行政租賃合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政租賃合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)在行政管理活動(dòng)中簽訂的租賃合同，包括但不限于辦公場(chǎng)地租賃、設(shè)備租賃、車輛租賃等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保租賃合同的簽訂、履行等行為合法有效。2.審慎嚴(yán)謹(jǐn)原則在簽訂租賃合同前，應(yīng)進(jìn)行充分的市場(chǎng)調(diào)研和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，審慎選擇合同相對(duì)方，明確雙方權(quán)利義務(wù)，避免合同漏洞和風(fēng)險(xiǎn)。3.統(tǒng)一管理原則公司對(duì)行政租賃合同實(shí)行統(tǒng)一歸口管理，明確管理部門和職責(zé)分工，規(guī)范合同流程，提高管理效率。4.權(quán)益保護(hù)原則注重維護(hù)公司的合法權(quán)益，在合同條款中充分體現(xiàn)公司利益，確保合同的順利履行和公司資產(chǎn)安全。二、合同管理部門及職責(zé)（一）管理部門公司行政部為行政租賃合同的歸口管理部門，負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)一審核、備案、監(jiān)督及協(xié)調(diào)等工作。（二）職責(zé)分工1.行政部職責(zé)制定和完善行政租賃合同管理制度及流程；組織租賃合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等工作；建立租賃合同臺(tái)賬，對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督；協(xié)調(diào)處理合同糾紛，維護(hù)公司合法權(quán)益；定期對(duì)租賃合同管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議。2.需求部門職責(zé)根據(jù)工作需要，提出租賃合同需求；配合行政部進(jìn)行合同談判、起草等工作；負(fù)責(zé)合同的具體履行，及時(shí)反饋履行過程中的問題；協(xié)助行政部處理合同變更、終止等事宜。3.財(cái)務(wù)部門職責(zé)參與租賃合同的審核，對(duì)合同涉及的費(fèi)用、支付方式等進(jìn)行審核；負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的支付、核算及賬務(wù)處理；監(jiān)督合同款項(xiàng)的支付情況，確保資金安全。4.法務(wù)部門職責(zé)對(duì)租賃合同進(jìn)行法律審查，提供法律意見和風(fēng)險(xiǎn)防范建議；參與合同糾紛的處理，提供法律支持。三、合同簽訂（一）合同起草1.需求部門根據(jù)工作需要，填寫《行政租賃合同需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明租賃事項(xiàng)、租賃期限、租金標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交行政部。2.行政部根據(jù)需求部門提供的信息，結(jié)合市場(chǎng)調(diào)研情況，起草租賃合同文本。合同文本應(yīng)明確雙方當(dāng)事人的基本信息、租賃標(biāo)的、租賃期限、租金及支付方式、雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等主要條款。3.在起草合同文本時(shí)，應(yīng)參考國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)示范文本，確保合同條款合法合規(guī)、明確具體、公平合理。（二）合同審核1.行政部將起草好的租賃合同文本提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)審核。財(cái)務(wù)部門重點(diǎn)審核合同涉及的費(fèi)用、支付方式、預(yù)算安排等是否符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定和預(yù)算要求。2.財(cái)務(wù)審核通過后，行政部將合同文本提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門對(duì)合同的合法性、合規(guī)性、完整性進(jìn)行審查，重點(diǎn)審查合同條款是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)、是否符合法律法規(guī)及政策要求等，并出具法律意見。3.行政部根據(jù)財(cái)務(wù)部門和法務(wù)部門的審核意見，對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善。如雙方對(duì)審核意見存在分歧，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行溝通協(xié)商，達(dá)成一致意見后再對(duì)合同進(jìn)行修改。4.經(jīng)審核修改后的合同文本，由行政部提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)合同的重要性、風(fēng)險(xiǎn)程度等因素進(jìn)行審批，必要時(shí)提交公司總經(jīng)理辦公會(huì)審議。（三）合同簽訂1.合同經(jīng)審批通過后，由行政部負(fù)責(zé)與合同相對(duì)方簽訂合同。簽訂合同時(shí)，應(yīng)確保合同雙方當(dāng)事人簽字（蓋章）齊全、合同文本內(nèi)容與審批通過的文本一致。2.合同簽訂后，行政部應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給需求部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門履行職責(zé)。3.