營運車輛技術(shù)檔案管理規(guī)范與內(nèi)容模板一、檔案建立總則（一）建立依據(jù)根據(jù)《道路運輸車輛技術(shù)管理規(guī)定》（交通運輸部令2020年第19號）、《機(jī)動車運行安全技術(shù)條件》（GB7258-2017）及地方道路運輸管理部門要求，凡從事道路旅客運輸、貨物運輸?shù)臓I運車輛（含客車、貨車、掛車），需自車輛投入運營之日起建立技術(shù)檔案，實現(xiàn)“一車一檔、全程追溯”。（二）檔案作用合規(guī)運營支撐：作為車輛取得《道路運輸證》、通過年度審驗的核心依據(jù)；運維決策依據(jù)：記錄車輛技術(shù)狀況、維修保養(yǎng)、故障處理等信息，指導(dǎo)精準(zhǔn)運維；安全風(fēng)險管控：跟蹤車輛關(guān)鍵部件損耗、安全性能檢測結(jié)果，預(yù)防機(jī)械故障引發(fā)的安全事故；資產(chǎn)價值管理：完整檔案可提升車輛殘值評估準(zhǔn)確性，為車輛轉(zhuǎn)讓、報廢提供技術(shù)參考。（三）管理責(zé)任運營單位責(zé)任：指定專人（或部門，如車輛管理部）負(fù)責(zé)檔案的建立、更新、保管與歸檔，確保檔案真實、完整、有效；駕駛員責(zé)任：及時反饋車輛運行異常情況，提交《車輛運行日志》《報修單》等原始資料；維修單位責(zé)任：提供規(guī)范的維修保養(yǎng)記錄、檢測報告，加蓋單位公章后納入檔案。二、檔案核心內(nèi)容模塊（一）基礎(chǔ)信息檔案（靜態(tài)信息，車輛全生命周期不變）信息類別具體內(nèi)容附件要求車輛身份信息車輛品牌型號、車架號（VIN）、發(fā)動機(jī)號、車牌號、《道路運輸證》編號、車輛識別代號拓印件；車輛類型（如大型客車/重型貨車）、車身顏色、核定載人數(shù)/載質(zhì)量、軸距、輪胎規(guī)格車輛出廠合格證復(fù)印件、《道路運輸證》復(fù)印件、購車發(fā)票復(fù)印件登記注冊信息車輛初次登記日期、投入運營日期、產(chǎn)權(quán)歸屬單位（個人）、車輛購置稅完稅證明編號、交強(qiáng)險/商業(yè)險保單號及有效期機(jī)動車登記證書復(fù)印件、購置稅完稅證明復(fù)印件、保險單復(fù)印件技術(shù)參數(shù)信息發(fā)動機(jī)功率、排量、燃油類型（汽油/柴油/新能源）、變速箱類型、制動系統(tǒng)形式（鼓式/盤式）、懸架結(jié)構(gòu)、轉(zhuǎn)向系統(tǒng)類型、排放標(biāo)準(zhǔn)（國Ⅴ/國Ⅵ）車輛出廠技術(shù)說明書（關(guān)鍵頁復(fù)印件）（二）動態(tài)技術(shù)狀況檔案（隨車輛運行更新）1.運行記錄《車輛運行日志》：按日記錄，內(nèi)容包括：①運行時段（起始/結(jié)束時間）、行駛里程（當(dāng)日里程/累計里程）；②運行路線（起點-終點）、路況（高速/國道/鄉(xiāng)村道路）、天氣情況；③車輛運行異常（如異響、漏油、制動跑偏、儀表報警等），注明發(fā)現(xiàn)時間、位置及處置措施；④駕駛員簽名、交接班記錄（如需）。里程統(tǒng)計臺賬：按月匯總行駛里程，標(biāo)注累計里程，作為保養(yǎng)周期（如每10000km換油）的觸發(fā)依據(jù)。2.維修保養(yǎng)檔案保養(yǎng)類型記錄內(nèi)容附件要求日常維護(hù)維護(hù)日期、維護(hù)人員、維護(hù)項目（如輪胎檢查、機(jī)油液位補(bǔ)充、制動液檢查、燈光調(diào)試）、發(fā)現(xiàn)問題及處理結(jié)果《車輛日常維護(hù)記錄表》（駕駛員/維保人員雙簽字）一級維護(hù)維護(hù)日期、維護(hù)單位（內(nèi)部維修廠/外部合作廠）、維護(hù)里程、維護(hù)項目（如更換機(jī)油濾芯、空氣濾芯、檢查傳動皮帶張緊度、調(diào)整制動間隙）、使用配件品牌型號及規(guī)格一級維護(hù)合格證明、配件采購單據(jù)復(fù)印件二級維護(hù)維護(hù)日期、維護(hù)單位資質(zhì)編號、維護(hù)里程、檢測項目（如制動性能、轉(zhuǎn)向性能、燈光信號、排放檢測）及結(jié)果、維修調(diào)整記錄、更換部件清單（如剎車片、火花塞）二級維護(hù)竣工出廠合格證、檢測報告（如制動檢測數(shù)據(jù)單）、維修結(jié)算單專項維修故障發(fā)生日期、故障部位（如發(fā)動機(jī)/變速箱/制動系統(tǒng)）、故障描述、診斷結(jié)果、維修方案、更換部件型號及數(shù)量、維修費用、維修后試車結(jié)果《故障報修單》《維修工單》《竣工檢驗記錄》、更換部件合格證復(fù)印件3.