行政物品存放管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政物品的存放管理，確保行政物品的安全、完整，提高物品使用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有行政物品的存放管理，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、文件資料、固定資產(chǎn)等。（三）基本原則1.分類管理原則：根據(jù)行政物品的性質(zhì)、用途、價(jià)值等因素進(jìn)行分類，實(shí)施針對(duì)性管理。2.安全第一原則：確保行政物品存放場(chǎng)所的安全，防止物品損壞、丟失、被盜等情況發(fā)生。3.便捷高效原則：合理規(guī)劃存放區(qū)域，便于物品的存取和使用，提高工作效率。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及相關(guān)人員在行政物品存放管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、行政物品分類及存放要求（一）辦公用品1.分類書寫工具：如鋼筆、圓珠筆、鉛筆等。紙張類：打印紙、復(fù)印紙、便簽紙等。辦公文具：筆記本、文件夾、訂書機(jī)、膠水等。辦公設(shè)備耗材：墨盒、硒鼓、打印碳粉等。2.存放要求設(shè)立專門的辦公用品倉(cāng)庫(kù)或儲(chǔ)物架：保持倉(cāng)庫(kù)干燥、通風(fēng)，溫度適宜，防止辦公用品受潮、發(fā)霉。按照類別分區(qū)存放：書寫工具、紙張類、辦公文具等應(yīng)分別放置在不同的區(qū)域，并有明顯的標(biāo)識(shí)。建立庫(kù)存臺(tái)賬：詳細(xì)記錄辦公用品的出入庫(kù)情況，包括名稱、規(guī)格、數(shù)量、日期、領(lǐng)用部門及人員等，定期盤點(diǎn)，確保賬物相符。（二）辦公設(shè)備1.分類電腦設(shè)備：臺(tái)式電腦、筆記本電腦、服務(wù)器等。辦公電器：打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等。網(wǎng)絡(luò)設(shè)備：路由器、交換機(jī)、調(diào)制解調(diào)器等。其他設(shè)備：投影儀、碎紙機(jī)、飲水機(jī)等。2.存放要求根據(jù)設(shè)備類型和使用頻率確定存放位置：常用設(shè)備應(yīng)放置在便于取用的地方，如辦公室內(nèi)；不常用設(shè)備可存放在專門的設(shè)備倉(cāng)庫(kù)。為設(shè)備配備合適的存放空間：電腦設(shè)備應(yīng)放置在平穩(wěn)的桌面上，避免受到碰撞和擠壓；辦公電器應(yīng)放置在通風(fēng)良好、干燥的地方，周圍留出一定的空間，便于散熱和操作。對(duì)設(shè)備進(jìn)行標(biāo)識(shí)：標(biāo)明設(shè)備名稱、型號(hào)、使用部門等信息，便于識(shí)別和管理。定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)：確保設(shè)備正常運(yùn)行，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決潛在問(wèn)題。（三）文件資料1.分類公司文件：公司章程、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)等。業(yè)務(wù)文件：合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。財(cái)務(wù)文件：會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。人事文件：?jiǎn)T工檔案、考勤記錄、培訓(xùn)資料等。2.存放要求設(shè)立文件檔案室：檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能，配備必要的消防器材和安全設(shè)施。按照文件類別和年度進(jìn)行分類歸檔：建立文件索引目錄，便于查找和檢索。對(duì)重要文件進(jìn)行備份：可采用電子備份和紙質(zhì)備份相結(jié)合的方式，確保文件的安全性和完整性。限制文件檔案室的訪問(wèn)權(quán)限：只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能進(jìn)入檔案室查閱文件，查閱時(shí)應(yīng)進(jìn)行登記。（四）固定資產(chǎn)1.分類房屋及建筑物：辦公用房、倉(cāng)庫(kù)、附屬設(shè)施等。機(jī)器設(shè)備：生產(chǎn)設(shè)備、運(yùn)輸設(shè)備、動(dòng)力設(shè)備等。