對(duì)于重大租賃合同或涉及金額較大的合同，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行招投標(biāo)或競(jìng)爭(zhēng)性談判等程序，確保合同簽訂過程公開、公平、公正。四、合同履行（一）履行通知1.合同簽訂后，行政部應(yīng)及時(shí)向需求部門發(fā)出《行政租賃合同履行通知書》，明確合同履行的各項(xiàng)要求和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，督促需求部門按時(shí)履行合同義務(wù)。2.需求部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同的履行，并按照合同約定的時(shí)間、方式、標(biāo)準(zhǔn)等要求履行合同義務(wù)。如遇特殊情況需要變更合同履行方式或時(shí)間的，應(yīng)提前與行政部溝通協(xié)商，并簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議。（二）租金支付1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定的租金支付方式和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，及時(shí)辦理租金支付手續(xù)。在支付租金前，應(yīng)審核相關(guān)支付憑證，確保支付金額準(zhǔn)確無誤、支付手續(xù)齊全。2.需求部門應(yīng)協(xié)助財(cái)務(wù)部門做好租金支付工作，及時(shí)提供相關(guān)發(fā)票、收據(jù)等支付憑證。如因合同相對(duì)方原因?qū)е伦饨鹬Ц堆舆t或無法支付的，需求部門應(yīng)及時(shí)向行政部反饋，并配合行政部采取相應(yīng)措施。（三）合同變更1.在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，需求部門應(yīng)及時(shí)向行政部提出書面變更申請(qǐng)，說明變更的原因、內(nèi)容及對(duì)合同履行的影響等。2.行政部收到變更申請(qǐng)后，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核通過后，由行政部與合同相對(duì)方協(xié)商簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議，對(duì)變更后的合同條款進(jìn)行明確約定。3.合同變更涉及費(fèi)用調(diào)整的，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)規(guī)定進(jìn)行審核和賬務(wù)處理。（四）合同終止1.合同期滿或雙方協(xié)商一致提前終止合同的，需求部門應(yīng)提前通知行政部。行政部應(yīng)組織相關(guān)部門對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和結(jié)算，確保雙方權(quán)利義務(wù)履行完畢。2.合同終止后，行政部應(yīng)及時(shí)辦理合同終止手續(xù)，收回合同原件及相關(guān)資料，并對(duì)合同履行情況進(jìn)行總結(jié)和評(píng)價(jià)。3.對(duì)于合同終止后仍需處理的事項(xiàng)，如租金結(jié)算、設(shè)備歸還、場(chǎng)地清理等，需求部門應(yīng)按照合同約定和行政部的要求及時(shí)辦理。五、合同監(jiān)督與檢查（一）建立臺(tái)賬行政部應(yīng)建立行政租賃合同臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同的簽訂時(shí)間、合同編號(hào)、合同名稱、合同相對(duì)方、租賃標(biāo)的、租賃期限、租金標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、履行情況等信息，確保合同管理的規(guī)范化和信息化。（二）定期檢查1.行政部應(yīng)定期對(duì)租賃合同的履行情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括合同條款的執(zhí)行情況、租金支付情況、設(shè)備使用情況、場(chǎng)地維護(hù)情況等。2.檢查方式可采用實(shí)地檢查、書面匯報(bào)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析等多種形式。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況。（三）專項(xiàng)檢查1.根據(jù)工作需要，行政部可組織開展租賃合同專項(xiàng)檢查，對(duì)特定時(shí)間段內(nèi)或特定類型的租賃合同進(jìn)行全面檢查。2.專項(xiàng)檢查應(yīng)制定詳細(xì)的檢查方案，明確檢查目的、范圍、內(nèi)容、方法及時(shí)間安排等。檢查結(jié)束后，應(yīng)形成專項(xiàng)檢查報(bào)告，提出改進(jìn)建議和措施。六、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.在合同簽訂和履行過程中，各部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)解決出現(xiàn)的問題，避免糾紛的發(fā)生。2.行政部應(yīng)定期組織合同管理培訓(xùn)，提高員工的合同管理意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力，確保合同的順利履行。（二）糾紛處理1.如發(fā)生合同糾紛，需求部門應(yīng)及時(shí)向行政部報(bào)告，并提供相關(guān)證據(jù)材料。行政部應(yīng)組織法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行分析研究，制定糾紛處理方案。2.對(duì)于一般性合同糾紛，可通過協(xié)商、調(diào)解等方式解決。行政部應(yīng)積極與合同相對(duì)方溝通協(xié)商，爭(zhēng)取達(dá)成和解協(xié)議。如協(xié)商、調(diào)解不成，可根據(jù)合同約定的爭(zhēng)議解決方式，通過仲裁或訴訟等法律途徑解決。