安全性能檢測檔案定期檢測記錄：①年度審驗檢測：檢測日期、檢測機(jī)構(gòu)名稱、檢測項目（外觀檢查、動力性能、制動性能、轉(zhuǎn)向性能、燈光及信號裝置、排放檢測）及合格結(jié)果，標(biāo)注檢測報告編號；②換季檢測：如冬季來臨前的防凍液、暖風(fēng)系統(tǒng)檢測，夏季前的空調(diào)、輪胎胎壓檢測，記錄檢測日期、結(jié)果及整改措施；臨時檢測記錄：車輛發(fā)生重大故障維修后、交通事故后，需進(jìn)行專項安全檢測，記錄檢測目的、項目、結(jié)果及檢測機(jī)構(gòu)意見。附件要求：檢測報告原件（或加蓋檢測機(jī)構(gòu)公章的復(fù)印件）、不合格項整改復(fù)查報告。4.關(guān)鍵部件更換檔案針對影響車輛安全的關(guān)鍵部件，單獨建立更換記錄，內(nèi)容包括：部件名稱（如發(fā)動機(jī)、變速箱、制動總泵、轉(zhuǎn)向機(jī)、輪胎、蓄電池）；更換日期、更換時車輛累計里程、更換原因（正常損耗/故障損壞）；新部件品牌型號、生產(chǎn)廠家、生產(chǎn)日期、質(zhì)保期；更換單位、安裝調(diào)試結(jié)果、驗收人員簽名；附件要求：部件采購發(fā)票復(fù)印件、部件合格證復(fù)印件、更換安裝記錄單。（三）合規(guī)管理檔案年度審驗記錄：每年車輛審驗日期、審驗機(jī)構(gòu)、審驗結(jié)果（合格/不合格及整改要求）、《道路運輸證》審驗蓋章頁復(fù)印件；駕駛員培訓(xùn)關(guān)聯(lián)記錄：車輛綁定的駕駛員姓名、駕駛證號、《道路運輸從業(yè)人員從業(yè)資格證》編號，駕駛員針對該車輛的專項操作培訓(xùn)記錄（如新能源車輛充電操作培訓(xùn)）；違規(guī)處理記錄：因車輛技術(shù)問題（如燈光不合格、制動性能不達(dá)標(biāo)）被交通運輸部門處罰的日期、處罰事由、處罰結(jié)果及整改完成情況，附處罰決定書復(fù)印件。（四）報廢注銷檔案（車輛退出運營時補(bǔ)充）車輛報廢申請日期、報廢原因（如達(dá)到使用年限/安全技術(shù)性能不達(dá)標(biāo)/重大事故無法修復(fù)）；報廢汽車回收企業(yè)名稱、《報廢汽車回收證明》編號、車輛解體照片（關(guān)鍵部位，如車架號切割）；《道路運輸證》注銷證明、機(jī)動車注銷證明復(fù)印件；檔案封存記錄：注明檔案保管期限（自車輛報廢之日起至少保存3年）、封存人、封存日期。三、檔案管理規(guī)范（一）檔案載體形式紙質(zhì)檔案：適用于維修單、檢測報告、發(fā)票等原始憑證，采用A4紙張裝訂，使用檔案盒（標(biāo)注“車輛牌照號-檔案類型-建立日期”）分類存放；電子檔案：建議同步建立電子檔案（如通過車輛管理系統(tǒng)、云文檔平臺），將紙質(zhì)資料掃描為PDF格式上傳，標(biāo)注文件名稱（如“202506-XX車二級維護(hù)報告”），便于檢索與遠(yuǎn)程查閱；檔案一致性要求：電子檔案需與紙質(zhì)檔案內(nèi)容完全一致，關(guān)鍵頁（如檢測報告簽字頁、維修單位蓋章頁）需清晰可辨。（二）更新頻率與流程日常更新：《車輛運行日志》每日提交后24小時內(nèi)歸檔；駕駛員反饋故障后，3個工作日內(nèi)將《報修單》《維修記錄》納入檔案；定期更新：一級維護(hù)、二級維護(hù)完成后5個工作日內(nèi)，更新維修保養(yǎng)檔案；年度審驗通過后10個工作日內(nèi)，補(bǔ)充審驗記錄；更新流程：①資料收集：運維人員/駕駛員提交原始資料；②審核驗證：檔案管理員核對資料真實性（如維修記錄是否加蓋公章、檢測數(shù)據(jù)是否完整）；③分類歸檔：按模塊放入對應(yīng)檔案夾（或上傳至電子檔案對應(yīng)目錄），并在《檔案更新記錄表》中登記（更新日期、內(nèi)容、經(jīng)辦人）。