檔案管理除濕制度一、總則（一）目的為確保公司檔案的安全與完整，防止檔案因潮濕環(huán)境受損，特制定本除濕制度。通過有效的除濕管理，延長檔案使用壽命，保障檔案信息的可查閱性和準(zhǔn)確性，為公司的各項(xiàng)工作提供堅(jiān)實(shí)的檔案支持。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有檔案的管理，包括但不限于紙質(zhì)檔案、電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)等。涵蓋公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)所形成和保管的各類檔案。（三）基本原則1.預(yù)防為主原則通過采取一系列預(yù)防性措施，如控制檔案存儲(chǔ)環(huán)境濕度、定期檢查等，降低潮濕對(duì)檔案造成損害的風(fēng)險(xiǎn)。2.科學(xué)管理原則依據(jù)檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)手段進(jìn)行除濕管理，確保制度的合理性和有效性。3.責(zé)任明確原則明確各部門及相關(guān)人員在檔案除濕管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，確保各項(xiàng)措施得到有效執(zhí)行。二、檔案存儲(chǔ)環(huán)境濕度要求（一）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定根據(jù)國家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》以及相關(guān)檔案保管要求，檔案存儲(chǔ)環(huán)境的濕度應(yīng)控制在40%60%RH之間。在此濕度范圍內(nèi)，檔案紙張的物理性能相對(duì)穩(wěn)定，可有效減少因濕度變化導(dǎo)致的紙張變形、發(fā)霉、字跡褪色等問題。（二）濕度監(jiān)測(cè)1.監(jiān)測(cè)設(shè)備在檔案庫房內(nèi)安裝專業(yè)的濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備，如濕度傳感器、溫濕度記錄儀等。這些設(shè)備應(yīng)具備高精度、高可靠性，能夠?qū)崟r(shí)準(zhǔn)確地記錄庫房內(nèi)的濕度數(shù)據(jù)。2.監(jiān)測(cè)頻率濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備應(yīng)保持24小時(shí)不間斷運(yùn)行，以便及時(shí)掌握濕度變化情況。同時(shí)，安排專人每天定時(shí)查看監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)，記錄并分析濕度波動(dòng)趨勢(shì)。3.異常處理當(dāng)監(jiān)測(cè)到濕度超出規(guī)定范圍時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)預(yù)警機(jī)制。如濕度高于60%RH，應(yīng)及時(shí)采取除濕措施；如濕度低于40%RH，應(yīng)考慮適當(dāng)加濕，防止檔案紙張過于干燥而脆化。三、除濕措施（一）日常通風(fēng)換氣1.通風(fēng)時(shí)間根據(jù)季節(jié)和天氣情況，合理安排檔案庫房的通風(fēng)時(shí)間。一般來說，在天氣晴朗、空氣濕度較低的時(shí)段，應(yīng)打開庫房門窗進(jìn)行通風(fēng)換氣。春季和秋季可選擇上午10點(diǎn)至下午4點(diǎn)之間通風(fēng)；夏季可在早晚較為涼爽時(shí)通風(fēng)，但要避免在高溫時(shí)段通風(fēng)導(dǎo)致室內(nèi)外溫差過大對(duì)檔案造成影響；冬季通風(fēng)時(shí)間可適當(dāng)縮短，選擇在中午氣溫較高時(shí)進(jìn)行。2.通風(fēng)方式采用自然通風(fēng)與機(jī)械通風(fēng)相結(jié)合的方式。自然通風(fēng)時(shí)，要確保庫房門窗能夠完全打開，形成空氣對(duì)流。機(jī)械通風(fēng)則可使用排風(fēng)扇等設(shè)備，加速空氣流通。在通風(fēng)過程中，要注意防止室外灰塵、雜物等進(jìn)入庫房，可在通風(fēng)口設(shè)置過濾裝置。（二）除濕設(shè)備使用1.設(shè)備選型根據(jù)檔案庫房的面積、濕度狀況等因素，選擇合適的除濕設(shè)備。常見的除濕設(shè)備有除濕機(jī)、空調(diào)除濕功能等。除濕機(jī)應(yīng)具備高效除濕、低噪音、便于操作維護(hù)等特點(diǎn)；空調(diào)應(yīng)具有良好的除濕性能，能夠滿足庫房整體濕度控制要求。2.設(shè)備安裝與布局除濕機(jī)應(yīng)安裝在庫房內(nèi)通風(fēng)良好、便于排水的位置，避免靠近檔案架放置，防止設(shè)備運(yùn)行時(shí)產(chǎn)生的震動(dòng)對(duì)檔案造成影響?？照{(diào)的出風(fēng)口應(yīng)合理設(shè)置，確保室內(nèi)空氣能夠均勻循環(huán)，提高除濕效果。3.設(shè)備運(yùn)行管理制定除濕設(shè)備的運(yùn)行計(jì)劃，根據(jù)濕度監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)及時(shí)啟動(dòng)或調(diào)整設(shè)備運(yùn)行。