采購流程標準化操作手冊（企業(yè)版）生效日期：2023年XX月XX日目錄第一章適用范圍與應用場景第二章采購流程標準化操作步驟第三章關(guān)鍵操作模板表單第四章操作要點與風險提示第一章適用范圍與應用場景本手冊適用于企業(yè)內(nèi)部各部門（含分支機構(gòu)）的日常采購、項目采購及專項采購活動，涵蓋從需求提報到付款結(jié)算的全流程管理。具體應用場景包括但不限于：辦公用品、設(shè)備等日常運營物資采購；生產(chǎn)原材料、輔料等業(yè)務相關(guān)物資采購；項目實施所需的服務類采購（如咨詢、技術(shù)支持等）；單次采購金額在[企業(yè)設(shè)定標準，如：5萬元人民幣]以下的小額零星采購；單次采購金額超過[企業(yè)設(shè)定標準，如：5萬元人民幣]的大額采購（需額外增加招投標或?qū)ｍ棇徟鞒蹋Ｅ懦龍鼍埃簯?zhàn)略物資長期合作采購、集中采購目錄內(nèi)物資、涉及國家安全或保密的專項采購（此類采購需參照企業(yè)專項管理辦法執(zhí)行）。第二章采購流程標準化操作步驟2.1需求提報與確認責任部門：需求部門（使用部門）操作內(nèi)容：需求發(fā)起：需求部門根據(jù)實際工作需要，填寫《采購申請單》（見3.1），詳細注明物資/服務名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估單價、預算金額、用途描述、期望到貨日期及緊急程度（普通/緊急）。需求初審：部門負責人對需求的合理性、必要性及預算準確性進行審核，簽字確認后提交至采購部。需求確認：采購部收到《采購申請單》后，1個工作日內(nèi)與需求部門溝通，明確技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標準及交付細節(jié)，避免需求模糊或重復采購。輸出物：《采購申請單》（需求部門負責人簽字版）2.2采購申請審批責任部門：采購部、財務部、分管領(lǐng)導、總經(jīng)理（根據(jù)金額分級）操作內(nèi)容：分級審批權(quán)限（根據(jù)企業(yè)實際情況設(shè)定，以下為示例）：金額≤1萬元：需求部門負責人→采購部專員審核→采購部經(jīng)理審批；1萬元＜金額≤5萬元：需求部門負責人→采購部專員審核→采購部經(jīng)理→分管副總審批；金額＞5萬元：需求部門負責人→采購部專員審核→采購部經(jīng)理→財務部→分管副總→總經(jīng)理審批。審批流程：需求部門提交《采購申請單》后，審批人需在2個工作日內(nèi)完成審核，重點檢查預算匹配度、需求合規(guī)性及緊急程度合理性；審批駁回時，需注明具體原因（如“超預算”“需求不明確”），退回需求部門修改后重新提報。輸出物：《采購審批單》（完整審批流程簽字版）2.3供應商選擇與管理責任部門：采購部、需求部門（參與技術(shù)評審）操作內(nèi)容：供應商尋源：采購部根據(jù)采購需求，通過企業(yè)合格供應商名錄、公開市場調(diào)研、行業(yè)推薦等方式篩選候選供應商；對于小額零星采購（金額≤5000元），可直接從定點供應商庫中選擇；對于金額＞5000元的采購，需至少邀請3家合格供應商參與報價（獨家供應商需提供說明并經(jīng)分管領(lǐng)導批準）。供應商評估：采購部組織需求部門、質(zhì)檢部門（如有）對候選供應商進行評估，評估維度包括：資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證）、報價合理性、產(chǎn)品質(zhì)量歷史記錄、交貨能力、售后服務等；填寫《供應商評估表》（見3.3），綜合評分≥80分（百分制）的供應商可進入候選范圍。確定供應商：采購部根據(jù)評估結(jié)果及報價情況，選擇最優(yōu)供應商，擬定《采購合同》初稿；金額＞2萬元的采購需進行價格復核（財務部參與），保證價格符合市場公允水平。輸出物：《供應商評估表》《供應商選定說明》2.4采購合同簽訂責任部門：采購部、法務部（審核）、分管領(lǐng)導（審批）操作內(nèi)容：合同擬定：采購部根據(jù)《采購申請單》《供應商選定說明》擬定《采購合同》（見3.4），合同內(nèi)容需包括：雙方基本信息、采購物資/服務明細（名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價）、質(zhì)量標準、交付時間與地點、驗收方式、付款條件、違約責任、爭議解決方式等。合同審核：法務部對合同條款的合規(guī)性、法律風險進行審核，重點檢查付款條件、違約責任、知識產(chǎn)權(quán)等條款，1個工作日內(nèi)反饋審核意見；采購部根據(jù)審核意見修改合同，經(jīng)需求部門確認后，提交分管領(lǐng)導審批。合同簽署：合同經(jīng)審批通過后，由采購部代表企業(yè)（需加蓋公章或合同章）與供應商簽署，雙方各執(zhí)正本1份，復印件抄送財務部、需求部門存檔。