企業(yè)內(nèi)外部溝通協(xié)同平臺工具使用指南一、適用場景概覽企業(yè)內(nèi)外部溝通協(xié)同平臺旨在打破信息壁壘，提升跨角色、跨組織協(xié)作效率，主要覆蓋以下場景：內(nèi)部協(xié)作：跨部門項目推進(jìn)（如市場部與產(chǎn)品部聯(lián)合新品發(fā)布）、部門例會組織、員工任務(wù)分配與進(jìn)度跟蹤、內(nèi)部知識共享（如培訓(xùn)資料、制度文檔）。外部協(xié)同：供應(yīng)商需求對接與合同審批、客戶需求溝通與反饋收集、合作伙伴項目聯(lián)合推進(jìn)（如與設(shè)計公司共同完成品牌升級）、分支機(jī)構(gòu)信息同步。二、平臺操作流程詳解1.協(xié)作空間創(chuàng)建與成員管理操作步驟：創(chuàng)建空間：登錄平臺后，“協(xié)作空間”-“創(chuàng)建空間”，輸入空間名稱（如“2024年Q3新品推廣項目”）、選擇空間類型（內(nèi)部項目/外部合作）、設(shè)置空間描述（明確目標(biāo)與參與角色），“確認(rèn)創(chuàng)建”。添加成員：在空間詳情頁，“成員管理”-“添加成員”，通過搜索框輸入內(nèi)部員工工號/姓名或外部聯(lián)系人郵箱（需提前邀請對方注冊平臺），選擇成員角色（管理員/編輯者/查看者），發(fā)送邀請。權(quán)限配置：管理員可針對不同文件夾或任務(wù)模塊單獨設(shè)置權(quán)限（如“供應(yīng)商合同”僅允許采購部與法務(wù)部編輯，“市場策劃案”全項目成員可查看）。示例：空間名稱：“科技-供應(yīng)商季度采購項目”內(nèi)部成員：采購部經(jīng)理（管理員）、采購專員（編輯者）外部成員：供應(yīng)商A公司對接人*（編輯者，僅可查看報價單與合同模板）2.任務(wù)創(chuàng)建與進(jìn)度跟蹤操作步驟：創(chuàng)建任務(wù)：進(jìn)入?yún)f(xié)作空間，“任務(wù)”-“新建任務(wù)”，填寫任務(wù)名稱（如“完成供應(yīng)商資質(zhì)審核”）、指派負(fù)責(zé)人（內(nèi)部員工或外部聯(lián)系人）、設(shè)置截止時間、添加任務(wù)描述（需提交的資料、驗收標(biāo)準(zhǔn)），可選擇關(guān)聯(lián)子任務(wù)（如“收集營業(yè)執(zhí)照”“審核質(zhì)量認(rèn)證”）。進(jìn)度更新：負(fù)責(zé)人每日更新任務(wù)狀態(tài)（待處理/進(jìn)行中/已完成/受阻），受阻需填寫原因（如“供應(yīng)商未提供環(huán)保認(rèn)證”）并相關(guān)人員協(xié)助解決。提醒設(shè)置：任務(wù)創(chuàng)建時可設(shè)置“提前1天提醒”“截止前2小時緊急提醒”，提醒方式為平臺內(nèi)消息或短信（需提前綁定聯(lián)系方式）。關(guān)鍵點：任務(wù)標(biāo)題需具體（避免“做事情”等模糊表述），截止時間需與項目整體計劃對齊，重要任務(wù)需設(shè)置多級負(fù)責(zé)人（如部門主管為二級負(fù)責(zé)人，監(jiān)督進(jìn)度）。3.會議組織與紀(jì)要同步操作步驟：發(fā)起會議：“會議”-“創(chuàng)建會議”，填寫會議主題（如“新品功能評審會”）、選擇會議類型（內(nèi)部會議/內(nèi)外部混合）、設(shè)置時間/時長、添加參會人（內(nèi)部成員可直接勾選，外部成員需發(fā)送邀請），會議議程（如“功能演示-需求討論-決策輸出”）。會議召開：支持線上會議（平臺內(nèi)置視頻會議功能，可共享屏幕、錄制回放）或線下會議（地點填寫會議室名稱）。紀(jì)要同步：會議結(jié)束后，主持人或指定人員在“會議”-“紀(jì)要”中填寫討論要點、決議事項、待辦任務(wù)（關(guān)聯(lián)對應(yīng)任務(wù)負(fù)責(zé)人），會議附件（如演示PPT），“發(fā)布”并全體參會人確認(rèn)。示例：會議主題：“客戶需求對接會”參會人：內(nèi)部-銷售部、產(chǎn)品部；外部-客戶公司*經(jīng)理決議事項：“客戶要求增加數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能，由產(chǎn)品部*負(fù)責(zé)，7月15日前提交方案”4.