(lǐng)用物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用事由等信息，并經(jīng)部門負責人簽字審批。2.領(lǐng)用申請表提交至行政部門倉庫管理人員，倉庫管理人員根據(jù)庫存情況及審批意見，辦理物品發(fā)放手續(xù)。3.發(fā)放物品時，倉庫管理人員應在領(lǐng)用申請表上簽字確認，并注明發(fā)放時間、發(fā)放人等信息。4.領(lǐng)用人員應在領(lǐng)用申請表上簽字確認，領(lǐng)取物品后妥善保管。（三）特殊情況處理1.對于緊急需要的行政物品，領(lǐng)用部門可先口頭申請，經(jīng)行政部門負責人同意后先行領(lǐng)用，但事后應及時補辦領(lǐng)用手續(xù)。2.對于因工作調(diào)動、離職等原因不再在本部門工作的員工，所在部門應及時通知行政部門，辦理行政物品的交接手續(xù)，不得繼續(xù)領(lǐng)用。六、行政物品使用與保管（一）使用要求1.各部門及員工應按照行政物品的使用說明正確使用，不得隨意拆卸、改裝、損壞。2.辦公設(shè)備的使用應嚴格遵守操作規(guī)程，定期進行維護保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運行。3.對于貴重物品及易損物品，應指定專人負責使用和保管。（二）保管責任1.各部門及員工對領(lǐng)用的行政物品負有保管責任，應妥善保管，防止丟失、損壞、被盜等情況發(fā)生。2.對于因保管不善造成行政物品丟失、損壞的，應照價賠償。（三）借用管理1.因工作需要，部門之間或員工之間如需借用行政物品，應填寫借用申請表，注明借用物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、借用時間、借用事由等信息，并經(jīng)雙方部門負責人簽字審批。2.借用申請表提交至行政部門倉庫管理人員，倉庫管理人員根據(jù)庫存情況及審批意見，辦理物品借用手續(xù)。3.借用人員應在借用申請表上簽字確認，按時歸還借用物品。如因特殊原因需要延長借用時間的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借用期間，借用人員應妥善保管借用物品，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作用途。如因保管不善造成借用物品丟失、損壞的，應照價賠償。七、行政物品盤點與清查（一）盤點計劃1.行政部門應制定行政物品盤點計劃，明確盤點時間、范圍、人員分工等事項。2.盤點計劃應提前通知各部門及相關(guān)人員，確保盤點工作順利進行。（二）盤點實施1.盤點人員應按照盤點計劃，對行政物品進行逐一清點、核對，記錄實際數(shù)量、規(guī)格、狀態(tài)等信息。2.盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)賬物不符的情況，應及時查明原因，并記錄詳細情況。（三）盤點報告1.盤點結(jié)束后，盤點人員應填寫盤點報告，包括盤點時間、范圍、人員、實際盤點數(shù)量、賬存數(shù)量、差異情況及原因分析等內(nèi)容。2.盤點報告經(jīng)行政部門負責人審核后，報財務部門備案。對于盤點中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時采取措施進行處理。（四）清查處理1.行政部門應定期對行政物品進行清查，對于長期閑置、損壞無法使用的物品，應及時進行清理、報廢處理。2.報廢物品的處理應按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，填寫報廢申請表，經(jīng)審批后進行報廢處理，并做好記錄。八、行政物品報廢管理（一）報廢條件1.行政物品已超過使用年限，且無法正常使用的。2.因損壞、故障等原因，經(jīng)維修后仍無法正常使用的。3.因技術(shù)更新、業(yè)務調(diào)整等原因，已不再適用的。（二）報廢流程1.使用部門或保管人員發(fā)現(xiàn)行政物品符合報廢條件的，應填寫報廢申請表，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、購置時間、報廢原因等信息，并提交至行政部門。2.行政部門對報廢申請表進行審核，核實情況屬實后，報分管領(lǐng)導審批。3.經(jīng)審批同意報廢的物品，行政部門應組織相關(guān)人員進行清理，并做好記錄。4.對于有殘值的報廢物品，應按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理，如變賣、捐贈等，所得款項應及時上繳財務部門。（三）報廢監(jiān)督1.財務部門應定期對行政物品報廢情況進行監(jiān)督檢查，確保報廢