企業(yè)會議管理規(guī)范及執(zhí)行細(xì)則第一章總則第一條目的與依據(jù)為進(jìn)一步規(guī)范企業(yè)內(nèi)部會議行為，提升會議質(zhì)量與效率，降低組織溝通成本，確保各項決策與工作部署得到有效落實，依據(jù)企業(yè)管理相關(guān)制度及實踐需求，特制定本規(guī)范及執(zhí)行細(xì)則。第二條適用范圍本規(guī)范適用于企業(yè)內(nèi)部各類正式會議，包括但不限于經(jīng)營決策會議、專題研討會議、工作協(xié)調(diào)會議、項目例會等。企業(yè)下屬各部門及全體員工均應(yīng)遵照執(zhí)行。第三條基本原則企業(yè)會議管理遵循以下原則：1.必要性原則：召開會議應(yīng)具有明確的目的和實質(zhì)內(nèi)容，避免無意義、無產(chǎn)出的會議。2.效率性原則：合理規(guī)劃會議時長與頻次，優(yōu)化會議流程，確保會議高效務(wù)實。3.規(guī)范性原則：會議組織、議程、記錄、決議等環(huán)節(jié)應(yīng)符合本規(guī)范要求，確保有序進(jìn)行。4.成果導(dǎo)向原則：會議應(yīng)以解決問題、達(dá)成共識、形成決策或行動計劃為目標(biāo)。5.精簡務(wù)實原則：參會人員、會議材料、討論過程均應(yīng)力求精簡，聚焦核心議題。第二章會議管理規(guī)范第四條會議分類與權(quán)責(zé)1.決策類會議：如股東會、董事會、經(jīng)營班子會議等，主要負(fù)責(zé)重大事項決策。此類會議由企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)主持，相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)會務(wù)保障。2.管理類會議：如部門例會、月度/季度經(jīng)營分析會、專題工作會等，旨在通報情況、協(xié)調(diào)工作、解決管理問題。此類會議通常由部門負(fù)責(zé)人或指定負(fù)責(zé)人召集主持。3.業(yè)務(wù)類會議：如項目啟動會、技術(shù)研討會、客戶溝通會等，聚焦具體業(yè)務(wù)開展與問題解決。此類會議由項目負(fù)責(zé)人或業(yè)務(wù)骨干發(fā)起并組織。第五條會議組織與籌備1.會議發(fā)起與審批：*發(fā)起會議前，發(fā)起人應(yīng)充分評估會議的必要性與可行性。*對于常規(guī)性會議，可按既定周期組織；對于臨時性會議，發(fā)起人需說明會議目的、議題、擬參會人員、建議時長及所需資源。*涉及跨部門、高層領(lǐng)導(dǎo)參與或需較大資源投入的會議，應(yīng)按企業(yè)層級管理要求履行審批手續(xù)。2.會議籌備：*明確議題：會議議題應(yīng)具體、明確，避免模糊或過于寬泛。重要會議的議題應(yīng)提前與相關(guān)方溝通確認(rèn)。*確定參會人員：根據(jù)會議議題與目的，精準(zhǔn)邀請必要的參會人員，避免無關(guān)人員參與，以保證會議效率與決策質(zhì)量。*準(zhǔn)備會議材料：會議材料應(yīng)圍繞議題提前準(zhǔn)備，力求簡明扼要、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、觀點清晰。材料應(yīng)在會議前適當(dāng)時間分發(fā)至參會人員，以便提前審閱。*預(yù)訂會議資源：包括會議室、投影設(shè)備、視頻會議系統(tǒng)等，并提前檢查調(diào)試，確保正常運行。第六條會議過程管理1.會議簽到：參會人員應(yīng)準(zhǔn)時簽到，因故無法參會者需提前向會議組織者或主持人請假，并可根據(jù)情況安排他人代為參會或提交書面意見。2.主持人職責(zé)：*確保會議按時開始與結(jié)束。*引導(dǎo)會議按既定議程進(jìn)行，控制討論方向，避免跑題。*鼓勵參會人員積極發(fā)言，確保各方意見得到充分表達(dá)。*對爭議議題進(jìn)行協(xié)調(diào)，推動達(dá)成共識或形成決議。*總結(jié)會議要點，明確后續(xù)行動。3.參會人員行為規(guī)范：*提前閱讀會議材料，做好發(fā)言準(zhǔn)備。*發(fā)言應(yīng)圍繞議題，言簡意賅，尊重他人觀點。