電子設(shè)備：電腦、服務(wù)器、辦公電器等（與辦公設(shè)備有部分重疊，此處主要指價(jià)值較高、使用年限較長(zhǎng)的設(shè)備）。家具用具：辦公桌椅、文件柜、沙發(fā)等。2.存放要求建立固定資產(chǎn)臺(tái)賬：詳細(xì)記錄固定資產(chǎn)的名稱、型號(hào)、規(guī)格、購(gòu)置日期、使用部門、存放地點(diǎn)等信息。根據(jù)固定資產(chǎn)的使用情況和特點(diǎn)確定存放位置：大型設(shè)備應(yīng)放置在專門的設(shè)備場(chǎng)地，并有相應(yīng)的防護(hù)措施；家具用具應(yīng)放置在辦公區(qū)域，便于使用和管理。對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行標(biāo)識(shí)：標(biāo)明資產(chǎn)編號(hào)、名稱、規(guī)格、使用部門等信息，便于識(shí)別和盤點(diǎn)。定期對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行清查盤點(diǎn)：核實(shí)資產(chǎn)的數(shù)量、狀態(tài)和使用情況，確保賬實(shí)相符。三、行政物品存放場(chǎng)所管理（一）倉(cāng)庫(kù)管理1.倉(cāng)庫(kù)選址與布局選址：倉(cāng)庫(kù)應(yīng)選擇在交通便利、地勢(shì)較高、通風(fēng)良好、干燥且遠(yuǎn)離火源、水源和污染源的地方。布局：合理劃分倉(cāng)庫(kù)的存儲(chǔ)區(qū)、通道、辦公區(qū)等功能區(qū)域，存儲(chǔ)區(qū)應(yīng)根據(jù)物品類別進(jìn)行分區(qū)設(shè)置，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌。2.倉(cāng)庫(kù)環(huán)境要求溫度與濕度：倉(cāng)庫(kù)內(nèi)溫度應(yīng)保持在適宜范圍內(nèi)，一般為5℃35℃；濕度應(yīng)控制在40%70%之間，可配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備。通風(fēng)與照明：倉(cāng)庫(kù)應(yīng)具備良好的通風(fēng)系統(tǒng)，確?？諝饬魍ǎ徽彰髟O(shè)施應(yīng)充足、明亮，滿足物品存放和作業(yè)要求。防火與防盜：倉(cāng)庫(kù)應(yīng)配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期檢查維護(hù)；安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等安全設(shè)施，確保倉(cāng)庫(kù)安全。3.倉(cāng)庫(kù)日常管理物品擺放：物品應(yīng)按照分類存放要求整齊擺放，做到堆碼整齊、穩(wěn)固，便于存取和盤點(diǎn)。庫(kù)存盤點(diǎn)：定期對(duì)倉(cāng)庫(kù)物品進(jìn)行盤點(diǎn)，每月至少一次，確保賬物相符。盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)詳細(xì)記錄，并對(duì)差異情況進(jìn)行分析和處理。倉(cāng)庫(kù)清潔：保持倉(cāng)庫(kù)內(nèi)清潔衛(wèi)生，定期清掃地面、貨架等，清除灰塵、雜物，防止蟲害滋生。（二）辦公室管理1.辦公區(qū)域布局合理規(guī)劃辦公空間：根據(jù)工作流程和人員分工，合理安排辦公桌椅、文件柜等辦公家具的擺放位置，確保辦公區(qū)域整潔、有序，便于人員通行和操作。設(shè)置專門的物品存放區(qū)域：在辦公區(qū)域內(nèi)設(shè)置小型儲(chǔ)物架或抽屜，用于存放常用的辦公用品，如文具、文件資料等，方便員工取用。2.辦公環(huán)境要求保持辦公區(qū)域整潔：?jiǎn)T工應(yīng)每天清理辦公桌面，將文件、文具等擺放整齊；定期清理辦公室內(nèi)的垃圾，保持地面、門窗等清潔衛(wèi)生。注意用電安全：合理使用電器設(shè)備，避免私拉亂接電線；下班時(shí)及時(shí)關(guān)閉電器電源，消除安全隱患。維護(hù)辦公秩序：保持辦公區(qū)域安靜，避免大聲喧嘩；遵守辦公時(shí)間，不得無(wú)故遲到、早退或曠工。（三）文件檔案室管理1.檔案室設(shè)施配備檔案架：根據(jù)檔案存放量和分類要求，配備足夠數(shù)量的檔案架，檔案架應(yīng)堅(jiān)固、耐用，便于檔案的存放和查找。防火、防潮、防蟲、防盜設(shè)備：檔案室應(yīng)安裝防火門、防火卷簾等防火設(shè)施；配備除濕機(jī)、空調(diào)等防潮設(shè)備；放置防蟲藥品，防止蟲害；安裝監(jiān)控?cái)z像頭、門禁系統(tǒng)等防盜設(shè)備。