除濕機(jī)應(yīng)按照設(shè)備說明書要求定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，包括清潔濾網(wǎng)、檢查排水系統(tǒng)、添加制冷劑等，確保設(shè)備正常運(yùn)行?？照{(diào)除濕功能的使用要結(jié)合室內(nèi)溫度情況進(jìn)行合理調(diào)節(jié)，避免過度除濕導(dǎo)致室內(nèi)溫度過低。（三）干燥劑放置1.干燥劑選擇選用符合檔案保管要求的干燥劑，如硅膠干燥劑、蒙脫石干燥劑等。這些干燥劑具有良好的吸濕性能，且對(duì)檔案無腐蝕、無污染。2.放置方式將干燥劑放置在檔案架的底層、中層和上層，以及庫房的角落等位置，形成多點(diǎn)吸濕布局。干燥劑應(yīng)放置在透氣的容器內(nèi)，便于吸濕和更換。3.定期更換定期檢查干燥劑的吸濕狀態(tài)，當(dāng)干燥劑變色或吸濕能力下降時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更換。一般硅膠干燥劑變色后即可更換，蒙脫石干燥劑可根據(jù)使用時(shí)間和吸濕效果判斷是否需要更換。四、檔案防潮包裝（一）包裝材料選擇對(duì)于重要檔案或易受潮的檔案，應(yīng)采用防潮包裝材料進(jìn)行封裝。常用的防潮包裝材料有塑料薄膜、防潮紙、鋁箔袋等。這些材料應(yīng)具有良好的防潮性能、柔韌性和透明度，便于查看檔案內(nèi)容。（二）包裝方法1.紙質(zhì)檔案包裝：對(duì)于紙質(zhì)檔案，可先將檔案裝入防潮紙袋或塑料薄膜袋中，然后密封袋口。對(duì)于成冊(cè)的檔案，可采用防潮紙包裹封面和封底，再用塑料薄膜進(jìn)行整體封裝。2.電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)包裝：電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)如光盤、硬盤等，應(yīng)裝入專門的防潮盒或鋁箔袋中，密封保存。防潮盒應(yīng)具有良好的密封性和緩沖性能，防止存儲(chǔ)介質(zhì)受到潮濕和外力沖擊。（三）包裝標(biāo)識(shí)在防潮包裝上應(yīng)標(biāo)明檔案的名稱、日期、保管期限等信息，以便于識(shí)別和管理。同時(shí)，對(duì)于經(jīng)過防潮包裝的檔案，應(yīng)在檔案目錄中進(jìn)行標(biāo)注，注明包裝情況。五、人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理除濕制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.定期檢查檔案庫房的濕度狀況，根據(jù)濕度變化及時(shí)調(diào)整除濕措施。3.組織開展檔案除濕相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)技能。4.負(fù)責(zé)檔案防潮包裝材料的采購、發(fā)放和管理。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格按照檔案管理除濕制度的要求，做好檔案存儲(chǔ)環(huán)境的日常管理工作，記錄濕度數(shù)據(jù)和除濕設(shè)備運(yùn)行情況。2.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查，查看檔案是否有受潮跡象，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。3.負(fù)責(zé)檔案的防潮包裝工作，確保包裝材料的正確使用和檔案封裝質(zhì)量。4.協(xié)助做好檔案庫房的通風(fēng)換氣工作，保持庫房內(nèi)空氣流通。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)負(fù)責(zé)本部門所形成檔案的整理和初步防潮處理，確保檔案在移交檔案管理部門前處于相對(duì)干燥、清潔的狀態(tài)。2.在檔案借閱和歸還過程中，要注意保護(hù)檔案不受潮，如發(fā)現(xiàn)檔案有受潮情況應(yīng)及時(shí)通知檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案庫房的除濕管理工作，不得擅自更改庫房內(nèi)的除濕設(shè)備或破壞通風(fēng)設(shè)施。六、檢查與維護(hù)（一）定期檢查1.檢查內(nèi)容每周對(duì)檔案庫房進(jìn)行一次全面檢查，包括濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備運(yùn)行情況、通風(fēng)設(shè)施是否正常、除濕設(shè)備工作狀態(tài)、干燥劑吸濕效果、檔案防潮包裝是否完好等。每月對(duì)檔案進(jìn)行一次抽樣檢查，查看檔案紙張是否有變形、發(fā)霉、字跡褪色等受潮現(xiàn)象。2.檢查記錄每次檢查應(yīng)做好詳細(xì)記錄，包括檢查時(shí)間、檢查人員、檢查項(xiàng)目、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等。檢查記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱和分析。（二）設(shè)備維護(hù)1.除濕設(shè)備維護(hù)除濕機(jī)每季度進(jìn)行一次全面維護(hù)保養(yǎng)，包括清潔機(jī)身、檢查壓縮機(jī)、風(fēng)機(jī)等部件的運(yùn)行情況、更換濾網(wǎng)等?？