（三）保管與借閱保管要求：紙質(zhì)檔案：存放于干燥、通風(fēng)、防盜的檔案室，溫度15-25℃，相對濕度40%-60%，避免陽光直射、潮濕或蟲蛀；電子檔案：存儲于企業(yè)內(nèi)部服務(wù)器或加密云平臺，定期備份（至少每月1次），防止數(shù)據(jù)丟失；借閱管理：內(nèi)部借閱：需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，注明借閱用途、期限，不得涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容；外部借閱（如交通運輸部門檢查、保險公司理賠）：需出具單位正式函件，經(jīng)運營單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，提供復(fù)印件（加蓋“檔案復(fù)印件與原件一致”公章），原件不外借；歸還要求：借閱到期后，檔案管理員核對檔案完整性，確認(rèn)無誤后登記歸還日期。（四）檔案銷毀銷毀條件：車輛報廢且檔案保管期滿3年（或按地方交通運輸部門要求延長保管期限），經(jīng)運營單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可銷毀；銷毀流程：編制《檔案銷毀清單》（注明車輛信息、檔案冊數(shù)、銷毀原因、批準(zhǔn)人）；紙質(zhì)檔案需由2人以上監(jiān)銷，銷毀后監(jiān)銷人在清單上簽字；電子檔案需徹底刪除（含備份文件），并記錄刪除操作人、日期，嚴(yán)禁留存副本；銷毀清單保管：《檔案銷毀清單》需單獨歸檔，保管期限不少于5年。四、檔案檢查與考核（一）內(nèi)部檢查運營單位需每月對檔案建立與更新情況進(jìn)行抽查（抽查比例不低于車輛總數(shù)的10%），重點檢查：檔案完整性：是否存在缺頁、漏項（如維修記錄未簽字、檢測報告未蓋章）；信息真實性：核對《車輛運行日志》里程與實際行駛里程是否一致，維修記錄與配件采購單據(jù)是否匹配；更新及時性：是否在規(guī)定時限內(nèi)補(bǔ)充新信息（如二級維護(hù)后5日內(nèi)未歸檔）。（二）外部檢查交通運輸管理部門會通過年度審驗、專項檢查等方式核查檔案，對存在以下問題的運營單位依法處罰：未建立技術(shù)檔案或檔案不完整的，責(zé)令限期整改，逾期未改的處1000-3000元罰款；偽造、篡改檔案信息（如虛報維修記錄、涂改檢測數(shù)據(jù)）的，處5000-20000元罰款，情節(jié)嚴(yán)重的吊銷《道路運輸經(jīng)營許可證》。（三）考核掛鉤將檔案管理質(zhì)量納入運營單位內(nèi)部考核體系：對檔案管理規(guī)范、車輛技術(shù)狀況良好的部門（或駕駛員），給予績效獎勵；因檔案缺失、更新不及時導(dǎo)致車輛審驗不合格、發(fā)生安全事故的，追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任（如扣減績效、通報批評）。五、附件：檔案常用表格模板（示例）附件1：《車輛運行日志》（每日填寫）日期起始時間結(jié)束時間行駛路線當(dāng)日里程（km）累計里程（km）運行異常描述及處置駕駛員簽名交接班記錄2025-06-0106:3018:00甲地-乙地（高速）45012850014:00發(fā)現(xiàn)右后輪異響，停靠服務(wù)區(qū)檢查，無漏油，繼續(xù)行駛張三交李四附件2：《車輛二級維護(hù)記錄單》維護(hù)日期維護(hù)單位維護(hù)時里程（km）檢測項目檢測結(jié)果維修調(diào)整內(nèi)容更換部件清單驗收人員2025-05-20XX維修廠125000制動性能合格調(diào)整制動間隙，更換前剎車片剎車片（品牌：XX，型號：XX）2套王五轉(zhuǎn)向性能合格檢查轉(zhuǎn)向拉桿，補(bǔ)充轉(zhuǎn)向助力油-排放檢測合格清洗節(jié)氣門，更換空氣濾芯空氣濾芯1個附件3：《檔案更新記錄表》更新日期車輛牌照號更新內(nèi)容類型（如二級維護(hù)/關(guān)鍵部件更換）新增/補(bǔ)充資料名稱經(jīng)辦人審核人2025-05-25京A12345二級維護(hù)記錄《二級維護(hù)記錄單》《檢測報告》趙六孫七六、附則