文件共享與版本管理操作步驟：文件：在協(xié)作空間“文件”模塊，“”-“選擇文件”，可批量文檔、表格、圖片等，填寫文件名稱（建議包含版本號，如“市場策劃案_V2.1”），設(shè)置查看/編輯權(quán)限（如“最終版方案”僅管理員可編輯，“初稿”全成員可編輯）。版本控制：文件修改后，系統(tǒng)自動保存歷史版本（可查看修改時間、修改人、修改內(nèi)容），支持“恢復(fù)至歷史版本”或“對比版本差異”。文件審批：重要文件（如合同、制度）需發(fā)起審批流程：文件后“審批”，添加審批人（如法務(wù)部、總經(jīng)理），設(shè)置審批時限，審批通過后文件正式生效，駁回需注明修改意見。5.審批流程發(fā)起與跟蹤操作步驟：選擇審批模板：“審批”-“新建審批”，根據(jù)需求選擇模板（如“合同審批”“費用報銷”“外部人員準(zhǔn)入”），或自定義模板（添加審批節(jié)點、填寫字段）。填寫信息并提交：按模板要求填寫內(nèi)容（如合同金額、合作方信息），附件，選擇審批鏈（如“部門負(fù)責(zé)人-法務(wù)-總經(jīng)理”），提交后系統(tǒng)自動通知第一審批人。進(jìn)度跟蹤：申請人可在“我的審批”中查看審批狀態(tài)（審批中/已通過/已駁回），駁回后根據(jù)意見修改后重新提交；審批人可添加審批意見（如“合同條款需補充違約責(zé)任”）。三、常用協(xié)作模板參考表1：跨部門項目協(xié)作任務(wù)表任務(wù)名稱負(fù)責(zé)人截止時間任務(wù)狀態(tài)優(yōu)先級依賴任務(wù)備注市場調(diào)研報告撰寫市場部*2024-07-10進(jìn)行中高無需包含競品分析數(shù)據(jù)產(chǎn)品原型設(shè)計產(chǎn)品部*2024-07-15待處理高市場調(diào)研報告確認(rèn)輸出交互原型圖開發(fā)資源協(xié)調(diào)技術(shù)部*2024-07-12進(jìn)行中中產(chǎn)品原型設(shè)計確認(rèn)確認(rèn)開發(fā)人員配額表2：內(nèi)外部會議組織安排表會議主題時間參會人（內(nèi)部+外部）議程概要召開方式紀(jì)要提交人決議事項供應(yīng)商季度復(fù)盤會2024-07-0514:00內(nèi)部-采購部、；外部-供應(yīng)商、Q2采購總結(jié)/Q3計劃討論線上采購部*下季度重點合作品類調(diào)整客戶需求反饋會2024-07-0810:00內(nèi)部-銷售、產(chǎn)品；外部-客戶*功能使用問題收集線下銷售*整理需求清單提交研發(fā)表3：跨組織審批流程表審批事項申請人審批鏈提交時間審批狀態(tài)當(dāng)前審批人審批意見供應(yīng)商合同審批采購部*部門負(fù)責(zé)人-法務(wù)-總經(jīng)理2024-07-03審批中法務(wù)部*需補充爭議解決條款外部培訓(xùn)申請人力資源部*部門負(fù)責(zé)人-財務(wù)總監(jiān)2024-07-02已通過--四、使用規(guī)范與風(fēng)險提示1.信息安全管理敏感信息（如合同金額、客戶數(shù)據(jù)）不得在非加密渠道傳輸，重要文件需設(shè)置“僅指定人員查看”權(quán)限，禁止截圖、錄屏外發(fā)。外部成員退出協(xié)作空間后，管理員需及時清理其權(quán)限，保證其無法訪問歷史數(shù)據(jù)。2.權(quán)限管理規(guī)范成員角色需遵循“最小權(quán)限原則”（如普通員工無需創(chuàng)建全局協(xié)作空間），管理員定期review權(quán)限配置，避免權(quán)限濫用。嚴(yán)禁私自將賬號借給他人使用，賬號密碼需定期更換（建議每3個月更新一次）。3.響應(yīng)時效要求任務(wù)提醒需在24小時內(nèi)響應(yīng)（如“已收到，今日下午確認(rèn)”），會議紀(jì)要需在會后24小時內(nèi)發(fā)布并相關(guān)人員確認(rèn)。審批流程需在規(guī)定時限內(nèi)完成（如合同審批不超過3個工作日），緊急事項需電話同步審批人。4.信息同步與記錄重要溝通（如需求變更、決策調(diào)整）需通過平臺文字記錄，避免僅依賴口頭溝通，保證可追溯。定期導(dǎo)出項目數(shù)據(jù)（如任務(wù)完成率、