扶貧檔案借閱制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)扶貧檔案的管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保扶貧檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在扶貧工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部涉及扶貧檔案借閱的相關(guān)部門(mén)和人員。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和檔案管理的相關(guān)規(guī)定，確保檔案借閱過(guò)程合法合規(guī)。2.確保檔案安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.提高檔案利用效率，滿(mǎn)足公司/組織內(nèi)部對(duì)扶貧檔案信息的合理需求。二、借閱申請(qǐng)（一）申請(qǐng)流程1.借閱人需填寫(xiě)《扶貧檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作需要對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審批，并簽署意見(jiàn)。3.經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，借閱人將申請(qǐng)表提交至檔案管理部門(mén)。（二）申請(qǐng)時(shí)間借閱申請(qǐng)應(yīng)提前[X]個(gè)工作日提交，以便檔案管理部門(mén)做好準(zhǔn)備工作。如遇緊急情況，需在當(dāng)天借閱的，檔案管理部門(mén)應(yīng)視情況盡量予以滿(mǎn)足，但借閱人需說(shuō)明緊急原因，并在借閱后盡快歸還。（三）特殊情況處理對(duì)于涉及重要扶貧項(xiàng)目、敏感信息或需上級(jí)部門(mén)批準(zhǔn)的檔案借閱申請(qǐng)，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)，并按照上級(jí)指示進(jìn)行處理。三、檔案審核（一）審核內(nèi)容1.檔案管理部門(mén)收到借閱申請(qǐng)表后，應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容對(duì)借閱檔案進(jìn)行審核。審核重點(diǎn)包括借閱目的是否合理合法、借閱檔案的范圍是否符合規(guī)定、預(yù)計(jì)歸還日期是否合理等。2.對(duì)于涉及多個(gè)部門(mén)或項(xiàng)目的扶貧檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)與相關(guān)部門(mén)進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，確保借閱申請(qǐng)得到全面審核。（二）審核結(jié)果通知1.審核通過(guò)的，檔案管理部門(mén)應(yīng)在申請(qǐng)表上加蓋審核章，并通知借閱人辦理借閱手續(xù)。2.審核不通過(guò)的，檔案管理部門(mén)應(yīng)向借閱人說(shuō)明原因，并要求借閱人補(bǔ)充或修改申請(qǐng)內(nèi)容。如借閱人對(duì)審核結(jié)果有異議，可在接到通知后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，向檔案管理部門(mén)提出申訴，檔案管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，并將復(fù)查結(jié)果及時(shí)反饋給借閱人。四、借閱登記（一）登記內(nèi)容1.借閱人憑審核通過(guò)的申請(qǐng)表到檔案管理部門(mén)辦理借閱登記手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)詳細(xì)記錄借閱人姓名、所在部門(mén)、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期、檔案名稱(chēng)及數(shù)量等信息。2.對(duì)于借閱的重要扶貧檔案，檔案管理人員還應(yīng)記錄借閱用途、查閱方式等信息，以便跟蹤檔案使用情況。（二）登記方式借閱登記應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種方式同時(shí)進(jìn)行。紙質(zhì)登記本應(yīng)妥善保存，以備查閱；電子登記信息應(yīng)錄入檔案管理系統(tǒng)，便于查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)分析。五、檔案借閱（一）借閱數(shù)量一般情況下，借閱人每次借閱扶貧檔案的數(shù)量不得超過(guò)[X]卷（冊(cè)）。如有特殊情況需要增加借閱數(shù)量的，需經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）借閱期限借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如因工作需要確需延長(zhǎng)借閱期限的，借閱人應(yīng)在到期前[X]個(gè)工作日向檔案管理部門(mén)提出延期申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。延期最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。（三）借閱地點(diǎn)扶貧檔案原則上應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的閱覽室或辦公室內(nèi)查閱。如因工作需要確需將檔案帶出查閱地點(diǎn)的，需經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。帶出的檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制、摘抄。（四）借閱要求1.借閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，保持檔案整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或撕毀。2.借閱人應(yīng)嚴(yán)格按照借閱目的使用檔案，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或泄露檔案內(nèi)容。3.借閱人在借閱期間如需對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制、摘抄等操作，需經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)制、摘抄的檔案應(yīng)注明出處，并與原件核對(duì)無(wú)誤后妥善保管。六、檔案歸還（一）歸還時(shí)間借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前將檔案歸還至檔案管理部門(mén)。如遇特殊情況不能按時(shí)歸還的，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)說(shuō)明原因，并辦理延期手續(xù)。