*會議期間將通訊工具調(diào)至靜音或關(guān)閉狀態(tài)，不隨意走動或處理與會議無關(guān)事務(wù)。*遵守會議紀(jì)律，服從主持人安排。4.會議記錄：*重要會議應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)記錄，記錄內(nèi)容包括會議時間、地點、參會人員、缺席人員、主要議題、討論情況、形成的決議、待辦事項（含負(fù)責(zé)人及時限要求）等。*會議記錄應(yīng)力求客觀、準(zhǔn)確、完整，避免加入個人主觀判斷。第七條會議成果與后續(xù)行動1.會議決議與紀(jì)要：*會議形成的決議應(yīng)清晰、明確，具有可執(zhí)行性。*會議結(jié)束后，記錄人應(yīng)及時整理會議紀(jì)要，經(jīng)主持人審簽后分發(fā)至相關(guān)人員。會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后一個工作日內(nèi)完成并分發(fā)。2.行動項跟蹤：*會議確定的各項行動項，由指定負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)落實，并在規(guī)定時限內(nèi)完成。*會議組織者或相關(guān)管理部門應(yīng)對行動項的進(jìn)展情況進(jìn)行跟蹤、督促與反饋。*重要行動項的完成情況應(yīng)在下一次相關(guān)會議中進(jìn)行通報。第三章執(zhí)行細(xì)則第八條會議頻次與時長控制1.各類會議均應(yīng)控制頻次，避免過于頻繁。常規(guī)性例會應(yīng)根據(jù)實際工作需要設(shè)定合理周期。2.會議時長應(yīng)根據(jù)議題復(fù)雜程度事先預(yù)估，并嚴(yán)格控制。一般會議建議不超過一個半小時，確需延長的，應(yīng)征得多數(shù)參會者同意。3.對于議題較多的會議，可將議題按重要性和緊急性排序，優(yōu)先討論關(guān)鍵議題，或拆分議題分多次會議討論。第九條會議材料管理1.會議材料應(yīng)主題突出，數(shù)據(jù)真實可靠，分析有據(jù)。提倡使用圖表等可視化方式輔助說明。2.除特殊情況外，會議材料應(yīng)至少提前一個工作日發(fā)送給參會人員，以便其有充分時間審閱和準(zhǔn)備。3.會議材料應(yīng)編號管理，會后根據(jù)需要進(jìn)行歸檔。第十條特殊會議管理1.遠(yuǎn)程會議：*遠(yuǎn)程會議的組織同樣需遵循本規(guī)范關(guān)于議題、通知、材料準(zhǔn)備等要求。*組織者應(yīng)提前測試遠(yuǎn)程會議系統(tǒng)，確保網(wǎng)絡(luò)通暢、音視頻清晰。*遠(yuǎn)程參會人員應(yīng)選擇安靜環(huán)境，確保設(shè)備正常，并主動配合主持人的調(diào)度。2.緊急會議：*對于突發(fā)事件或緊急事務(wù)需召開的會議，籌備流程可適當(dāng)簡化，但仍需明確議題、參會人和基本議程。*通知應(yīng)盡可能提前，但可采用更快捷的方式傳達(dá)。第十一條會議紀(jì)律與監(jiān)督1.嚴(yán)禁無故缺席、遲到、早退。確有特殊情況需遵守請假制度。2.對違反會議紀(jì)律、影響會議秩序或無故多次缺席會議者，會議組織者可向其所在部門或上級領(lǐng)導(dǎo)反映。3.企業(yè)管理部門（如綜合管理部或行政部）負(fù)責(zé)對本規(guī)范的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期對會議效率與質(zhì)量進(jìn)行評估，并提出改進(jìn)建議。第十二條會議文化建設(shè)1.倡導(dǎo)開短會、開實會、開解決問題的會。2.鼓勵坦誠溝通、積極建言獻(xiàn)策，營造平等、尊重的會議氛圍。3.逐步推廣高效的會議工具與方法，如頭腦風(fēng)暴、羅伯特議事規(guī)則（視情況簡化采用）等，提升會議效能。第四章附則第十三條解釋權(quán)本規(guī)范及執(zhí)行細(xì)則由企業(yè)綜合管理部門（或指定部門）負(fù)責(zé)解釋。第十四條生效日期本規(guī)范及執(zhí)行細(xì)則自發(fā)布之日起正式施行。原有相關(guān)會議管理規(guī)定與本規(guī)范不一致的，以本規(guī)范為準(zhǔn)。第十五條修訂