檔案裝具：根據(jù)檔案類型和規(guī)格，配備合適的檔案盒、文件夾、裝訂機(jī)等裝具，確保檔案的整理和保管規(guī)范。2.檔案整理與存放檔案分類：按照文件資料的分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，同一類別的檔案應(yīng)集中存放。編號(hào)與編目：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，并建立檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，便于查找和檢索。上架存放：將整理好的檔案按照編號(hào)順序上架存放，檔案應(yīng)排列整齊，便于取用。3.檔案室日常管理檔案借閱：嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，借閱檔案需填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失。檔案查閱：查閱檔案應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還并整理好。檔案室安全檢查：定期對(duì)檔案室進(jìn)行安全檢查，檢查內(nèi)容包括防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施的運(yùn)行情況，檔案的存放狀態(tài)等。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處理，并做好記錄。四、行政物品出入庫(kù)管理（一）入庫(kù)管理1.采購(gòu)物品入庫(kù)驗(yàn)收：采購(gòu)人員將采購(gòu)的行政物品送達(dá)倉(cāng)庫(kù)后，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物品的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等是否與采購(gòu)合同一致。入庫(kù)登記：驗(yàn)收合格的物品，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照規(guī)定的分類存放要求，將物品入庫(kù)，并在庫(kù)存臺(tái)賬上詳細(xì)記錄物品的入庫(kù)日期、名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。入庫(kù)標(biāo)識(shí)：對(duì)入庫(kù)物品進(jìn)行標(biāo)識(shí)，標(biāo)明物品名稱、規(guī)格、入庫(kù)日期等信息，便于識(shí)別和管理。2.自制物品入庫(kù)檢驗(yàn)：自制的行政物品完成后，應(yīng)經(jīng)過(guò)質(zhì)量檢驗(yàn)部門的檢驗(yàn)，確保物品質(zhì)量符合要求。入庫(kù)手續(xù)：檢驗(yàn)合格的自制物品，由制作部門填寫入庫(kù)單，連同物品一起送交倉(cāng)庫(kù)。倉(cāng)庫(kù)管理人員按照采購(gòu)物品入庫(kù)程序進(jìn)行驗(yàn)收和入庫(kù)登記。（二）出庫(kù)管理1.領(lǐng)用出庫(kù)申請(qǐng)：各部門因工作需要領(lǐng)用行政物品時(shí)，應(yīng)填寫物品領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明領(lǐng)用物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。發(fā)放：倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的領(lǐng)用申請(qǐng)表，核實(shí)庫(kù)存情況，如庫(kù)存充足，應(yīng)及時(shí)發(fā)放物品，并在庫(kù)存臺(tái)賬上記錄物品的出庫(kù)日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人員、數(shù)量等信息。簽字確認(rèn)：領(lǐng)用人員領(lǐng)取物品時(shí)，應(yīng)在出庫(kù)單上簽字確認(rèn)，確保物品的領(lǐng)取情況清晰可查。2.借用出庫(kù)審批：因工作需要借用行政物品的，需填寫物品借用申請(qǐng)表，注明借用物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、借用期限、借用原因等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借用手續(xù)：倉(cāng)庫(kù)管理人員按照審批意見辦理借用手續(xù)，向借用人員發(fā)放物品，并要求借用人員出具借條。借條應(yīng)注明借用物品的詳細(xì)信息、借用期限、歸還日期等內(nèi)容。