輸出物：《采購合同》（雙方簽署版）2.5訂單下達與執(zhí)行跟蹤責任部門：采購部、供應商操作內(nèi)容：訂單下達：采購部根據(jù)《采購合同》，向供應商下達《采購訂單》（可使用企業(yè)ERP系統(tǒng)或書面形式），明確交付時間、批次、地點及技術(shù)要求，要求供應商確認回執(zhí)。執(zhí)行跟蹤：采購部指定專人跟蹤訂單執(zhí)行進度，定期（每周/每3天）與供應商溝通生產(chǎn)/備貨情況，保證按期交付；若供應商可能延期，需提前3個工作日通知采購部，采購部協(xié)調(diào)需求部門調(diào)整計劃或更換供應商。異常處理：供應商未按訂單交付的，采購部需發(fā)送《催告函》，要求其說明原因并承諾交付時間；延期超過5個工作日或影響企業(yè)正常運營的，采購部啟動應急預案（如臨時采購、索賠等）。輸出物：《采購訂單》（供應商確認回執(zhí)）、《訂單跟蹤記錄表》2.6貨物/服務驗收責任部門：需求部門、質(zhì)檢部門（如有）、采購部操作內(nèi)容：到貨核對：供應商交付貨物時，采購部與需求部門共同核對：數(shù)量是否與《采購訂單》一致；外觀是否完好、包裝是否合規(guī)；隨貨資料（合格證、說明書、檢測報告等）是否齊全。質(zhì)量驗收：需求部門根據(jù)《采購申請單》中的技術(shù)參數(shù)和質(zhì)量標準進行驗收，必要時邀請質(zhì)檢部門參與；服務類采購需由需求部門對照合同約定服務內(nèi)容進行驗收，填寫《服務驗收確認單》。驗收結(jié)果處理：驗收合格：需求部門、質(zhì)檢部門（如有）在《貨物/服務驗收單》（見3.5）上簽字確認，貨物移交需求部門管理，服務進入付款流程；驗收不合格：采購部及時與供應商溝通，要求其在3個工作日內(nèi)更換、退貨或整改，整改后需重新驗收。輸出物：《貨物/服務驗收單》（驗收合格/不合格版）2.7付款結(jié)算責任部門：財務部、采購部、需求部門操作內(nèi)容：單據(jù)收集：采購部整理付款所需資料，包括：《采購合同》復印件；《采購訂單》復印件；《貨物/服務驗收單》（合格版）；供應商開具的合規(guī)票據(jù)（需與合同名稱、金額一致）；付款申請單（由采購部填寫）。單據(jù)審核：財務部對單據(jù)的完整性、合規(guī)性、金額準確性進行審核，重點檢查票據(jù)與合同、驗收單是否一致；審核通過后，按企業(yè)財務制度安排付款（銀行轉(zhuǎn)賬/電匯），付款期限需符合合同約定（如“驗收合格后30日內(nèi)付款”）。付款確認：財務部完成付款后，將付款憑證復印件抄送采購部、需求部門；供應商未收到款項的，由采購部協(xié)調(diào)財務部查詢處理。輸出物：《付款申請單》（財務部審核版）、《付款憑證》第三章關(guān)鍵操作模板表單3.1采購申請單申請部門申請日期年月日申請人小明聯(lián)系方式*物資/服務名稱規(guī)格型號單位數(shù)量預估單價元預算金額元用途描述（請詳細說明采購原因及使用場景，如“行政部日常辦公用A4紙”）期望到貨日期年月日緊急程度□普通□緊急部門負責人意見簽字：_________日期：_________采購部審核意見簽字：_________日期：_________3.2采購審批單（分級示例：1萬元＜金額≤5萬元）采購申請單編號申請部門行政部采購內(nèi)容辦公電腦（聯(lián)想ThinkPad）預算金額3萬元審批流程需求部門負責人→采購部專員→采購部經(jīng)理→分管副總需求部門負責人簽字：李華日期：_________采購部專員簽字：張三日期：_________（審核預算、需求合理性）采購部經(jīng)理簽字：趙四日期：_________（審核采購方式、供應商選擇）分管副總簽字：王五日期：_________（最終審批）3.3供應商評估表供應商名稱XX科技有限公司評估日期年月日采購內(nèi)容辦公電腦（10臺）預算金額3萬元評估維度評分標準（10分制）得分備注資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可等）資質(zhì)齊全且有效，得8-10分；部分缺失得5-7分；缺失不得分9營業(yè)執(zhí)照、3C證書齊全報價合理性低于市場均價5%以上得9-10分；持平得7-8分；高于5%得5-6分8市場均價3.2萬元/臺，報價3萬元/臺質(zhì)量歷史記錄無不良記錄得9-10分；1-2次輕微問題得7-8分；多次問題得5-6分10合作3年，無質(zhì)量投訴交貨能力承諾3日內(nèi)交貨得9-10分；5日內(nèi)得7-8分；超過5日得5-6分9承諾3日內(nèi)交貨售后服務7×24小時響應得9-10分；工作日響應得7-8分；響應慢得5-6分8工作日4小時內(nèi)響應，48小時內(nèi)解決問題綜合評分（各維度得分×權(quán)重之和，示例權(quán)重：資質(zhì)20%、報價30%、質(zhì)量25%、交貨15%、售后10%）8.7推薦選定3.4采購合同（簡化模板）合同編號：CG-2023-XXX甲方（采購方）：XX有限