照{(diào)每年進(jìn)行一次專業(yè)維護(hù)保養(yǎng)，并根據(jù)使用情況及時(shí)清洗蒸發(fā)器、冷凝器等部件，確?？照{(diào)除濕功能正常。2.通風(fēng)設(shè)施維護(hù)定期檢查通風(fēng)口、排風(fēng)扇等通風(fēng)設(shè)施，清理堵塞物，確保通風(fēng)順暢。對(duì)于門窗的密封性能進(jìn)行檢查，如有損壞及時(shí)修復(fù)，防止室外潮濕空氣進(jìn)入庫房。（三）問題處理對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。如濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備故障，應(yīng)立即安排維修人員進(jìn)行維修，確保設(shè)備正常運(yùn)行；檔案出現(xiàn)受潮情況，應(yīng)根據(jù)受潮程度采取相應(yīng)的搶救措施，如干燥處理、重新封裝等，并對(duì)受潮原因進(jìn)行分析，采取針對(duì)性措施加以改進(jìn)。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計(jì)劃制定檔案管理除濕知識(shí)培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織檔案管理人員及相關(guān)人員參加培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案存儲(chǔ)環(huán)境濕度要求、除濕措施、防潮包裝方法、設(shè)備操作與維護(hù)等方面的知識(shí)和技能。培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場(chǎng)演示、案例分析等多種形式，提高培訓(xùn)效果。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.內(nèi)部培訓(xùn)由檔案管理部門負(fù)責(zé)人或?qū)I(yè)技術(shù)人員擔(dān)任培訓(xùn)講師，定期開展內(nèi)部培訓(xùn)。培訓(xùn)時(shí)間可安排在工作日的下午或周末，確保培訓(xùn)不影響正常工作。培訓(xùn)結(jié)束后，組織學(xué)員進(jìn)行考核，檢驗(yàn)培訓(xùn)效果。2.外部培訓(xùn)根據(jù)實(shí)際需要，選派檔案管理人員參加外部專業(yè)機(jī)構(gòu)舉辦的檔案管理除濕相關(guān)培訓(xùn)課程，學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn)，提升公司檔案除濕管理水平。（三）宣傳教育通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、郵件等多種渠道，宣傳檔案管理除濕制度的重要性和相關(guān)知識(shí)。向全體員工普及檔案防潮意識(shí)，提醒員工在日常工作中注意保護(hù)檔案不受潮，如避免將檔案放置在潮濕的地方、及時(shí)歸還借閱的檔案等。八、應(yīng)急處理（一）應(yīng)急預(yù)案制定制定檔案管理除濕應(yīng)急預(yù)案，明確在突發(fā)潮濕事件（如暴雨、洪水等導(dǎo)致庫房進(jìn)水）時(shí)的應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制、人員疏散與檔案搶救措施、設(shè)備物資保障等內(nèi)容。（二）應(yīng)急響應(yīng)1.事件報(bào)告當(dāng)發(fā)現(xiàn)檔案庫房出現(xiàn)潮濕情況或可能影響檔案安全的潮濕事件時(shí)，檔案管理人員應(yīng)立即向檔案管理部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并詳細(xì)描述事件情況。2.啟動(dòng)預(yù)案檔案管理部門負(fù)責(zé)人接到報(bào)告后，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，組織相關(guān)人員開展應(yīng)急處理工作。（三）應(yīng)急措施1.人員疏散在確保人員安全的前提下，迅速組織檔案管理人員和其他相關(guān)人員疏散到安全區(qū)域，避免人員傷亡。2.檔案搶救對(duì)受潮濕影響的檔案進(jìn)行緊急搶救，如將檔案轉(zhuǎn)移到干燥通風(fēng)的地方、采用干燥設(shè)備進(jìn)行除濕處理、對(duì)受損檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制等。3.設(shè)備物資保障確保應(yīng)急處理所需的除濕設(shè)備、包裝材料、防護(hù)用品等物資及時(shí)供應(yīng)，保障應(yīng)急工作的順利開展。（四）后期恢復(fù)1.環(huán)境清理在潮濕事件結(jié)束后，及時(shí)對(duì)檔案庫房進(jìn)行清理，清除積水、淤泥等雜物，對(duì)庫房地面、墻面等進(jìn)行消毒處理。2.設(shè)備檢查與修復(fù)對(duì)除濕設(shè)備、通風(fēng)設(shè)施等進(jìn)行全面檢查，修復(fù)受損設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.檔案整理與評(píng)估對(duì)搶救后的檔案進(jìn)行整理和評(píng)估，對(duì)受損檔案進(jìn)行分類登記，根據(jù)檔案的重要性和受損程度制定進(jìn)一步的處理措施，如修復(fù)