跟蹤催還：借用期限屆滿前，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)提醒借用人員歸還借用物品。如借用人員因特殊原因需要延長(zhǎng)借用期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。（三）調(diào)撥出庫(kù)1.內(nèi)部調(diào)撥：因公司內(nèi)部部門調(diào)整、工作任務(wù)變更等原因，需要將行政物品從一個(gè)部門調(diào)撥到另一個(gè)部門時(shí)，由調(diào)出部門填寫物品調(diào)撥申請(qǐng)表，注明調(diào)撥物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、調(diào)入部門等信息，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)調(diào)撥申請(qǐng)表：辦理物品的調(diào)出和調(diào)入手續(xù)，在庫(kù)存臺(tái)賬上調(diào)整相關(guān)部門的庫(kù)存數(shù)量，并通知調(diào)入部門及時(shí)領(lǐng)取物品。五、行政物品盤點(diǎn)管理（一）盤點(diǎn)計(jì)劃1.制定盤點(diǎn)計(jì)劃：財(cái)務(wù)部門會(huì)同行政部門每年定期制定行政物品盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、盤點(diǎn)時(shí)間、盤點(diǎn)人員、盤點(diǎn)方法等內(nèi)容。2.確定盤點(diǎn)時(shí)間：盤點(diǎn)時(shí)間應(yīng)選擇在業(yè)務(wù)相對(duì)清淡、便于盤點(diǎn)的時(shí)間段進(jìn)行，一般為年末或季末。3.明確盤點(diǎn)人員：盤點(diǎn)人員應(yīng)包括倉(cāng)庫(kù)管理人員、財(cái)務(wù)人員、各部門資產(chǎn)管理員等，確保盤點(diǎn)工作的全面性和準(zhǔn)確性。（二）盤點(diǎn)實(shí)施1.初盤：倉(cāng)庫(kù)管理人員按照盤點(diǎn)計(jì)劃，對(duì)所負(fù)責(zé)的行政物品進(jìn)行逐一清點(diǎn)，并填寫盤點(diǎn)清單，記錄物品的實(shí)際數(shù)量、規(guī)格、狀態(tài)等信息。2.復(fù)盤：財(cái)務(wù)人員和各部門資產(chǎn)管理員對(duì)倉(cāng)庫(kù)管理人員的初盤結(jié)果進(jìn)行抽查復(fù)盤，復(fù)盤比例應(yīng)不低于30%。如發(fā)現(xiàn)初盤結(jié)果與實(shí)際情況不符，應(yīng)及時(shí)與倉(cāng)庫(kù)管理人員核對(duì)，并進(jìn)行調(diào)整。3.盤點(diǎn)記錄：盤點(diǎn)過(guò)程中，盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真記錄盤點(diǎn)情況，對(duì)盤盈、盤虧、毀損等情況詳細(xì)說(shuō)明原因，并簽字確認(rèn)。（三）盤點(diǎn)結(jié)果處理1.差異分析：盤點(diǎn)結(jié)束后，財(cái)務(wù)部門會(huì)同行政部門對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行匯總分析，找出盤盈、盤虧的原因，如管理不善、記錄錯(cuò)誤、自然損耗等。2.報(bào)告提交：根據(jù)差異分析結(jié)果，編制行政物品盤點(diǎn)報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括盤點(diǎn)基本情況、盤點(diǎn)結(jié)果、差異原因分析、處理建議等，并提交公司管理層。3.處理決定：公司管理層根據(jù)盤點(diǎn)報(bào)告做出處理決定，對(duì)盤盈的物品應(yīng)及時(shí)入賬，調(diào)整庫(kù)存；對(duì)盤虧的物品，應(yīng)查明原因，屬于責(zé)任人原因造成的，由責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償；屬于正常損耗的，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行核銷。六、行政物品報(bào)廢管理（一）報(bào)廢條件1.已超過(guò)使用年限：行政物品達(dá)到規(guī)定的使用年限，且無(wú)法正常使用或維修成本過(guò)高的。2.損壞無(wú)法修復(fù)：行政物品因意外事故、自然災(zāi)害等原因造成嚴(yán)重?fù)p壞，無(wú)法通過(guò)維修恢復(fù)其使用功能的。3.技術(shù)淘汰：由于技術(shù)進(jìn)步、產(chǎn)品更新?lián)Q代等原因，現(xiàn)有行政物品已被新型產(chǎn)品替代，繼續(xù)使用會(huì)影響工作效率或存在安全隱患的。