（二）歸還檢查1.檔案管理部門(mén)在接收歸還的檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和質(zhì)量狀況。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或涂改等情況，應(yīng)及時(shí)向借閱人查明原因，并要求借閱人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.對(duì)于歸還的電子檔案，檔案管理人員應(yīng)檢查電子數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性，確保與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。（三）歸還登記檔案歸還后，檔案管理人員應(yīng)在借閱登記本和檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行歸還登記，注明歸還日期、檔案狀況等信息。七、檔案續(xù)借（一）續(xù)借申請(qǐng)借閱人如需續(xù)借扶貧檔案，應(yīng)在借閱期限屆滿(mǎn)前[X]個(gè)工作日向檔案管理部門(mén)提出續(xù)借申請(qǐng)，填寫(xiě)《扶貧檔案續(xù)借申請(qǐng)表》，說(shuō)明續(xù)借原因和預(yù)計(jì)續(xù)借期限。（二）續(xù)借審批檔案管理部門(mén)收到續(xù)借申請(qǐng)表后，應(yīng)按照本制度的審核流程進(jìn)行審批。審批通過(guò)的，檔案管理部門(mén)應(yīng)在申請(qǐng)表上加蓋審批章，并通知借閱人辦理續(xù)借手續(xù)。（三）續(xù)借期限續(xù)借期限按照本制度的規(guī)定執(zhí)行，每次續(xù)借最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。八、檔案轉(zhuǎn)借（一）轉(zhuǎn)借申請(qǐng)?jiān)瓌t上不允許轉(zhuǎn)借扶貧檔案。如因工作需要確需轉(zhuǎn)借的，借閱人應(yīng)填寫(xiě)《扶貧檔案轉(zhuǎn)借申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明轉(zhuǎn)借原因、轉(zhuǎn)借對(duì)象、預(yù)計(jì)歸還日期等信息，并提交至檔案管理部門(mén)。（二）轉(zhuǎn)借審批檔案管理部門(mén)收到轉(zhuǎn)借申請(qǐng)表后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核。審核通過(guò)的，檔案管理部門(mén)應(yīng)與轉(zhuǎn)借對(duì)象所在部門(mén)進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，確保轉(zhuǎn)借行為符合規(guī)定，并要求轉(zhuǎn)借對(duì)象遵守本制度的相關(guān)規(guī)定。轉(zhuǎn)借申請(qǐng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可辦理轉(zhuǎn)借手續(xù)。（三）轉(zhuǎn)借登記轉(zhuǎn)借檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)按照借閱登記的要求，對(duì)轉(zhuǎn)借情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括轉(zhuǎn)借人姓名、所在部門(mén)、轉(zhuǎn)借對(duì)象姓名、所在部門(mén)、轉(zhuǎn)借日期、預(yù)計(jì)歸還日期、檔案名稱(chēng)及數(shù)量等信息。（四）轉(zhuǎn)借要求轉(zhuǎn)借對(duì)象應(yīng)嚴(yán)格按照本制度的規(guī)定使用和歸還轉(zhuǎn)借的檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)定期跟蹤轉(zhuǎn)借檔案的使用情況，確保檔案安全和及時(shí)歸還。九、檔案保密（一）保密責(zé)任1.借閱人在借閱扶貧檔案過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)和公司/組織的保密制度，對(duì)所借閱檔案的內(nèi)容負(fù)有保密責(zé)任。2.檔案管理部門(mén)工作人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案保密工作的管理，嚴(yán)格控制檔案借閱范圍，防止檔案信息泄露。（二）保密措施1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案保管場(chǎng)所，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保密。2.對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密或個(gè)人隱私的扶貧檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行特殊管理，采取加密存儲(chǔ)、限制訪(fǎng)問(wèn)等措施，防止信息泄露。3.借閱人在查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出指定場(chǎng)所或在非工作時(shí)間查閱。如需在工作時(shí)間外查閱的，需經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并安排專(zhuān)人陪同。（三）違規(guī)處理如發(fā)現(xiàn)借閱人違反檔案保密規(guī)定，泄露檔案信息的，檔案管理部門(mén)應(yīng)立即采取措施，收回所借閱的檔案，并按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定追究借閱人的責(zé)任。情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究其法律責(zé)任。十、檔案利用監(jiān)督（一）定期檢查檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)扶貧檔案的借閱情況進(jìn)行檢查，包括借閱登記、檔案歸還、檔案利用效果等方面。檢查結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，向公司/組織領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（二）統(tǒng)計(jì)分析檔案管理部門(mén)應(yīng)建立扶貧檔案借閱統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案借閱數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用情況和需求趨勢(shì)，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。（三）問(wèn)題處理對(duì)于檢查和統(tǒng)計(jì)分析中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并采取相應(yīng)措施加以解決