公司地址：________________________法定代表人：__________________乙方（供應商）：XX科技有限公司地址：________________________法定代表人：__________________根據(jù)《_________民法典》及相關(guān)法律法規(guī)，甲乙雙方經(jīng)平等協(xié)商，就甲方采購乙方物資/服務事宜達成如下協(xié)議：采購內(nèi)容：物資名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價（元）總價（元）辦公電腦ThinkPadT14臺10300030000合計金額（大寫）：人民幣叁萬元整質(zhì)量標準：乙方提供的物資需符合國家質(zhì)量標準及甲方《采購申請單》中的技術(shù)參數(shù)，提供1年免費保修。交付時間：乙方需于______年______月______日前將物資送至甲方指定地點（地址：________________），運費由乙方承擔。驗收方式：甲方收到物資后3個工作日內(nèi)驗收，驗收合格簽署《驗收單》；不合格乙方需在3日內(nèi)更換，費用由乙方承擔。付款方式：甲方在驗收合格后30日內(nèi)，通過銀行轉(zhuǎn)賬向乙方支付合同全額100%。違約責任：乙方延期交付的，每逾期1日按合同總額的0.5%支付違約金；甲方逾期付款的，每逾期1日按應付金額的0.5%支付違約金。爭議解決：本合同履行過程中發(fā)生爭議，雙方協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交甲方所在地人民法院訴訟解決。其他：本合同一式四份，甲乙雙方各執(zhí)兩份，自雙方簽字蓋章之日起生效。甲方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：_________日期：______年______月______日乙方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：_________日期：______年______月______日3.5貨物/服務驗收單采購合同編號CG-2023-XXX驗收日期年月日供應商名稱XX科技有限公司物資名稱辦公電腦規(guī)格型號ThinkPadT14數(shù)量10臺到貨日期年月日驗收地點公司倉庫驗收項目驗收結(jié)果（合格/不合格）備注數(shù)量核對□合格□不合格實到10臺，與訂單一致外觀包裝□合格□不合格包裝完好，無破損技術(shù)參數(shù)（如CPU、內(nèi)存）□合格□不合格符合《采購申請單》要求隨貨資料（合格證、說明書）□合格□不合格資料齊全綜合驗收結(jié)論□合格□不合格驗收部門意見需求部門簽字：李華（行政部）質(zhì)檢部門簽字：趙六（如有）采購部簽字：張三3.6付款申請單合同編號CG-2023-XXX申請部門采購部供應商名稱XX科技有限公司付款金額3萬元付款事由支付辦公電腦采購款（驗收合格后）付款方式銀行轉(zhuǎn)賬收款賬戶信息開戶名：XX科技有限公司開戶行：XX銀行XX支行賬號：________________________附件清單1.《采購合同》復印件2.《采購訂單》復印件3.《貨物/服務驗收單》（合格版）4.供應商開具的合規(guī)票據(jù)采購部意見簽字：張三日期：_________（審核單據(jù)齊全性、金額準確性）財務部意見簽字：劉七日期：_________（審核合規(guī)性、資金安排）分管領(lǐng)導審批簽字：王五日期：_________（最終審批）第四章操作要點與風險提示4.1需求管理要點需求描述需具體、量化，避免使用“一批”“若干”等模糊詞匯，例如“采購A4紙”需明確“70g白色A4紙，500張/包，10包”；緊急采購需在《采購申請單》中標注緊急原因，并經(jīng)分管領(lǐng)導特批后方可啟動快速流程，緊急采購頻率需每月匯總分析，避免濫用。4.2審批流程風險提示嚴禁越級審批或跳過審批環(huán)節(jié)，例如“部門經(jīng)理未簽字直接提交采購部”視為無效流程；審批人需對審批意見負責，若因?qū)徟杪е缕髽I(yè)損失（如超預算采購、需求不合規(guī)），將按企業(yè)《責任追究管理辦法》處理。4.3供應商管理風險提示供應商資質(zhì)需定期復核（每年1次），對資質(zhì)過期、質(zhì)量下降或服務不佳的供應商，及時從合格名錄中剔除；禁止與供應商存在關(guān)聯(lián)關(guān)系的個人（如親屬、利益關(guān)聯(lián)方）進行采購交易，需提前申報并經(jīng)審計部備案。4.4合同管理要點合同條款需嚴謹，避免使用“大概”“預計”等不確定表述，付款條件、違約責任等核心條款需經(jīng)法務部審核；合同簽訂后需及時歸檔，保存期限不少于合同履行完畢后5年，電子檔案與紙質(zhì)檔案需同步管理。4.5驗收與付款風險提示驗收人員需客觀公正，嚴禁“先簽字后驗收”或“人情驗收