4.其他原因：因其他特殊原因，經(jīng)相關(guān)部門鑒定確需報(bào)廢的行政物品。（二）報(bào)廢申請(qǐng)1.提出申請(qǐng)：使用部門發(fā)現(xiàn)行政物品符合報(bào)廢條件時(shí)，應(yīng)填寫行政物品報(bào)廢申請(qǐng)表，注明物品名稱、規(guī)格、型號(hào)、購(gòu)置日期、報(bào)廢原因等信息，并附上相關(guān)證明材料，如損壞照片、維修記錄等。2.部門審核：使用部門負(fù)責(zé)人對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)情況屬實(shí)后簽字批準(zhǔn)，并提交至行政部門。（三）報(bào)廢鑒定1.鑒定小組組成：行政部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門、技術(shù)部門等組成報(bào)廢鑒定小組，對(duì)申請(qǐng)報(bào)廢的行政物品進(jìn)行鑒定。2.鑒定審核：鑒定小組根據(jù)報(bào)廢申請(qǐng)材料和實(shí)際情況，對(duì)行政物品進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查和評(píng)估，確定是否符合報(bào)廢條件。如鑒定通過(guò)，鑒定小組應(yīng)在報(bào)廢申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。（四）報(bào)廢處理1.審批：報(bào)廢申請(qǐng)表經(jīng)鑒定小組審核通過(guò)后，提交公司管理層審批。公司管理層根據(jù)鑒定結(jié)果和相關(guān)規(guī)定做出報(bào)廢處理決定。2.處置方式：對(duì)于批準(zhǔn)報(bào)廢的行政物品，應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和價(jià)值選擇合適的處置方式，如出售給廢品回收公司、進(jìn)行拆解處理等。處置過(guò)程中應(yīng)做好記錄，確保資產(chǎn)的安全處置。3.賬務(wù)處理：財(cái)務(wù)部門根據(jù)報(bào)廢處理決定，及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，核銷相關(guān)資產(chǎn)賬目，確保賬實(shí)相符。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督：公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)行政物品存放管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查各項(xiàng)管理制度的執(zhí)行情況、物品的出入庫(kù)管理、盤點(diǎn)管理、報(bào)廢管理等工作是否規(guī)范，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見。2.部門自查：各部門應(yīng)定期對(duì)本部門行政物品的存放管理情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并將自查情況報(bào)告行政部門。3.員工監(jiān)督：鼓勵(lì)全體員工對(duì)行政物品存放管理中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督舉報(bào)，公司對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的員工給予獎(jiǎng)勵(lì)。（二）檢查內(nèi)容1.制度執(zhí)行情況：檢查行政物品存放管理辦法及相關(guān)制度的執(zhí)行情況，是否存在有章不循、違規(guī)操作的現(xiàn)象。2.物品存放情況：檢查行政物品的存放是否符合分類存放要求，存放場(chǎng)所的環(huán)境是否良好，物品標(biāo)識(shí)是否清晰等。3.出入庫(kù)管理情況：檢查行政物品的出入庫(kù)手續(xù)是否齊全，記錄是否準(zhǔn)確，庫(kù)存臺(tái)賬與實(shí)際庫(kù)存是否相符。4.盤點(diǎn)管理情況：檢查行政物品的盤點(diǎn)計(jì)劃是否落實(shí)，盤點(diǎn)過(guò)程是否規(guī)范，盤點(diǎn)結(jié)果是否及時(shí)處理。5.報(bào)廢管理情況：檢查行政物品的報(bào)廢申請(qǐng)、鑒定、審批、處理等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，報(bào)廢資產(chǎn)的賬務(wù)處理是否正確。（三）問(wèn)題整改1.建立問(wèn)題臺(tái)