汽車維修公司維修合同管控制度

第一章總則第一條為加強汽車維修合同管理，規(guī)范合同訂立、履行、存檔等全流程操作，防范經(jīng)營風(fēng)險，維護(hù)公司與客戶合法權(quán)益，提升服務(wù)質(zhì)量與品牌信譽，依據(jù)《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國消費者權(quán)益保護(hù)法》及國家有關(guān)汽車維修行業(yè)管理規(guī)定，結(jié)合公司實際，制定本制度。第二條本制度適用于公司所有汽車維修業(yè)務(wù)（含整車維修、零部件更換、保養(yǎng)服務(wù)、應(yīng)急救援等）涉及的書面合同、電子合同及補充協(xié)議的管理。第三條合同管理應(yīng)遵循合法合規(guī)、平等自愿、公平誠信、權(quán)責(zé)清晰、風(fēng)險可控的原則，確保合同內(nèi)容真實準(zhǔn)確，履行過程可追溯。第四條公司行政部牽頭負(fù)責(zé)合同管理制度的制定、修訂及監(jiān)督執(zhí)行；業(yè)務(wù)部門（維修接待部、技術(shù)部）負(fù)責(zé)合同的初步擬定與履行；法務(wù)部負(fù)責(zé)合同的法律審核與風(fēng)險評估；財務(wù)部負(fù)責(zé)合同款項的結(jié)算與監(jiān)督。第二章合同訂立第五條合同訂立前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)核實客戶身份信息（個人客戶需留存身份證復(fù)印件，企業(yè)客戶需留存營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件），明確客戶需求，填寫《維修需求確認(rèn)單》，經(jīng)客戶簽字確認(rèn)后作為合同附件。第六條維修合同需采用書面形式（含符合《電子簽名法》規(guī)定的電子合同），合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一制定的標(biāo)準(zhǔn)模板。特殊業(yè)務(wù)需調(diào)整條款的，須經(jīng)法務(wù)部審核同意。第七條合同應(yīng)包含以下核心條款：（一）雙方基本信息：公司名稱、地址、聯(lián)系方式；客戶姓名（或單位名稱）、身份證號（或統(tǒng)一社會信用代碼）、聯(lián)系方式、車輛牌照號。（二）維修項目：明確維修內(nèi)容、工時定額及費用、材料清單（含品牌、規(guī)格、型號、數(shù)量、單價，注明原廠或副廠配件）。（三）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：參照國家汽車維修技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及公司服務(wù)規(guī)范，約定質(zhì)保期限（如整車維修質(zhì)保期不少于3個月或5000公里，以先到為準(zhǔn)）。（四）履行期限：預(yù)計維修開始及完成時間，因不可抗力或客戶原因延誤的，應(yīng)書面告知并協(xié)商調(diào)整。（五）付款方式：明確預(yù)付款比例、結(jié)算方式（現(xiàn)金、轉(zhuǎn)賬、電子支付等）及付款期限。（六）違約責(zé)任：雙方違約情形及責(zé)任承擔(dān)方式（如公司逾期交付車輛的賠償標(biāo)準(zhǔn)、客戶逾期付款的違約金比例）。（七）爭議解決：約定協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟的解決途徑（優(yōu)先選擇屬地仲裁或訴訟）。第八條合同擬定后，業(yè)務(wù)部門需提交法務(wù)部審核，審核通過后由授權(quán)代表簽字并加蓋公司合同專用章；客戶簽字（或電子簽名）確認(rèn)后生效。嚴(yán)禁無授權(quán)簽署合同。第三章合同履行第九條業(yè)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行維修任務(wù)，不得擅自變更維修項目或配件。確需調(diào)整的，須以書面形式（含微信、短信等可追溯方式）通知客戶，經(jīng)客戶確認(rèn)并簽署補充協(xié)議后方可實施。第十條維修過程中，應(yīng)做好全程記錄（含維修工單、配件領(lǐng)用單、檢測報告等），相關(guān)單據(jù)需客戶簽字確認(rèn)，作為合同履行的佐證材料。第十一條車輛維修完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)通知客戶驗收。驗收內(nèi)容包括維修項目完成情況、車輛性能測試結(jié)果等，驗收合格后客戶簽署《維修驗收單》，作為結(jié)算依據(jù)。第十二條財務(wù)部應(yīng)依據(jù)合同及驗收單辦理結(jié)算，確?？铐検杖》虾贤s定；客戶逾期付款的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時催收，并按合同約定追究違約責(zé)任。第四章合同存檔與查閱第十三條合同生效后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在3個工作日內(nèi)將合同原件（或電子合同存檔件）提交行政部存檔。存檔材料包括合同正文、補充協(xié)議、需求確認(rèn)單、驗收單、配件清單等全套資料。第十四條行政部應(yīng)建立合同臺賬，記錄合同編號、客戶信息、合同金額、履行狀態(tài)、存檔位置等信息，實現(xiàn)動態(tài)管理。合同存檔期限不少于5年（自合同履行完畢之日起計算），涉及重大爭議的合同需永久存檔。第十五條公司內(nèi)部人員查閱合同需填寫《合同查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱，嚴(yán)禁私自復(fù)制或泄露合同信息；外部單位查閱需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。第五章風(fēng)險管控第十六條建立合同風(fēng)險識別機制，重點關(guān)注以下風(fēng)險點：客戶信息不實、維修項目約定模糊、配件質(zhì)量爭議、付款延遲、違約責(zé)任不明確等。第十七條風(fēng)險防范措施：（一）業(yè)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格核實客戶身份及車輛信息，確保合同主體真實有效；（二）法務(wù)部應(yīng)定期修訂合同模板，完善風(fēng)險防控條款；（三）維修過程中，對關(guān)鍵環(huán)節(jié)（如配件更換、故障檢測）進(jìn)行拍照或視頻留痕，保存證據(jù)；（四）對大額合同或新客戶合同，可要求客戶提供擔(dān)?；蝾A(yù)付款，降低履約風(fēng)險。第十八條發(fā)生合同糾紛時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時上報法務(wù)部，共同制定處理方案。優(yōu)先通過協(xié)商解決，協(xié)商不成的，按合同約定啟動仲裁或訴訟程序，最大限度維護(hù)公司權(quán)益。第六章監(jiān)督與考核第十九條行政部每季度對合同管理情況進(jìn)行檢查，重點檢查合同訂立規(guī)范性、履行完整性、存檔及時性等，形成檢查報告并通報各部門。第二十條建立合同管理考核機制，將合同履約率、糾紛發(fā)生率、存檔合格率等指標(biāo)納入業(yè)務(wù)部門績效考核。對合同管理優(yōu)秀的部門或個人予以獎勵，對違規(guī)操作造成損失的，追究相關(guān)人員責(zé)任。第七章附則第二十一條本制度由公司行政部負(fù)責(zé)解釋。第二十二條本制度自發(fā)布之日起施